КОНТРОЛЬ ЗА РАСХОДОВАНИЕМ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
По возвращении из командировки по РФ работник составляет отчет о выполнении служебного поручения (приложение К), где указывает перечень выполненных работ, результаты переговоров и т.п., а также период нахождения в командировке.
По возвращении из заграничной командировки руководитель делегации/работник составляет отчет о выполнении служебного поручения по командировке за границу (приложение Л). Отчет утверждается лицом, выдавшим служебное поручение на командировку.
В случае, когда командировка связана с доставкой материально-производственных запасов, инженеры служб, отвечающие за оприходование данного груза, в отчете о выполнении служебного поручения ставят номер заказа на поставку, свою подпись с расшифровкой и указывают рабочий телефон. В случае, если командировка связана со строительством объектов технического перевооружения в отчете о выполнении служебного поручения указывается СПП-элемент по объекту технического перевооружения.
В случае, когда командировка связана с обучением или повышением квалификации, а также с участием в мероприятиях, непосредственно связанных с профессиональным развитием (стажировка на других предприятиях, посещение конференций, выставок и других предприятий, проведение конкурсов и школ передового опыта) работник по возвращении из командировки предоставляет в Управление профессионального развития персонала документы, подтверждающие оказание услуг принимающей стороной.
Не позднее 3-х рабочих дней по возвращении из:
- командировки работник обязан предоставить в ООО «НЛМК – Учетный центр» отчет о выполнении служебного поручения (приложение К), либо отчет о выполнении служебного поручения по командировке за границу (приложение Л), а также авансовый отчет (приложение М) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;
- служебной поездки работник обязан предоставить в ООО «НЛМК – Учетный центр» заявку (приложение Г) и подтверждение ее электронного согласования руководителем структурного подразделения, авансовый отчет (приложение М) с приложением первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.
В авансовый отчет по загранкомандировке/служебной загранпоездке включаются также расходы, понесенные работником на территории РФ, в том числе оформление виз и загранпаспортов. На основании предоставленных документов специалистом ООО «НЛМК-Учетный центр» оформляется авансовый отчет по форме, приведенной в приложении Н.
Авансовые отчеты утверждаются должностными лицами в рамках полномочий, предоставленных приказом «О предоставлении права подписи первичных учетных и расчетных документов».
Протокольный отдел обеспечивает построчный перевод на русский язык оправдательных документов по загранкомандировке/служебной загранпоездке.
Неизрасходованные денежные средства, выданные в подотчет, сдаются в течение 3-х рабочих дней с даты возвращения работника. Возврат денежных средств может осуществляться на основании заявления, сформированного сотрудником ООО «НЛМК - Учетный центр», одним из способов на выбор подотчетного лица:
безналичным перечислением с пластиковой (зарплатной) карты работника;
наличными денежными средствами в структурных подразделениях ПАО «Липецккомбанк».
Остатки денежных средств по расходам на командировку/служебную поездку и расходам на приобретение ГСМ сдаются отдельными суммами.
Расход денежных средств, связанный с командировками/служебными поездками работников, включая транспортные расходы и ГСМ, отражается в бюджетах тех структурных подразделений, где числится работник.
Командированные работники/работники с разъездным характером работы, имеющие право пользования расчетной корпоративной банковской картой, обязаны:
соблюдать правила пользования расчетной банковской картой;
получать наличные денежные средства и осуществлять платежи только по целевому назначению, указанному в приказе /заявке, а именно:
оплата проезда к месту командировки/служебной поездки и обратно к месту постоянной работы;
найм жилого помещения (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные по командировке в пределах утвержденных норм (суточные для служебной поездки не предусмотрены и не относятся к целевому назначению);
оплата виз, консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда и иные, аналогичные сборы и платежи;
услуги сервисных касс.
ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ ПО КОМАНДИРОВКЕ/СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКЕ
В состав расходов, возмещаемых командированному лицу/лицу с разъездным характером работы на основании предъявленного авансового отчета с приложением оправдательных документов, включается оплата проезда к месту назначения и обратно, суточные по командировке, расходы по найму жилого помещения и другие обоснованные и документально подтвержденные расходы.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования/служебной поездки определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки/служебной поездки. Фактическое время пребывания за пределами РФ определяется по отметкам о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах РФ в загранпаспорте (кроме стран СНГ).
В случае отсутствия проездных документов при проезде работника к месту назначения и (или) обратно к месту работы на служебном/заказном легковом транспорте или ином транспорте, фактический срок пребывания в месте назначения устанавливается на основании сроков, определенных приказом/распоряжением/заявкой и указанных командированным лицом в отчете о выполнении служебного поручения.
Суточные выплачиваются командированному лицу за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути.
Расходы в виде суточных при нахождении в командировке на территории РФ оплачиваются в размере 700 рублей.
Расходы в виде суточных при нахождении в командировке за границей – по нормам в соответствии с приложением П положения. Пересчет командировочных расходов в иностранной валюте в рубли осуществляется в соответствии с действующим законодательством. В случае, если сумма суточных в рублевом эквиваленте превышает 2 500 рублей РФ, с превышающей суммы взымается НДФЛ.
По однодневным командировкам возмещаются только документально подтвержденные расходы по проезду, суточные не выплачиваются.
К расходам по проезду к месту командировки/служебной поездки и обратно к месту постоянной работы относятся: стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (в том числе маршрутным такси), включая обязательные страховые платежи по страхованию пассажиров на транспорте; оплата услуг по предварительной продаже проездных документов; расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями; оплата сервисных услуг, связанных с проездом и приобретением билетов. Кроме того, работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, а также такси, по согласованию с руководителем инициирующего подразделения, в случае отсутствия возможности добраться общественным транспортом (вечернее, ночное время или отсутствие регулярного движения общественного транспорта).
Документом, подтверждающим расходы на проезд автомобильным транспортом, является кассовый чек и (или) проездной билет. Данные документы должны содержать следующие реквизиты: ИНН, наименование предприятия, дата и наименование рейса, пункт назначения, номер места, сумма.
При приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронный билет), оправдательным документом, подтверждающим расходы, является сформированная автоматизированной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица.
При приобретении работником электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте, оправдательным документом, подтверждающим расходы, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) сформированный автоматизированной системой управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.
Нормы затрат на проезд воздушным, наземным и водным транспортом устанавливаются в соответствии с приложением В положения.
Расходы по оплате найма жилого помещения на территории РФ и за её пределами возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (бланк строгой отчетности или счет за проживание в гостинице, счет-фактура, кассовый чек или слип-чек при оплате банковской картой) в пределах сумм согласно приложению В настоящего положения.
Сотрудникам, не имеющим корпоративной сим-карты, расходы по оплате услуг связи в период командировки оплачиваются по заявлению о компенсации данных расходов при наличии подтверждающих документов с визой руководителя, инициирующего командировку.
Услуги связи с использованием корпоративной сим-карты, а также платной сети GPRS и WiFi предоставляются работникам в соответствии с приложением В положения.
Расходы по оплате услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций) в аэропорту и на вокзале предоставляются работникам с правом использования БК в соответствии с приложением В положения.
Особенности возмещения расходов при командировании/служебной поездке работника за пределы РФ:
работникам, направляемым в командировки за границу с даты пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а с даты пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации;
если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то с даты выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется;
работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов в иностранной валюте на выплату суточных;
если работник в период нахождения в заграничной командировке обеспечивается питанием, то суточные выплачивается в размере 30 процентов нормы расходов на выплату суточных;
подлежат возмещению следующие документально подтвержденные расходы работника по командировке/служебной поездке: за оформление полиса медицинского страхования для выезжающих за рубеж, комиссионные сборы, расходы на провоз багажа, расходы на обмен наличной валюты, информационные услуги консульств, расходы по оформлению загранпаспорта, расходы по оформлению визы (сервисные, курьерские сборы, оплата нотариального тарифа, связанного с оформлением доверенности на подачу документов для получения визы, оплата справки банка для получения сведений о состоянии счета работника с целью получения визы и др.) и другие обоснованные расходы;
расходы работников по оформлению выездных документов (виз, страховки, загранпаспорта) по несостоявшимся командировкам/служебным поездкам возмещаются на основании письма начальника Управления делами, с обоснованием необходимости данных расходов и с приложением оправдательных документов.
Расходы по оплате аренды автотранспортных средств в пределах РФ или за границей работникам не возмещаются.
При использовании служебного автотранспорта для проезда к месту командировки/служебной поездки, предоставляются следующие документы: акт об использовании автомобильного топлива и кассовые чеки об оплате топлива за наличный расчет. Работнику возмещаются документально подтвержденные сборы за проезд по автодорогам, расходы на приобретение пропуска на право въезда в город, обоснованные расходы по мойке автомобиля с указанием в документах регистрационного номера автомобиля и другие обоснованные расходы.
В случае превышения фактических расходов над предельно допустимыми нормами, установленными настоящим положением, а также в случаях оплаты работником иных расходов, не предусмотренных положением, компенсация производится на основании обоснованной служебной записки с разрешительной визой президента (председателя Правления), управляющего директора.
ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПИСЕЙ
Подлинники приказов, распоряжений хранят в структурном подразделении в течение 5 лет со дня их оформления.
Авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами хранят в соответствии с законодательством РФ об архивном деле и с условиями договора на ведение учета с ООО «НЛМК-Учетный центр».
По истечении срока хранения документов, подлежат уничтожению в соответствии с законодательством РФ об архивном деле и установленными требованиями Компании.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Ответственность за исполнение требований настоящего положения возложена на руководителей, имеющих право подписи документов о направлении в командировку/служебную поездку и утверждения авансовых отчетов.
ООО «НЛМК-Учетный центр» осуществляет контроль за соблюдением лимитов и документальным оформлением расходов, связанных с командировками/служебными поездками работников.
Ответственность за актуальность перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возложена на Вице-президента по кадрам и системе управления.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Форма Служебной записки для направления в командировку
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ДЛЯ НАПРАВЛЕНИЯ В КОМАНДИРОВКУ
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Прошу оформить (указывается ФИО, должность, таб. №, наименование и номер структурного подразделения командируемого работника, номер ПФМ) командировку в период с________________по_______________
________________________________________________________________________________________________
(место назначения (страна, область, город, организация))
___________________________________________________________________________________________________________
для________________________________________________________________________________________________
(содержание задания, цель)
___________________________________________________________________________________________________________
Вид деятельности______________________________________________________________________________
(операционная/инвестиционная деятельность)
Наличие денежных средств на командирование по (инвестиционной/операционной деятельности) в бюджете подразделения подтверждаю:
Работник/руководитель инициирующего подразделения)_________________________________________________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)
Форма Распоряжения для направления в командировку
|
