Скачать 209.61 Kb.
|
Комитет государственной архивной службы РС (Я) ГУ «Национальный архив РС (Я)» Методические рекомендации по составлению номенклатуры дел организации Оглавление
Методические рекомендации по составлению номенклатуры дел организации 1. Общие положения Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию, индексацию, сроки хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Различаются 3 вида номенклатур дел: типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Индивидуальная номенклатура дел составляется на основе типовой и примерной номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагаются завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Цель настоящих методических рекомендаций – разработка единых современных требований к составлению номенклатуры дел организации в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002). Рекомендации подготовлены ведущим методистом и отделом комплектования и ведомственных архивов ГУ «Национальный архив РС (Я)» и предназначены для использования работниками службы ДОУ, или ответственными лицами за ведение делопроизводство и состояние архивного дела министерств, ведомств, организаций – источников комплектования ГУ «Национальный архив РС (Я)» 2. Основные требования к составлению номенклатуры дел организации Ответственность за составление номенклатуры дел организации (далее по тексту – номенклатура дел) возлагается на службу ДОУ, или на лицо, ответственное за состояние делопроизводства и архив. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство, по установленной форме (приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел визируется заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архивного дела, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после согласования ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией Комитета государственной архивной службы РС (Я) (далее ЭПК КГАС РС (Я), после чего утверждается руководителем организации. Номенклатура дел утверждается руководителем организации, руководитель на грифе «УТВЕРЖДАЮ» ставит свою подпись и дату (приложение 1), либо утверждение происходит путем издания приказа (приложения 2, 3). Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях (введение в действие, ответственность и пр.). После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел печатается в 3 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего (копия применяется в архиве организации). Третий - передается в ГУ «Национальный архив РС (Я)» для включения в наблюдательное дело организации. При подготовке номенклатуры дел используется шрифт Times New Roman Cyr размером № 12, через один интервал (в графе «Примечание» применяется шрифт № 10). Согласованная с ЭПК КГАС РС (Я) номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК КГАС РС (Я) не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации, а также в случае изменения правового статуса организации, разрабатывается новая номенклатура дел. Если номенклатура дел содержит более 5 листов, составляется титульный лист, на котором указываются названия документов, по которым определяются сроки хранения (приложение 4), оглавление (где указываются разделы номенклатуры и номера листов), список сокращенных слов (если в заголовках дел есть сокращенные слова). 3. Методика составления номенклатуры дел организации Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При ее составлении следует руководствоваться уставом или положением организации, положениями структурных подразделений, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации, включая работу общественных организаций (профсоюзов) и других временных органов (собраний учредителей, ликвидационных комиссий, творческих коллективов и т.д.). Номенклатуры дел могут быть составлены преимущественно по структурному признаку или по основным функциональным направлениям деятельности организации. В схеме, построенной по структурному принципу, разделами являются названия подразделений (отделов) организаций, последовательность которых должна соответствовать структуре организации или штатному расписанию. В номенклатуре дел, построенной по функционально-производственному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Выбрав схему построения номенклатуры дел, составители приступают к составлению заголовков дел. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы», «бухгалтерские документы», «кадровые вопросы» и т.д.) При составлении заголовков дел необходимо учесть, какие элементы положены в основу группировки документов и в соответствии с этим формулировать заголовки дел. Так, заголовок дела «Переписка с республиканскими министерствами и ведомствами по переводу учреждений на новую систему оплаты труда» отражает характер документации (переписка), направление деятельности (перевод учреждения на новую систему оплаты труда) и круг корреспондентов (республиканские министерства и ведомства). При объединении различных видов документов, относящихся к одному вопросу, употребляется термин «документы», например «Документы (протоколы, стенограммы, справки) конференций и совещаний учителей». «Документы (доклады, заключения, акты) по экспертизе и обобщению и внедрению в производство новых методов труда и техники», «Документы (планы, докладные записки, расчеты, заключения и др.) по механизации и автоматизации процессов производства». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовой план работы отдела», «Квартальные бухгалтерские отчеты и документы к ним». Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности (копии)», при этом в графе «Примечание» необходимо сделать ссылку на дело, где хранится подлинник. Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню. Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос о содержании документа дела. Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, при этом вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут его элементы, как автор документа (название организации, структурное подразделение или должностное лицо); корреспондент или адресат (название организации, которой адресованы или от которой получены документы); краткое содержание документов дела; указание на копийность документов дела. Например: «Приказы директора архива по основной деятельности (копии)». Термин «дело» употребляется в заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных) и других делах, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка с Правительством РС (Я) о подготовке фотоальбома, посвященного 85-летнему юбилею Правительства РС (Я)». Если переписка ведется с группой однородных организаций, можно привести их обобщенное наименование. Например: «Переписка с территориальными избирательными комиссиями о проведении семинара по вопросам выборов народных депутатов в Государственное собрание (Ил Тумэн) РС (Я)». 4. Систематизация заголовков дел в номенклатуре Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
5. Определение сроков хранения дел Сроки хранения дел, включаемых в номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение и иными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения. При включении в номенклатуру дел заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК КГАС РС (Я) по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации. В таких случаях в номенклатуре дел в графе «Примечание» указывается «Срок хранения установлен ЭПК КГАС РС (Я), протокол от 00.00.0000 № 00». Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок «до минования надобности» (ДМН). Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение, срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года. Срок хранения «ДМН» будут иметь и копии документов, при этом в графе 5 «Примечание» указывается в каком деле хранятся подлинники. Отметка «ЭПК», поставленная в перечнях к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на государственное хранение или храниться в организации. Снижение сроков хранения, установленных перечнями документов, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных перечнями документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организации. Примечания, используемые в перечнях, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Перенесение их в номенклатуру дел обязательно. 6. Оформление номенклатуры дел организации Номенклатура дел оформляется в виде таблицы и имеет следующие графы: индекс дела, заголовок дела, количество единиц хранения, срок хранения и № статей по перечню, примечание (приложение 3). В графе 1 указываются индексы дел, включенных в разделы номенклатуры дел. Разделами являются структурные подразделения. Система индексации структурных подразделений вводится распорядительным документом. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-05 «Приказы руководителя организации по основной деятельности», где 03 - обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела внутри раздела. Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности. Если в течение года в организации заводятся новые документы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. В случае применения других перечней, кроме «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (М., 2000), напротив номера статьи, в графе 5, делается ссылка на документ, по которому определен срок хранения. Например: ТП, 2007 – «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения» (М., 2007), ПП – «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций» (М., 1982), ВП – ведомственный перечень, ТН – типовая номенклатура, ПН – примерная номенклатура. При указании срока хранения следует выбрать один из способов оформления: в сокращенном виде: «Пост.», «5 л.», «3 г.», либо без сокращений: «Постоянно», «5 лет», «3 года», выбранный способ оформления должен быть соблюден во всей номенклатуре дел. В графу 5 без изменений переносятся примечания к статьям по перечню, а также в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «в электронном виде». По окончании делопроизводственного года заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (приложение 5). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются ГУ «Национальный архив РС (Я)». О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.
Приложение 1
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________№ _____ ______________________ (место составления) на ____________ год
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации подпись Расшифровка подписи Дата Виза зав. архивом организации (лица, ответственного за архив) подпись Расшифровка подписи Дата
Форма номенклатуры дел организации (утверждаемой руководителем) Продолжение приложения 1 Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _______ году в организации
Наименование должности руководителя службы ДОУ подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности лица, передавшего сведения подпись Расшифровка подписи Дата Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации Приложение 2 Наименование организации ПРИКАЗ
Об утверждении номенклатуры дел В целях обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве и унификации заголовков дел, П Р И К А З Ы В А Ю:
Должность руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Образец оформления приказа об утверждении номенклатуры дел Приложение 3
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ г. Якутск на 2009 год
Начальник отдела планирования, организационно-кадровой и методической работы В.В. Горохова 00.00.0000
Форма номенклатуры дел организации (утверждаемой приказом руководителя) Приложение 4 Государственное учреждение культуры РС (Я) «Саха академический театр им. П.А. Ойунского» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2009 год
Образец оформления титульного листа номенклатуры дел Приложение 5 Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в организации
Начальник канцелярии подпись А.В. Иванова 28.01.2009 Итоговые сведения переданы в архив. Секретарь подпись А.Ф. Петрова 31.01.2009 Образец заполнения итоговой записи к номенклатуре дел Список использованной литературы: 1. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. 2. Закон Республики Саха (Якутия) «Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)» от 31 января 2008 г. 551-3 № 1117-III. 3. Основные правила работы архивов организаций. М.; ВНИИДАД, 2002. 4. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. М.; ВНИИДАД, 2005. 5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. М.; ВНИИДАД, 2000. 6. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М.; ВНИИДАД, 2007. 7. Памятка по составлению и оформлению номенклатуры дел организации, одобренная ЭПМК Управления по делам архивов администрации Хабаровского края (протокол от 28.02.2001 г. № 2) 8. Доронина Л. А. Составляем номенклатуру дел на следующий год. //«Делопроизводство и документооборот на предприятии». 2007. № 12. |
Кемерово за период своего существования имеют в своем арсенале множество всякого рода документации. Существование нормального документооборота... | Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования | ||
Примерная номенклатура дел районного, городского центра занятости населения | Росархива от 5 августа 2005 г., Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков... | ||
Канашского района просит утвердить номенклатуры дел моу канашского района, опираясь на данную примерную номенклатуру дел. Прежде... | ... | ||
Примерная номенклатура районного, городского центра занятости населения | Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С. Н | ||
Примерная номенклатура дел для отделов Министерства финансов Чувашской Республики по районам и городам (далее – Примерная номенклатура... | Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |