8.Учет кредиторской задолженности
Финансовый учет (Главная книга) системы SAP ERP интегрирован со всеми модулями системы. Наряду с Главной Книгой в системе SAP ERP используются Вспомогательные Книги, которые предназначены для более детального оперативного учета хоз. операций в разрезе необходимых аналитик. Например,
Бухгалтерия дебиторов
Бухгалтерия кредиторов
Материалы
Основные средства
Документ, введенный в одной из Вспомогательных Книг, параллельно создается в Главной Книге. Аналогично происходит и обратная связь: документ, проведенный с помощью функциональности Главной Книги в аналитике Вспомогательной Книги, будет отражен и во Вспомогательной Книге. Счета Главной книги содержат всю информацию о хозяйственных операциях, относящуюся к бухгалтерскому учету. Однако, информация об операции, более детально будет отражена во вспомогательной книге, таким образом, анализ кредиторской задолженности в разрезе поставщиков и подрядчиков возможен только при помощи Вспомогательной Книги Кредиторов.
Во Вспомогательной Книге Кредиторов (далее Бухгалтерии Кредиторов) фиксируются все бухгалтерские операции по расчетам с поставщиками, подрядчиками, прочими кредиторами. Вспомогательная книга кредиторов относится к разделу FI-AP «Учет расчетов с поставщиками» модуля FI. Основная часть этих операций в финансовый модуль системы SAP попадает из модуля ММ (Закупки). Производится автоматическое создание документа FI на основании документа счета-фактуры модуля MM.
При проведении операции по кредитору - поставщику товаров и услуг, в позиции кредитора заполняются следующие основные параметры:
Название аналитического признака
|
Наименование поля в системе
|
Поставщик (кредитор)
|
Кредитор
|
Код особой операции (аванс, требование авансового платежа)
|
Код ОГК
|
Счет главной книги (контрольный, альтернативный)
|
Счет ГК
|
№ счета-фактуры в печатной форме
|
Ссылка
|
Договор DMS
|
Присвоение
|
При проведении документа из MM – «Управления Материальными Потоками», эти данные заполняются автоматически на основании документов MM при проведении документов непосредственно в FI – «Финансы» их необходимо заполнить вручную.
Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности или потребленные услуги, в системе отражаются на счетах учета кредиторской задолженности, а также на счетах вспомогательной книги кредиторов в разрезе каждого кредитора. Данные счета в системе ведутся как контрольные с управлением открытыми позициями и указываются в основной записи кредитора. Формирование задолженности в разрезе счетов кредиторов позволяет анализировать позиции контрагента.
Существует 3 варианта определения счета главной книги, по которому пройдет проводка:
контрольный счет
альтернативный счет
счет по коду ОГК (код операций особой главной книги)
Высокоуровневая схема работы с кредиторской задолженностью в SAP ERP отображена на рисунке ниже.
Схема проводок по учету кредиторской задолженности подробно описана в Error: Reference source not found
8.1.Формирование кредиторской задолженности
Кредиторская задолженность по входящим счетам-фактурам (актам выполненных работ, ТОРГ-12) может формироваться как на основании документов, созданных в модуле ММ, так и создаваться напрямую в модуле FI.
8.1.1.Формирование кредиторской задолженности в ММ
Формирование кредиторской задолженности через модуль ММ осуществляется по следующим операциям:
Отражение кредиторской задолженности по закупке Товаров, ТМЦ, Основных средств, НМА Оборудования, РБП и услуг.
Данные операции описаны в концептуальных проектах:
Товары - LO03 «Закупка товаров у российских и иностранных поставщиков»
ТМЦ, Основные средства, НМА Оборудование, РБП и услуги - LO02 «Закупка материалов услуг и ОС»
Отражение кредиторской задолженности по закупке логистических услуг (транспортировок).
Данная операция описана в концептуальном проекте LO09 «Планирование и управление транспортировками»
Отражение кредиторской задолженности перед комитентом по отчету комиссионера.
Данная операция описана в концептуальном проекте LO14 «Комиссионная торговля»
Особенность системы SAP ERP при сторнировании документов счет-фактур, созданных в MM
При сторнировании счета-фактуры, созданного в ММ, не происходит автоматического выравнивания счетов с УОП, задействованных в данном документе. После сторнирования необходимо выровнять открытые позиции по 60*, 19* счетам прямого документа и его сторно.
Для этих целей можно воспользоваться стандартной транзакцией
J3RCREV – «Автовыравнивание сторно счетов-фактур логистики»
Либо выровнять любым другим способом, описанным в пункте 8.3 «Выравнивание»
8.1.2.Формирование кредиторской задолженности в FI
Формирование кредиторской задолженности напрямую через модуль FI осуществляется по ограниченному перечню операций:
Банковские услуги (РКО, комиссии)
Детальное описание см. в КП FI07 «Учет банковских операций»
Расчеты по Кредитам / Займы / Финансовые вложения / Расчеты с учредителями
Детальное описание см. в КП FI18 «Прочие процессы (учет кредитов и займов, учет финансовых вложений, учет капитала и резервов)»
Расчеты с персоналом
Детальное описание см. в КП FI15 «Учет расчетов с персоналом»
Претензии и штрафы от поставщиков
Детальное описание см. в КП LO08 «Претензионная деятельность»
Расчеты по налогам и сборам
Более подробно процессы формирования и отражения кредиторской задолженности по налогам и сборам описаны в КП:
FI04 «Учет НДС»;
FI15 «Учет расчетов с персоналом»
FI25 «ТПР по реализации требований 25 главы НК РФ – Налог на прибыль»
FI26-5 «Расчет налога на имущество»
FI26-6 «Расчет транспортного налога»
Ввод счета-фактуры в модуле FI осуществляется в транзакции FB60 (FB01). Данная операция выполняется бухгалтером по соответствующему участку учета. При формировании проводок в FI, счет ГК, знак Дт. / Кт., и все необходимые аналитики и контировки, бухгалтер выбирает вручную (кроме процессов, где подразумевается автоматизация формирования FI-проводок).
Для отражения сумм НДС во входящих счетах-фактурах используются коды пред настроенные коды НДС, на основании которых осуществляется расчет сумм налога и отражение на счетах учета НДС. Отражение операций по учету входящего НДС описано в концептуальном проекте FI04 «Учет НДС» в пункте «Учет входящего НДС».
В поле «Текст заголовка документа» документа FI по начислению задолженности вводятся данные о первичном документе основании для начисления задолженности (номер накладной или акта выполненных работ). В поле «Ссылка» вводится номер входящего счета-фактуры.
После сохранения FI-документа в системе информация о кредиторской задолженности отражается на счетах Главной Книги и по счетам Вспомогательной книги.
Для анализа введенной информации используется транзакция просмотра созданного документа кредитора (транзакция FB03).
Для исправления FI документа – транзакция изменения (транзакция FB02 или FB09).
Для отмены – транзакция сторнирования (транзакция FB08 - если сторнируемый документ не выровнен, FBRA – если сторнируемый документ выровнен).
8.1.3.Особенности учета кредиторской задолженности по ПБУ3
Кредиторская задолженность по входящим счетам-фактурам по договорам, заключенным в условных единицах и в иностранной валюте отражается во всех видах финансового учета с учетом курса ранее выданного аванса. Для расчета средневзвешенного курса используется программа J_3RF_RATE_CALC. Для позиций, формируемых в модуле ММ, данная программа запускается автоматически при сохранении документа входящего счета-фактуры.
Подробнее отражение задолженности в условных единицах описаны в концептуальном проекте FI10 «Учет расчетов в иностранной валюте».
8.1.4.Перевод задолженности на договор факторинга
При переводе кредиторской задолженности на договор факторинга в финансовом учете проводки не формируются, происходит только смена получателя платежа.
При переводе договора с поставщиком на факторинговые платежи, в системе SAP ERP выполняются следующие действия:
В карточке договора (DMS) ответственный сотрудник заполняет поля
- «Признак - Факторинг»,
- «Дата начала факторинговых операций»,
- «Альтернативный получатель платежа по факторингу».
В FI-документах открытых позициях кредиторской задолженности по данному договору, ответственный бухгалтер проставляет поле «Альтернативный получатель платежа»
8.2.Погашение кредиторской задолженности 8.2.1.Оплата
Платежи кредиторам могут осуществляться только по безналичному расчету. По безналичным расчетам проводки оплат формируются при отражении в системе выписки банка. Исходящие платежи кредиторам могут быть сформированы с использованием автоматической программы платежей – АПП (транзакция F110) или напрямую в клиент-банке. Подробнее формирование платежных поручений, загрузка и обработка выписки банка описана в концептуальном проекте FI07 «Учет банковских операций».
Исходящие платежи кредиторам могут выполняться авансом, либо на основании зарегистрированной задолженности (постоплаты). Проводки авансовых платежей кредиторам отражаются с использованием кодов ОГК с автоматической подстановкой соответствующего авансового счета. Перечень кодов ОГК описан в Error: Reference source not found к настоящему концептуальному проекту.
При отражении платежей кредиторам формируются следующие проводки:
№
|
Дебет
|
Аналитика
|
Кредит
|
Аналитика
|
Операция
|
1
|
6002*
|
Кредитор, Договор, Код ОГК
|
51*
|
№ плат. поручения
|
Перечислен аванс поставщику
|
2
|
6001*
|
Кредитор, Договор
|
51*
|
№ плат. поручения
|
Перечисление средств поставщику в оплату за полученные материальные ценности, выполненные работы
|
Данная операция выполняется бухгалтером по учету банковских операций.
Подробнее проводки по отражению платежей кредиторам описаны в концептуальном проекте FI07 «Учет банковских операций».
8.2.2.Зачет взаимных требований
Для целей взаимозачета между кредитором и дебитором необходимо указать перекрестные ссылки в основных записях контрагентов.
В ракурсе общих данных указываются перекрестные ссылки:
В карточке кредитора необходимо указать код дебитора.
В карточке дебитора необходимо указать код кредитора.
В ракурсе БЕ:
в карточке кредитора должен быть указан индикатор перерасчета с дебитором,
аналогичный индикатор указан в карточке в карточке дебитора.
Перерасчет операций между кредитором и дебитором позволяет:
Использовать стандартный отчет просмотра позиций кредитора (транзакция FBL1N) для просмотра также и дебиторских позиций;
Автоматически выравнивать позиции кредитора и дебитора. Автоматическое выравнивание описано в разделе 8.3 «Выравнивание» данного концептуального проекта.
При необходимости автоматически формировать платежи кредиторам с учетом позиций соответствующих дебиторов.
Взаимозачет может производиться и без определения перекрестных ссылок между дебитором и кредитором путем выбора соответствующих позиций дебитора и кредитора в транзакции J3RCALK.
При отражении взаимозачета требований формируются следующие проводки:
№
|
Дебет
|
Аналитика
|
Кредит
|
Аналитика
|
Операция
|
1
|
60.01*
|
Кредитор, Договор
|
62.01*
|
Дебитор, Договор
|
Закрытие задолженности в сумме зачета взаимных требований.
|
Подробнее проводки по отражению зачета взаимных требований описаны в Error: Reference source not found.
8.2.3.Прощение долга и списание кредиторской задолженности
Операции с поставщиками, по которым Компания получает скидки в форме освобождения от обязанности оплаты части ранее поставленного товара за выполнение условий оплаты, отражаются как уменьшение кредиторской задолженности и начисление прочего дохода.
Также возможны операции списания задолженности в таких случаях, как истечения срока исковой давности задолженности, а также в других случаях предусмотренных законодательством.
Операции по прощению долга и по списанию задолженности отражаются с помощью транзакции FB05. В транзакции указывается счет, на который списывается задолженность, вторая часть проводки по дебету кредитора формируется автоматически после выбора открытых позиций кредитора в части сумм, подлежащих списанию. Данная операция формируется бухгалтером по учету расчетов с поставщиками, подрядчиками, прочими кредиторами.
При отражении прощения долга и списания кредиторской задолженности формируются следующие проводки:
№
|
Дебет
|
Аналитика
|
Кредит
|
Аналитика
|
Операция
|
1
|
6001*
|
Кредитор, Договор
|
91*
|
МВЗ
|
Отражение полученной скидки
|
2
|
6001*
|
Кредитор, Договор
|
91*
|
МВЗ
|
Списана невостребованная кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности
|
Подробнее проводки по отражению операций прощения долга и списания задолженности описаны в Error: Reference source not found.
8.2.4.Уступка права требования (цессия)
Для отражения операций по уступке права требования (цессии) при переводе задолженности перед первоначальным кредитором в задолженность перед новым кредитором используется транзакция FB05. Данная операция формируется бухгалтером по учету расчетов с поставщиками, подрядчиками, прочими кредиторами.
При этом в транзакции вводится позиция начисления задолженности перед новым кредитором, вторая часть проводки по дебету кредитора формируется автоматически после выбора открытых позиций кредитора подлежащих уступке.
При отражении операций по уступке права требования формируются следующие проводки:
№
|
Дебет
|
Аналитика
|
Кредит
|
Аналитика
|
Операция
|
1
|
6001*
|
Кредитор, Договор
|
76*
|
Кредитор, Договор
|
Отражение уступки права требования
|
Подробнее проводки по отражению операций уступки права требования (цессии) описаны в Error: Reference source not found.
8.3.Выравнивание
Выполнение процедуры выравнивания является признаком завершения хозяйственных операций. В результате выравнивания могут сформироваться реализованные курсовые разницы. Полное выравнивание приводит сальдо счета Кредитора к нулю.
Выравнивание выполняется для: зачета платежей, перечисленных поставщикам и подрядчикам, зачета взаимных требований, списания задолженности, сопоставления сторнированных документов (MM, SD) и т.п.
Процедура выравнивания, на примере счета-фактуры и оплаты, подразумевает сопоставление системных документов счета-фактуры и оплаты по данному счету-фактуре.
По мере закрытия расчетов с поставщиками и подрядчиками пользователь производит процедуру выравнивания по каждой открытой позиции счета учета кредиторской задолженности, т.е. соотносит кредитовые позиции по счету (60*, …, 76* ) с дебетовыми. При этом формируется либо документ выравнивания без проводок, либо создается документ выравнивания с проводками выравнивания счетов ГК (или выделения курсовых разниц):
Дт 60 – Кт 60 – при различной аналитике на выравниваемых позициях 60 счета,
Дт 60.01 – Кт 60.02 – при проводках зачета аванса,
Дт 60 – Кт 71 – при зачетах подотчетных сумм.
И т.п.
Подробнее проводки по зачету выданных авансов, и прочих проводках, возникающих при выравнивании, описаны в Error: Reference source not found..
Выравнивание может быть выполнено двумя способами:
Вручную по каждому кредитору отдельно (транзакция F-44, FB05)
Выполняется бухгалтером по учету расчетов с поставщиками, подрядчиками, прочими кредиторами самостоятельно.
Процедуру выравнивания по операциям учета расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется осуществлять не реже 1 раза в неделю.
Автоматически по каждому кредитору или массово в соответствии с правилом настройки автоматического выравнивания
J3RCALK - «Автовыравнивание счетов кредиторов
J3RCREV – «Автовыравнивание сторно счетов-фактур логистики»
Выполняется системой на основе фонового задания периодического запуска программы автоматического выравнивания.
В правилах автоматического выравнивания кредиторов задается до 5-ти критериев выравнивания (поля на уровне позиции кредитора в документе). Любые поля, не превышающие длину в 20 символов.
Правила автоматического выравнивания могут быть различны для групп кредиторов с различной нумерацией, например:
Со счета
|
По счет
|
Критерий 1
|
Критерий 2
|
Критерий 3
|
Критерий 4
|
0000001
|
9999999
|
Код кредитора
|
Присвоение – договор
|
|
|
0
|
ZZZZ
|
Код кредитора
|
Ссылочный ключ 3
|
|
|
При автоматическом выравнивании система группирует позиции по заданным критериям, и в зависимости от указанного метода выравнивания производит выравнивание открытых позиций.
Для корректного отражения неоплаченной задолженности или переплаты как для ручного, так и для автоматического выравнивания, для выравнивания позиций кредиторов рекомендуется применять метод частичного выравнивания.
|
