УТВЕРЖДЕНО
приказом Ректора
ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ»
от 20 ноября 2015 г. № 404
РЕГЛАМЕНТ
работы структурных подразделений
ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ» через Службу «одного окна»
для осуществления закупок товаров, работ, услуг.
Содержание
I
|
Общее положение
|
4
|
II
|
Порядок движения документов на приобретение товаров, работ, услуг, требующих осуществления конкурентных способов закупки.
|
5-10
|
III
|
Порядок заключения договора (закупка товаров, оказание услуг, выполнение работ) у единственного поставщика.
|
12-14
|
IV
|
Заключения договора подряда с физическим лицом на выполнение работ (оказание услуг)
|
15-17
|
V
|
Исполнения договора и приемка товаров
|
18-19
|
VI
|
Порядок движения документов на приобретение товаров, работ, услуг, для нужд филиалов ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ»
|
20-23
|
VII
|
Приложения к Регламенту:
|
|
|
Приложение № 1 – заявка (на приобретение товаров, работ, услуг)
|
24
|
|
Приложение № 2 – техническое задание на поставку товаров
|
25-27
|
|
Приложение № 3 – техническое задание на оказание услуг и выполнения работ
|
28-30
|
|
Приложение № 4.1 – лист операций до определения способа закупки
|
31-32
|
|
Приложение № 4.2 – лист операций после определения способа закупки
|
33
|
|
Приложение № 4.3 – лист операций после определения способа закупки (единственный поставщик)
|
34
|
|
Приложение № 4.3.1 – образец Анкеты участника закупки
|
35
|
|
Приложение № 4.4 – лист операций для оформления заявления на оформление договор подряда с физическим лицом
|
36
|
|
Приложение № 4.5 – лист операций для оформления заявления на оплату договора подряда с физическим лицом
|
37
|
|
Приложение № 4.6 – лист операций после определения способа закупки (укрупненные закупочные процедуры)
|
38-39
|
|
Приложение № 4.7 – лист операций для оформления заявления на оплату
|
40
|
|
Приложение № 5 – заявка на заключение договора подряда с физическим лицом на выполнение работ (оказание услуг)
|
41
|
|
Приложение № 5.1 – образец анкеты, подтверждающей характер договора подряда
|
42
|
|
Приложение № 6 – Акт сдачи – приемки выполненных работ (оказанных услуг) к Договору Подряда с физическим лицом
|
43
|
|
Приложение № 7 – заявление на оплату договора подряда с физическим лицом на выполнение работ (оказание услуг)
|
44
|
|
Приложение № 8 – заявление на оплату счета
|
45
|
|
Приложение № 9.1 – обоснование закупки у единственного поставщика (по 44-ФЗ)
|
46
|
|
Приложение № 9.2 – обоснование закупки у единственного поставщика (по Положению о закупках товаров, работ, услуг)
|
47
|
|
Приложение № 10 – обоснование начальной (максимальной) цены контракта
|
48
|
|
Приложение № 11 – форма отчета об исполнении договора
|
49-51
|
|
Приложение № 12.1 – заявка на закупку товаров у единственного поставщика (филиалы)
|
52
|
|
Приложение № 12.2 – заявка на закупку выполнения работы (оказания услуги) у единственного поставщика (филиалы)
|
53
|
|
Приложение № 12.3 – обоснование закупки у единственного поставщика и начальной (максимальной) цены контракта (филиалы)
|
54
|
Общие положения.
Настоящий регламент предназначен для организации эффективной работы по подготовке и подачи заявки в Службу «одного окна», последующего оформления договора, его учета и контроля исполнения в ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ» (далее – НИУ «МЭИ»), в целях снижения правовых, экономических и иных рисков.
Данный процесс направлен на достижение следующих целей:
- определение обязанностей и схемы взаимодействия участников договорной работы;
- определение требований к подготовке заявки, договора, учету и контролю их исполнения;
- определение порядка согласования заявок на торги, договоров и их подписания, компетенции должностных лиц, участвующих в согласовании;
- порядка выдачи товаров.
3. Настоящий регламент распространяется на все заключаемые договоры, где НИУ «МЭИ» является заказчиком.
5. Формы документов, заполнение которых необходимо для подачи заявки, приведены в Приложениях к настоящему Регламенту (в соответствии с присвоенными номерами) и являются неотъемлемой его частью.
6. Сбор виз осуществляется службой «Одного окна» в последовательности, указанной в листе операций. Все перемещения документов между подразделениями осуществляются Службой «одного окна» с заполнением листа операций.
По результатам рассмотрения заявки и комплекта документов, согласующие лица указывают на выявленные нарушения (в произвольной форме или в виде служебной записки), определяют пути их устранения.
В случае невозможности устранения замечаний, не связанных с прямым нарушением действующего законодательства РФ или иными существенными нарушениями, договор может быть завизирован с замечаниями, о чем делается пометка в листе согласования в виде записи «Завизировано с замечаниями». В этом случае к договору должна быть приложена служебная записка, содержащая описание выявленных нарушений, подписанная согласующим лицом на имя проректора по экономике.
Листы операций с отметками согласующих лиц хранятся в экономическом управлении с экземпляром договора (документов по оплате).
Порядок движения документов на приобретение товаров, работ, услуг, требующих осуществления конкурентных способов закупки.
Для инициирования процедуры закупки, ответственный исполнитель:
а) заполняет заявку на приобретение товаров (работ, услуг) (Приложение № 1);
б) составляет техническое задание (Приложения № 2 или № 3);
в) прилагает (при их наличии) к подаваемым документам коммерческие предложения (не менее трех) от потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и обоснование начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) (Приложение № 10).
Обособленные структурные подразделения НИУ «МЭИ» (подразделения, имеющие отдельный лицевой счет), при подаче документов в Службу «одного окна» прилагают к ним не менее трех предложений о цене товара, работы, услуги (коммерческих предложений), предлагаемых различными поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и обоснование начальной (максимальной) цены контракта (Приложение № 10).
Техническое задание в обязательном порядке должно содержать следующие сведения:
а) в случае поставки товаров (Приложение № 2):
- предмет закупки;
- цель приобретения;
- ОКПД, ОКВЭД (по возможности);
- наименование каждого товара;
- единицу измерения;
- количество;
- подробные технические характеристики;
- срок (период) поставки;
- адрес поставки;
- остаточный срок годности (в необходимых случаях);
- особые условия (порядок поставки, гарантийные обязательства и др.);
б) в случае оказания услуг/выполнения работ (Приложение № 3):
- предмет закупки;
- наименование работ (услуг);
- ОКПД, ОКВЭД (по возможности);
- цель закупки;
- место выполнения услуг;
- срок выполнения работ (услуг);
- гарантийные обязательства;
- требования, предъявляемые к работам (услугам);
- требования к товарам, необходимым для выполнения работ (оказания услуг), особые условия и др.
В случае если закупка связана с закупкой сложных технических товаров (компьютер, оргтехника и т.п.), типовой мебели для сотрудников, ответственный исполнитель использует типовое техническое задание для этих целей, которое размещено на официальном сайте закупок НИУ «МЭИ».
Заполненные документы (заявка, техническое задание, обоснование НМЦК (при наличии)), ответственный исполнитель подписывает у руководителя соответствующего структурного подразделения (подписывается каждый лист технического задания) и подает в Службу «одного окна» для начала процедуры согласования. До подачи заявки ответственный исполнитель направляет на электронную почту Службы «одного окна» (Sok@mpei.ru) заявку, техническое задание и обоснование НМЦК (при наличии) в электронном виде.
В случае, если ответственный исполнитель представил неполный комплект документов, указанный в п.1 настоящего раздела, и не направил необходимые документы в электронном виде, Служба «одного окна» отказывает в регистрации и приеме заявки у ответственного исполнителя.
В службе «Одного окна» заявке присваивается входящий номер, который сообщается ответственному исполнителю при подаче заявки.
На основании заявки Служба «одного окна» заводит лист операций (Приложение № 4.1) для фиксации процесса согласования и сбора виз соответствующих должностных лиц, с указанием срока исполнения согласования. В листе операций указывается номер, который соответствует входящему номеру заявки. После чего комплект документов (заявка, техническое задание и лист операций) передается в экономическое управление (далее – ЭУ).
Для определения начальной (максимальной) цены Служба «одного окна»:
а) в случае закупки товаров – передает комплект документов в отдел материально-технического обеспечения (далее – ОМТ);
б) в случае оказания услуг – в Контрактную службу (далее – КС);
в) в случае выполнения ремонтно-строительных работ – в службу Главного инженера (далее – СГИ).
В случае наличия свободных остатков товара на складе, ОМТ вправе выдать товар со склада в порядке, предусмотренном пунктами 5.14 – 5.17 Гл. 5 настоящего Регламента, и сделать соответствующую отметку в заявке.
Соответствующие подразделения определяют начальную (максимальную) цену товаров, услуг или цену ремонтно-строительных работ.
Далее Служба «одного окна» передает комплект документов в ЭУ для согласования:
а) наличия средств (наличие мероприятия в смете);
б) источника оплаты;
в) проверки предмета контракта, указанного в техническом задании;
г) определения плательщика (всем реквизитам НИУ «МЭИ» присвоен условный номер, который указывается в листе операций работником ЭУ для последующего внесения в проект договора).
После чего комплект документов Служба «одного окна» передает проректору по экономике для разрешения проведения закупочных процедур.
В случае положительного решения вопроса о проведении закупочных процедур Служба «одного окна» представляет комплект документов в КС для:
а) определения способа закупки;
б) размера обеспечения заявки и исполнения контракта (в случае проведения закупочных процедур);
в) подписанта договора;
г) согласования комплекта документов с ответственным исполнителем (при необходимости);
либо направляет заявку в ОМТ для укрупнения закупки.
КС при рассмотрении комплекта документов также вправе уточнить у ответственного исполнителя целесообразность осуществления закупки.
Ответственный исполнитель совместно с руководителем структурного подразделения несет ответственность за содержание технического задания, в т.ч. за содержание номенклатуры товара (работ, услуг), сроки, а также за целесообразность заключения договора.
Служба «одного окна» представляет комплект документов (заявку, техническое задание, коммерческие предложения и др.) в УВАК для проверки документов на предмет соответствия требованиям ФЗ «О противодействии коррупции». УВАК вправе:
а) осуществлять выборочную проверку представляемых материалов на целесообразность заключения договора;
б) рассматривать условия договора и порядок осуществления расчетов по договору;
в) рассматривать порядок приемки товаров (работ, услуг);
г) проверять начальную максимальную цену договора.
Срок рассмотрения заявки УВАК составляет не более 1 рабочего дня.
После рассмотрения и согласования заявки УВАК вправе продолжить проверку закупки, вплоть до приемки товаров (работ, услуг).
Для подготовки обоснования начальной (максимальной) цены контракта Служба «одного окна» передает комплект документов в ОМТ, КС, СГИ в соответствии с пунктом 9 настоящего раздела.
Далее комплект документов Служба «одного окна» представляет в отдел договорной работы Правового управления (далее – ОДР) для разработки проекта договора на поставку товара, оказание услуг, выполнение работ. После разработки проекта договора под конкретную заявку (техническое задание) ОДР направляет проект договора в электронном виде в КС, одновременно делая соответствующую отметку в листе операций о готовности проекта договора.
В ОДР заявка вносится в реестр с указанием входящего номера Службы «одного окна». Также в ОДР в договор вносятся данные плательщика (реквизиты), определенные ЭУ.
Далее комплект документов Служба «одного окна» представляет в бухгалтерию Главному бухгалтеру для согласования договора (проверки реквизитов НИУ «МЭИ» и порядка оплаты).
Срок согласования заявки на торги (при условии соответствия поданных документов предъявляемым требованиям) не должен превышать 7 (семи) рабочих дней с момента представления заявки. Из общего срока согласования:
Не более 1 (одного) рабочего дня предоставляется ЭУ;
Не более 1 (одного) рабочего дня предоставляется Главному бухгалтеру;
Не более 1 (одного) рабочего дня предоставляется УВАК;
Не более 2 (двух) рабочих дней предоставляется ОМТ (СГИ), КС;
Не более 2 (двух) рабочих дней предоставляется ОДР.
В случае положительного согласования заявки на торги, КС организует проведение закупочных процедур.
КС, в случае необходимости, привлекает ответственного исполнителя для согласования победителя торгов (ответственный исполнитель ставит визу, что спецификация (смета) соответствует потребностям Заказчика). После чего заполненная спецификация (смета) представляется в ОДР.
ОДР оформляет договор - вносит данные из протокола подведения итогов и заявки на торги победителя в ранее согласованный проект договора и заполняет разделы проекта договора в части цены, сроков, а также проверяет комплектность документов (наличие приложений к договору).
В случае осуществления закупки движимого имущества стоимостью от 500 000 рублей за единицу договор оформляется ОДР в трех экземплярах. После заключения договора один из экземпляров договора представляется Службой «одного окна» в отдел имущественных и земельных отношений.
КС обеспечивает заключение договора (направление договора победителю торгов, подписание договора) по результатам проведения закупочных процедур. Если на этапе подписания договора со стороны победителя торгов возникают разногласия, оформляется протокол разногласий, который рассматривается в Контрактной службе в течение 1 (одного) рабочего дня. Вопрос дальнейшего согласования протокола разногласий с согласующими лицами принимает КС, но в обязательном порядке согласовывает с ОДР.
КС подписанный договор передает в Службу «одного окна».
Служба «одного окна» представляет подписанный поставщиком (исполнителем, подрядчиком) договор в ОДР для согласования. Далее договор в двух экземплярах направляет на подписание Ректору или лицу, уполномоченному подписывать договоры на основании выданных им доверенностей. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего договор, личная подпись и её расшифровка (фамилия, инициалы).
Подписанный Ректором или уполномоченным лицом договор (в двух экземплярах), Служба «одного окна» заверяет печатью НИУ «МЭИ» в общем отделе и направляет в КС.
26.1. В случае, если контракт заключается в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – 44-ФЗ), КС в течение одного рабочего дня с даты его подписания направляет сведения о контракте на Официальный сайт zakupki.gov.ru для регистрации контракта в реестре контрактов.
26.2. В случае, если контракт заключается в соответствии с Положением о закупках товаров, работ, услуг ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ», утвержденного Минобрнауки России 28.02.2014 года (далее – Положение о закупках), КС направляет сведения о контракте в бухгалтерию НИУ «МЭИ» (далее – бухгалтерия).
26.3. Бухгалтерия в течение одного рабочего дня с даты его подписания направляет сведения о контракте на Официальный сайт zakupki.gov.ru для регистрации контракта в реестре контрактов.
КС один (первый) экземпляр договора направляет поставщику (подрядчику, исполнителю), другой (второй) экземпляр договора представляет в службу «Одного окна», который передается в ЭУ для уточнения КЭК.
Далее Служба «одного окна» передает договор в бухгалтерию для регистрации в «1С», начисления обязательств, ввода и контроля банковских реквизитов, сканирования договора, загрузки в «1С» и принятия на хранение.
Все договоры хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет, ответственность за хранение договоров возлагается на главного бухгалтера.
29.1. В случае внесения изменений в контракт ответственный исполнитель в срок не более 1 (одного) рабочего дня с даты внесения изменений представляет информацию о внесении таких изменений в:
а) КС (если контракт заключен в соответствии с 44-ФЗ);
б) бухгалтерию (если контракт заключен в соответствии с Положением о закупках).
29.2. КС или бухгалтерия в течение одного рабочего дня с даты поступления сведений о внесении изменений в контракт направляет указанные сведения на Официальный сайт zakupki.gov.ru для регистрации изменений в контракте в реестре контрактов.
Ответственный исполнитель перед приемкой товара (работ, услуг) обязан уведомить о дате приемки Приемочную комиссию по направлению. Состав Приемочных комиссий утверждается ректором.
При приемке товара (работ, услуг) организация проведения экспертизы поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги), возлагается на соответствующую комиссию, которая передает экспертное заключение в КС в срок не более 1 (одного) рабочего дня с даты приемки результатов исполнения договора.
Ответственный исполнитель заполняет форму отчета об исполнении договора (образец формы - Приложение № 11) и в срок не более 1 (одного) рабочего дня с даты приемки результатов исполнения договора передает отчет в КС с приложением подписанных товарной накладной или акта приемки выполненных работ (оказанных услуг).
В случае неприятия результатов исполнения договора, Приемочная комиссия и (или) ответственный исполнитель в срок не позднее 1 (одного) дня уведомляет об этом поставщика (исполнителя, подрядчика) с указанием сроков устранения замечаний.
В КС ведется реестр отчетов об исполнении договора.
КС обязана своевременно уведомлять сектор претензионной и судебной работы Правового управления о невыполнении в установленные сроки принятых обязательств по договору, в целях своевременного направления претензий контрагентам.
В случае принятия КС решения об укрупнении закупки, ОМТ на основании поступивших заявок на приобретение однотипных товаров формирует укрупненную заявку и техническое задание, с указанием номеров укрупняемых заявок, и по готовности направляет ее в Службу «одного окна». Срок формирования ОМТ укрупненной заявки составляет не более 1 (одного) календарного месяца.
Поступившей из ОМТ укрупненной заявке Служба «одного окна» присваивает новый входящий номер, заводит лист операций (Приложение № 4.6) для фиксации процесса согласования и сбора виз соответствующих должностных лиц, с указанием срока исполнения согласования, после чего направляет укрупненную заявку в ЭУ для определения источника оплаты (срок согласования – не более 1 (одного) рабочего дня), в КС для определения размера обеспечения заявки и исполнения контракта, подписанта договора (срок согласования – не более 1 (одного) рабочего дня) и в ОДР – для разработки проекта договора на поставку товара (срок согласования – не более 2 (двух) рабочих дней). После разработки проекта договора под укрупненную заявку (техническое задание) ОДР направляет проект договора в электронном виде в КС, одновременно делая соответствующую отметку в листе операций о готовности проекта договора.
Последующие действия по укрупненной заявке осуществляются в соответствии с пунктами 19 – 30 настоящей Главы.
|
