Порядок заключения договора (закупка товаров, оказание услуг, выполнение работ) у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).
Для инициирования процедуры закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), в т. ч. в соответствии с пп. 30 – 32 Положения о закупках, когда ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ» является исполнителем по договору, ответственный исполнитель составляет:
а) заявку на приобретение товаров (работ, услуг) (Приложение № 1);
б) техническое задание (Приложения № 2 или № 3);
в) обоснование заключения договора с единственным поставщиком (Приложение № 9.1 или № 9.2) с приложением документов, подтверждающих необходимость закупки у единственного поставщика (патент, лицензия, копии договора, в рамках исполнения которого планируется осуществить данную закупку, копию соглашения о предоставлении субсидии, гранта, согласование привлечения конкретного соисполнителя и др.);
г) прилагает к подаваемым документам:
- коммерческие предложения (не менее трех) от потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и обоснование начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) (Приложение № 10);
- «Анкету участника закупки», заполненную потенциальным исполнителем по договору, подписанную руководителем и главным бухгалтером организации (образец формы – Приложение № 4.3.1);
- спецификацию на поставку товаров/калькуляцию стоимости услуг/смету на выполнение работ;
д) направляет в электронном виде заявку, техническое задание, обоснование НМЦК, «Анкету участника закупки» и спецификацию на поставку товаров/калькуляцию стоимости услуг/смету на выполнение работ на адрес электронной почты: Sok@mpei.ru;
е) подписывает у руководителя соответствующего структурного подразделения (подписывается каждый лист технического задания) и подает в Службу «одного окна» полный комплект документов, указанных в настоящем пункте.
Заявка на приобретение товаров (работ, услуг) у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) согласуется в общем порядке, установленном Гл. 2 Настоящего регламента.
Решение о закупке у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) принимается руководителем КС. КС вправе запросить у ответственного исполнителя в бумажном или электронном виде копии правоустанавливающих документов единственного поставщика:
а) Устава;
б) выписки из ЕГРЮЛ (не позднее 6 месяцев);
б) приказа о назначении директора или доверенность на уполномоченное лицо, имеющее право подписи.
В случае принятия КС положительного решения о закупке у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), работник Службы «одного окна» уведомляет о данном решении ответственного исполнителя.
Согласованную заявку с комплектом документов (техническое задание, коммерческие предложения и др.) Служба «одного окна» представляет в УВАК для проверки документов на предмет соответствия требованиям ФЗ «О противодействии коррупции». УВАК вправе:
а) осуществлять выборочную проверку представляемых материалов на целесообразность заключения договора;
б) рассматривать условия договора и порядок осуществления расчетов по договору;
в) рассматривать порядок приемки товаров (работ, услуг);
г) проверять начальную максимальную цену договора.
Срок рассмотрения заявки УВАК составляет не более 1 рабочего дня.
После рассмотрения и согласования заявки УВАК вправе продолжить проверку закупки, вплоть до приемки товаров (работ, услуг).
Служба «Одного окна» весь комплект документов (заявка, техническое задание, спецификация на поставку товаров/калькуляция стоимости услуг/смета на выполнение работ (при наличии), «Анкету участника закупки» и обоснования) передает в ОДР для оформления договора. Срок оформления договора не должен превышать 2 (два) рабочих дня.
Оформленный договор ОДР изготавливается в двух (при необходимости в трех) экземплярах (печатается и номеруется), визируется, согласовывается с ответственным исполнителем, поставщиком (подрядчиком, исполнителем) и возвращается в службу «Одного окна».
Оформленный договор с приложениями Служба «Одного окна» направляет Главному бухгалтеру для согласования договора (не более 1 (одного) рабочего дня).
После согласования договора с бухгалтерией, в случае, если Договор заключается в соответствии с Положением о закупках и его сумма превышает 100 тыс. рублей, Служба «Одного окна» возвращает Договор в ОДР, после чего ОДР направляет проект согласованного договора в КС в электронном виде.
7.1. КС в течение одного рабочего дня размещает на Официальном сайте zakupki.gov.ru извещение о заключаемом контракте, протокол, проект контракта и другие необходимые документы и передает сведения о планируемом к заключению контракте в бухгалтерию НИУ «МЭИ».
ОМТ (в случае закупки товаров), СГИ (в случае закупки работ) или КС (в случае закупки услуг) обеспечивают заключение договора с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) и подписанный договор передают в Службу «одного окна». Дальнейшие согласования осуществляются в порядке, установленном пунктами 24 – 32 Гл. II Настоящего регламента.
Заключение договора подряда с физическим лицом
на выполнение работ (оказание услуг).
Договор подряда с физическим лицом на выполнение работ или оказание услуг (далее Договор подряда с физическим лицом) относится к договорам гражданско-правового характера, действие которых регулируется ст. 420 ГК РФ. Для заключения Договора подряда с физическим лицом ответственный исполнитель обязан убедиться в невозможности выполнения работ иным способом (принятие сотрудника по срочному трудовому договору, выполнение работ (оказание услуг) сотрудниками Университета и т.п.), после чего подает заявку в Службу «одного окна» (образец заявки - Приложение № 5).
Ответственный исполнитель в заявке обязан указать:
а) точную дату начала и окончания работ;
б) место выполнения работ;
в) подробный перечень работ (услуг), которые будут оказаны заказчику физическим лицом в рамках исполнения договора (приложением может являться техническое задание, которое необходимо направить в электронном виде на адрес электронной почты: Sok@mpei.ru; при отсутствии технического задания в заявке ответственный исполнитель подробно описывает виды работ (услуг));
г) обоснование суммы вознаграждения;
д) сроки и порядок расчетов.
Стоимость работ определяется руководителем подразделения (научным руководителем) или уполномоченным должностным лицом.
Вместе с заявкой ответственный исполнитель (а в случае выполнения работ НИЧ (ПОУ) научный руководитель) представляет в службу «Одного окна» сведения об исполнителе (подрядчике), а именно копии следующих документов:
а) паспорт исполнителя (подрядчика);
б) документ, подтверждающий квалификацию исполнителя (диплом, свидетельство о повышении квалификации и т.п.);
в) СНИЛС;
г) медицинский полис (при необходимости);
д) свидетельство ИНН;
е) банковские реквизиты;
ж) смету/калькуляцию на выполняемые работы (оказываемые услуги).
з) заполненную анкету, подтверждающую характер договора, подписанную руководителем подразделения (образец анкеты – Приложение № 5.1).
Ответственный исполнитель подписывает у руководителя соответствующего структурного подразделения (подписывается каждый лист технического задания) и подает в Службу «одного окна» полный комплект документов, указанных в пунктах 1 и 2 настоящего раздела.
В случае, если ответственный исполнитель представил неполный комплект документов и не направил необходимые документы в электронном виде, Служба «одного окна» вправе не принимать заявку у ответственного исполнителя.
После поступления заявки в службу «Одного окна», ей присваивается номер, и комплект документов передается в ЭУ для согласования наличия средств и определения плательщика. Служба «Одного окна» уведомляет ответственного исполнителя о возможности заключения договора подряда с физическим лицом.
Ответственность за выбор подрядчика и за качество выполненной работы (услуги) возлагаются на руководителя соответствующего структурного подразделения (научного руководителя).
После поступления всех необходимых документов Служба «Одного окна» представляет заявку и указанные в пункте 2 документы в ОДР для оформления договора подряда с физическим лицом (ОДР вносит соответствующие сведения в договор, изготавливает его в двух экземплярах). Оформленный договор подряда с физическим лицом ОДР вносит в реестр договоров ОДР (присваивается соответствующий номер), после чего в электронном виде направляет в УВАК.
Служба «одного окна» оформленный ОДР проект договора направляет в бухгалтерию для согласования договора, после чего, в случае если стоимость договора превышает 100 тыс. рублей и договор заключается по Положению о закупках, согласованный проект договора передает в ОДР для направления в КС.
Служба «Одного окна» согласованный договор в 2 экземплярах передает ответственному исполнителю. На ответственного исполнителя возлагается обязанность подписания договора у исполнителя (подрядчика), после чего договор передается в Службу «одного окна».
Служба «Одного окна» направляет подписанный исполнителем (подрядчиком) договор на подписание Ректору или лицу, уполномоченному подписывать договоры на основании выданных им доверенностей.
Подписанный Ректором или уполномоченным им лицом договор (в двух экземплярах), Служба «одного окна» заверяет печатью НИУ «МЭИ» в общем отделе и передает один экземпляр договора ответственному исполнителю для вручения исполнителю (подрядчику), а второй договор передает на хранение в ЭУ.
Прием работы (услуг) по договору подряда с физическим лицом осуществляется следующим образом: ответственный исполнитель составляет Акт сдачи-приемки работ (услуг), где в обязательном порядке указывает все виды работ (услуг), дату начала и окончания работ, подробный перечень работ (услуг), место оказание работ (услуг), сумма вознаграждения, при необходимости, количество затраченных часов (форма акта - Приложение № 6). При необходимости к Акту сдачи-приемки прилагается отчет о выполненной работе.
Акт сдачи-приемки работ (услуг) ответственный исполнитель согласовывает с руководителем соответствующего структурного подразделения.
Ответственный исполнитель обеспечивает подписание Акта сдачи-приемки у исполнителя (подрядчика) и проектора по направлению.
Ответственный исполнитель заполняет заявление на оплату (форма заявления - Приложение № 7) и передает Акт сдачи-приемки на оплату в Службу «одного окна».
Служба «одного окна» представляет акт сдачи-приемки в УВАК для проверки правильности заполнения акта, соответствия выполненной работы (услуги) предмету договора и проверки на предмет фактического проведения данных работ (оказания услуг).
Срок согласования акта сдачи-приемки не должен превышать 2 рабочих дней с момента поступления в УВАК, соответственно. УВАК вправе выборочно проверить качество выполненной работы (оказанной услуги) по договору.
После положительного согласования акта сдачи-приемки служба «Одного окна» представляет заявление на оплату и акт сдачи-приемки в ЭУ для дальнейшей оплаты.
Исполнение договора и приемка товаров.
При поступлении товара на склад Поставщик в обязательном порядке представляет сопроводительные документы:
а) товарная накладная;
б) счёт;
в) счёт-фактура;
г) документы предусмотренные договором (гарантийный талон, сертификат и т.п.).
Приёмку товара на склад осуществляет работник ОМТ, при необходимости (специализированные товары), возможно привлечение специалистов, в том числе ответственного исполнителя.
В случае поступления товаров на склад обособленного структурного подразделения, приёмка товара осуществляется материально ответственным лицом совместно с сотрудником ОМТ. Обязанность уведомления сотрудника ОМТ о дате (времени и месте) поставки товара возлагается на ответственного исполнителя данного структурного подразделения. Уведомление производиться не позднее 12 часов дня, предшествующего поставке. Сотрудник ОМТ визирует товарную накладную.
В случае поставки товаров, количественный и качественный состав которых не соответствует спецификации договора, отсутствия полного перечня сопроводительных документов, ОМТ или обособленное структурное подразделение обязаны не принимать товар на склад (если иное не прописано в договоре).
Для постановки товаров на учёт в зависимости от группы товаров (основные средства – статья 310 или материалы – статья 340) формируются разные виды документов.
ОМТ готовит заявление на оплату, формирует акт о приёме объектов основных средств (ст. 310), приходный ордер в 2 (двух) экземплярах (ст. 340) и открывает карточку складского учёта.
ОМТ передает документы (заявление на оплату, товарную накладную, счёт, счёт-фактуру (при поставке товара по конкурсным процедурам), лист операций, заявку на приобретения товаров (в случае поставки товара единственным поставщиком)) в Службу «одного окна».
ОМТ передает документы (копию заявки на приобретения товаров, копию первого листа операций с проставленным счётом затрат, копию товарной накладной, копию счёт-фактуры, акт о приёме объектов основных средств (ст. 310), приходный ордер в двух экземплярах (ст. 340), карточку складского учёта) в материальный отдел бухгалтерии для постановки товаров на учёт.
При поступлении товара для нескольких подразделений по одной товарной накладной ОМТ формирует ведомость на основании спецификации к договору с указанием номера заявки на приобретение товаров, подразделения, суммы заказа по подразделению, источника оплаты, количества товара для каждого подразделения в двух экземплярах и передает по одному экземпляру в Службу «одного окна» и материальный отдел бухгалтерии совместно с комплектами документов, указанных в пунктах 5.2, 5.3 настоящей Главы.
Материальный отдел бухгалтерии в течение 3 (трёх) дней производит постановку товаров на учёт и прописывает номенклатурный номер товара в карточку складского учёта.
ОМТ забирает из материального отдела бухгалтерии карточку складского учёта.
Служба «одного окна» на основании поступившего из ОМТ заявления на оплату заводит лист операций (приложение 4.7) и передаёт комплект документов (лист операций на оплату, заявление на оплату, товарная накладная, счёт, счёт-фактура, копия листа операций (Приложение № 4.1), копия заявки на приобретение товаров) в КС для внесения закупки в реестр.
Служба «одного окна» передаёт комплект документов в ЭУ для подтверждения источника оплаты и КБК.
Служба «одного окна» передаёт комплект документов проректору по экономике для разрешения проведения оплаты.
Служба «одного окна» передаёт комплект документов в ЭУ для внесения данных о закупке в «1С».
Служба «одного окна» передаёт комплект документов в бухгалтерию.
Бухгалтерия производит оплату товара (согласно срокам, указанным в договоре).
После постановки товаров на учёт разрешается выдача в подразделения.
Сотрудник структурного подразделения пишет служебную записку на имя начальника ОМТ с просьбой о выдаче товаров со склада за подписью начальника структурного подразделения и подписывает у начальника ОМТ.
Материально-ответственное лицо подразделения передает служебную записку в бухгалтерию.
Бухгалтерия выписывает для материалов, библиотечного фонда или основных средств – требование-накладную в 2 (двух) экземплярах.
ОМТ выписывает для канцелярских товаров и расходных материалов - «ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения» (форма 0504210).
Ответственный исполнитель забирает товары со склада вместе со вторым комплектом документов.
Порядок движения документов на приобретение товаров, работ, услуг, для нужд филиалов ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ».
Для инициирования процедуры закупки, филиалы ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ» в городах Смоленск, Волжский и Конаково направляют в отсканированном виде в КС на адрес электронной почты: KS@mpei.ru, заявку на закупку товаров (Приложение № 12.1) работ (услуг) (Приложение № 12.2), подписанную главным бухгалтером филиала и руководителем филиала, либо ответственным за закупки должностным лицом филиала, с приложением:
а) в случае закупки товаров – не менее трех предложений о цене товара, (коммерческих предложений), предлагаемых различными поставщиками;
б) в случае закупки выполнения ремонтно-строительных работ – локального сметного расчета в ФЕР;
в) в случае закупки услуг – не менее трех предложений о цене услуги (коммерческих предложений), предлагаемых различными исполнителями с приложением калькуляции стоимости услуг;
а также обоснование закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) (Приложение № 12.3) в случае планируемой закупки у конкретного поставщика.
Заявка на закупку товаров (работ, услуг) должна содержать информацию о пункте плана закупок (плана-графика), в соответствии с которым планируется данная закупка, сведения об источниках оплаты и КБК, а также следующие сведения:
а) в случае поставки товаров:
- предмет закупки;
- цель приобретения;
- ОКПД, ОКВЭД;
- наименование каждого товара;
- единицу измерения;
- количество;
- технические характеристики;
- срок (период) поставки;
- адрес поставки;
- ориентировочную дату заключения контракта;
- и другие сведения;
б) в случае оказания услуг/выполнения работ:
- предмет закупки;
- наименование работ (услуг);
- ОКПД, ОКВЭД;
- цель закупки;
- место выполнения услуг;
- срок или график выполнения работ (услуг);
- требования, предъявляемые к работам (услугам);
- при необходимости требования к товарам, необходимым для выполнения работ (оказания услуг);
- и другие сведения.
Должностное лицо филиала, подписавшее заявку, несет ответственность за содержание заявки, а также за целесообразность заключения договора.
В случае, если в составе заявки отсутствуют необходимые сведения или документы, КС по электронной почте информирует контактное лицо филиала о необходимости доработки заявки.
КС осуществляет проверку целесообразности закупки, начальную (максимальную) цену контракта, определяет способ закупки и учитывает закупку в совокупном годовом объеме закупок. В случае закупки выполнения строительно-ремонтных работ, КС вправе направить комплект документов в службу Главного инженера для проверки локального сметного расчета.
Далее КС передает комплект документов в Управление по внутреннему аудиту и контролю (далее – УВАК) для проверки документов на предмет соответствия требованиям ФЗ «О противодействии коррупции». УВАК вправе осуществлять выборочную проверку представляемых материалов на предмет целесообразности заключения договора; рассмотрение условий договора о порядке осуществления расчетов по договору, порядке приемки работ/услуг; определения начальной максимальной цены контракта.
В случае, если при рассмотрении заявки возникают замечания к представленным документам, КС по электронной почте направляет данные замечания в филиал и информирует контактное лицо филиала о необходимости доработки заявки.
В случае отсутствия замечаний и определении способа закупки у единственного поставщика, согласованную заявку в отсканированном виде КС направляет по электронной почте в соответствующий филиал для осуществления закупки.
При определении способа закупки путем проведения конкурентных процедур по:
- заявкам филиала в г.Смоленске и заявкам филиала в г.Волжский (44-ФЗ) – КС направляет согласованную заявку в отсканированном виде по электронной почте для организации и проведения закупочной процедуры;
- заявкам филиалов в г.Волжский (Положение о закупках «НИУ «МЭИ») и в г.Конаково – запрашивает техническое задание для подготовки закупочной документации и проекта контракта. Техническое задание в обязательном порядке должно содержать следующие сведения: в случае поставки товаров (Приложение № 2) – предмет закупки, цель приобретения, наименование каждого товара, ОКПД, ОКВЭД, единица измерения, количество, технические характеристики, срок (период) поставки, адрес поставки, остаточный срок годности (в необходимых случаях), особые условия (порядок поставки, гарантийные обязательства и др.); в случае оказания услуг/выполнения работ (Приложение № 3) – предмет закупки, наименование работ (услуг), ОКПД, ОКВЭД, цель закупки, место выполнения услуг, срок выполнения работ (услуг), гарантийные обязательства, требования, предъявляемые к работам (услугам), требования к товарам, необходимым для выполнения работ (оказания услуг), особые условия и др.
Далее комплект документов КС представляет в ОДР для разработки проекта договора на поставку товара, оказание услуг, выполнение работ. После разработки проекта договора под конкретную заявку (техническое задание) ОДР направляет проект договора в электронном виде в КС. Также в ОДР заявка вносится в реестр.
КС организует проведение закупочных процедур.
КС, в случае необходимости, привлекает должностные лица филиалов, ответственные за закупки, для согласования победителя торгов (согласования спецификации (сметы/калькуляции) на соответствие потребностям Заказчика). После чего заполненная спецификация (смета/калькуляция) представляется КС в ОДР.
ОДР оформляет договор - вносит данные из протокола подведения итогов и заявки на торги победителя в ранее согласованный проект договора и заполняет разделы проекта договора в части цены, сроков, а также проверяет комплектность документов (наличие приложений к договору).
КС обеспечивает заключение договора (направление договора победителю торгов, подписание договора) по результатам проведения закупочных процедур. Если на этапе подписания договора со стороны победителя торгов возникают разногласия, оформляется протокол разногласий, который рассматривается в Контрактной службе в течение 1 (одного) рабочего дня. Вопрос дальнейшего согласования протокола разногласий с согласующими лицами принимает КС, но в обязательном порядке согласовывает с ОДР.
Подписанный поставщиком (исполнителем, подрядчиком) направляется на подписание Ректору или лицу, уполномоченному подписывать договоры на основании выданных им доверенностей. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего договор, личная подпись и её расшифровка (фамилия, инициалы).
Подписанный договор (в двух экземплярах), КС заверяет печатью НИУ «МЭИ» в общем отделе и направляет в соответствующий филиал.
Комплект документов с заявкой остается на хранение в КС. Срок хранения составляет 3 года.
Приложения к Регламенту.
Приложение № 1 к Регламенту работы структурных подразделений
НИУ «МЭИ» через Службу «одного окна»
для осуществления закупок товаров, работ, услуг.
Проректору по (указать направление)
ФГБОУ ВО НИУ «МЭИ»
Исходящий номер № _________________ ______________________________
Входящий №___________
Дата «___»____________201__ г.
Заявку принял (а)_____________
(заполняется работником Службы «одного окна»)
__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __
ЗАЯВКА
на приобретение товаров (работ, услуг)*
Фамилия, Имя, Отчество
|
|
Должность
|
|
Подразделение (шифр)
|
|
Контактный телефон (эл. почта)
|
|
Особые условия (СРО, лицензия и т.п.)
|
|
Прошу Вас приобрести _________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________,
необходимые для __________________________________________________________,
(цель приобретения)
Приложение: _______________на ____ л. (тех. задание/смета)
Источник оплаты ______________________КБК__________________________________
Руководитель подразделения _________________/________________________/
(Подпись) (Ф.И.О.)
(заполняется ответственным исполнителем)
__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __
Согласование с экономическим управлением
В смете не запланировано
В смете запланировано
Источник______________
Экономист____________________/________________________/
(Подпись) (Ф.И.О.)
(заполняется работником ЭУ)
__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __
Приложение № 2 к Регламенту работы структурных подразделений
НИУ «МЭИ» через Службу «одного окна»
для осуществления закупок товаров, работ, услуг.
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
№_____ от ________________
(указывается входящий номер заявки, заполняется работником службы «Одного окна»)
|
