Программа по курсу «Бухгалтерский учет в страховых организациях» Раздел 1
Скачать 0.87 Mb.
|
| Тема 1.3 Документация и инвентаризация 1.3.1 Документация - элемент метода бухгалтерского учета Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксиро вать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяй ственная деятельность организации сопровождается вы полнением многочисленных операций. С этой целью при меняется элемент метода бухгалтерского учета — доку ментация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первич ного контроля. Каждая операция независимо от объема и содержания в момент ее совершения оформляется доку ментом и является первым этапом учета. Документ (от лат. documentum — поучительный при мер, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совер шения хозяйственной операции, право на его совершение. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, досто верность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля. Согласно Положению по ведению бухгалтерского уче та и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34-н (в ред. Приказа МФ РФ от 30.12.99 г. № 107-н), разрабо танному на основании Федерального закона «О бухгал терском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ (в ред. Федераль ного закона от 23.07.99 г. № 123-ФЗ), «все хозяйствен ные операции оформляются оправдательными докумен тами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтер ский учет». 1.3.2 Значение бухгалтерских документов Значение бухгалтерских документов в финансово-хо зяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правиль ности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для опе ративного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денеж ных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помога ют выявить ошибки в бухгалтерском учете. Документы имеют правовое значение, они использу ются в качестве доказательства при спорах между орга низациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, про водимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов. Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценнос тей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ре визий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, ана лизируя результаты работы организации. Именно доку мент является основой информационной системы орга низации, которая используется в управлении. В Законе Российской Федерации «Об информации, информатиза ции и защите информации» говорится: «Документирова ние информации является обязательным условием вклю чения информации в информационные ресурсы. Доку ментирование информации осуществляется в порядке, ус тановленном органами государственной власти, ответ ственными за организацию делопроизводства, стандар тизацию документов, их массивов, безопасность Россий ской Федерации». 1.3.3 Реквизиты документов Каждый документ должен полностью отвечать сво ему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйствен ную операцию, отраженную в документе, называют рек визитами. Реквизит — от лат. requisitum — требуемое, нужное. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учетные документы должны содержать сле дующие обязательные реквизиты. — наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т. д.);
К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участву ющие в совершении операции, и т. д. 1.3.4 Унификация и стандартизация документов Основными направлениями совершенствования доку ментации являются унификация и стандартизация. Первичные учетные документы принимаются к уче ту, если они составлены по форме, содержащейся в аль боме унифицированных форм первичной учетной доку ментации. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности органи заций, систематизирует учет, исключает из оборота ус таревшие и произвольные формы, способствует рацио нальной организации учета. Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных вер сий, а также обязало Госкомстат и Минфин России опре делить порядок поэтапного введения в организациях не зависимо от форм собственности, осуществляющих хо зяйственную деятельность на территории РФ, унифици рованных форм первичной учетной документации. Ука занный порядок был утвержден Постановлением Госком стата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 1. № 57а/ 27-н. В соответствии с этим порядком с 1 января 1994 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, ут вержденным Госкомстатом по согласованию с Минфи ном России и другими федеральными органами испол нительной власти. Введение унифицированных форм пер вичной учетной документации в организациях на терри тории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено со ответствующим организационно-распорядительным до кументом организации. За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:
Данные формы первичной учетной документации рас пространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на терри тории РФ. В унифицированные формы первичной учетной до кументации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить допол нительные реквизиты. Исключение отдельных реквизи тов из унифицированных форм не допускается. Вноси мые изменения должны быть оформлены соответствую щим организационно-распорядительным документом организации. Унифицированные документы — это типовые доку менты, утвержденные в установленном порядке и пред назначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и раз личными отраслевыми особенностями. Стандартизация документов — установление одина ковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или, если это почему-то невозможно,— непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже од ного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. В документах должны быть заполнены все реквизи ты, отражающие достоверные данные. Документы мо гут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи пишущих машин или полнос тью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Ито говые записи, связанные с передачей ценностей, долж ны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель органи зации по согласованию с главным бухгалтером. Доку менты, которыми оформляют факты хозяйственной жиз ни, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или упол номоченные ими лица. 1.3.6 Классификация документов Для отражения хозяйственных операций использует ся большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято груп пировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. По назначению документы делятся на распорядитель ные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные документы содержат приказ (рас поряжение) на совершение хозяйственной операции. Од нако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на пе речисление налогов и т. д. Оправдательные документы подтверждают факт со вершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных опе раций. Например, счета, подтверждающие произведен ные расходы, акты приема-передачи основных средств и т. д. Документы бухгалтерского оформления составляют ся работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. На пример, накопительные ведомости, калькуляции факти ческой себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т. д. Комбинированные документы одновременно выпол няют функции распорядительных и оправдательных, оп равдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи, приходно-кас-совый ордер. По порядку составления документы бывают первич ными и сводными. Первичные документы составляются на каждую от дельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т. д Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бух галтерского оформления. В нем дается полная характе ристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприя тием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправ дательных документов. По способу отражения операций документы подраз деляются на разовые и накопительные. Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновре менно совершаемых операций. После оформления разо вый документ поступает в бухгалтерию и служит осно вой для отражения в бухгалтерском учете. Например, при ходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платеж-ные ведомости и т. д. Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для от ражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце перио да подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопитель ные документы отличаются от сводных тем, что свод ный документ составляется на основании первичных до кументов, является их сводкой, а накопительный пред ставляет собой первичный документ, составленный по степенно, путем накапливания операций. К накопитель ным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д. По месту составления документы бывают внутрен ними и внешними. Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассо вые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д. Внешние документы заполняются вне пределов дан ного предприятия, поступают в оформленном виде. На пример счета-фактуры, выписки банка, товарно-транс портные накладные и др. По порядку заполнения документы можно классифи цировать на составленные вручную и при помощи вы числительной техники. Документы, составленные руч ным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке. Документы, выполняемые с помощью вычислитель ной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения. 1.3.8 Инвентаризация - элемент метода бухгалтерского учета Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств являет ся документация, что, однако, не исключает возможнос ти расхождения учетных записей с фактическими остат ками средств организации. Чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяй ственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальнос ти показателей бухгалтерского учета используется эле мент метода бухгалтерского учета — инвентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источ ников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета ос татков в натуре или проверки учетных записей. Инвента ризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения опе раций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фак тическими данными, полученными в результате прове дения инвентаризации. Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имуще ства и финансовых обязательств, утвержденными При казом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обяза тельств, проверяемых при каждой из них, устанавлива ются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обязательные инвентаризации проводятся: — при передаче имущества организации в аренду, выку пе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государствен ного или муниципального унитарного предприятия; —- перед составлением годовой бухгалтерской отчетнос ти, кроме имущества, инвентаризация которого про водилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвента ризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет. В райо нах, расположенных на Крайнем Севере и приравнен ных к ним местностях, инвентаризация товаров, сы рья и материалов может проводиться в период их наи меньших остатков; — при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
Основными целями инвентаризации являются:
9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т. д. Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:
|
Похожие:
 | ... | | ... |
| Конспект лекций предназначен для самостоятельного изучения студентами дневного и заочного отделения специальности 080109 «Бухгалтерский... | | Направление подготовки – 080100. 68 «Экономика» Профиль – «Международная практика и системы регулирования бухгалтерского (финансового)... |
| Тема 4 Бухгалтерский учет и документальное оформление кассовых операций в кредитных организациях. Учет операций кредитной организации... | | ... |
| Составлена в соответствии с Государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников для специальности... |  | Содержание учебной дисциплины по курсу «бухгалтерский учет и налогообложение» (для студентов сузов и вузов) |
| ... | | Программа составлена в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности... |