Методические рекомендации
по применению примерной номенклатуры дел
Данная примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве районного (городского) центра занятости населения Ленинградской области (далее – ЦЗН).
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.
Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу (по направлениям деятельности). В примерной номенклатуре дел представлены следующие разделы:
01 – Руководство
02 – Делопроизводство
03 – Планирование и отчетность
04 – Финансирование
05 - Бухгалтерский учет и отчетность
06 – Оказание государственных услуг в сфере занятости населения
Трудоустройство. Организация рабочих мест. Содействие
занятости и социальная поддержка особо нуждающихся
граждан. Развитие форм занятости населения
07 – Работа с кадрами
08 – Юридическое обеспечение деятельности ЦЗН
09 – Хозяйственное обслуживание деятельности районного
(городского) отдела занятости населения
10 - Защита персональных данных
11 – Архив
Центры занятости населения Ленинградской области должны иметь индивидуальные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы архивов организаций», М., 2002.
Индивидуальная номенклатура дел может быть построена по функциональному принципу либо по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности учреждения, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.
Форма индивидуальной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций», М., 2002. Данные 1, 2 и 4-й граф индивидуальной номенклатуры проставляются на обложках дел.
В графе 1 «Индекс дела» указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения (направления деятельности), 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графе 2 «Заголовок дела» размещаются заголовки дел, которые переносятся в индивидуальную номенклатуру с необходимыми уточнениями, так как в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Состав документов, образующихся в делопроизводстве ЦЗН, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении индивидуальных номенклатур. При этом не следует механически переносить в индивидуальную номенклатуру те дела, которые в данном учреждении не образуются.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например: Документы по организации временного трудоустройства безработных граждан, испытывающих трудности в поиске работы (копии приказов о приёме/увольнении, табели учёта рабочего времени, копии расчётных и больничных листов).
На дело, состоящее из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок и, при необходимости, составляется заголовок каждого тома (части), уточняющий содержание заголовка дела.
В графе 3 «Кол-во ед. хр.» индивидуальной номенклатуры дел напротив каждого заголовка дела по завершению года проставляется количество частей, томов, фактически образовавшихся в течение года.
В графе 4 «Срок хранения и статья по Перечню» индивидуальной номенклатуры указываются сроки хранения дел и номера статей в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», М., 2010.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменения. В необходимых случаях, по согласованию с ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области, сроки хранения некоторых документов могут быть изменены.
При включении в индивидуальную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо решением экспертной комиссии, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются также с ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области.
Сроки хранения дел распространяются на все дела, независимо от того, поступают дела на хранение в архив ЦЗН или же хранятся по месту их создания, т.е. в структурном подразделении (у специалиста).
Отметка «Постоянно» применяется к делам, которые имеют научно-историческую ценность, и по истечении 2-х лет, должны быть упорядочены и по описям переданы в архив ЦЗН.
Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» и в установленном порядке должна также передаваться на хранение в архив учреждения.
После завершения дела в делопроизводстве проводится экспертиза ценности документов дела, и по результатам экспертизы часть документов выделяется к уничтожению, а из документов, подлежащих постоянному ранению, формируется самостоятельное дело, которое включается в опись дел постоянного хранения.
Отметка «ДМН» означает, что дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются самим структурным подразделением (специалистом), но не могут быть менее 1 года.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.
Также комментируются и уточняются сроки хранения дел.
Примечание «В государственный архив не сдается» указывает длительный справочный характер дела.
Примечание «При условии завершения проверки (ревизии)» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.
Примечание «После истечения срока действия договора», «После замены новым» указывают, что исчисление соответствующего срока хранения осуществляется с определенного момента.
В примечании также оговариваются сроки хранения отдельных дел из общего их комплекса с учетом содержания, места создания (разработки), например, «Подлинники в отделе руководство 01-02», «Хранятся в личных делах».
Резервный номер предназначен для внесения дополнительного дела, если оно образуется в течение года и не предусмотрено в индивидуальной номенклатуре.
По окончании делопроизводственного года в конце индивидуальной номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (Приложение 2).
Индивидуальная номенклатура дел районного (городского) ЦЗН предназначена для использования в качестве основного нормативного документа при отборе на хранение и уничтожение дел, заводимых в структурных подразделениях ЦЗН (специалистами учреждения) и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
При научно-технической обработке документов ЦЗН рекомендуется составлять 3 описи дел:
- Опись № 1 – управленческой документации (срок хранения – постоянно);
- Опись № 2 – по личному составу работников ЦЗН (срок хранения – 75 лет);
- Опись № 3 – по личному составу получателей государственных услуг (срок хранения – 75 лет).
Особенности формирования и сроков хранения отдельных видов документов в примерной номенклатуре дел:
Приказы руководителя ЦЗН о получателях государственных услуг (о признании гражданина безработным; о снятии с учета безработного; о назначении, приостановке, возобновлении, прекращении выплаты пособия по безработице; о наступлении периода, в течение которого не производится выплата пособия по безработице; о назначении, о приостановке, прекращении, размере и сроках выплаты стипендии обучающимся безработным; размере и сроках выплаты материальной помощи; об отмене решений по социальным выплатам) должны входить в состав личного дела получателя государственных услуг. В случае если по какой-то причине данные приказы не включены в состав личного дела, необходимо подлинники приказов формировать в отдельное дело. Срок хранения данных приказов составляет 75 лет.
В целях максимальной сохранности документов получателей государственных услуг ЦЗН и предотвращении фактов их утраты, рекомендован примерный состав личного дела получателя государственных услуг:
карточка персонального учёта,
заявления: (заявление-анкета на поиск работы; заявление-анкета на предоставление государственной услуги по информированию о положении на рынке труда; заявление о назначении пособия по безработице; заявление о перечислении пособия по безработице на счёт; заявление о предоставлении государственной услуги по профессиональной ориентации, в целях выбора сферы деятельности, профессии, трудоустройства и профессионального обучения; заявление на предоставление государственной услуги по участию в общественных работах, (заявления получателя государственных услуг о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных),
согласие на обработку персональных данных,
справка о средней заработной плате (при наличии),
приказы (о признании гражданина безработным; о снятии с учета безработного; о назначении, приостановке, возобновлении, прекращении выплаты пособия по безработице; о наступлении периода, в течение которого не производится выплата пособия по безработице; о назначении, прекращении, размере и сроках выплаты стипендии; о приостановке выплаты, уменьшении размера стипендии; о прекращении выплаты стипендии; о назначении, размере и сроках выплаты материальной помощи; об отмене решений по социальным выплатам),
направления на работу,
психо-био-метрический тест-диагностика,
заключение психолога,
копии документов и справок,
копия индивидуальной программы реабилитации инвалида (для инвалидов),
заключительный лист или результат работы.
В состав личного дела также могут быть включены лицевые счета получателя государственных услуг (безработного), получающего пособие, в этом случае отдельно формировать дело «Лицевые счета получателей государственных услуг (безработных), получающих пособия» не нужно.
Срок хранения личного дела получателя государственных услуг (гражданина, признанного в установленном порядке безработным) устанавливается в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», М., 2010 и составляет 75 лет (Письмо Федеральной службы по труду и занятости РФ (РОСТРУД) «О сроке хранения личных дел граждан, признанных в установленном порядке безработными» от 17.06.2005 №1865-ТЗ).
Срок хранения личного дела получателя государственных услуг (гражданина, ищущего работу и не признанного безработным, а также обратившегося за консультацией) устанавливается 5 лет.
Карточки персонального учёта получателя государственных услуг (гражданина, ищущего работу и не признанного безработным, а также обратившегося за консультацией) формируются отдельно, в случае если личное дело получателя государственных услуг не было заведено. Срок хранения данных карточек составляет 5 лет.
Индекс
дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во ед. хр.
|
Срок хранения
и № статьи
по перечню
|
Приме-чание
|
01 - Руководство
|
01-01
|
Законодательные и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, нормативные правовые акты Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, Федеральной службы по труду и занятости РФ, законодательные акты Ленинградской области, нормативные правовые акты Губернатора и Правительства Ленинградской области, правовые акты органов местного самоуправления Ленинградской области
|
|
ДМН*, но не
менее 5 лет
ст. 1 б
|
*Относя-щиеся к деятельности учрежде-ния – постоянно
|
01-02
|
Положения, инструкции, методические указания Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, комитета по труду и занятости населения Ленинградской области по вопросам занятости населения
|
|
3 года*
ст. 27 б
|
*После замены новыми
|
01-03
|
Приказы комитета по труду и занятости населения Ленинградской области
|
|
ДМН*
ст. 1 б
|
*Относя-щиеся к деятельности учрежде-ния – постоянно
|
01-04
|
Учредительные документы ЦЗН (устав, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе)
|
|
Постоянно
ст. 39,50 а, 381
|
|
01-05
|
Положения о структурных подразделениях ЦЗН
|
|
Постоянно
ст. 55 а
|
|
01-06
|
Административные регламенты комитета по труду и занятости населения Ленинградской области
|
|
3 года*
ст. 54 б
|
*После замены новыми
|
01-07
|
Приказы руководителя
ЦЗН по основной деятельности
|
|
Постоянно
ст. 19 а
|
|
01-08
|
Приказы руководителя по личному составу работников ЦЗН. Копии
|
|
ДМН*
|
*Подлин-ники
в разделе Работа с кадрами
07-02
|
01-09
|
Приказы руководителя ЦЗН по личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских командировках. Копии
|
|
ДМН*
|
*Подлин-ники
в разделе Работа с кадрами
07-03
|
01-10
|
Приказы руководителя ЦЗН по административно-
хозяйственным вопросам
|
|
5 лет
ст. 19 в
|
|
01-11
|
Приказы руководителя ЦЗН о получателях государственных услуг (о признании гражданина безработным; о снятии с учета безработного; о назначении, приостановке, возобновлении, прекращении выплаты пособия по безработице; о наступлении периода, в течение которого не производится выплата пособия по безработице; о назначении, прекращении, размере и сроках выплаты стипендии обучающимся безработным; о приостановке выплаты, уменьшении размера стипендии; о прекращении выплаты стипендии; о назначении, размере и сроках выплаты материальной помощи; об отмене решений по социальным выплатам)
|
|
75 лет ЭПК*
ст. 19 б
|
*Если данные приказы не вошли в состав личного дела получателя государственных услуг.
|
01-12
|
Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) координационного совета (комитета) содействия занятости населения муниципального района, городского округа Ленинградской области
|
|
Постоянно1*
ст. 18 б
|
*Прислан-ные для сведения - ДМН
|
01-13
|
Протоколы заседаний у директора ЦЗН
|
|
Постоянно
ст. 18 е
|
|
01-14
|
Годовой план работы ЦЗН
|
|
Постоянно
ст. 285 а
|
|
01-15
|
Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности ЦЗН и его структурных подразделений
|
|
ДМН
ст. 288
|
|
01-16
|
Годовой отчет о деятельности
ЦЗН
|
|
Постоянно
ст. 464 а
|
|
01-17
|
Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов ЦЗН и его структурных подразделений
|
|
ДМН
ст. 474
|
|
01-18
|
Документы о выполнении решений совещаний (отчеты, справки)
|
|
Постоянно
ст. 23
|
|
01-19
|
Документы (отчеты, акты, справки) о выполнении приказов, указаний комитета по труду и занятости населения Ленинградской области и по вопросам занятости населения
|
|
5 лет ЭПК
ст. 21
|
|
01-20
|
Доклады, обзоры, информации о
работе ЦЗН
|
|
Постоянно
ст. 468
|
|
01-21
|
Документы (справки, записки, доклады) по основной деятельности, представляемые в органы местного самоуправления
|
|
Постоянно
ст. 86
|
|
01-22
|
Переписка с комитетом по труду и занятости населения Ленинградской области по основным (профильным) направлениям деятельности
|
|
5 лет ЭПК
ст. 32,33
|
|
01-23
|
Переписка с предприятиями по хозяйственным вопросам
|
|
5 лет
ст. 331
|
|
01-24
|
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок ЦЗН
|
|
Постоянно
ст. 173 а
|
|
01-25
|
Журнал учёта проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений
|
|
5 лет
ст. 176
|
|
01-26
|
Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений руководству ЦЗН
|
|
5 лет ЭПК
ст. 88
|
|
01-27
|
Акты приема-передачи и приложения к ним, составленные при смене руководителя ЦЗН
|
|
Постоянно
ст. 79 а
|
|
01-28
|
Акты приема-передачи и приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально ответственных лиц ЦЗН
|
|
5 лет*
ст. 79 б
|
*После смены должност-ного, ответствен-ного и материально ответствен-ного лица
|
|
Резерв
|
|
|
|
02 - Делопроизводство
|
02-01
|
Инструкция по делопроизводству
|
|
Постоянно
ст. 27 а
|
|
02-02
|
Журнал (картотека) регистрации
приказов по основной деятельности
|
|
Постоянно
ст. 258 а
|
|
02-03
|
Журнал (картотека) регистрации
приказов по личному составу
|
|
75 лет
ст. 258 б
|
|
02-04
|
Журнал (картотека) регистрации
приказов личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских командировках
|
|
5 лет
ст. 258 б
|
|
02-05
|
Журнал (картотека) регистрации
приказов по административно-
хозяйственным вопросам
|
|
5 лет
ст. 258 в
|
|
02-06
|
Журнал регистрации поступающих документов ( в том числе электронных документов)
|
|
5 лет
ст. 258 г
|
|
02-07
|
Журнал регистрации отправляемых документов ( в том числе электронных документов)
|
|
5 лет
ст. 258 г
|
|
02-08
|
Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии) и документы по их рассмотрению
|
|
5 лет ЭПК
ст. 183 б
|
|
02-09
|
Журнал (картотека) регистрации
обращений граждан
|
|
5 лет
ст. 258 е
|
|
02-10
|
Журнал регистрации выданных
командировочных удостоверений
|
|
5 лет
ст. 695 к
|
|
02-11
|
Журнал регистрации выходов работников ЦЗН на предприятия, в организации и учреждения
|
|
1 год
ст. 784
|
|
02-12
|
Журнал учета выдачи печатей и
штампов
|
|
3 года
ст. 777
|
|
02-13
|
Журнал оттисков печатей и
штампов
|
|
Постоянно
ст. 775
|
В государ-ственный
архив не
сдается
|
02-14
|
Журнал учета бланков строгой отчетности
|
|
3 года
ст. 259 г
|
|
02-15
|
Журнал регистрации доверенностей
|
|
5 лет
ст. 459 т
|
| |
