«Узким местом» рассмотренного бизнес-процесса является этап поиска кандидатов по профессиональным социальным сетям в виду того, что далеко не все студенты активно пользуются профессиональными социальными сетями. Это приводит к тому, что рекрутеры остаются в неведении о теоретических знаниях и практических навыках студентах. Разработка и внедрение информационной системы взаимодействия работодателей с факультетом должно значительно сократить длительность этапа поиска кандидатов.
Как правило, в составе крупных компаний присутствует отдел по подбору персонала. В этом случае работодатель может не пользоваться услугами рекрутингового агентства. На рисунках 2.5 – 2.7 построена модель бизнес-процесса поиска новых сотрудников на примере одной из пермских ИТ-компаний.
Когда у руководителя подразделения возникает потребность в дополнительной «рабочей силе», он формирует заявку на поиск новых сотрудников, согласует ее с дирекцией и, в случае одобрения, передает заявку в отдел по подбору персонала. Отдел по подбору персонала формирует детальное описание вакансии и осуществляет процесс поиска новых кандидатов. Данный этап протекает аналогично соответствующему этапу процесса оказания рекрутинговой услуги работодателю, а значит «узкие места» процесса те же самые.
В случае нахождения кандидатов специалист отдела по подбору персонала назначает собеседование с кандидатом, при этом само собеседование (либо по скайпу, либо в режиме оффлайн) проводит руководитель подразделения. Если кандидат вызывает сомнения у руководителя подразделения, то ему выдается тестовое задание. В случае его успешного выполнения происходит трудоустройство кандидата. Необходимо отметить, что на одну вакансию в среднем претендует 4 кандидата, в результате чего этап «Проведение собеседования» повторяется 4 раза.
Рисунок 2.5. БП поиска новых сотрудников (часть 1)
Рисунок 2.6. БП поиска новых сотрудников (часть 2)
Рисунок 2.7. БП поиска новых сотрудников (часть 3)
В таблице 2.2 приведен расчет длительности бизнес-процесса поиска новых сотрудников на примере одной из пермских ИТ-компаний:
Рисунок F.5. Расчет длительности БП поиска новых сотрудников
Этап бизнес-процесса
|
Исполнитель
|
Длительность операции (час)
|
Количество выполнений
|
Всего времени (час)
|
Формирование заявки на поиск кандидатов
|
Руководитель подразделения
|
2
|
1
|
2
|
Согласование заявки с дирекцией
|
Руководитель подразделения
|
1
|
1
|
1
|
Передача заявки в отдел по подбору персонала
|
Руководитель подразделения
|
0,1
|
1
|
0,1
|
Формулирование описания вакансии
|
Специалист по подбору персонала
|
0,5
|
1
|
0,5
|
Поиск кандидата
|
Специалист по подбору персонала
|
8
|
2
|
16
|
Проведение собеседования с кандидатом
|
Руководитель подразделения
|
1
|
4
|
4
|
Выдача тестового задания кандидату
|
Руководитель подразделения
|
0,2
|
1
|
0,2
|
Выполнение тестового задания
|
Кандидат
|
20
|
1
|
20
|
Трудоустройство кандидата
|
Руководитель подразделения, Специалист по подбору персонала
|
1
|
1
|
1
|
Итого
|
|
|
|
44,8
|
Другим аспектом взаимодействия работодателей с факультетом является организация производственных практик. На рисунках 2.8 – 2.9 изображена модель процесса организации практик студентов. Особое внимание следует уделить этапам оповещения представителей факультета и студентов о существующих заданиях на практику. Сейчас работодатели оповещают представителя факультета либо по телефону, либо по электронной почте, а представитель факультета оповещает студентов в устной форме. При этом возможно ненамеренное упущение некоторых важных деталей о заданиях на практику и условиях ее прохождения у конкретного работодателя. Внедрение ИС упростит рассматриваемый процесс – работодатели смогут добавлять подробную информацию о практиках в БД ИС, а студенты и сотрудники факультета будут иметь доступ к этой информации.
Рисунок 2.8. БП организации практик студентов (часть 1)
Рисунок 2.9. БП организации практик студентов (часть 2)
В таблице 2.3 приведен приблизительный расчет длительности этапов рассматриваемого процесса:
Рисунок F.6. Расчет длительности БП организации практик студентов
Этап бизнес-процесса
|
Исполнитель
|
Длительность операции (час)
|
Количество выполнений
|
Всего времени (час)
|
Формирование заявки на поиск практикантов
|
Руководитель подразделения
|
2
|
1
|
2
|
Передача заявки в отдел по взаимодействию с вузами
|
Руководитель подразделения
|
0,1
|
1
|
0,1
|
Оповестить представителя факультета о потребности в практикантах
|
Специалист отдела по взаимодействию с вузами
|
1
|
1
|
1
|
Оповестить студентов о потребности в практикантах в рассматриваемой компании
|
Представитель факультета
|
0,25
|
4
|
1
|
Договориться с работодателем о встрече
|
Студенты
|
0,1
|
1
|
0,1
|
Провести встречу со студентами
|
Руководитель подразделения
|
0,5
|
1
|
0,5
|
Оформление документов по прохождению практики
|
Руководитель подразделения, представитель факультета, студенты
|
2
|
1
|
2
|
Итого
|
|
|
|
6,7
|
6.1.Описание моделей бизнес-процессов TO_BE
Анализ аспектов текущего процесса взаимодействия работодателей с факультетом выявил «узкие места» в виде отсутствия целенаправленного взаимодействия между предприятиями и студентами. Процессы взаимодействия являются весьма громоздким, выполнение отдельных подпроцессов требует немалых временных затрат от исполнителей. В связи с этим, предлагается оптимизировать процесс взаимодействия за счет разработки информационной системы связи работодателей с факультетом. Для того чтобы наглядно представить функции конечных пользователей системы, была построена диаграмма вариантов использования информационной системы в нотации UML (см. рис. 2.10 – 2.11):
Рисунок 2.10. Диаграмма вариантов использования для системы
Рисунок 2.11. Диаграмма вариантов использования для подсистем работодателя и администратора
Для определения функций работодателя в рамках системы было проведено анкетирование, на основе чего были спроектирован персонаж работодателя как конечного пользователя информационной системы. Перечень функций работодателя и администратора системы приведен в техническом задании в приложении E.
Для эффективной работы системы необходимо хранение персональных данных о конечных пользователях. Например, имеется необходимость хранить такую информацию о студентах как номера телефонов н номера студенческих билетов (для просмотра данных об успеваемости студента на сайте факультета). Однако российское законодательство накладывает некоторые ограничения на обработку персональных данных [15]. Было принято решение о том, что только сами пользователи смогут добавлять свои персональные данные в систему, если у них возникнет такое желание. Необходимо отметить, что результаты рассмотрения различных вариантов использования информационной системы конечными пользователями легли в основу проектирования схемы базы данных.
У работодателя и администратора возникает множество вариантов использования информационной системы (см. табл. 2.4 – 2.18):
Рисунок F.7. Добавление/редактирование данных о работодателе
Краткое описание
|
Прецедент дает возможность работодателю и администратору добавить или изменить данные. К данным относятся:
личные данные (ФИО, контактный телефон и контактный электронный адрес, страницы в социальных сетях, дополнительная информация о себе);
должность в компании;
название отдела в компании;
компания.
|
Актеры
|
Работодатель, администратор.
|
Предусловия
|
Работодатель переходит во вкладку «Личные данные» и выбирает поле «Редактирование». Администратор переходит во вкладку «Компании», находит сотрудника и выбирает поле «Редактирование»
|
Основной
поток
|
Начало прецедента совпадает с решением работодателя или администратора внести изменения в представленные данные. Система предлагает осуществить редактирование (в том числе удаление) существующих данных или добавление новых данных.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
Если прецедент был успешным, измененные или вновь добавленные данные сохраняются в базу данных, в ином случае состояние системы остается неизменным.
|
Рисунок F.8. Просмотр страницы работодателя
Краткое описание
|
Просмотр страницы работодателя предполагает представление следующей информации:
ФИО;
пол;
контактный телефон;
электронный адрес;
дата рождения;
ссылки на страницы в социальных сетях.
|
Актеры
|
Работодатель, администратор.
|
Предусловия
|
Просмотр информации о работодателе возможен из страницы просмотра информации о компании.
|
Основной
поток
|
Представление на форму информации о работодателе.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
Работодатель и администратор могут перейти в любую другую вкладку
|
Рисунок F.9. Добавление/редактирование данных о компании
Краткое описание
|
Прецедент дает возможность работодателю и администратору добавить или изменить данные о компании. К данным относятся:
название;
описание;
официальный сайт;
специализация;
сфера деятельности.
|
Актеры
|
Работодатель, администратор.
|
Предусловия
|
Работодатель переходит во вкладку «Личные данные» и выбирает поле «Редактирование». Администратор переходит во вкладку «Компании», находит компанию и выбирает поле «Редактирование»
|
Основной
поток
|
Начало прецедента совпадает с решением работодателя или администратора внести изменения в представленные данные. Система предлагает осуществить редактирование (в том числе удаление) существующих данных или добавление новых данных.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
Если прецедент был успешным, измененные или вновь добавленные данные сохраняются в базу данных, в ином случае состояние системы остается неизменным.
|
Рисунок F.10. Просмотр страницы компании
Краткое описание
|
Просмотр страницы компании предполагает представление информации о компании:
название;
описание;
официальный сайт;
специализация;
сфера деятельности.
|
Актеры
|
Работодатель, администратор.
|
Предусловия
|
Администратор: поиск компании.
Работодатель:.переход во вкладку «Личные данные», а затем во вкладку «Компания»
|
Основной
поток
|
Представление на форму информации о компании.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
Работодатель и администратор могут перейти в любую другую вкладку.
Для администратора возможно возвращение к поиску компаний
|
Рисунок F.11. Просмотр отзывов о компании
Краткое описание
|
Просмотр страницы отзывов о компании предполагает представление следующей информации:
ФИО студента, оставившего отзыв;
оценка;
текст отзыва.
|
Актеры
|
Работодатель
|
Предусловия
|
Переход во вкладку «Личные данные», а затем во вкладку «Компания»
|
Основной
поток
|
Представление на форму отзывов.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
|
Постусловия
|
Переход в любую другую вкладку.
|
Рисунок F.12. Добавление/редактирование вакансий
Краткое описание
|
Прецедент дает возможность работодателю и администратору добавить или изменить данные о вакансиях в компании. К данным относятся:
название;
описание;
обязанности;
возможность гибкого рабочего графика;
число рабочих часов в неделе;
сфера деятельности;
город;
возможность удаленной работы;
контактный email.
|
Актеры
|
Работодатель, администратор.
|
Предусловия
|
Работодатель переходит во вкладку «Вакансии» и добавляет/редактирует вакансию. Администратор переходит во вкладку «Компании», находит компанию, выбирает вкладку «Вакансии» и добавляет/редактирует вакансию.
|
Основной
поток
|
Начало прецедента совпадает с решением работодателя или администратора внести изменения в представленные данные или добавить новую вакансию. Система предлагает осуществить редактирование существующих вакансий или добавление новой вакансии.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
Если прецедент был успешным, измененные или вновь добавленные данные сохраняются в базу данных, в ином случае состояние системы остается неизменным.
|
Рисунок F.13. Просмотр вакансии
Краткое описание
|
Просмотр данных вакансии предполагает представление информации о вакансии:
название;
описание;
обязанности;
возможность гибкого рабочего графика;
число рабочих часов в неделе;
сфера деятельности;
город;
возможность удаленной работы;
контактный email;
дата создания;
число просмотров студентами и сотрудниками факультета.
|
Актеры
|
Работодатель, администратор.
|
Предусловия
|
Администратор: поиск вакансий.
Работодатель:.переход во вкладку «Вакансии», а затем выбор вакансии.
|
Основной
поток
|
Представление на форму информации о вакансии.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
Работодатель и администратор могут перейти в любую другую вкладку.
Для работодателя возможно возвращение к списку вакансий.
|
Рисунок F.14. Формирование рассылки
Краткое описание
|
Для создания массовых рассылок сообщений студентам и сотрудникам в разделе «Рассылки» возможен отбор получателей и формирование текста сообщения. Отбор осуществляется по следующим параметрам:
направление подготовки студента;
курс студента;
роль сотрудника на факультете.
|
Актеры
|
Работодатель
|
Предусловия
|
Для создания рассылки требуется перейти в область рассылки, настроить фильтрацию полей.
|
Основной
поток
|
Отбор электронных адресов получателей и выбор способа отправки:
отправить с электронной почты системы, указав тему и текст сообщения;
сохранить отобранные адреса в файл формата “.txt”, указав разделяющий символ.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
|
Постусловия
|
На электронные адрес участников рассылки отправлено письмо. Возможность перехода в любую другую вкладку.
|
Рисунок F.15. Поиск студентов
Краткое описание
|
Поиск студентов осуществляется для отбора информации по определенным параметрам. Критериями для поиска являются:
специальность;
курс;
пол;
трудоустроенность (трудоустроен ли сейчас студент);
фамилия;
имя;
электронный адрес;
номер зачетной книжки;
навыки.
|
Актеры
|
Работодатель, администратор.
|
Предусловия
|
Необходимо перейти во вкладку «Студенты».
|
Основной
поток
|
Задание набора параметрам для отбора. Формирование списка студентов по указанным параметрам (представление краткой информации и размещение ссылки на страницу с полной информацией о студенте).
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
По выбранным студентам можно осуществить рассылку информационных сообщений, сформировать список электронных адресов (сохранить список в текстовый файл). Можно просмотреть информацию по отдельным студентам.
|
Рисунок F.16. Просмотр данных о студенте
Краткое описание
|
Прецедент дает возможность просмотреть данные о студенте. К данным относятся:
личные данные (ФИО, контактный телефон и контактный электронный адрес, номер зачетной книжки, страницы в социальных сетях);
группа и направление обучения;
навыки, принадлежащие студенту;
опыт работы;
опыт прохождения практик;
учебные и внеучебные работы.
|
Актеры
|
Работодатель
|
Предусловия
|
Необходимо перейти во вкладку «Студенты», осуществить поиск студентов, затем перейти к просмотру нужной страницы.
|
Основной
поток
|
Вывод на экран информации о студенте
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
|
Постусловия
|
Возможность отправить сообщение студенту через свой электронный ящик или вернуться к списку студентов.
|
Рисунок F.17. Добавление студента в раздел «Избранное»
Краткое описание
|
Работодатель может добавлять студентов в список «Избранное», написав при этом комментарий к студенту.
|
Актеры
|
Работодатель.
|
Предусловия
|
Добавление студента в «Избранное» возможно на странице просмотра информации о студенте.
|
Основной
поток
|
Вывод на экран формы для ввода комментария к данному студенту
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
|
Постусловия
|
Если прецедент был успешным, добавленные данные сохраняются в базу данных, в ином случае состояние системы остается неизменным.
|
Рисунок F.18. Добавление/редактирование данных о студентах
Краткое описание
|
Прецедент дает возможность администратору добавить или изменить данные о студентах. К данным относятся:
|
Актеры
|
Администратор.
|
Предусловия
|
Администратор переходит во вкладку «Студенты», а затем либо во вкладку «Импорт списка студентов», либо «Список студентов».
|
Основной
поток
|
При переходе во вкладку «Импорт списка студентов» предлагается загрузить файл в формате «csv» с данными о студентах. При переходе во вкладку «Список студентов» и дальнейшем нажатии кнопки «Добавить студента» на экран выводится форма добавления информации о студенте, а при выборе конкретного студента и нажатии кнопки «Редактировать» на экран выводится форма редактирования информации о студенте.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
Если прецедент был успешным, измененные или вновь добавленные данные сохраняются в базу данных, в ином случае состояние системы остается неизменным.
|
Рисунок F.19. Просмотр/редактирование избранных студентов
Краткое описание
|
В разделе «Избранное» осуществляется поиск среди избранных студентов по ФИО, электронному адресу и комментарию, оставленному к студенту. В этом разделе представлена краткая информация о студентах.
|
Актеры
|
Работодатель
|
Предусловия
|
Переход во вкладку «Избранное»
|
Основной
поток
|
Возможен поиск и удаление записи из избранного. Редактирование предполагает изменение комментария к записи.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
|
Постусловия
|
В случае редактирования изменяется комментарий к студенту. В случае удаления студент удаляется из раздела. Возможность отправить сообщение студентам раздела «Избранное». Возможен переход на страницу студента этого раздела.
|
Рисунок F.20. Добавление/редактирование данных о сотрудниках факультета
Краткое описание
|
Прецедент дает возможность администратору добавить или изменить данные о сотрудниках. К данным относятся:
ФИО;
пол;
email;
дополнительная информация;
роли сотрудника на кафедре.
|
Актеры
|
Администратор.
|
Предусловия
|
Администратор переходит во вкладку «Сотрудники».
|
Основной
поток
|
При нажатии кнопки «Добавить сотрудника» на экран выводится форма добавления информации о сотруднике, а при выборе конкретного сотрудника и нажатии кнопки «Редактировать» на экран выводится форма редактирования информации о сотруднике.
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана администратором переходом на одну из вкладов «Студенты», «Сотрудники», «Компании».
|
Постусловия
|
Если прецедент был успешным, измененные или вновь добавленные данные сохраняются в базу данных, в ином случае состояние системы остается неизменным.
|
Рисунок F.21. Просмотр данных о сотрудниках
Краткое описание
|
Прецедент дает возможность просмотреть данные о сотруднике. К данным относятся:
личные данные (ФИО, контактный телефон и контактный электронный адрес, страницы в социальных сетях);
роли сотрудника на факультете;
учебные и внеучебные работы студентов, руководителем которых являлся сотрудник.
|
Актеры
|
Работодатель
|
Предусловия
|
Необходимо перейти во вкладку «Сотрудники», осуществить поиск сотрудников, затем перейти к просмотру нужной страницы.
|
Основной
поток
|
Вывод на экран информации о сотруднике
|
Альтернативные потоки
|
Операция может быть в любой момент прервана работодателем переходом на одну из вкладов «Личные данные», «Студенты», «Сотрудники», «Вакансии», «Рассылки», «Избранное».
|
Постусловия
|
Возможность отправить сообщение сотруднику через свой электронный ящик или вернуться к списку сотрудников.
|
|
