13. Порядок выдачи судебных дел и документов.
13.1. Порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления устанавливаются мировым судьей.
Судебные дела, иные материалы выдаются для ознакомления в помещении судебного участка на основании письменного заявления и при предъявлении следующих документов:
а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность согласно приложению № 1, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;
б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;
в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;
г) прокурорами - служебного удостоверения;
д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;
е) реабилитированными лицами, а с их согласия или в случае их смерти - наследниками, близким родственниками, родственниками, иждивенцами в соответствии со ст.ст.133, 134 УПК РФ, статьей 11Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий" - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).
13.2. Ознакомление лиц, указанных в пункте 13.1 настоящей Инструкции, с материалами судебного дела (иными материалами) производится на основании их письменного заявления (форма № 53), на котором мировой судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата мирового судьи ознакомить с материалами дела. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.
Ознакомление с делами (иными материалами) должно проходить в присутствии работника аппарата мирового судьи в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.
Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.
После ознакомления с судебным делом (иными материалами) работник аппарата мирового судьи в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении (форма № 53) о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела работником аппарата мирового судьи выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье.
По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с делопроизводителем.
Архивариус (работник аппарата мирового судьи) обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье.
До возвращения дела на судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.
В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено на судебный участок.
13.3. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве судебного участка, производится в соответствии с Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области документов, их комплектования, учета и использования.
13.4. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются архивариусом (другим работником аппарата мирового судьи) на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция мирового судьи.
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная подписью и гербовой печатью мирового судьи.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.
Письменные доказательства из дела с разрешения мирового судьи могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения в законную силу (ст. 72ГПК РФ).
Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливается мировым судьей.
13.5. Копии судебных актов (приговора, решения, определения, постановления) мирового судьи по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.
В иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, порядок выдачи (направления) копий судебных актов определяется мировым судьей.
Выдаваемые копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписью мирового судьи, секретаря судебного заседания (работника аппарата мирового судьи) и гербовой печатью. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляется штамп "Копия верна" (форма № 57) и гербовая печать мирового судьи.
Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов мирового судьи осуществляется работниками аппарата мирового судьи. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".
Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы нумеруются, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____" (форма № 56) с указанием мирового судьи, которым выдается копия документа, подпись скрепляется гербовой печатью мирового судьи. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления (форма № 56).
В случае, если вышестоящий суд изменил решение мирового судьи, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником аппарата мирового судьи делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело.
Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются работником аппарата мирового судьи в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.
Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.
Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.
Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения мирового судьи по письменному заявлению (форма № 53), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.
13.6. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:
- обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (ст. 47 ч. 4 п. 13, ст. 53 ч. 1 п. 7 УПК РФ);
- потерпевшим (ст. 42 ч. 2 п. 12 УПК РФ);
- гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (ст. 44 ч. 4 п. 13 УПК РФ);
- гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (ст. 54 ч. 2 п. 9, ст. 55 ч. 2 УПК РФ);
- сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ст. 35 ч. 1 ГПК РФ);
- реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам, (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").
Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном мировым судьей. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией мирового судьи подшивается в судебное дело.
Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, мировым судьей не заверяются.
13.7. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, указанным в пункте 13.1, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном мировым судьей порядке. Иные, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются мировым судьей.
Порядок выдачи судебных дел, находящихся в архиве судебного участка, а также снятие с них копий регулируются Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом начальника Главного управления юстиции Челябинской области.
14. Ведение и хранение нарядов, книг, карточек и журналов.
14.1. На каждом судебном участке к началу года помощником мирового судьи составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов, которая утверждается мировым судьей.
При составлении номенклатуры необходимо руководствоваться Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей Челябинской области, предусмотренной Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области документов, их комплектования, учета и использования.
Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи после рассмотрения на заседании экспертной комиссии судебного участка.
14.2. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с Номенклатурой.
Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке.
Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.
Подшивка должна производиться систематически.
14.3. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги.
14.4. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер карандашом. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются.
Лист сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист.
Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах).
При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются. Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.
Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.
Толщина наряда не должна превышать 4 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 250 листов, если документов больше, то заводится очередной том наряда.
14.5. На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и окончания ведения, количество листов и приложений, срок хранения в архиве судебного участка. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, на последующих томах - номер очередного тома.
14.6. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам ручкой.
Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.
В конце каждого наряда подшивается чистый лист для заверительной надписи (форма № 50). В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Заверительная надпись в книгах, журналах делается на последней странице.
14.7. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.
14.8. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они учтены в следующем году.
14.9. Наряды, книги, журналы учёта, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение документов в не запирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.
15. Составление и оформление служебных документов.
15.1. При составлении и оформлении служебных документов необходимо руководствоваться Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
15.2. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из двух логически связанных частей: в первой указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: письма, заявления - просьбу без пояснения).
15.3. Документы могут быть изготовлены рукописным способом либо на персональном компьютере. Служебные документы для изготовления их компьютерным способом должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами.
В них должны быть четко выделены абзацы. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
15.4. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила:
- наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже;
- при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность инициалы и фамилия адресата – в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией;
- почтовый адрес указывается полностью: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, района, области, индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта),
- документ не должен содержать более четырех адресатов; слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают; при большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
15.5. При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 февраля 2016 года следует оформлять 05.02.2016.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 февраля 2016 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день, например: 2016.02.05.
15.6. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Справка о … на 3л. в 2 экз.
2. Письмо о … на 2 л. в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
15.7. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева указывается наименование должности, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Внизу указывается отметка об исполнителе.
15.8. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
15.9. Каждый исходящий документ должен иметь копию, которая заверяется мировым судьей. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.
15.10. При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.
Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.
15.11. При подписании документов, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
15.12. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах требующих особого удостоверения.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита подписи проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.
15.13. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.
В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.
На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
15.14. Все подписанные документы отправляются только через помощника мирового судьи в установленном порядке.
Помощник мирового судьи перед передачей документа делопроизводителю для отправки адресату обязан:
- проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресатами отметить адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма;
- наличие даты и исходящего номера.
15.15. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством. |
