Положение о формировании, ведении и хранении личных дел студентов огбоу спо «иат» смк. 3-пт 3-05-2012
Скачать 152.27 Kb.
|
Система менеджмента качестваПОЛОЖЕНИЕ О формировании, ведении и хранении личных дел студентов СМК.3-ПТ-4.2.3-05-2012 Версия 01 Иркутск Разработано: Начальник орг.-стат.отдела ________________ Н.Ю.Суртаева «10» апреля 2012 г Согласовано: Зам.директора по УВР Представитель руководства по качеству __________________ М.П.Цивилева Специалист по кадровой работе __________________ О.А.Лезин Зав.отделением ___________________ М.А.Игнатенко Зав.отделением ___________________ Л.В.Петкевич Зав.отделением ___________________ А.Е.Кривенцов Дата введения в действие «____»__________2012 г., приказ по техникуму № _____ Настоящий документ является внутренним документом ОГБОУ СПО «ИАТ» 1. Общие положения 1.1. Положение о формировании, ведении и хранении личных дел студентов (далее Положение) является локальным нормативным актом Областного государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Иркутский авиационный техникум» (далее Техникум) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов (далее обучающихся). 1.2. Положение разработано в соответствии со следующими нормативными правовыми и локальными нормативными актами: - Федеральным Законом РФ от 12.01.1996 г. № 12-ФЗ «Об образовании» (с изменениями и дополнениями; - Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; - Порядком приема граждан в государственные и муниципальные образовательные учреждения среднего профессионального образования (Приказ Минобрнауки РФ от 15.01.2009 г. № 4); - Об утверждении порядка перевода студентов из одного среднего специального учебного заведения в другое заведение и из высшего учебного заведения в среднее специальное учебное заведение (приказ Министерства образования РФ от 20.12.1999 г. № 1239); - Об утверждении Положения об Итоговой государственной аттестации выпускников образовательных учреждений среднего профессионального образования в Российской Федерации (Постановление Госкомвуза РФ от 27.12.1995 г. № 10); - Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов (Приказ Минобрнауки РФ от 09.03.2007 г. № 80); - Уставом Техникума; - Правилами приема в Техникум. 1.3. Положение обязательно к применению во всех структурных подразделениях техникума, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел студентов. В обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать установленные настоящим положением сроки (Приложение 1). 1.4. Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством. 1.5. Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора техникума. Оригиналы документов, из личного дела обучающихся выдаются по описи, при этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа. 1.6. Контроль за исполнением настоящего Положения возлагается на специалиста отдела кадров. II. Формирование личных дел 2.1. На каждого поступающего в техникум в приемной комиссии заводят личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов. 2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на технических секретарей приемной комиссии. Ответственный секретарь приемной комиссии осуществляет контроль за правильностью формирования и полнотой содержания личных дел. 2.3. Личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия передает по акту в отдел кадров для их дальнейшего ведения. 2.4. К моменту передачи личного дела обучающегося из приемной комиссии в отдел кадров оно должно содержать следующие обязательные документы: - заявление о приёме; - документ об образовании государственного образца; - результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы: - свидетельство о результатах ГИА или ЕГЭ (подлинник или ксерокопия); - экзаменационные работы с экзаменационным листом; - согласие на обработку персональных данных; - ксерокопия паспорта (вторая, третья и пятая страницы); - фотографии 3х4 6 шт; дополнительные документы: - договор об оплате за обучение (для поступающих на коммерческой основе); - заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан); - копии документов, подтверждающих право на льготный или иной порядок поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.). 2.5.При зачислении обучающегося на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного заведения, Приёмная комиссия формирует личное дело, в котором, кроме документов, предусмотренных п.2.4, должна быть академическая справка, выданная учебным заведением, в котором обучался студент ранее. III. Ведение личных дел 3.1. Ответственность за ведение личных дел обучающихся возлагается на работников отдела кадров. 3.2. В личное дело обучающегося подшиваются: - выписки из приказов о зачислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрениях и взысканиях и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания); - подлинники личных заявлений, справок и других документов за весь период обучения. Личные заявления должны иметь резолюцию заведующего отделением и при необходимости – заместителя директора по учебно-воспитательной работе. - копии академических справок. 3.3. Документы в деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. 3.4. При восстановлении студента, отчисленного из техникума, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело студента включается заявление на восстановление с визой заместителя директора по учебно-воспитательной работе, копия приказа о восстановлении. 3.5. На каждого обучающегося заводится личная карточка студента по установленной форме, которая заполняется на протяжении всего срока обучения в техникуме. Выполнение учебного плана по семестрам и курсам фиксируется указанием номеров приказов о переводе с курса на курс и визируется подписью заведующего отделением. По окончании обучения или выбытия студента из техникума личная карточка приобщается в личное дело студента. 3.6. При отчислении обучающегося из техникума в личное дело вносятся: - выписка из приказа об отчислении; - личная карточка студента; - зачетная книжка; - копия академической справки (при досрочном отчислении); - копия документа об образовании, полученного в техникуме, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения); копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент зачисления в техникум (в случае если в деле хранился подлинник); - оформленный обходной лист; - внутренняя опись документов. 3.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документа, их регистрационные индексы, заголовки, даты. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. 3.8. В случае утраты (порчи) личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере (порче) личного дела и формируется новое личное дело. IV. Хранение личных дел 4.1. В период поступления и обучения личные дела обучающихся должны храниться в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам должен иметь только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся, и его непосредственный начальник. 4.2. Право доступа к документам личного дела обучающихся имеют: заведующий отделением, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора техникума. 4.3. Личные дела (с копиями документов, не зачисленных в Техникум, абитуриентов) хранятся в отделе кадров. 4.4. Личные дела обучающихся, отчисленных из Техникума досрочно, в течение двух лет хранятся в отделе кадров, после чего передаются на дальнейшее хранение в архив Техникума. 4.5. Зачётные книжки обучающихся, отчисленных из Техникума в связи с его окончанием, хранятся в личном деле, после чего уничтожаются в установленном порядке. 4.6. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения, производит специалист отдела кадров, выполняя следующие операции: - подшивку (вложение) в личное дело следующих документов:
- выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в техникум, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа; - хранение личного дела до передачи его в архив техникума; - составление акта (с указанием порядкового номера и ф.и.о.) и описи на передачу личных дел в архив; - передача личных дел в архив техникума. 4.7. Личные дела и подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки и т.д.) относятся к группе документов долговременного срока хранения 75 лет в архиве техникума. V. Приложения Приложение 1 Сроки производства и передачи документации в личное дело студента
VI. Лист регистрации изменений
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Утвердить Положение о ведении журналов, Положение о формировании, ведении хранении и проверки личных дел обучающихся мбоу «Тогурская... | | Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом «Об образовании в Российской Федерации», Типовым Положением об образовательном... |
| Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий... |  | Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся школы и определяет порядок действий всех... |
| «Комсомольская средняя общеобразовательная школа №2» (далее – мбоу ксош №2) и определяет порядок действий всех категорий сотрудников... | | Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами воспитанников доу и определяет порядок действий всех... |
| Муниципального бюджетного учреждения общеобразовательной организации средней общеобразовательной школы №1 г. Советская Гавань | | Минобрнауки РФ от 23. 01. 2014 г. №36, Федерального закона от 27. 07. 2006 г. №152-фз «О персональных данных», Устава Областного... |
| Минобрнауки РФ от 23. 01. 2014 г. №36, Федерального закона от 27. 07. 2006 г. №152-фз «О персональных данных», Устава Областного... | | Положение о текущем контроле успеваемости и промежуточной аттестации студентов огбоу спо «Клепиковский технологический техникум»... |