ОСОБЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
В строке служебной записки/заявки «Содержание задания, цель» указывается(ются) конкретное(ые) мероприятие(ия) или работы, для проведения которых организуется командировка/служебная поездка.
Данная формулировка полностью переносится в распоряжение для направления в командировку.
В строке распоряжения/заявки «Вид деятельности» указывается операционная или инвестиционная деятельность в целях бюджетирования денежных средств.
Строка распоряжения «Командировка за счет средств»/заявки «Поездка за счет средств» определяет характер расходов и может содержать следующие формулировки:
заготовление и приобретение материальных ценностей – по командировкам/служебным поездкам, непосредственно связанным с приобретением, сооружением и изготовлением внеоборотных активов и с закупкой производственных запасов;
производственные расходы – по командировкам/служебным поездкам, непосредственно связанным с производством продукции, оказанием услуг, управлением организацией, подготовкой и повышением квалификации работников;
расходы на продажу – по командировкам/служебным поездкам, связанным с реализацией продукции (сбыт, реклама и т.п.);
расходы на продажу (экспорт) – по командировкам/служебным поездкам, связанным с реализацией продукции на экспорт;
расходы, связанные с участием в деятельности компаний группы НЛМК – по командировкам/служебным поездкам, связанным с деятельностью компаний группы НЛМК;
прочие расходы – по командировкам/служебным поездкам, не связанным с производством продукции, сбытом, управлением организацией (непроизводственные расходы), а также другие формулировки, отражающие производственный или управленческий характер расходов.
В случаях использования служебного транспорта для перевозки делегаций и других пассажиров для экономического обоснования расходов работников АТУ ПАО “НЛМК” в строке распоряжения “С целью” указывается конкретное задание (цель перевозки), которое должно основываться на задании перевозимого лица (делегаций).
ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВКИ/СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКИ ЗА ГРАНИЦУ
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ
Служебное поручение (приложение Д) формирует командируемый работник/ руководитель делегации на командирование не позднее, чем за 30 дней (для направления в командировку по странам СНГ – не позднее, чем за 10 дней) до начала срока командирования, при наличии визы – не позднее 10 дней.
Служебное поручение о направлении в командировку подписывается руководителем II уровня управления: вице-президентом, управляющим директором, директором. В случае, если руководитель, выдавший задание на командировку, не является руководителем II уровня управления, он согласовывает служебное поручение в разделе «Визы». При направлении в командировку делегации служебное поручение согласовывают руководители структурных подразделений, в которых работают командируемые. Служебное поручение в трехдневный срок после его оформления передается в протокольный отдел Управления делами.
Протокольный отдел управления делами оформляет проект приказа/распоряжения (приложения Е/Ж) о командировании сотрудников на основании служебного поручения. Приказ/распоряжение о направлении в командировку подписывается должностными лицами в рамках полномочий, предоставленных приказом «О предоставлении права подписи первичных учетных и расчетных документов». Приказ/распоряжение о направлении в командировки работников филиала и представительств подписывают руководители этих подразделений либо уполномоченные лица.
Протокольный отдел управления делами на основании служебного поручения о командировании направляет принимающей стороне необходимые сведения о работнике/делегации для получения от принимающей стороны официального приглашения. При получении приглашений протокольный отдел управления делами готовит документы, необходимые для получения въездных виз членам делегации и передает их в консульство.
Протокольный отдел управления делами/командируемый работник проводит необходимые мероприятия по оформлению виз, бронированию/приобретению международных проездных документов, в необходимых случаях – проездных документов внутри страны и между странами командирования, найму жилого помещения, организации трансфера в рамках норм возмещения командировочных расходов, установленных настоящим положением (приложение В).
Протокольный отдел управления делами передает в ООО «НЛМК – Учетный центр» копию приказа/распоряжения и служебное поручение за день до предполагаемой даты перечисления денежных средств командируемому работнику. При направлении в зарубежную командировку водителей на автотранспорте предусматривается выдача денежных средств на оплату суточных, проживания в гостинице, топлива, стоянки, страховки, экологического сбора, услуг по оформлению груза.
Протокольный отдел управления делами передает командируемому работнику не менее чем за 1 (одни) сутки до командирования пакет необходимых документов (проездные документы, подтверждение о бронировании жилого помещения, визы (при их наличии) и др.).
При необходимости обеспечения работника служебной сотовой связью служебное поручение дополняется следующим предложением: «Обеспечить служебной сотовой связью руководителя (Ф.И.О., табельный №) на срок командировки с выдачей ему сим-карты (или с открытием международного роуминга)». Протокольный отдел управления делами включает в проект приказа/распоряжения указание об обеспечении связью с возложением обязанности на Аппарат вице-президента по информационным технологиям.
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКИ ЗА ГРАНИЦУ
Убывающий в служебную поездку работник не позднее, чем за 30 дней (по странам СНГ – не позднее, чем за 5 рабочих дней) до начала срока поездки, при наличии визы – не позднее 5 рабочих дней, должен передать посредством электронной почты в ответственное подразделение/протокольный отдел управления делами согласованную заявку на организацию служебной поездки.
Заявка согласовывается посредством электронной почты вышестоящим руководителем II уровня управления: вице-президентом, управляющим директором, директором.
Протокольный отдел управления делами на основании заявки на организацию служебной поездки направляет принимающей стороне необходимые сведения о работнике для получения от принимающей стороны официального приглашения. При получении приглашений протокольный отдел управления делами готовит документы, необходимые для получения въездных виз и передает их в консульство.
Протокольный отдел управления делами передает в ООО «НЛМК – Учетный центр» заявку и подтверждение электронного согласования руководителем структурного подразделения заявки за день до предполагаемой даты перечисления денежных средств выезжающему работнику.
Ответственное подразделение/протокольный отдел управления делами проводит необходимые мероприятия по оформлению виз, бронированию/ приобретению международных проездных документов, в необходимых случаях – проездных документов внутри страны и между странами, по найму жилого помещения и организации трансфера в рамках норм возмещения расходов/лимитов, установленных настоящим положением (приложение В).
Ответственное подразделение/протокольный отдел управления делами передает выезжающему работнику не менее чем за 1 (одни) сутки до поездки пакет необходимых документов (проездные документы, подтверждение о бронировании жилого помещения, визы (при их наличии) и др.).
ОСОБЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
В строке служебного поручения (приложение Д)/заявки «Содержание задания (цель)» работник указывает конкретное(ые) мероприятие(ия) или перечисляет работы, для проведения которых он выезжает за границу.
Данная формулировка полностью переносится в приказ/распоряжение (приложения Е/Ж).
В строке служебного поручения/заявки «Вид деятельности» указывается операционная или инвестиционная деятельность в целях бюджетирования денежных средств.
ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ КОМАНДИРОВКИ/СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКИ ЗА ГРАНИЦУ
Протокольный отдел управления делами информирует работника о правилах безопасности в стране пребывания, потенциальных рисках, а также о процедуре вакцинации (при необходимости).
Протокольный отдел управления делами оказывает содействие в оформлении документов для получения в служебных целях заграничных паспортов в виде консультирования. Заграничный паспорт оформляется лично его владельцем в отделениях Управления по вопросам Миграции УМВД РФ в сроки, установленные Миграционным законодательством РФ.
В случаях, определенных требованиями законодательства отдельных стран, передача документов для получения виз и получение въездных виз в консульстве производится лично лицом, выезжающим за границу. Ответственность за достоверность и полноту информации при заполнении заявки, визовых анкет и других документов, необходимых для оформления выездной визы, возлагается на выезжающего работника.
Дирекция по корпоративным финансам оказывает содействие в оформлении командируемым работникам полисов обязательного медицинского страхования для выезжающих за рубеж.
В представительстве и филиале лица, ответственные за оформление документов при выезде работника в командировку/служебную поездку за границу, назначаются распоряжением руководителя.
ПРОЦЕДУРА ОРГАНИЗАЦИИ ТРАНСФЕРА
7.1. Работнику возмещаются расходы по трансферу в соответствии с приложением В данного положения.
7.2. Оправдательным документом, подтверждающим данные расходы, является квитанция (бланк строгой отчетности) на оплату пользования такси с наличием обязательных реквизитов: наименование, серия, номер, дата выдачи квитанции; стоимость проезда; маршрут; наименование фрахтовщика; фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
ПРОЦЕДУРА ИЗМЕНЕНИЯ КЛАССА ОБСЛУЖИВАНИЯ
При авиаперевозках/ железнодорожном проезде обслуживание на класс, выше установленного приложением В к настоящему положению, возможно с письменного разрешения президента (председателя Правления), управляющего директора в следующих случаях:
работник сопровождает представителя делового партнера Компании, который пользуется более высоким классом;
билеты класса, соответствующего категории работника, приобрести невозможно, а график командировки/служебной поездки не позволяет приобрести билеты необходимого класса на другой поезд/рейс.
В случае невозможности зарезервировать гостиницу в пределах установленных настоящим положением норм, допустимо превышение норм только при наличии письменного согласия президента (председателя Правления), управляющего директора.
ПЛАНИРОВАНИЕ И ВЫДАЧА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
Планирование средств на командирование/служебные поездки работников производится в соответствии с установленными процедурами Компании, на основании утвержденных бюджетов подразделений. В случае превышения бюджета руководитель инициирующего подразделения выполняет необходимые процедуры, установленные локальными нормативными актами по корректировке бюджета.
Выдача денежных средств под отчет осуществляется в безналичном порядке путем перечисления на пластиковые (зарплатные) карты работников, либо в наличном порядке через структурные подразделения ОАО «Липецккомбанк».
Оформление документов на выдачу денежных средств под отчет на расходы по командировке/служебной поездке осуществляет ООО «НЛМК – Учетный центр» на основании следующих документов:
приказ/распоряжение и служебное поручение о направлении работников в зарубежную командировку;
распоряжение о направлении в командировку в пределах РФ;
заявка на организацию служебной поездки.
Оформление документов на выдачу денежных средств под отчет на ГСМ осуществляет ООО «НЛМК – Учетный центр» на основании заявки на получение денежных средств для заправки ГСМ.
Право пользования расчетными корпоративными банковскими картами для компенсации расходов на командировку/служебную поездку предоставляется президентом (председателем Правления), вице – президентом по кадрам и системе управления, вице – президентом по финансам, управляющим директором ПАО «НЛМК» должностным лицам, в соответствии с приложением В положения на основании служебной записки (приложение И).
Заявление на выдачу корпоративных карт в учреждение банка оформляет ООО «НЛМК - Учетный центр».
ПРОЦЕДУРА ОТМЕНЫ (ПЕРЕНОСА СРОКОВ) КОМАНДИРОВКИ/ СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКИ
Отмена (изменение сроков) командировки/служебной поездки допускается в связи с производственной необходимостью или возникновением других объективных причин.
Изменения в приказ/распоряжение о командировании вносит ответственное подразделение. Все изменения в служебном поручении заверяются лицом его подписавшим.
Для отмены (переноса сроков) командировки/служебной поездки оформляется и передается в ответственное подразделение заявление работника, которое визируется/согласовывается руководителем инициирующего подразделения или служебная записка руководителя инициирующего подразделения с обоснованием необходимых изменений.
Ответственность за достоверность и полноту информации при отмене или переносе сроков командировки/служебной поездки возлагается на руководителя инициирующего подразделения.
Ответственное подразделение/работник обязаны незамедлительно приступить к организации необходимых процедур, связанных с отменой (переносом сроков) командирования/служебной поездки.
ПРОЦЕДУРА ВОЗВРАТА ПРОЕЗДНЫХ ДОКУМЕНТОВ
При отмене (переносе сроков) командировки/служебной поездки ответственное подразделение/ работник обязаны организовать аннулирование бронирования или возврат приобретенного проездного документа во избежание штрафных санкций, указанных в подтверждении о бронировании или самом проездном документе. При этом ответственное подразделение/работник обязаны получить письменное подтверждение о проведенной отмене брони/возврате.
При вынужденном изменении маршрута работник обязан получить необходимые отметки перевозчика для возврата данного проездного документа с минимальной потерей.
В случае задержки в пути и опоздания на транспортное средство по ранее приобретенным билетам, необходимо осуществить возврат билетов: на железнодорожном транспорте – в течение 12-ти часов (на поезда и вагоны формирования РФ) или в течение 3-х часов (на поезда и вагоны формирования стран СНГ и Балтии) после отправления поезда; на авиатранспорте – до предоставления авансового отчета.
ПРОЦЕДУРА АННУЛИРОВАНИЯ БРОНИ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ
Ответственное подразделение/работник обязаны соблюдать правила бронирования/аннулирования брони жилого помещения, предоставляемые Уполномоченным агентством, службами протокола в пунктах командирования/служебной поездки или соответствующим контрагентом.
При отмене (переносе сроков) командировки/служебной поездки ответственное подразделение/работник обязаны незамедлительно уведомить Уполномоченное агентство, службу протокола в пункте командирования/служебной поездки или соответствующего контрагента, и получить письменное подтверждение об отмене брони жилого помещения.
|
