Личный календарь
Ведение личного электронного ежедневника (ежедневника подразделения библиотеки) — очень удобный модуль программы именно для работников библиотек, имеющих постоянную необходимость придерживаться достаточно жесткого расписания своей работы. Даже если ваш компьютер не имеет выхода в Интернет, то все равно установите Outlook и ведите Ежедневник-Календарь.
Для того чтобы открыть элемент календаря надо на панели Outlook нажать кнопку Календарь.
Настройка календаря:
1. Меню Сервис — Параметры — вкладка Настройка.
2. Нажмите кнопку Параметры календаря.
3. Настройте Параметры вашего Календаря:
Почта (если она у вас есть);
Календарь;
Задача;
Дневник;
Заметки.
З
аполнение календаря
Выберите нужную дату, щелкните по ней, затем в левом кадре в строке нужного часа сделайте запись.
Встречи, собрания и события Планирование встречи
Встречи — это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы.
Имеется возможность установить выдачу напоминания о встрече. Также можно установить вид календаря для его просмотра другими пользователями. Для этого время, отведенное для встречи, обозначается как занятое, свободное, под вопросом или время отсутствия на работе. Могут планироваться повторяющиеся встречи. Для выбора встречи щелкните ее. Для открытия встречи дважды щелкните левый маркер перемещения. Встречи можно просматривать по дням, неделям или месяцам.
Выбирая время начала и окончания встречи, воспользуйтесь средством автодатировки: достаточно ввести текст, например, "следующий вторник" или "полдень", и не набирать дату или время.
Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как личные.
1. В меню Файл укажите на команду Создать, затем щелкните Встреча.
2. В поле Тема введите описание.
3. В поле Место определите место встречи.
4. Введите время начала и окончания встречи.
5. Установите прочие параметры, если они необходимы.
6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание. Возможен другой способ создания встречи в календаре. Для этого выделите интервал времени, щелкните его правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Создать встречу.
Назначение собрания
Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов.
Объект "Собрание" может создаваться и рассылаться как приглашения на собрания — обычные или сетевые (проводящиеся в среде Интернета), а также резервировать ресурсы. Чтобы организовать сетевое собрание, например с помощью программы NetMeeting, в приглашении на вкладке Встреча установите флажок Собрание по сети. При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также необходимые ресурсы, выберите время проведения собрания. Ответы на отправленное приглашение направляются в папку "Входящие". Для отслеживания получения ответов установите переключатель Показать состояние участника на вкладке Доступность участников диалогового окна Встреча. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание.
1. На панели Outlook нажмите кнопку Календарь.
2. Меню Действия — Назначить собрание.
3. Пригласите участников и привлеките необходимые ресурсы.
4. Автовыбор — выберите нужный параметр — Организовать.
5. В поле Тема введите описание.
6. Если место проведения собрания не выбрано, введите его в поле Место.
7. Установите прочие параметры, если они необходимы.
8. Отправить.
Примечание. Для отправки повестки дня или замечаний вложите файл в приглашение на собрание.
Создание события
Событие — это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов.
Примеры событий: Методический совет, Совет дирекции, Производственное собрание, Отпуск, Семинар и т.д. События могут быть ежегодными (например, День библиотек 27 мая, дни рождения сотрудников или годовщина создания библиотеки и т.д.), то есть происходить раз в году и протекать в течение одного или нескольких дней. Для событий простых и ежегодных время в календаре не отводится, но они указываются в титульных страницах. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время события — как свободное.
1. На панели Outlook нажмите кнопку Календарь.
2. Выберите в меню Действия команду Создать событие на целый день.
3. В поле Тема введите описание.
4. В поле Место введите место встречи.
5. Выберите другие настройки, если это необходимо.
Примечание. Чтобы просматривающие календарь видели, что вас нет на работе, в предложенном списке В это время выберите значение Нет на работе.
6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечания. Согласно определению, события длятся от полуночи до полуночи.
В представлении день/неделя/месяц можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.
Создание отчета
Функция экспорта данных Outlook позволяет создать отчет о Встречах, Собраниях, Событиях, то есть по всем записям вашего электронного ежедневника. Для создания структурированного отчета необходимо, чтобы всем Событиям, Встречам и Собраниям были присвоены Категории.
Создание отчета:
1. Меню Файл — Импорт и экспорт.
2. В Мастере Импорта и экспорта выбрать Экспорт в файл, нажать кнопку Далее.
3. Выбрать тип файла, создаваемого в качестве отчета. В качестве формата экспортируемой информации удобнее выбрать Microsoft Excel (впрочем, можно выбрать любой удобный формат).
4. Выбрать папку, которую надо экспортировать, например Календарь, — Далее.
5. С помощью кнопки Обзор выбрать папку и задать имя файлу отчета — ОК — Далее.
6. На последнем шаге Мастера Импорта и экспорта, нажав кнопку Соответствие полей, установить, какие сведения из календаря, попадут в формируемую таблицу Отчета.
7. Нажать Готово, задать промежуток времени, за который создается Отчет — ОК.
8. Проследить благополучное создание файла отчета и открыть его. При необходимости внести редакторские правки и коррективы.
|
