№
|
Исполнитель
|
Рекомендуемые действия
|
Рекомендуемый срок
|
Примечание
|
1
|
Декан
|
Издает приказ о проведении Зимней школы факультета. К приказу прикладывается Смета и проект Программы школы;
Согласующие лица в СДОУ:
Начальник УРОП – Тарабаева О.Г.
Начальник ПФУ – Захарова Ю.В.
Сотрудник ПФУ, отвечающий за Зимние школы – Фомина Наталья Юрьевна (11433)
начальник Управления делами – Болотова Т.С.
Рощин С.Ю. или Радаев В.В.
|
рекомендуемый срок – сентябрь-октябрь
|
В случае последующих изменений в приказе обязательно издается приказ о внесении изменений
|
РЕГИСТРАЦИЯ И ОТБОР УЧАСТНИКОВ
|
2
|
Ответственный за организацию Зимней школы работник
|
Подает заявку на portal@hse.ru о включении электронной регистрации на Зимнюю школу через портал НИУ ВШЭ на сайте http://www.hse.ru/winter/
|
Не позднее конца сентября
(рекомендуемый срок регистрации
15 октября – 20 декабря)
|
Рекомендуется одновременное проведение рекламной кампании по продвижению Зимней школы факультета через средства медийной и контекстной рекламы, социальные сети, рассылки и т.д. собственными силами и с поддержкой Дирекции по связям с общественностью.
|
2.1.
|
Ответственный за организацию Зимней школы работник
|
Согласовывает шаблон регистрационной формы с редакторским отделом портала, следит за ходом регистрации в качестве контактного лица. По окончании регистрации направляет поступившие заявки на рассмотрение Оргкомитету.
|
Весь период регистрации
|
В шаблоне регистрации по умолчанию указывается:
ФИО
Дата рождения
Регион проживания
Сведения об образовании
Вуз и срок окончания обучения
Цели участия в Зимних школах
Научно-исследовательские интересы и результаты
|
3
|
Оргкомитет
|
Рассматривает поступившие заявки и формирует основные и резервные списки участников, исходя из устанавливаемых критериев отбора.
|
В течение 5 дней после окончания регистрации
|
Рекомендуется в резервный список участников включать не менее 5% от общего числа участников.
|
3.1.
|
Ответственный работник
|
Размещает список участников в открытом доступе на странице Школы; рассылает приглашения участникам Школы, координирует организацию их приезда на Зимнюю школу
|
В течение 3 дней после формирования списка участников
|
Шаблон приглашения в Приложении № ЗШ-1
|
|
ОРГАНИЗАЦИЯ ПИТАНИЯ, ПРОЖИВАНИЯ, ТРАНСФЕРА
|
4
|
Оргкомитет
|
Если предполагаемые суммы расходов по какой-либо из статей составляет более 100 000 рублей, необходимо оформить эти расходы через процедуру закупок.
Для этого необходимо внести заявку на организацию мероприятий в План закупок через Уточненную форму сводной заявки и оформить сопроводительную
документацию в соответствии с требованиями Дирекции по корпоративным закупкам и торгам.
|
Подать данные в Сводную заявку на закупки на следующий год необходимо до 31 октября предшествующего года, т.е. для проведения Школы в 2016 году подать заявки на проведение закупок необходимо до 31.10.2015 года
|
Обратите внимание, что от суммы заявки зависят процедуры закупки и сроки их проведения.
Подробнее см. сайт Управления закупок http://www.hse.ru/org/hse/aup/procurement/
|
4.1.
|
Ответственный работник
|
Подготовка и согласование Технического задания
на проведение закупочных процедур.
|
не позднее, чем за 3,5 месяца до начала Зимней школы;
Сроки указаны исходя из времени, необходимого для первичного предварительного согласования документации с Дирекцией по закупкам.
|
Примерные шаблоныТехнических заданий представлены в Приложении №ЗШ-2 (организация Зимней школы в одном из подмосковных пансионатов) и в Приложении № ЗШ-3 (организация питания в УЦ «Вороново»)
|
4.2.
|
Ответственный работник
|
Подготовить сметы для обоснования предлагаемой цены на каждый аукцион/котировку.
Техническое задание и сметы предоставляются в Дирекцию по корпоративным закупкам и торгам в соответствии со сроками, указанными в Сводной заявке.
|
одновременно с Техническим заданием.
|
Три сметы на каждую объявленную закупку предоставляются потенциальными поставщиками услуг. Общая стоимость услуг должна примерно соответствовать заявленной в Техническом задании максимальной цене договора.
|
4.3.
|
Ответственный работник
|
Подготовка и сопровождение счетов
на возврат авансового платежа Исполнителя (в случаях, когда авансовый платеж предусмотрен условиями Договора)
закрывающих счетов по Договору
иных счетов при оказании услуг или выполнении работ сторонними Исполнителями
|
После проведения аукциона/котировки, заключения Договоров
|
Сопровождение счета включает в себя следующий порядок действий:
Получение счета от Исполнителя
Заполнение карточки сопровождения счета
Подписание карточки руководителем подразделения
Согласовать с дирекцией по закупкам и ПФУ
Сдать счет в планово-финансовое управление
|
4.4.
|
Ответственный работник
|
Подписание актов приема-сдачи выполненных работ.
|
В течение 3 дней после проведения Школы
|
Шаблон акта и финансового отчета представлены в Приложении №ЗШ-4
|
5
|
Ответственный работник
|
В случае выбора местом проведения школы УЦ НИУ ВШЭ «Вороново» необходимо подать заявку в соответствии с Регламентом
|
Заявку в УЦ Вороново нужно подать заранее, никак не позднее 25 ноября предшествующего проведению мероприятия года
|
Регламент подачи заявки на проведение Мероприятий в УЦ Вороново можно найти на сайте:
http://www.hse.ru/voronovo/
Важно:
1. В настоящее время организация питание в УЦ «Вороново» требует привлечения сторонних поставщиков с оформлением закупочных процедур см.п.4.
Требуется организовать транспортное обслуживание мероприятия
|
6
|
Ответственный работник
|
При необходимости дополнительных расходов на суммы менее 100 000 рублей (привлечение внештатных Исполнителей, оказание транспортных и иных услуг и т.п.), необходимо заключение соответствующих Договоров.
|
|
Форма договора требует согласования с Правовым управлением.
Не забудьте поставить штамп ПУ на каждой странице Договора.
После этого следует подписать Договор с обеих сторон и провести счета и акты (см. пп. 4.3-4.4).
Шаблон Договора на транспорт в Приложении № ЗШ-5 (на сумму не более 100 тыс. руб.)
|
РЕКЛАМНО-ИНФОРМАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ
|
7
|
Оргкомитет
|
Принимает решение о выделении средств на рекламно-информационные материалы
|
не позднее 15 ноября
|
Рекомендуется сформировать презентационный пакет для раздачи участникам, включающий:
- блокнот, ручку, карандаш;
- информационный материал о программах магистратуры НИУ ВШЭ (или факультета)
-сертификаты участникам
- призы и сувениры
|
7.1.
|
Ответственный работник
|
Согласовывает возможность заказа и макеты рекламно-информационных материалов с Дирекцией по корпоративным проектам.
Проводит выставленные счета внешних Подрядчиков согласно п.4.3
|
Не менее чем за 2 месяца до проведения Школы
|
В случае заказа печатных материалов в типографии НИУ ВШЭ необходимо заполнить заявку и согласовать ее с планово-финансовым управлением.
http://www.hse.ru/org/hse/print/regl
|
8
|
Оргкомитет
|
Разрабатывает Программу Школы.
|
Для повышения эффективности рекламной кампании программу школу (хотя бы в виде проекта) нужно иметь к моменту начала рекламных мероприятий
|
При разработке Программы Школы рекомендуется учитывать общие нормативы соотношения ППС/на 1 участника, а также технические и транспортные условия организации Школы
|
8.1.
|
Ответственный работник
|
Размещает Программу Школы в открытом доступе
http://www.hse.ru/winter/ на странице Школы
|
В течение 2 дней после ее утверждения Оргкомитетом
|
|
9
|
Ответственный
работник
|
Готовит и размещает рекламно-информационные материалы (репортажи, отчеты, фото-отчеты) о проведении школы
|
По итогам проведения школы в течение 7 дней.
|
Возможности размещение новости на портале ВШЭ
http://portal.hse.ru/#news
|
|
РАЗМЕЩЕНИЕ, АУДИТОРИИ, ТРАНСПОРТ
|
10
|
Ответственный работник
|
Запросить сведения о номерном фонде, аудиторном фонде и иных условиях организации школы в месте проведения.
|
В течение 10 дней после заключения Договора или утверждения заявки УЦ «Вороново»
|
Рекомендован предварительный выезд в пансионат/Учебный центр для согласования всех деталей проведения Школы
|
10.1.
|
Ответственный работник
|
Предоставить сотрудникам пансионата списки размещения участников и организаторов Школы, а также иные данные по требованию пансионата.
|
Не менее чем 3 дня до проведения школы
|
Тщательно рассчитайте соотношение проживающих/приезжающих организаторов в целях правильной организации питания и транспортной доставки участников.
|
10.2.
|
Ответственный работник
|
В соответствии с Программой школы составить заявку на транспортное обслуживание Школы силами автогаража
|
Не менее чем за 7 дней до школы
|
Подписанная деканом мега-факультета заявка направляется на адрес transport@hse.ru
|
11
|
Ответственный работник
|
Закажите свободную аудиторию на день отъезда в пансионат, организуйте работу волонтеров для встречи участников
Если отъезд (или проведение) Школы выпадает на выходной день, то заранее предоставьте Служебную записку на имя Управления эксплуатации зданий НИУ ВШЭ для пропуска транспорта, участников /организаторов.
|
|
|
12
|
Ответственный работник
|
Подготовить отчет о проведении Школы
|
По итогам проведения школы в течение 7 дней.
|
Шаблон отчета в Приложении № ЗШ-6
|
