1.Общие положения
1.1. Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов (далее- Положение) является локальным нормативным актом и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов Частного учреждения профессиональной образовательной организации "АКУСИТ" (далее- Колледж).
1.2. Положение разработано на основе законов:
- Федерального закона от 29.12.2012 г.№273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации";
- Закона Краснодарского края от 16 июля 2013 года № 2770-КЗ «Об образовании в Краснодарском крае»;
- Правил приема в ЧУ ПОО "АКУСИТ";
- Положения о персональных данных [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ // СПС КонсультантПлюс, 2015;
- Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации [Электронный ресурс]: утв. постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» // СПС КонсультантПлюс, 2015;
- Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных [Электронный ресурс]: утв. постановлением Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» // СПС КонсультантПлюс, 2015;
- Основных правил работы архивов организаций [Электронный ресурс]: одобрено решением коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. // СПС КонсультантПлюс, 2015 ;
- Об утверждении образца формы уведомления об обработке персональных данных [Электронный ресурс]: приказ Роскомнадзора от 16 июля 2010 г. N 482 // СПС КонсультантПлюс, 2015.
.- О приеме иностранных граждан в средние, высшие учебные заведения, а также в учебные заведения послевузовского образования [Электронный ресурс]: письмо Минобразования РФ от 19 октября 2001 г. № 34-55-364 // СПС КонсультантПлюс, 2015.
- Об обеспечении защиты персональных данных [Электронный ресурс]: Письмо Рособразования от 29 июля 2009 г. № 17-110 (с «Информацией об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных») // СПС КонсультантПлюс, 2015.
- Устав ЧУ ПОО "АКУСИТ".
1.3. Положение обязательно к применению во всех структурных подразделениях Колледжа ответственных за формирования, ведения и хранения личных дел студентов, обучающихся по основным образовательным программам среднего профессионального образования.
1.4. Ответственность за соблюдение требований Положения возлагается на :
- ответственного секретаря приемной комиссии;
- инспектора по студенческим делам;
- диспетчера учебной части.
2.ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
2.1. Личное дело студента – совокупность документов (оригиналов и копий), содержащих полную информацию о студенте и его учебе в Колледже, а также их опись, подшитых в картонную папку-скоросшиватель.
2.2. Первичное оформление личного дела поступающих осуществляется в приемной комиссии Колледжа в соответствии с действующими Правилами приема и Положением о приемной комиссии.
2.3. Личное дело студента к моменту передачи из приёмной комиссии в отдел кадров должно содержать следующие документы:
- оформленный титульный лист (обложка) личного дела студента (Приложение № 1,
форма 1);
- заявление о приеме;
- оригинал документа об образовании государственного образца;
-копия документа об образовании государственного образца, заверенная надлежащим образом;
- ксерокопия документа, удостоверяющего личность;
- 4 фотографии размером 3x4;
-лист внутренней описи (Приложение № 2, форма 2);
- учебная карточка студента (Приложение № 5, форма 5);
для иностранных студентов:
- перевод документа государственного образца об образовании, оформленный в установленном порядке; при необходимости - заключение об эквивалентности документа об образовании;
дополнительные документы, которые могут быть предоставлены в приемную комиссию:
- копия свидетельства о постановке на учет в налогом органе (ИНН) (при наличии);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
-медицинская справка установленного образца с картой прививок;
- копия военного билета или приписного свидетельства (для юношей);
- копия свидетельства о заключении брака, иные документы, подтверждающие смену фамилии;
- копии документов особых категорий граждан (инвалиды, сироты, военнослужащие и т.д.), предусматривающие льготы, при обучении в Колледже (копии медицинских заключений, удостоверений, справок, копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии дипломов победителей олимпиад и др.), подтверждающих право на льготы, медицинскую справку (в соответствии с Постановлением Правительства № 697 от 14 августа 2013 г.).
2.4. Оформленные личные дела зачисленных абитуриентов ответственный секретарь приёмной комиссии передает по акту передачи инспектору по студенческим делам в отдел кадров не позднее 10 дней с момента издания приказа о зачислении.
2.5. Личные дела (с копиями документов) незачисленных поступающих хранятся в приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке, кроме подлинников.
2.6. Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются по описи на хранение в архив Колледжа
2.7. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из иного профессионального образовательного учреждения (далее - ПОУ), инспектор по студенческим делам формирует личное дело, в котором кроме документов, указанных выше, должны быть:
- заявление о переводе;
- справка установленного образца, выданная ПОУ, в котором обучался студент ранее, с указанием номера и даты приказа об отчислении, а также перечень учебных дисциплин, количества часов и отметок за них;
- индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).
2.8. При формировании личных дел рекомендуется придерживаться сроков производства и передачи основной документации в личное дело студента (Приложение № 7), если иные не предусмотрены локальными актами Колледжа.
3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В ПЕРИОД ОБУЧЕНИЯ
3.1. Титульный лист (обложка) папки личного дела оформляется следующим образом (Приложение № 1, форма 1): указываются наименование специальности/профессии, форма обучения, фамилия, имя, отчество студента, указывается дата начала и окончания ведения личного дела (даты приказов о зачислении и отчислении по окончании Колледжа, указываются арабскими цифрами).
3.2. В личное дело студента помещаются:
- лист внутренней описи отдельно (Приложение № 2, форма 2). Внутренняя опись документов содержит следующие сведения: регистрационный номер личного дела, наименования, порядковые номера, даты документов дела, количество занимаемых листов, листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно;
- выписки из приказов по данному студенту о зачислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании, о смене фамилии, о завершении обучения по основной профессиональной образовательной программе подготовки с указанием степени выдаваемого диплома (с отличием, без отличия) и присваиваемой квалификации и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);
- выписки из приказов о переводе студента с курса на курс;
- подлинники личных заявлений, справок и других документов за весь период обучения (при получении);
- копия справки установленного образца, выданная ПОУ, в котором обучался студент ранее, с указанием номера приказа об отчислении;
- протокол переаттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки;
- индивидуальные учебные планы для обучающихся по сокращенной программе;
- индивидуальные учебные графики.
3.3. При отчислении из Колледжа в личное дело вносятся:
- выписка из приказа об отчислении;
- учебная карточка студента;
- копия справки установленного образца, выданная ПОУ, в котором обучался студент ранее, с указанием номера приказа об отчислении, а так же перечень учебных дисциплин, количества часов и отметок за них.
- копия документа об образовании и приложение к нему (для отчисленных в связи с окончанием обучения); в случае получения документа о профессиональном образовании не лично владельцем документа, а иным лицом, в личное дело помещается доверенность на это лицо, заверенная в установленном порядке;
- справка установленного образца(при переводе в другое ПОУ);
- обходной лист;
- расписка в получении подлинников документов из личного дела;
- зачетная книжка и студенческий билет хранятся в личном деле в течение срока хранения, установленного номенклатурой дел Колледжа;
- внутренняя опись документов.
3.4. При оформлении личного дела необходимо учитывать следующее:
- в личные дела студентов вкладывают документы-подлинники, копии документов, включенные в личные дела, должны быть заверены в установленном порядке (заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, инициалы и фамилия работника, дата подписи, печать структурного подразделения, заверяющего документ);
- если в период формирования и ведения личного дела название организации изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки.
- при изменении фамилии студента старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней;
- в случае перевода студента из другого ПОУ в личное дело помещают выписку из приказа о переводе и академическую справку; при переводе в другое ПОУ подшивается заявление и выписка/копия приказа о переводе;
- в случае предоставления студенту академического отпуска или повторного года обучения в личное дело помещается выписка/копия соответствующего приказа и документ, служащий основанием для предоставления академического отпуска;
- в случае перевода студента с одной специальности на другую выписка/копия соответствующего приказа;
- при восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее;
- личные заявления должны иметь резолюцию директора;
- внесение изменений и дополнений со слов студента не допускается.
3.5. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.
4.ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
4.1. В период поступления и обучения систематизация личных дел (индивидуальных папок, оформленных на каждого студента отдельно) осуществляется по группам/курсам и профессиям/специальностям, хранятся папки в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам имеет только директор, (в его отсутствие заместитель директора по учебной работе ), инспектор по студенческим делам, начальник отдела кадров.
4.2. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора.
4.3. В отделе кадров инспектором по студенческим делам ведется журнал регистрации выданных документов (Приложение № 6, форма 6)
4.4. В сводную номенклатуру дел Колледжа личное дело студента, окончившего Колледж и отчисленного как освоившего образовательную программу в полном объеме и прошедшего итоговую государственную аттестацию, вносится со сроком хранения 75 лет.
4.5. Студенческий билет, сданный студентом в связи с окончанием полного курса обучения или выбытием из колледжа, подлежит уничтожению в течение месяца.
5.ПОДГОТОВКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ
5.1. По окончании обучения студента его личное дело должно быть передано в архив Колледжа.
5.2. Перед сдачей в архив необходима дополнительная систематизация документов. Для этого документы располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела - сверху - располагается самый ранний документ, в конце - самый поздний).
5.3. Опись личного дела (Приложение № 2) помещают в начале дела.
5.4. В состав личного дела студента должны входить следующие документы:
- опись личного дела;
- заявление о приеме документов для поступления в ЧУ ПОО "АКУСИТ";
- медицинская справка (при наличии);
- копии аттестата/диплома;
- расписка студента о получении им документа об образовании;
- копия второй страницы паспорта;
- копия страницы паспорта с указанием прописки;
- свидетельство единого государственного экзамена( если предусмотрено "Правилами приема") ;
- экзаменационный лист;
- выписка из приказа о зачислении в Колледж;
- академическая справка из предыдущего ПОУ, если студент зачислен в порядке перевода;
- выписки из приказов об отчислении, переводе, восстановлении, предоставлении академического отпуска, об изменении фамилии;
- заявление студента о предоставлении академического отпуска, медицинская справка или документ, подтверждающий основание для получения академического отпуска с указанием причин;
- выписка из приказа об окончании Колледжа;
- личная карточка студента;
- обходной лист;
- копия диплома о среднем профессиональном образовании;
- копия приложения к диплому.
5.5. После завершения комплектования личного дела подшивается заверительный лист с записью:
-
«В данном деле прошито и пронумеровано ________________________________листов».
(цифрой и прописью)
Дата «_____»_____________20____г.Должность_____
|
Листы личного дела подшиваются суровыми нитками в три прокола.
5.6. При сдаче личного дела студента в архив оформляется опись дел (Приложение № 4, форма 4) и лист-заверитель дела (Приложение № 3, форма 3)
5.7. Передача в архив личных дел студентов, окончивших обучение, производится в текущем году.
5.8. Личные дела отчисленных студентов хранятся 1 год по месту формирования, а затем также сдаются в архив. На них составляется отдельная опись.
5.9. Вся организация работы с личными делами студентов должна обеспечивать быстрый поиск, прием и обработку документов, рациональное размещение и сохранность.
6.ОТВЕТСТВЕННОСЬ И ПОЛНОМОЧИЯ.
6.1. Ответственность и полномочия по формированию, ведению и хранению личных дел студентов регламентируется данным положением Колледжа.
6.2. Координирует работу по организации формирования, ведения и хранения личных дел студентов отдел кадров совместно с учебной частью. В их функции входит своевременное предоставление нормативных и организационно-распорядительных документов, относящихся к их компетенции.
6.3. Положение Колледжа по формированию ведению и хранению личных дел студентов обязательно к применению диспетчера учебной части в период основного образовательного процесса, а также ответственным секретарем приёмной комиссии в период приемной кампании (либо иными сотрудниками в соответствии с должностными обязанностями).
6.4. В функции ответственного секретаря приемной комиссии входит:
- формирование личных дел поступающих;
- своевременное предоставление инспектору по студенческим делам личных дел вновь поступивших студентов;
-оформление приказов о зачислении студентов в Колледж;
- оформление в личное дело студента выписки из приказа о зачислении.
6.5. В функции инспектора по студенческим делам входит:
- предоставление обновленной базы движения студентов;
- ведение личных дел студентов;
- внесение в личные дела выписок или копий приказов, справок, относящихся к периоду обучения студента в Колледже;
- формирование личного дела студента при переводе из другого ПОУ;
- передача личных дел в архив;
- составление описи личного дела и описи личных дел, передаваемых в архив;
- ведение журнала выдачи документов (Приложение 6);
- вложение копии дипломов и вкладышей;
- заполнение личных карточек студентов.
6.6. В функции диспетчера учебной части входит:
- предоставление документов в процессе обучения студентов, а также студентов, переведенных со специальности на специальность, из одного ПОУ в Колледж, или отчисленных по разным основаниям;
- оформление студенческих билетов и зачетных книжек в сроки, производства документации в личное дело студента (Приложение 7);
- предоставление документации касающейся результатов аттестации (промежуточной и итоговой) за период обучения;
- предоставление индивидуального графика пересдачи разницы в учебных планах для студентов зачисленных в результате перевода в Колледж из другого ПОУ.
- предоставление ведомостей индивидуального профиля обучения студентов;
6.7. В функции кураторов учебных групп входит:
- своевременное получение у диспетчера учебной части зачетных книжек перед экзаменационной сессией и их сдача после сессии.
Приложение № 1
Форма 1.
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ (ОБЛОЖКА)
ЛИЧНОГО ДЕЛА СТУДЕНТА
Частное учреждение профессиональная образовательная организация "Армавирский колледж управления и социально-информационных технологий''
«_________________________________________________________________________________»
(наименование учреждения)
_____________________________________________________________________________________
(наименование профессии/специальности)
___________________________________
(форма обучения)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № ________
__________________________________________________________________________________
(Фамилия)
________________________________________________________________________________________________
(Имя, Отчество)
Дата начала____________________
Дата окончания _________________
Количество листов ______________
Хранить _________ лет
Приложение № 2
Форма 2.
ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА СТУДЕНТА
Фамилия___________________ Имя_______________________
Отчество___________________
№
п/п
|
Наименование документа
|
Дата включения документа в личное дело
|
Количество листов
|
Дата изъятия документа
|
Кем изъят документ,
и по какой причине
|
1
|
Заявление
|
|
|
|
|
2
|
Аттестат(диплом)
|
|
|
|
|
3
|
Копия аттестата(диплома)
|
|
|
|
|
4
|
Копия паспорта,(все заполненные страницы)
|
|
|
|
|
5
|
Копия ИНН
|
|
|
|
|
6
|
Копия СНИЛС
|
|
|
|
|
7
|
4 фотографии 3x4
|
|
|
|
|
8
|
Медицинская справка установленного образца
|
|
|
|
|
9
|
Карта прививок
|
|
|
|
|
10
|
Копия военного билета или приписного свидетельства(для юношей)
|
|
|
|
|
11
|
Копия свидетельства о браке(при смене фамилии)
|
|
|
|
|
12
|
Копия приказа о переводе
|
|
|
|
|
13
|
Документы подтверждающие право на льготы
|
|
|
|
|
14
|
Учебная карточка
|
|
|
|
|
Итого ________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи__________________________
(цифрами и прописью)
______________________ __________________ ______________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка)
«_____»_______________20__г.
Приложение № 3
Форма 3.
ЛИСТ ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
ЛИСТ ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________________
(только для архивных документов)
В деле подшито и пронумеровано ____________________________________
(цифрами и прописью)
листов + 1 лист внутренней описи.
Лист ___________ имеет физические повреждения - разрыв и склейка.
_______________ ________________ ___________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
«____»______________20___г.
Приложение № 4
Форма 4.
ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТУДЕНТОВ
ОПИСЬ
ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТУДЕНТОВ
(окончившие, отчисленные, очная/заочная форма обучения)
№_______________________
№ п/п
|
Номер дела
|
Заголовок дела
|
Год рождения студента
|
Дата начала и окончания дела(крайние даты)
|
Колличество листов в деле
|
Примечаания
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ______________________________________ дел
(прописью)
с №_____________________ по № _____________________
Директор _______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Составитель ________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение № 5
Форма 5.
УЧЕБНАЯ КАРТОЧКА СТУДЕНТА
Учебная карточка студента группы________________________________
Фамилия________________________________
Имя ____________________________________
Отчество ________________________________
Адрес места жительства_______________________________________________________________
Дата рождения ________________________________________
Предшествующий уровень образования (наименование документа, серия, номер, год выпуска, наименовании образовательного учреждения)_______________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
Адрес места жительства родителей ______________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Отметки о движении
Учебный год
|
Отметка о зачислении и
переводе на следующий
курс
|
Дата и номер приказа
|
Примечания
|
20____-20____
|
Зачислен на______ курс
|
Пр. от ________ №_____
|
|
20____-20____
|
Переведен на_____ курс
|
Пр. от ________ №_____
|
|
20____-20____
|
Переведен на_____ курс
|
Пр. от ________ №_____
|
|
20____-20____
|
Переведен на_____ курс
|
Пр. от ________ №_____
|
|
Допущен к Государственной итоговой аттестации по специальности: Приказ №____________ от __________________
Отчислен из ______________________Приказ от ______________________________№______________ в связи с ____ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Отметка о выдаче документов_________________________________________________________________________
Выдана справка установленного образца _______________________________________________________________
Поощрения взыскания
№
|
Характер поощрения или взыскания
|
№ и дата приказа
|
1
|
|
|
2
|
|
|
3
|
|
|
Приложение № 6
.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
№ п/п
|
ФИО получателя
|
Наименование документа
|
Дата выдачи
|
Подпись получателя
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № 7
СРОКИ ПРОИЗВОДСТВА И ПЕРЕДАЧИ ОСНОВНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ В ЛИЧНОЕ ДЕЛО СТУДЕНТА
№
|
Виды работ с документами
|
Ответственный исполнитель
|
Сроки производства
|
1
|
Оформление личного дела
|
Приемная комиссия Колледжа
|
В период работы приемной комиссии
|
2
|
Оформление студенческих билетов
|
Учебная часть
|
Неделя после зачисления
|
3
|
Оформление зачетных книжек
|
Учебная часть
|
Не позднее 1 месяца до начала сессии
|
4
|
Внесение анкетных данных в учебную карточку студента
|
Учебная часть
|
1 месяц после зачисления
|
5
|
Внесение результатов промежуточной аттестации в учебную карточку
|
Учебная часть
|
в соответствии с регламентом локального акта
ЧУ ПОО"АКУСИТ"
|
6
|
Внесение результатов итоговой государственной аттестации в учебную карточку
|
Учебная часть
|
1 месяц после окончания итоговой государственной аттестации
|
7
|
Внесение итоговых записей в учебную карточку в случае досрочного отчисления из колледжа
|
Учебная часть
|
1 неделя после издания приказа об отчислении
|
Приложение № 8
Форма 7.
Утверждаю
ИО Директора
______________ Л.А.Терешкова
АКТ
«____»______________20___г. г.Армавир № ______________
Приема-передачи личныхдел студентов
На основании приказа ЧУПОО"АКУСИТ" от «____»______________20___г. № ______
О зачислении на 1 курс специальности
_________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________ передаст
(фамилия,имя,отчество)
личные дела студентов,зачисленных на1курс специальности____________________________
_______________________________________________,в количестве __________________ дел.
Согласно приказу директора от «____»______________20___г. № ______
Передал(а) Принял(а)
___________________________ ___________________________
(должность,фамилия,имя,отчество) (должность,фамилия,имя,отчество)
Приложение № 9
Форма 8.
Утверждаю
ИО Директора
______________ Л.А.Терешкова
АКТ
«____»______________20___г. г.Армавир № ______________
об утере личного дела
Заместитель директора по учебно-воспитательной работе____________________________
(фамилия,имя,отчество)
Начальник отдела кадров ________________________________________________________
(фамилия,имя,отчество)
_____________________________________________________________________________
(фамилия,имя,отчество)
составили акт об утере личного дела №_________студента____________группы________
курса ___________________________________________________________________________
(фамилия,имя,отчество)
специальность____________________________________________________________________
зачисленного приказом ЧУПОО"АКУСИТ" от «____»______________20___г. № ______
Начальник отдела кадров____________________________
Инспектор по студ.делам____________________________ |
