Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Псковской области документов, их комплектования, учета и использования (далее Инструкция) разработана на основе Федерального закона от 22.
Скачать 0.49 Mb.
|
7.Сроки хранения документов. Экспертиза ценности документов. 7.1.Сроки хранения нарядов, судебных дел, журналов, книг, учетно-статистических карточек и иной документации по судебному делопроизводству судебного участка мирового судьи исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в судебном делопроизводстве. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года. 7.2. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента: обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта; вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу; вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения; вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению. 7.3. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента: погашения судимости; вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела. 7.4. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента: обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении; вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу. 7.5.Сроки хранения дел (нарядов) определены в графе 3 Типовой номенклатуры (приложение № 13) с учетом сроков, определенных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, а также Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. 7.6.Исходя из конкретных обстоятельств дела и вероятности его использования по истечении указанных выше сроков, судья вправе установить больший срок его хранения. 7.7.Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для постоянного и временного хранения, а также для выделения к уничтожению, то есть экспертизу ценности документов, осуществляет ЭК, состоящая из мирового судьи (председатель) и работников его аппарата, отвечающих за судебное делопроизводство и за архив. 7.8. Определение ЭК сроков хранения дел и результаты отбора дел на хранение и к уничтожению утверждает мировой судья, который на обложке дел, нарядов, журналов, чистом листе подшивки учетно-статистических карточек и т.д. делает надпись «хранить до _________» и заверяет ее своей подписью, утверждает описи дел постоянного и временного хранения, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 7.9.Экспертиза ценности документов проводится: 7.9.1.в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив; 7.9.2.в архиве – при выделении к уничтожению дел временного хранения, при составлении описи постоянного/ временного хранения. 7.10.Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество, полнота номенклатуры дел и правильность определения сроков хранения дел. 7. 11. ЭК рассматривает и согласовывает:
Согласованные ЭК акты о выделении к уничтожению документов судебного участка с истекшими сроками хранения и описи дел направляются на согласование с ЦЭК Управления в двух экземплярах, далее утверждаются мировым судьей. Контрольные экземпляры согласованных актов и описей хранятся в Управлении. Вторые экземпляры актов о необнаружении документов (постоянного и временного хранения), пути розыска которых исчерпаны и актов о неисправимых повреждениях документов судебного участка направляются в Управление для сведения. 7.12.Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения (кроме судебных дел) и уничтожения только на основании заголовков дел. 7.13. Заседания ЭК оформляются протоколом, который подписывается секретарем комиссии и утверждается мировым судьей. 7.14. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Работу экспертной комиссии мировой судья организует самостоятельно. 8. Режим хранения и порядок выдачи архивных документов 8.1.Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль их движения и физического состояния, копирование документов в необходимых случаях. 8.2.Архив мирового судьи хранится в отдельном помещении, а при отсутствии отдельной комнаты для архива – в отдельном шкафу (далее – хранилище). Охранный режим хранилища обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию помещения, в котором хранится архива средствами охранной сигнализации, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стелажах. 8.3.Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату в соответствии с требованиями Росархива. 8.4. Хранилище должно содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилища запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение. 8.5.Документы в хранилище размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Документы постоянного и временного хранения размещаются, по возможности, в картонных архивных коробках. К коробкам прикрепляются ярлычки, на которых указано что в них хранится. Запрещается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах. 8.6.Систематизация (распределение) дел в хранилище проводится с учетом признаков: а) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); б) функционального (с учетом направлений деятельности суда, вопросов, которых касается содержание документов); в) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов). При большом объеме архивного фонда производится его топографирование (составление схемы размещения документов в архиве). Стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. 8.7.Выдача документов из архива или ознакомление с ними в суде, подготовка справок по архивным делам, изготовление копий архивных документов и другие подобные действия производятся только по письменному указанию мирового судьи. Выдача документов из хранилища регистрируется в книге учета выдачи документов из архива во временное пользование. Переписка по выдаче справок и направлению копий документов помещается в специальный наряд. При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите от воздействия внешних факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, механических повреждений и т.п. 8.8.При выдаче (направлении) дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, когда и кому выдано дело, установленная судьей дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело (получатель дела расписывается в книге учета выдачи). Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и уничтожается или, по указанию судьи, хранится в соответствующем наряде. 9.Отбор документов на уничтожение. 9.1.Находящиеся в архиве дела временного хранения, срок хранения которых истек, отбираются к уничтожению ежегодно. Допускается уничтожение дел, срок действия которых истек в предшествующем году. Отбор дел оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Уничтожение документов временного хранения производится после согласования ЦЭК Управления и утверждения мировым судьей описей дел постоянного хранения. 9.2.Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, постановлений, решений, судебных приказов, определений и решения по ним судов апелляционной, кассационной и надзорной инстанции (вышестоящих судов). На выделенных документах проставляются регистрационные номера дел, из которых они выделены. Затем указанные документы подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел по видам дел. 9.3.При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила: - дела (наряды, другие материалы) располагаются в акте по годам окончания производства по ним и в порядке регистрационных номеров; - в конце акта на судебные дела (материалы, производства) делается запись о том, что из дел, производств изъяты подлинники судебных постановлений; - номером акта является (через дробь) порядковый номер его регистрации во внутренней описи наряда, в котором он будет храниться, номера этого наряда (указывается и номер тома наряда, если он есть) и года составления. Акт на уничтожение составляется в двух экземплярах, согласовывается ЭК судебного участка и ЦЭК Управления, затем утверждается мировым судьей соответствующего судебного участка. Контрольный экземпляр акта хранится в Управлении. 9.4.Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя и отчество владельца документа, наименование документа и номер дела или производства, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет. 9.5.Отобранные дела уничтожаются судом самостоятельно (путем сжигания, например) или в имеющем соответствующие возможности предприятии в порядке, исключающем возможность оставления дел неуничтоженными. О месте и способе уничтожения делается запись в конце акта. 9.6.В учетно-статистических карточках делаются отметки об уничтожении судебных дел с указанием дат составления актов и номеров актов и нарядов, в которые эти акты помещены. Отметки об уничтожении делаются и в соответствующих описях, а в реестре описей производится новая итоговая запись. При уничтожении несудебных дел временного хранения соответствующие отметки проставляются в их номенклатурах. 10.Проверка наличия и состояния документов. 10.1.Проверка наличия и состояния документов проводится ЭК судебного участка в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих профилактической обработке. 10.2.Проверка проводится: - не реже, чем один раз в 5 лет; - после перемещения дел в другое хранилище (помещение); - после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилище посторонних лиц; - при упразднении судебного участка. 10.3.В ходе проверки осуществляется: - установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; - выявление и устранение недостатков в учете документов; - выявление отсутствующих документов и организация их розыска; - выявление неучтенных документов и их учет; - выявление и учет документов, требующих профилактической и технической обработки (просушки, машинного копирования и т.п.). Результаты проверки оформляются актом, который представляется на утверждение мировому судье. 10.4.При проверке необходимо: - сохранять порядок расположения на стеллажах и первичных средствах хранения; - изымать дела, не внесенные в опись; - изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями. 10.5.Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания. 10.6.Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описей с описанием дел на обложках, актами об обнаружении документов (в том числе неучтенных), актами о технических ошибках в учетных документах, актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, книгой учета выдачи документов из архива во временное пользование, актами о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, актами о неисправимых повреждениях документов, а при необходимости – с материалами соответствующих нарядов. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии. Акты составляются по утвержденным формам. Если форма акта не приведена в приложениях к Инструкции, то используется форма, указанная в Основных правилах работы архивов организаций. Физическое состояние дел определяется путем их визуального осмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. 10.7.По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей. 10.8.Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск. В этих целях рекомендуется дополнительное изучение учетных документов, в том числе по переписке, проверка рабочих мест в суде, опрос сотрудников суда и т.д. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица. Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов экспертной комиссией необнаруженные документы снимаются с учета. При обнаружении неисправимых повреждений дел (нарядов) также составляется акт. 10.9. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей. 10.10.Указанные выше акты хранятся в соответствующем наряде согласно номенклатуре дел суда. При приеме-передаче архива необходимо проверить наличие не только архивных документов, но документации по их учету, штампов (при их наличии), оборудования хранилища и т.п. На это же обращают внимание сотрудники аппарата управления, проверяющие архивное делопроизводство в целях оказания помощи по его совершенствованию. 10.11.Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело архивного фонда и в соответствующий наряд только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива суда. Акты нумеруются по видам актов в валовом порядке (номер акта состоит, через дробь, из его порядкового номера, номера фонда или наряда и года составления), помещаются в дело архивного фонда или соответствующий наряд в хронологической последовательности их поступления. Дело архивного фонда и соответствующего наряда оформляются как дела постоянного хранения. 10.12.Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архива и представления соответствующих сведений в Управление. 10.13. Акты о необнаружении документов (постоянного и временного хранения), пути розыска которых исчерпаны также для сведения предоставляются в соответствующий районный суд. |
Похожие:
 | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... | | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
| Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) | | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) |
| Формление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи | | Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |
| Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |  | Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области |