Комитет по образованию
Скачать 446.28 Kb.
|
8. Правила подготовки и оформления документов 8.1. Приказы. 8.1.1. Приказ правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения и является одним из важнейших документов учреждения. 8.1.2. Приказ издается руководителем учреждения. Он вступает в силу с момента его подписания директором Гимназии. 8.1.3. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты:
8.1.4. Наименование организации оформляется в соответствии с Уставом. 8.1.5. Приказ печатается флаговым способом. Каждая строка реквизитов начинается от левой границы текстового поля. Верхнее поле документа должно составлять 1,5 см, нижнее 1,5 см, левое 2,0 см, правое 1,0 см. Дата оформляется арабскими цифрами, номер состоит из знака № и порядкового номера приказа. 8.1.6. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года. В приказах по личному составу ставится литер – «лс»; по кадрам – «к»; по платным услугам – «пу»; по госзаказам – «гз»; по основной деятельности – литера не ставится. 8.1.7. Нумерация приказов по учащимся производится в валовом порядке с сентября по август в пределах учебного года и ставится литер – «у». 8.1.8. Место издания приказа – Санкт-Петербург. 8.1.9. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, как правило, формулируется в предложном падеже. Заголовок печатают обычным шрифтом, без абзацного отступа и кавычек, располагая от левой границы листа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, располагают на странице через один межстрочный интервал. Точку в конце заголовка не ставят. 8.1.10. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается 12-13 кеглем, через одинарный или полуторный межстрочный интервал текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 8.1.11. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. 8.1.12. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают наименование этого документа в творительном падеже, его дату, номер и заголовок. В отдельных случаях констатирующей части может предшествовать преамбула из одного-двух предложений, в краткой форме отражающая суть приказа, но при этом не дублирующая его заголовок. Обычно преамбулу используют для того, чтобы упростить и сократить формулировку заголовка. 8.1.13. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатают заглавными буквами, без кавычек. После слова «приказываю» ставят двоеточие. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может быть разделена на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части начинается с указанием конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возложен контроль исполнения приказа. 8.1.14. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какое-то его положение, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта необходимо начинать словами «Признать утратившим силу…». 8.1.15. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Должностные лица, до сведения которых доводят приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 8.1.16. Подпись включает в себя наименование должности, инициалы и фамилию лица, обладающего правом издания приказов, а также сигнатуру (личную подпись) последнего. Приказы подписывает директор, а в его отсутствие – исполняющий обязанности директора. 8.1.17. Ознакомление с приказом включают в себя личную подпись, расшифровку подписи и дату. 8.1.18. Выписка-копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берут только ту информацию, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписку заверяют проставлением отметки о заверении копии. 8.2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. 8.2.1. Распоряжения учреждения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. 8.2.2. Распоряжения составляются аналогично приказам. 8.2.3. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть документа начинается словом: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым», напечатанным прописными буквами без разрядки и кавычек с новой строки от границы левого поля. 8.3. Протокол – документ, фиксирующий содержание совещательных мероприятий и придающий юридическую силу принятым на них решениям. Протоколы могут оформляться в специальной книге (рукописный вариант), а также в электронном варианте. 8.3.1. Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на избранного или назначенного секретаря заседания. 8.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 8.3.3. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова «председатель», «секретарь», «присутствовали». Если число участников совещания превышает десять человек, составляют список присутствующих, который прилагают к протоколу. В тексте протокола, в разделе «Присутствовали», указывают только общее число присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. 8.3.4. Вводная часть протокола заканчивается словами «Повестка дня», после слов ставится двоеточие. И перечисляются вопросы. 8.3.5. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы пишутся в именительном падеже – доклад, отчет, сообщение, информация; наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". 8.3.6. Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестке дня протокольного мероприятия. Текст каждого раздела излагают в последовательности: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». 8.3.7. Протоколы подписываются председателем и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия. 8.3.8. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах учебного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы общих собраний трудового коллектива, заседаний педагогического совета и др. 8.3.9. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату заседания, номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело". 8.4. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. 8.4.1. Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приемки работы; акт приема-передачи документов, акт списания материалов и т.д. 8.4.2. Акты составляются комиссией, постоянно действующий или назначенной по указанию руководителя. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью учреждения. 8.4.3. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. 8.4.4. Если акт составляется не для внутреннего использования в гимназии, то он должен содержать юридический адрес учреждения. 8.5. Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. В Гимназии применяется два вида справок. 8.5.1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. 8.5.1.1.Текст такой справки состоит из двух частей: В первой части излагаются факт, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются (в этом состоит отличие от докладной записки). Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы. 8.5.1.2. Справки, составленные:
8.5.2. Справки, удостоверяющие юридические факты:
Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений. 8.5.2.1. Для написания данных справок применяются унифицированные трафаретные бланки. 8.5.2.2. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется. 8.5.2.3. Справки подписывает директор Гимназии. 8.5.3. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, номер (состоящий из двух частей: в первой – указывается № ОУ «652», ставится «косая черта», после которой указывается порядковый номер по журналу регистрации выдаваемых справок, например, 652/48), подпись и печать. 8.6. Статистические отчеты (ф-83-рик, ОШ-1, ОШ-3, ОШ-5, ОШ-6, ОШ-9) - исполняют работники, назначенные ответственными за сдачу отчетов в вышестоящие и другие организации (пенсионный фонд, военкомат, финансовые структуры, налоговую инспекцию и т.д.). 8.6.1. Отчеты готовят с помощью печатных унифицированных форм или электронным способом в базах данных. 8.7. Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. 8.7.1. По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма-запросы, письма-приглашения и т. д.
8.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливается резолюцией директора Гимназии на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. 8.7.3. Правила оформления служебных писем. 8.7.3.1. Служебные письма оформляются на бланках для писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. В письмах название вида документа не указывается. 8.7.3.2. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц). Письма оформляют в двух экземплярах. 8.7.3.3. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:
АО "Глория" Отдел сбыта или АО "Глория" Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес, который оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Правилами предусмотрен следующий порядок написания адреса: название улицы, номер дома (при необходимости – номер офиса); название населенного пункта (города, поселка и т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики; почтовый индекс. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Во вступлении дается обоснование вопроса: излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма (например, "В связи с тем …, Согласно контракту от ... N ... В соответствии с ... …). В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма (например, На основании изложенного… Отправляем Вам ... Ставим Вас в известность ... Напоминаем Вам ... Сообщаем Вам, что ... Просим оплатить в течение ... банковских дней ... Просим принять участие в Приглашаем Вас ..... Мы рады пригласить Вас ...) В письмах используют следующие формы изложения текста от первого лица:
Письма можно закончить фразой «С уважением».
8.8. Докладные и объяснительные записки. 8.1. Докладная записка - это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя. 8.1.1. Докладная записка оформляется печатным способом на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка, также может выполняться рукописным способом. 8.1.2. Текст докладной записки делится на две части: первая - констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация; вторая - где излагается предложение, просьба. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об». 8.2. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. 8.2.1. Объяснительная записка, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляется на общем бланке учреждения. 8.2.2. Объяснительная записка по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляется на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. 9. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:
9.1. Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. 9.2. ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
9.3. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. 9.4. В Гимназии применяются следующие унифицированные формы по учету кадров:
9.5. В соответствии с требованиями трудового законодательства РФ в Гимназии установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам (первой группы) относятся: 1. Документация по приему на работу (заявление о приеме на работу, трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказ о приеме на работу). 2. Документация по переводу на другую работу (заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу). 3. Документация по увольнению с работы (заявление об увольнении, приказ об увольнении). 4. Документация по оформлению отпусков (график отпусков, заявления о предоставлении отпуска (в т.ч. предварительное), приказ о предоставлении отпуска). 5. Документация по оформлению поощрений (представление о поощрении, приказ о поощрении). 6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания). 7. Документация по начислению заработной платы (тарификация, приказы о: назначении педагогической нагрузки, замещении, доплатах и надбавках; табель учета рабочего времени; расчетный листок). 8. Документы по учету личного состава работников (личная карточка работника (Т-2), личное дело, Книга учета личного состава работников). 9.6. Получение и обработка документов по личному составу осуществляется в соответствии с Положением о защите персональных данных работников Гимназии. 9.7. Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Договор должен отвечать всем предусмотренным законодательством РФ требованиям к нему. Договоры составляются руководителем. 9.7.1. Сторонами трудового договора являются учреждение (работодатель) и работник. 9.7.2. Трудовой договор должен заключаться в письменной форме. 9.7.3. Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится в учреждении, второй – у работника. Трудовой договор хранится – 75 лет. 9.8. Соглашение к трудовому договору - документ, которым стороны оформляют изменение определенных сторонами условий трудового договора. Такое соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Оно должно быть составлено и оформлено в том же порядке, что и трудовой договор. 9.9. Приказы по трудовым правоотношениям делятся на два вида:
9.9.1. Все приказы по личному составу и кадрам объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника, расшифровку подписи и дату. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении. 9.10. на всех работников в Гимназии ведутся трудовые книжки, личные дела и личные карточки работников ф. Т-2. 9.11. Трудовая книжка – относится к числу основных документов, подтверждающих его трудовую деятельность и трудовой стаж. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше 5дней. Поступающие на работу обязаны предъявить трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. 9.11.1. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. 9.11.2. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфе. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет. 9.11.3. С целью учета трудовых книжек и вкладышей к ним ведется - Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них хранится – 50 лет. 9.11.3.1. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. 9.11.3.2. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. 9.11.3.3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронуме-рована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью учреждения.
9.12.1. В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения. 9.12.2. Копии документов в личном деле должны быть заверены (например, «Копия верна» подпись, дата и печать). 9.12.3. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором Гимназии. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. 9.12.4. При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы. 9.12.5. Личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет). 9.13. Личная карточка формы Т-2 – заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную, временную работу, работу по совместительству. 9.13.1. Личные карточки заполняются работником канцелярии на основании:
9.13.3. Главным разделом карточки является раздел «Прием на работу, и переводы на другую работу». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника, т.к. нередко служат основанием для подтверждения стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. 9.13.4. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников. 9.13.5. Карточки уволенных работников, формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Срок хранения личных карточек – 75 лет. 9.14. Книга учета личного состава работников – первоначальная запись производится по состоянию на начало учебного года с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера в алфавитном порядке. 9.14.1. Вновь поступающие работники записываются в порядке последующих номеров. На развернутой странице записывается не более 10 человек. 9.14.2. Записи в книгу должны быть документально обоснованы. 9.14.3. Книга учета личного состава хранится в общеобразовательном учреждении в течение всего времени существования, а при смене руководителя учреждения передается новому руководителю по акту. 9.14.4. За сохранность книги и аккуратность ее ведения отвечает работник, назначенный директором. 9.14.5. Книга учета личного состава пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью и печатью руководителя учреждения. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
9.15. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами ОТ ПБ и ТБ, должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. 9.15.1. Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. 9.15.1.1. Должностная инструкция составляется специалистом по кадрам на основе документов, содержащих сведения о полномочиях работников. Должностная инструкция утверждается руководителем. 9.15.1.2. Должностная инструкция по своему содержанию должна соответствовать предусмотренным законодательством РФ требованиям, а именно: содержать следующие разделы:
9.15.1.3. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудниками. |
Похожие:
 | Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. N 610 "Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного... | | А. М. Малышева, начальник отдела аттестации и повышения квалификации педагогических кадров Комитета по образованию |
 | Правительства Санкт-Петербурга от 11. 032008 №335-р «Об утверждении Рекомендаций по осуществлению единовременной выплаты молодым... | | Комитета по образованию г. Санкт-Петербурга «Об организации профилактической работы по выявлению и учету детей, находящихся в трудной... |
| «Город Саратов» в 2015 году, утверждённым приказом комитета по образованию администрации муниципального образования «Город Саратов»... | | «Город Саратов» в 2015 году, утверждённым приказом комитета по образованию администрации муниципального образования «Город Саратов»... |
| «Город Саратов» в 2015 году, утверждённым приказом комитета по образованию администрации муниципального образования «Город Саратов»... | | «Конкурс») проводится комитетом по образованию администрации муниципального образования «Город Саратов» (далее – «Комитет по образованию»)... |
| ... | | ... |