Глава 3. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
3.1. Положение о кадровой службе предприятия
Положение о кадровой службе предприятия - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.
Разработка положения о кадровой службе производится в соответствии с решением руководителя предприятия. Такое решение принимается руководителем во исполнение решения вышестоящего органа управления (власти), в инициативном порядке, в соответствии с документами планирования деятельности предприятия либо на основании рассмотренного письменного обращения должностного лица предприятия (например, служебной записки), в компетенции (ведении) которого находятся вопросы кадровой работы.
Решение о разработке положения оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении) и доводится до сведения соответствующего исполнителя. Как правило, процедура разработки проекта положения включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.
Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия либо путем издания распорядительного документа об утверждении (например, приказа). Утвержденное положение регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии, после чего с утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).
Содержание положения обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе. Структура положения состоит из разделов:
- общие положения; функции;
- задачи; права; обязанности;
- ответственность;
- взаимоотношения (взаимодействие) с другими подразделениями (должностными лицами).
Текст положения излагается деловым стилем, от третьего лица единственного или множественного числа ("руководствуются", "исполняет" и т.п.). Для изложения применяется преимущественно сплошной, связный текст, включающий грамматически согласованную управленческую информацию, являющуюся наиболее значимой для надлежащей регламентации повседневной деятельности кадровой службы.
Отдельные разделы положения могут быть представлены в виде таблицы. При включении в текст положения таблицы следует снабдить графы и строки заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже, а также согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с соответствующими заголовками.
Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже (т.е. отвечает на вопрос "о чем?"). Разделы положения должны иметь заголовки и нумеруются римскими цифрами, отделенными от заголовков точкой и пробелом.
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовков не ставится. Пункты и подпункты в составе разделов положения нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, в пределах соответствующих разделов (пунктов): 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.1.1, 2.1.1.1 и т.д.
Вторая и последующие страницы документа снабжаются нумерацией. Нумерация страниц производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля, точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся. Примерный текст положения о кадровой службе предприятия представлен ниже.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
(ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)
В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
ПОЛОЖЕНИЕ
О КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ
I. Общие положения
1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с... (указать основание со ссылкой на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.).
1.2. Настоящее положение регулирует повседневную деятельность кадровой службы... (указать наименование предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами (далее - предприятие)) и устанавливает:
1.2.1. Организационно-правовой статус службы.
1.2.2. Перечень функций и задач службы в области организации кадровой работы.
1.2.3. Полномочия службы, а также порядок ее взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия по вопросам кадровой работы.
1.2.4. Ответственность службы за ненадлежащую организацию кадровой работы.
1.2.5... (другое - указать конкретно).
1.3. Кадровая служба - структурное подразделение предприятия, предназначенное для реализации его кадровой политики и вытекающих из ее содержания задач кадровой работы. Для обеспечения повседневной деятельности служба имеет печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из его структурных подразделений), а также штампы и бланки установленного предприятием вида.
1.4. Целью деятельности кадровой службы является обеспечение полного и своевременного удовлетворения текущих и перспективных потребностей предприятия в кадровых ресурсах посредством его комплектования необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.
1.5. Непосредственное руководство кадровой службой осуществляет ее директор, являющийся прямым начальником всех сотрудников службы. Директор службы подчиняется генеральному директору предприятия, назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.6. В интересах надлежащей организации кадровой работы в составе кадровой службы формируются отделы, группы и иные самостоятельные участки. Организационная структура, а также квалификационно-численный состав кадровой службы ежегодно устанавливаются генеральным директором предприятия по представлению директора службы (Приложение N 1 к Положению).
1.7. В своей повседневной деятельности кадровая служба руководствуется:
1.7.1. Законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти.
1.7.2. Организационно-распорядительными актами территориальных и отраслевых (ведомственных) органов управления, по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение.
1.7.3. Уставом и локальными нормативными актами предприятия.
1.7.4. Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации кадровой работы и настоящим положением.
1.7.5... (другое - указать конкретно).
1.8. Деятельность отделов, групп и иных самостоятельных участков в составе кадровой службы регулируется, помимо перечисленного в п. 1.7, соответствующими положениями, регламентами и инструкциями по осуществлению тех или иных составляющих кадровой работы.
1.9. Работа сотрудников кадровой службы регламентируется соответствующими должностными инструкциями.
1.10. Организационно-правовое, информационное, кадровое, финансовое и материально-техническое обеспечение кадровой службы осуществляется за счет ресурсов предприятия.
1.11. Нормирование труда сотрудников кадровой службы, расчет их общей численности, а также распределение и постановка заданий осуществляются на основе действующих единых норм времени и выработки, инв. N... (указать конкретно).
1.12. Условия труда сотрудников кадровой службы.
1.13. Порядок оплаты труда сотрудников кадровой службы устанавливается положением о материальном стимулировании предприятия в соответствии с условиями, предусмотренными соответствующими трудовыми договорами.
1.14. Порядок привлечения сотрудников кадровой службы к дисциплинарной ответственности устанавливается положением о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
1.15. Положение о кадровой службе утверждается генеральным директором предприятия по представлению директора кадровой службы. Нормы и правила, содержащиеся в настоящем положении, являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями кадровой службы и ее сотрудниками.
II. Функции и задачи кадровой службы
2.1. Реализация цели деятельности кадровой службы достигается посредством выполнения ею комплекса специальных функций и задач.
2.2. Основными функциями кадровой службы являются:
2.2.1. Организационная (административная).
2.2.2. Информационная.
2.2.3. Контрольная.
2.2.4. Регулятивная.
2.2.5. Методическая.
2.2.6... (другое - указать конкретно).
2.3. В рамках осуществления перечисленных в п. 2.2 функций кадровая служба решает следующие основные задачи:
2.3.1. Комплекс организационных (административных) задач:
2.3.1.1. Организация рекрутинга сотрудников.
2.3.1.2. Организация социально-профессиональной адаптации сотрудников.
2.3.1.3. Организация обучения (тренинга) сотрудников.
2.3.1.4. Организация контроллинга сотрудников.
2.3.1.5. Организация мотивации сотрудников.
2.3.1.6. Организация ротации сотрудников.
2.3.1.7. Организация кадрового делопроизводства.
2.3.1.8... (другое - указать конкретно).
2.3.2. Комплекс информационных задач:
2.3.2.1. Оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек, личных дел, страховых свидетельств государственного пенсионного страхования (ГПС), медицинских полисов обязательного медицинского страхования (ОМС).
2.3.2.2. Поддержание в актуальном состоянии базы данных о сотрудниках предприятия.
2.3.2.3. Ведение учетно-справочной работы.
2.3.2.4... (другое - указать конкретно).
2.3.3. Комплекс контрольных задач:
2.3.3.1. Контроль за соблюдением на предприятии законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.
2.3.3.2. Контроль достоверности сведений (персональных данных), сообщаемых о себе сотрудниками.
2.3.3.3. Организация проведения внутренних проверок и расследований.
2.3.3.4... (другое - указать конкретно).
2.3.4. Комплекс регулятивных задач:
2.3.4.1. Формирование и оптимизация организационной структуры предприятия.
2.3.4.2. Определение и уточнение предельной численности и фонда оплаты труда сотрудников предприятия.
2.3.4.3. Планирование, анализ состояния и подведение итогов кадровой работы.
2.3.4.4... (другое - указать конкретно).
2.3.5. Комплекс методических задач:
2.3.5.1. Методическое руководство кадровой работой в структурных подразделениях предприятия.
2.3.5.2. Консультирование должностных лиц по вопросам кадровой работы.
2.3.5.3. Работа с обращениями сотрудников, организация их приема по насущным вопросам.
2.3.5.4. (другое - указать конкретно).
2.4. В зависимости от изменений в направленности и содержании кадровой политики предприятия задачи кадровой службы могут уточняться.
III. Полномочия кадровой службы
3.1. В интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба наделяется соответствующими полномочиями: правами и обязанностями.
3.2. Кадровая служба имеет право:
3.2.1. Запрашивать у должностных лиц предприятия, а также органов управления (власти), сторонних организаций (предприятий, учреждений) сведения о сотрудниках с целью уточнения соответствующих персональных данных, а при приеме на работу и перемещениях сотрудников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполагаемых перестановок.
3.2.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления сотрудниками соответствующих документов: паспорта или заменяющего его документа, трудовой книжки, документа об образовании (наличии специальных знаний (умений)), страхового свидетельства ГПС и др.
3.2.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.
3.2.4. Давать должностным лицам предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.
3.2.5. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам организации кадровой работы.
3.2.6. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.
3.2.7. Осуществлять взаимодействие с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.
3.2.8. Визировать проекты документов, подготовленных другими подразделениями предприятия, если в таких документах затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции кадровой службы.
3.2.9. Представлять (через уполномоченных должностных лиц) интересы предприятия и службы на протокольных мероприятиях, в ходе которых затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции кадровой службы.
3.2.10. Оформлять и выдавать в соответствии с действующими на предприятии правилами по письменным запросам (заявлениям) справки, заключения, выписки и иные аналогичные документы.
3.2.11. Осуществлять регулярный контроль за исполнением должностными лицами предприятия требований, предъявляемых к организации кадровой работы, периодически информировать соответствующих лиц, а также руководство предприятия о результатах контроля.
3.2.12... (другое - указать конкретно).
3.3. Кадровая служба обязана:
3.3.1. Своевременно и качественно, в полном соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами, локальными актами, организационно-распорядительными актами в области кадровой работы выполнять возложенные на нее задачи.
3.3.2. Поддерживать условия, обеспечивающие требуемую эффективность кадровой работы.
3.3.3. Обеспечивать сохранность полученных сведений о сотрудниках от разглашения (утраты) в процессе обработки.
3.3.4. Представлять органам управления (власти), сторонним организациям (предприятиям, учреждениям) информацию по вопросам, отнесенным к компетенции кадровой службы, в соответствии с действующими на предприятии правилами.
3.3.5. Представлять руководству предприятия отчет о результатах кадровой работы не позднее... числа месяца, следующего за отчетным.
3.3.6... (другое - указать конкретно).
IV. Взаимодействие кадровой службы
4.1. В интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях - с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) в соответствии с нижеследующим порядком.
V. Ответственность кадровой службы
5.1. Кадровая служба несет ответственность за:
5.1.1. Надлежащую реализацию возложенных на нее задач.
5.1.2. Соблюдение требований законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.
5.1.3... (другое - указать конкретно).
5.1.4. Директор кадровой службы несет персональную ответственность за руководство повседневной деятельностью службы в объеме, предусмотренном заключенным с ним трудовым договором и должностной инструкцией. Порядок привлечения директора кадровой службы к ответственности определяется положением о дисциплине руководящего состава предприятия.
5.1.5. Сотрудники службы несут ответственность за исполнение своих обязанностей в объеме, предусмотренном соответствующими трудовыми договорами и должностными инструкциями. Порядок привлечения сотрудников кадровой службы к ответственности определяется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
|
