3.4.Увязка статей сводных бюджетов с функциональными бюджетами
Для того чтобы увязать статьи сводных бюджетов с функциональными бюджетами, на закладку «Состав» объектов раздела «Функциональные бюджеты» методом «Drag&Drop» переносим относящиеся к ним статьи сводных бюджетов из раздела «Сводные бюджеты» (Рис.6). Фактически, мы задаем правила расчета финансового результата и чистого денежного потока.
При отнесении к одному функциональному бюджету группы подстатей сводных бюджетов, нет необходимости переносить на закладку «Состав» каждого элемента этой группы. Нужно перенести элемент (статью) верхнего уровня, в дальнейшем в отчетах каждая группа статей будет «развернута» на составляющие элементы.
 
Рис.6. Заполнение функциональных бюджетов статьями сводных бюджетов
3.5.Увязка ЦФО со статьями функциональных и сводных бюджетов
Для того чтобы сформировать операционные бюджеты, необходимо на закладку «Состав» каждого ЦФО перенести методом «Drag&Drop» соответствующие ему статьи функциональных и сводных бюджетов (Рис.7).
Как правило, к каждому ЦФО относят группу статей БДР «накладные расходы». Функциональный бюджет относится к ЦФО в том случае, если руководитель ЦФО отвечает за результат процесса, выход которого описывается соответствующим функциональным бюджетом. Таким образом, формируется финансовая ответственность каждого руководителя ЦФО, которая может быть в дальнейшем описана в его должностной инструкции.
  
Рис.7. Заполнение ЦФО статьями функциональных и сводных бюджетов
3.6.Создание отчетов
Business Studio позволяет сформировать различные пользовательские регламентирующие документы путем настройки пользовательских отчетов. В рамках бюджетного управления, такими отчетами могут быть «Положение о финансовой структуре» (см. Приложение А) и «Положение о бюджетной структуре» (см. Приложение Б). Первый документ описывает состав, права и обязанности центров финансовой ответственности (ЦФО), второй – описывает порядок планирования и учета важнейших финансовых показателей – финансового результата, ликвидности и рентабельности капитала, а также уточняет ответственность за достижение промежуточных и конечных значений этих показателей.
Подробнее о создании пользовательских отчетов в Business Studio можно ознакомиться в Руководстве пользователя, в главе 10 «Отчеты».
Библиография
Бримсон Д. Процессно-ориентированное бюджетирование. Внедрение нового инструмента управления стоимостью компании / Джеймс Бримсон, Джон Антос при участии Джея Коллинза; пер. с англ. В.Д.Горюновой; под общ. ред. В.В. Неудачина. – М.: Вершина, 2007. – 306 с.
Приложение А. Пример отчета «Положение о финансовой структуре»
ООО «ИнТехПроект»
Положение о финансовой структуре
2007
1. Основные понятия
Бюджетирование (бюджетное управление) – система управления компанией по центрам ответственности через бюджеты, позволяющая достигать поставленных целей путем наиболее эффективного использования ресурсов.
Бюджет предприятия – это план, составленный на определенный период времени в натуральном и денежном выражении и определяющий потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов.
Бюджет – сгруппированные по принятым на предприятии признакам показатели экономической деятельности.
Бюджетная структура – иерархия операционных, функциональных и итоговых бюджетов предприятия.
Функциональный бюджет – бюджет, описывающий определенную функциональную область деятельности предприятия (сбыт, снабжение, производство и т.д.).
Операционный бюджет – бюджет, описывающий хозяйственные операции обособленного подразделения предприятия (ЦФО).
Итоговые бюджеты – результат консолидации функциональных бюджетов, отражающий состояние платежеспособности (Бюджет движения денежных средств), прибыльности (Бюджет доходов и расходов) и стоимости (Бюджет по балансу) предприятия.
Хозяйственная операция – простейшее событие в деятельности предприятия, вызвавшее возникновение доходов, затрат, расходов, поступлений или выплат денежных средств, формирование остатков или движение товарно-материальных ценностей.
Статья бюджета – его составная часть, по которой осуществляется планирование и учет хозяйственных операций одного типа.
Финансовая структура предприятия - иерархия центров финансовой ответственности, взаимодействующих между собой через бюджеты.
Центр финансовой ответственности (ЦФО) - структурное подразделение (или группа подразделений), осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное воздействие на расходы и/или доходы от данной деятельности, и, соответственно, отвечающее за эти статьи расходов и/или доходов.
Центр финансового учета (ЦФУ) – структурное подразделение, которое ведет учет установленных для него показателей доходов и/или расходов, но не отвечает за их величину.
Центр затрат – структурное подразделение, отвечающее только за понесенные затраты.
Центр дохода – структурное подразделение, отвечающее за доход, которое оно приносит предприятию своей деятельностью.
Центр маржинального дохода – структурное подразделение, отвечающее за маржинальный доход (разница между выручкой и прямыми затратами) в рамках своей деятельности.
Центр прибыли – структурное подразделение, отвечающее за величину заработанной прибыли в рамках своей деятельности (разница между выручкой и общими затратами).
Центр инвестиций – структурное подразделение, имеющее право распоряжаться внеоборотными активами предприятия (осуществлять инвестиции и дезинвестиции) и отвечающее за величину ROI (отдача от инвестиций).
2. Общие положения
2.1. Базовые принципы
Настоящее «Положение о финансовой структуре» (в дальнейшем Положение) описывает систему бюджетного управления в ООО «ИнТехПроект» и определяет состав регламентирующих ее документов.
Положение о финансовой структуре составлено на основе принципов управления по центрам ответственности, определяющих построение и функционирование финансовой структуры как основного исполнительного механизма бюджетного управления ООО «ИнТехПроект».
Выполнение требований системы бюджетного управления, описанных в Положении и указанных в нем сопутствующих документах, обязательны для всех сотрудников предприятия.
2.2. Сфера применения
Действие данного Положения распространяется на все подразделения ООО «ИнТехПроект».
Положение применяется для:
внутреннего использования при решении задач управления ООО «ИнТехПроект»;
обеспечения документированной базы системы бюджетного управления;
обеспечения непрерывности функционирования системы бюджетного управления и реализации ее требований в ходе меняющихся условий.
3. Принципы бюджетного управления
3.1. Этапы управленческого цикла
Бюджетное управление – оперативная система управления компанией по центрам ответственности через бюджеты, позволяющая достигать поставленные цели путем наиболее эффективного использования ресурсов.
Процесс бюджетного управления выполняется в следующем порядке:
Планирование (разработка бюджетов)
ООО «ИнТехПроект» устанавливает цели своего развития, затем в соответствии с утвержденным регламентом на основе указанных целей все ЦФО формируют по статьям свои бюджеты, данные которых консолидируются на уровне предприятия, и на их основе создаются основные прогнозные бюджеты:
Бюджет движения денежных средств (БДДС);
Бюджет доходов/расходов (БДР);
Бюджет по балансовому листу (ББЛ).
Если руководство путем анализа убеждается, что такой результат его устраивает, то планы принимаются к исполнению, если нет, итерация составления планов повторяется, пока не будет найден оптимальный.
Подготовленный и согласованный путем итераций прогнозный план предприятия в форме бюджета после анализа на соответствия поставленным целям утверждается руководством и становится директивным документом, обязательным для исполнения всеми ЦФО предприятия.
Учет фактических данных и контроль отклонений
Все ЦФО ведут свою оперативную деятельность, учитывая фактические данные в тех же регистрах, что и планировали. Выполнение своих функциональных обязанностей каждое подразделение осуществляет в рамках бюджета своего ЦФО, отвечая, таким образом, за его соблюдение, что должно гарантировать предприятию получение запланированного финансового результата.
Для контроля соблюдения бюджетов ведется отслеживание возникающих отклонений фактических данных от запланированных, что позволяет как каждому ЦФО, так и предприятию в целом оперативно выявлять негативные тенденции с целью их предотвращения на ранней стадии развития ситуации.
Анализ исполнения и отчетность
Анализ осуществляется на всех стадиях бюджетного управления – сначала анализируются планы, потом анализируются возникающие отклонения в текущем режиме, и последним проводится анализ отчетности о фактическом выполнении бюджета ЦФО и всего предприятия как на промежуточных этапах (например, неделя, месяц, квартал), так и после завершения бюджетного периода (год).
Принятие управленческих решений
Данные анализа используются для принятия управленческих решений – в текущем режиме, и корректировки планов – по результатам завершения бюджетного периода и формирования нового бюджета на следующий плановый период. Далее действия повторяются в описанном выше порядке.
3.2. Финансовая структура
Центр финансовой ответственности (ЦФО) – структурное подразделение, осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное воздействие на расходы и/или доходы от этих операций и отвечающее за величину данных расходов и/или доходов.
Центр финансового учета (ЦФУ) – структурное подразделение, которое ведет учет установленных для него показателей доходов и/или расходов, но не отвечает за их величину.
В финансовой структуре выделяются следующие типы ЦФО:
Центр прибыли (ЦП)
Центр маржинального дохода (ЦМД)
Центр дохода (ЦД)
Центр затрат (ЦЗ)
Данная классификация основана на разделении ЦФО по видам доходов/затрат, которые определяются, исходя из функциональной деятельности центра.
Каждый ЦФО осуществляет свою деятельность в соответствии с бюджетом доходов и/или расходов, спланированных на текущий период.
Основной задачей ЦФО является выполнение своих производственных заданий в рамках установленных бюджетом показателей.
3.3. Бизнесы предприятия
Источником дохода предприятия является бизнес. Бизнес представляет собой законченное направление деятельности, начиная от взаимоотношения предприятия с внешней средой по поводу инициирования производства продукции до отношений по поводу его передачи клиенту.
На предприятии с точки зрения продуктовых групп и групп потребителей продукции, выделяются следующие направления деятельности:
Название
|
Продукт
|
Потребность
|
Клиент
|
1. Проектирование СКС
|
|
Достоверная информация, позволяющая построить требуемую СКС
|
Организации и частные лица. Без ограничений по типам.
|
2. Монтаж СКС
|
|
Надежная система, поддерживающая организационно-управленческую деятельность предприятия
|
Организации и частные лица. Без ограничений по типам.
|
3. Обслуживание СКС
|
|
Надежность и безопасность работы офиса/квартиры/коттеджа
|
Организации и частные лица. Без ограничений по типам.
|
4. Структура центров финансовой ответственности (ЦФО)
4.1. Графическое представление
4.2. Табличное представление
Наименование ЦФО
|
Наименование подразделения
|
Руководитель
|
ООО "Интехпроект"
|
|
|
ЦИ "Интехпроект"
|
|
Директор
|
ЦП "Интехпроект"
|
|
Директор
|
ЦМД Общий
|
|
Заместитель директора по производству
|
ЦД Руководитель проекта
|
Руководитель проекта
|
Руководитель проекта
|
ЦЗ Сметно-расчетный отдел
|
Начальник сметно-расчетного отдела
|
Начальник сметно-расчетного отдела
|
Сметно-расчетный отдел
|
Инженер сметно-расчетного отдела
|
ЦЗ Инженерно-технический отдел
|
Начальник инженерно-технического отдела
|
Начальник инженерно-технического отдела
|
Иженерно-технический отдел
|
Инженер-проектировщик
|
Секретарь инженерно-технического отдела
|
Архив
|
ЦЗ Комплектация и склад
|
Менеджер по инструменту
|
Менеджер по комплектации
|
Менеджер по комплектации
|
Кладовщик
|
Склад
|
ЦЗ Монтажный участок
|
Начальник монтажного участка
|
Начальник монтажного участка
|
Монтажный участок
|
Монтажник
|
ЦЗ Общий
|
|
Директор
|
ЦЗ Администрация
|
Директор
|
Директор
|
Секретарь
|
Заместитель директора по персоналу
|
Заместитель директора по производству
|
ЦЗ Снабжение
|
Менеджер по снабжению
|
Менеджер по снабжению
|
ЦЗ Качество
|
Заместитель директора по качеству
|
Заместитель директора по качеству
|
Главный инженер по качеству
|
Инженер по качеству
|
ЦЗ Финансы
|
Главный бухгалтер
|
Заместитель директора по финансам
|
Бухгалтерия
|
Заместитель директора по финансам
|
Бухгалтер
|
4.3. Права и обязанности руководителей ЦФО
Руководители ЦФО имеют право:
в пределах своих полномочий участвовать в процессах планирования, учета и анализа бюджетных показателей;
требовать предоставления необходимой информации для составления операционных бюджетов своих ЦФО у руководителей нижестоящих ЦФО;
получать информацию об изменениях в системе бюджетного управления Предприятия и в соответствующих регламентных документах.
Руководители ЦФО обязаны:
соблюдать установленные для их ЦФО лимиты по статьям бюджетов;
своевременно предоставлять плановые и фактические данные по статьям бюджетов их ЦФО, руководству Предприятия и вышестоящих ЦФО.
|
