4.4Работа с заявкой – договором 4.4.1Режимы открытия формы заявки - договора.
Документы заявка-договор можно редактировать или просматривать. Режим открытия указывается в заголовке в скобках:
Возможно редактирование (изменение обязательных полей):
Возможен только просмотр (изменение обязательных полей не возможно):
4.4.2Статусы заявки - договора.
Для документа «Заявка-договор» определены следующие статусы:
Предварительно документ создан и заполнен, для дальнейшей работы требуется утверждение документа (перевод в статус «Утверждено»). Статус «Предварительно» устанавливается вручную;
ПредварительноWEB аналогичен статусу «Предварительно», но устанавливается в случае создания заявки-договора перевозчиком через WEB интерфейс. Документ с этим статусом требует логиста обработки логистом завода. Если на заводе включено автоутверждение заявок-договоров с сайта, созданная заявка-договор сразу переводится в статус «Утверждено»;
Не подписано – заявка-договор еще не подписана ЭЦП ни заводом, ни перевозчиком;
Подписано заводом – заявка-договор подписана ЭЦП со стороны завода, требуется подписание перевозчиком. На подписание дается 10 минут;
Обработка – заявка подписана ЭЦП заводом и перевозчиком, производится проверка подписей;
Утверждено документ утвержден перевозчиком. При ручном создании заявки-договора устанавливается вручную. В случае создания заявки-договора через WEB интерфейс и включенной возможности автоутверждения заявки-договора на заводе устанавливается автоматически при создании документа;
Отгружено в данный момент не используется. Произведена отгрузка товаров по заявке-договору. Статус устанавливается при проведении отгрузочных документов («Реализация товаров и услуг» или «Расходный ордер на товары»);
Доставлено в данный момент не используется. Устанавливается при доставке продукции до потребителя;
Принято к учету в данный момент не используется. Устанавливается при принятии актов от перевозчиков к учету;
Закрыто устанавливается при закрытии заявки-договора;
Подтверждение отказа – заявка-договор отклоняется перевозчиком, ожидание подписания ЭЦП соглашения о расторжении заявки-договора;
Отклонено заявка-договор отклонена. Статус устанавливается в следующих случаях:
Завод по каким-либо причинам не согласен на этого перевозчика или его условия (статус устанавливается логистом завода);
Перевозчик отказывается от исполнения заявки (устанавливается логистом ТЭК через WEB интерфейс);
Перевозчик хочет изменить данные, указанные в заявке-договоре. В этом случае изменяемая заявка-договор отклоняется и у перевозчика есть 5 минут для создания новой заявки-договора.
4.4.3Создание нового документа заявка-договор.
Новые документы заявка-договор пользователь может создать только на основании доступных заявок на транспорт. Для этого необходимо из списка «Заявки / Доступные» двойным щелчком мыши выбрать одну из заявок. При этом открывается форма нового документа «Заявка-договор» в режиме «Редактирование». В открывшейся форме нужно заполнить все необходимые данные и подтвердить ее:
Обязательными для заполнения являются поля: Перевозчик, Договор, Авто, Водитель. Сумма, отображающаяся, а в поле «Назначить цену» передается из информационной системы 1с ТехноНиколь. В зависимости от валюты договора она может быть пересчитана по курсу на дату заявки-договора. Данные по автомобилю и водителю заполняются из соответствующих справочников пользователя «Автомобили» и «Водители». При изменении автомобиля данные по водителю также меняются в соответствии с привязанным водителем к автомобилю. В случае если в системе отсутствуют или недостаточно данных по автотранспорту или водителям, то пользователю предоставлена возможность ввести всю необходимую информацию непосредственно на форме документа, которая затем сохранится в соответствующих справочниках.
По окончании заполнения нужных полей, документ необходимо подтвердить. При подтверждении, если требуется указать данные о доверенности водителя, будет отображено окно для ввода номера и даты доверенности:
При утверждении заявка уходит на завод и переходит в статус «Утверждено», за исключением, когда используется ЭЦП.
Важно: если контрагент, для которого создается заявка-договор не актуализирован, то заявка-договор создана не будет. В этом случае будет отображено сообщение: «ВНИМАНИЕ! Экспедитор не актуализирован!».
4.4.4Планирование терминалов.
В случае, если на заводе предусмотрено расписание работы терминалов погрузки, то перед окончательным созданием заявки – договора необходимо запланировать терминал и время погрузки. Для этого на завершающем этапе отображается специальное окно для задания необходимых параметров планирования:
Поле «Терминал» служит для выбора терминала для отгрузки. Поле «Дата» показывает дату планирования терминала. Кнопка «Выбрать» осуществляет поиск доступных интервалов погрузки (время) для данного терминала на указанную дату. По окончании вода данных заявка подтверждается кнопкой «ОК». Отмена ввода – кнопка «Отмена».
При выборе времени начала интервала, к некоторым интервалам погрузки добавлено «[*]». Это означает, что погрузка производится на следующий день. Например, если в поле «Дата» задано «10/10/2014», а в поле «Время» задано «08:00 [*]», то начало погрузки 11/10/2014 в 08:00.
4.4.5Запрет работы и проблемы автотранспорта.
Имеются случаи возникновения проблем с автотранспортом на тех или иных пунктах загрузки. Поэтому при заполнении заявки-договора к информации по ТС добавляется информация об имеющихся проблемах, связанных с выбранной машиной:
   
В случае, если проблема с автотранспортом не позволяет произвести отгрузку, в сообщение добавляется фраза «Работа автотранспорта запрещена» и при подтверждении заявки будет выдана ошибка.
4.4.6Расшифровка заявки на транспорт.
Из формы нового или открываемого для просмотра или редактирования заявки-договора можно получить детальную расшифровку по заявке на транспорт. Для этого на нижней панели формы заявки-договора имеется кнопка «Расшифр.»:
 
При нажатии на эту кнопку открывается печатная форма расшифровки документа «Заявка на транспорт» следующего вида:
Основные разделы расшифровки:
- заголовок (содержит номер заявки на транспорт или распоряжения на отгрузку – имеет ценность при контактах с ответственным сотрудником);
- информация по автомобилю (указан вид ТС, тип загрузки, тип разгрузки, маршрут – на склад или прямой);
- таблица «Грузополучатели» с подробной информацией о грузополучателях (в порядке доставки груза);
- таблица «Порядок отгрузки» (выводится при отгрузке с нескольких подразделений);
- таблица «Сведения о товаре» с подробной информацией о перевозимом грузе (если мест отгрузки несколько, то таблица сортируется по порядку отгрузки);
- таблица «Распределений товара» (выводится, если несколько грузополучателей, сортируется по порядку грузополучателей) с информацией о том, сколько и что выгружать каждому грузополучателю;
- контактная информация сотрудника, ответственного за заявку на транспорт.
4.4.7Сырьевые заявки на транспорт.
Потребность в автотранспорте возникает не только на доставку готовой продукции покупателю с завода, но и на доставку сырья на завод. При этом заявки на доставку сырья так же поступают на сайт для их обработки перевозчиками. Обработка сырьевых заявок ничем не отличается от обработки заявок на доставку готовой продукции. Однако, имеются отличия в отображении информации по таким заявкам. При просмотре или редактировании на сайте сырьевой заявки на транспорт в заголовке заявки красным цветом выводится информация о том, что это заявка на доставку сырья. Поля «Место доставки» и «Адрес доставки» заменяются на «Место отгрузки» и «Адрес отгрузки» соответственно.
 
Так же в расшифровку сырьевой заявки на транспорт добавлено поле «Адрес отгрузки»:
 
4.4.8Заявки на транспорт с ЖД отгрузкой
Для заявок на транспорт с железнодорожной отгрузкой дополнительно выводится следующая информация: код грузополучателя, ИНН и ОКПО грузополучателя, ж/д станция, реквизиты склада (если доставка до склада). При создании заявки-договора заполняются поля «Перевозчик», «Договор», «Номер вагона», «Номер заявки ГУ-12», «ЖД плательщик». Поля «Номер вагона», «Номер заявки ГУ-12», «ЖД плательщик» могут быть изменены в режиме просмотра заявки-договора. Для подтверждения изменений в режиме просмотра необходимо нажать кнопку «Исправить». Изменять данные в отклоненной заявке-договоре нельзя.
4.4.9Заявки на транспорт с контейнерной отгрузкой.
Для заявок на транспорт с контейнерной отгрузкой дополнительно выводится следующая информация: код грузополучателя, ИНН и ОКПО грузополучателя, ж/д станция, реквизиты склада (если доставка до склада). Дополнительно выводятся поля для указания автотранспорта, водителя и доверенности водителя, как и для автомобильных перевозок.
Поскольку номер вагона и/или контейнера может быть неизвестен заранее, то его можно изменить после подтверждения заявки-договора. Для этого нужно ввести новый номер вагона и/или контейнера и нажать кнопку «Исправить». Изменять данные в отклоненной заявке-договоре нельзя.
Важно: быстрое исправление заявки-договора возможно только для изменения номеров вагона и контейнера, для изменения данных автотранспорта нужно создать новую заявку-договор!
4.4.10Заявка-договор с указанием дополнительных сведений
Если для создания заявки-договора требуется указать дополнительные сведения, то в нижней части формы отображается кнопка «Доп. сведения»
При нажатии на кнопку «Доп. сведения» отображается окно «Дополнительная информация», где нужно ввести дополнительную информацию о заявке-договоре.
Обязательно нужно указать номер путевого листа и распределение суммы дополнительной услуги. После создания заявки-договора эти данные изменить нельзя.
По умолчанию заполняются следующие поля:
«Сумма с НДС» (отмечено 1 на скриншоте) – по умолчанию заполняется значением из поля «Назначить цену» из формы заявки-договора, может быть изменено пользователем;
«Ставка НДС» (отмечено 2) – по умолчанию устанавливается 20%, пользователь может выбрать требуемое значение из списка доступных;
«Сумма НДС» (3) – рассчитывается исходя из суммы с НДС и ставки НДС;
Итого – сумма полей «Сумма с НДС»(1) и «Сумма с НДС дополнительной услуги»(4).
Следующие поля по умолчанию не активны, используются в случае привлечения стороннего перевозчика для выполнения перевозки, для активации нужно установить флажок «Дополнительная услуга»:
«Сумма с НДС дополнительной услуги» (4) – общая сумма, выставленная сторонним перевозчиком, по умолчанию 0, изменяется пользователем;
«Ставка НДС дополнительной услуги» (5) – ставка НДС для суммы, выставленной сторонним перевозчиком, по умолчанию «Без НДС», пользователь может выбрать из списка значений;
«Сумма НДС дополнительной услуги» (6) – рассчитывается на основании полей (4) и (5).
При создании заявки-договора проверяется итоговая сумма – она должна быть равна сумме, указанной в поле «Назначить цену» в форме заявки-договора.
Если флаг «Дополнительная услуга» установлен, то учитываются значения полей (4) и (5): если в поле (5) указано «Без НДС», то проверяется условие Итого = (1) + (4) + (4)*20%, если в поле (5) указано значение НДС, то проверяется условие Итого = (1) + (4).
После создания заявки-договора можно приложить файлы договора с экспедитором и сторонними перевозчиками, для этого надо открыть форму дополнительной информации для уже созданной заявки-договора:
Напротив надписей «Файл договора с экспедитором», «Файл договора с перевозчиком 1» и т.д. появятся кнопки для прикрепления (отмечены 2 на скриншоте) и/или замены и просмотра (отмечены 1, «галка» – замена файла, «лупа» – просмотр последнего приложенного файла).
4.4.11Печатные формы
Из заявки-договора в режиме «Только просмотр» можно по кнопке «Печать» можно вызвать список печатных форм:
Печатные формы:
Заявка-договор:
Заявка-договор (вагон) – для заявок-договоров с ЖД отгрузкой
Приложение 2, Приложение 2 доп.1 – для кровельных заводов:
Доверенность водителя (форма М2) – для привязки доверенности к спецификации или к заявке – договору.
4.4.12Приложение скана доверенности к заявке – договору.
Файл доверенности к заявке-договору может быть приложен в режиме «Только просмотр». В этом режиме доступна как печать доверенности, так возможность приложить отсканированный файл доверенности. Для вложения доверенности рядом с полями номера и даты в режиме «Только просмотр» появляется дополнительная кнопка с изображением скрепки:
Рекомендуется следующая схема работы с доверенностью: по кнопке печать распечатывается заполненная форма доверенности, затем подписывается, ставится печать, после чего сканируется и скан прикладывается к заявке-договору. После того, как доверенность приложена к заявке-договору, изображение скрепки на кнопке загрузки файла меняется на изображение отметки о том, что доверенность вложена. Рядом с кнопкой загрузки файла появляется кнопка открытия приложенного файла с изображением лупы:
При нажатии на кнопку открытия вложенной доверенности система предлагает открыть или сохранить файл. Для просмотра рекомендуется использовать ответ «Открыть». Так же определить, что к заявке-договору приложена доверенность можно по колонке «Дов.» в списках документов «В исполнении» и «Заявках договор».
4.4.13Отказ от ранее введенного документа заявка-договор.
Отказаться от заявки – договора можно открыв ее форму из списка «В исполнении» или «Заявки - договора». В открывшейся форме заявки – договора необходимо нажать кнопку «Отказ». При этом заявка на транспорт вновь появляется на странице доступных заявок. В случае отмены договора назначенным перевозчиком – ему дается 5 минут на повторную обработку заявки на транспорт. Если заявка-договор подтверждена электронно-цифровой подписью (см. соответствующий раздел), то отказ от заявки-договора так же удостоверяется электронно-цифровой подписью.
4.4.14Отправка сообщений логисту.
В заявках можно отправлять сообщения логисту, если есть необходимость уточнения каких либо вопросов. Отправка сообщения вызывается в форме заявки нажатием на кнопку «Сообщ.». При этом открывается окно «Прикрепленные сообщения»:
В левой части окна можно написать сообщение. По кнопке «Сказать» формируется текст сообщения. При нажатии кнопки «Отправить» сообщение отправляется логисту. При ответе логиста вы получаете уведомление на электронную почту, а так же увидите всю переписку в правой части окна «Прикрепленные сообщения».
Рекомендуется обмениваться сообщениями в уже созданных заявках-договорах, однако, обмен сообщениями возможен и при создании заявки-договора.
4.4.15Просмотр событий по отгрузке.
По кнопке «Отгрузка» отображается информация по зарегистрированным событиям автотранспорта:
4.4.16Ввод отметки о доставке.
Для контроля за доставкой продукции заказчику на некоторых заводах обязательной является отметка о доставке. Ввод необходимой информации по доставке осуществляется кнопкой доставка из заявки – договора в режиме «только просмотр»:
  
Необходимо указать время доставки, а так же вложить отсканированные документы, заархивированные в один архив.
Поле «Дата и время доставки С» и «Дата и время доставки по» (прибытия на объект) – обязательны к заполнению. Поля доступны для ввода только нового значения. Значение поля «Дата и время доставки по» не может быть раньше поля и «Дата и время доставки с». Загрузка вложений обязательна. Если отметка о доставке производится позднее 10 рабочих дней после плановой даты доставки выдается сообщение «Доставка подтверждается в течение 10 рабочих дней. Вам будет выставлена претензия за нарушение условий п.2.14 договора».
4.4.17Удостоверение заявки-договора электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Алгоритм электронно-цифрового подписания печатной формы документов заявка-договор можно представить в виде следующего бизнес-процесса.
После оформления заявки на транспорт менеджером в на заводе, она становится доступна для обработки транспортным компаниям на сайте. Документы заявка-договор оформляются через сайт сотрудником ТЭК в статусе «Не подписано». В колонке «Статус» списка «Заявки-договора» не подписанные документы отмечены надписью «Не подписано»:
После оформления заявки-договора производится автоматическое формирование печатной формы документа в формате PDF и ее подписание со стороны завода. После подписания со стороны завода, у заявки устанавливается статус «Подписано». Подписанная печатная форма и ЭЦП завода становятся доступны на сайте. Для подписания перевозчиком печатной формы заявки-договора следует открыть форму заявки-договора, а затем вызвать меню «Печать». Для документов, которым требуется подписание ЭЦП печатной формы в меню «Печать» будет доступен пункт «Заявка-договор для ЭЦП»:
При выборе пункта «Заявка-договор для ЭЦП» откроется форма работы с печатной формой следующего внешнего вида:
Подписание клиентом может происходить 2 способами:
Способ 1 - оnline подписание. При нажатии кнопки «подписать онлайн», пользователю предлагается выбрать сертификат для подписи из числа сертификатов, установленных на его компьютере, и затем сформированная подпись автоматически сохраняется на сайте.
Способ 2 – Скачивание с сайта оригинала печатной формы и подписи завода, проверка и формирование подписи с помощью программы Крипто-Про АРМ и загрузка своей подписи на сайт.
В обоих случаях, после подписания печатной формы заявки-договора сотрудником ТЭК на сайте, ЭЦП перевозчика передается на завод для проверки и хранения. Если проверка ЭЦП перевозчика прошла успешно, документ заявка-договор переводится в статус «Утверждено».
Дополнительные сведения по установке и использованию ЭЦП описаны в приложении в конце этого документа.
4.4.18Удостоверение отмены заявки-договора электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Если есть необходимость отказаться от документа «Заявка-договор», ранее утвержденного электронно-цифровой подписью (см. соответствующий раздел), то необходимо подтвердить отказ от заявки-договора подписанием печатной формы «Соглашения о расторжении заявки-договора».
Алгоритм электронно-цифрового подписания печатной формы соглашения оо расторжении заявки-договора можно представить в виде следующего бизнес-процесса.
При нажатии кнопки «Отказ», в систему отправляется запрос на отказ, и заявка-договор переходит в статус «Обработка», который виден в списке «Заявки-договора»:
Далее производится автоматическое формирование печатной формы «Соглашение о расторжении заявки-договора» в формате PDF и ее подписание со стороны завода. После подписания со стороны завода, у заявки устанавливается статус «Подтверждение отказа». Подписанная печатная форма и ЭЦП завода становятся доступны на сайте. Для подписания перевозчиком соглашения следует открыть форму заявки-договора, а затем вызвать меню «Печать», в котором будет доступен пункт «Соглашение о расторжении заявки-договора (ЭЦП)»:
При выборе пункта «Заявка-договор для ЭЦП» откроется форма работы с печатной формой следующего внешнего вида:
Подписание клиентом может происходить 2 способами:
Способ 1 - оnline подписание. При нажатии кнопки «подписать онлайн», пользователю предлагается выбрать сертификат для подписи из числа сертификатов, установленных на его компьютере, и затем сформированная подпись автоматически сохраняется на сайте.
Способ 2 – Скачивание с сайта оригинала печатной формы и подписи завода, проверка и формирование подписи с помощью программы Крипто-Про АРМ и загрузка своей подписи на сайт.
В обоих случаях, после подписания печатной формы «Соглашение о расторжении заявки-договора» сотрудником ТЭК на сайте, ЭЦП перевозчика передается на завод для проверки и хранения. Если проверка ЭЦП перевозчика прошла успешно, документ заявка-договор переводится в статус «Отклонено».
Дополнительные сведения по установке и использованию ЭЦП описаны в приложении в конце этого документа.
|
