3РАБОТА Со отчетными формами
Режим предназначен для просмотра и формирования отчетов, получения сводных форм за какой-либо отчетный период (месяц, квартал, год). Доступ к режиму осуществляется
НавигаторОтчетность КСРабота со сводами
Главное менюОтчетностьРабота со сводами.
В этом режиме слева представлено дерево бюджетов и организаций, в правой части окна - отчеты выбранного узла в дереве в соответствии с выбранным периодом.
-
Примечание
|
|
Работа по формированию отчетных выходных документов по заработной плате, импорту, экспорту рассчитанных форм, получению сводных отчетов ведется в аналогичном режиме подсистемы «Зарплата-КС» (ОТЧЕТНОСТЬ-РАБОТА С ОТЧЕТАМИ). Расчет кадровых отчетов выполняется в подсистеме «КАДРЫ-КС»
|
Рис. 31. Режим «Работа со сводами»
Окно режима «Работа со сводами» состоит из группы элементов управления – выбранные с их помощью условия являются критериями для отбора списка форм в таблицу со списком рассчитанных отчетов.
Данный вид окно может быть представлен, как и с деревом организации, так и без него. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой  .
Рис. 32 Окно «Работа со сводами» со скрытым деревом
Возврат к первоначальному виду (с деревом) происходит по нажатию на кнопку  .
Фильтр по (верхний левый переключатель) содержит варианты отбора отчетов:
отчеты за определенный период
отчеты за все периоды
выбор отчетности с помощью фильтра
в режиме без дерева выбор определенной организации.
Период (настройка в правой верхней части) служит для выбора периода, за который показываются отчеты. Сначала выбирается год, а затем в выпадающем списке можно выбрать период указанного года: весь год, 1-4 квартал, 1-12 месяц. Отчеты отбираются по последнему дню выбранного периода, то есть, если выбран 2 квартал, то будут отображены отчеты, последний день периода расчета которых 30 июня, т.е. за 2 квартал и за 6 месяц. Кнопки со стрелками “<<” и “>>” позволяют изменять выбранный период на предыдущий и следующий, того же типа.
Фильтр Группы форм служит для отбора отчетов принадлежащих к одной или нескольким группам. Отбор групп происходит по нажатию на кнопку  , в появившемся окне галками можно отметить группы, по которым совершаем отбор отчетов.
Рис. 33 Установка фильтра по группам
Фильтр Формы служит для отбора одной или нескольких форм в списке документов. Режим позволяет сделать отбор как по одной, так и по нескольким группам. Запускается по нажатию на кнопку . В появившемся окне галками отмечаем отчеты, по которым хотим совершить отбор.
Рис. 34 Установка фильтра по формам
Рис. 35 Окна "Работа со сводами"
Таким образом, можно отобрать отчеты принадлежащие, как к одной группе, так и к нескольким.
Рис. 36 Окно "Работа со сводами"
Т.к. одна форма отчета за один и тот же период может создаваться пользователем неоднократно, каждому новому сформированному и сохраненному отчету автоматически присваивается порядковый номер, начиная с «0». Для того чтобы в список форм отчетности попадали все версии отчетов, а не только последние, необходимо отключить кнопку «Только последние версии». Данная настройка распространяется на все виды отчетных форм.
Выбор отчетности с помощью стандартного фильтра позволяет выбрать только те формы, которые будут отсортированы по одному из признаков, отображаемых в наименовании выбранного столбца.
Список рассчитанных отчетов (нижняя часть окна) - отражает перечень отчетов (рассчитанных, сводных, импортированных), отобранных с учетом назначенных условий. В списке отчетов отображаются:
- Статус формы (обозначен цветным прямоугольником).
- Результат проверки контрольных соотношений.
- Подпись отчета
- Код формы.
- Атрибуты формы.
- Период формы.
- Версия формы.
- Принадлежность к виду бюджета.
- Название формы.
- Принадлежность к организации.
- Код бюджетополучателя организации.
- Автор формы.
-Дата и время последнего изменения формы.
- Примечание.
- Дата ввода формы.
Панель инструментов:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 - 25 26 27 28 29 30 31 32 33
Создание новой формы.
Создание свода из отмеченных.
Открытие формы.
Копирование формы.
Печать.
Excel-клиент.
Печать списка форм.
Удаление последней версии формы.
Удаление всех версий формы кроме последней.
Пометить все формы.
Снять пометку со всех форм.
Обновить список форм.
Импорт формы.
Экспорт формы.
Экспорт отчета через Свод-WEB.
Расчет итогов.
Проверка внутридокументных правил контрольных соотношений помеченных форм отчетности.
Проверка междокументных контрольных соотношений.
Консолидация форм.
Изменение статуса помеченных форм на статус «Редактирование».
Изменение статуса помеченных форм на статус «Готов к проверке».
Изменение статуса помеченных форм на статус «На доработке».
Изменение статуса помеченных форм на статус «Проверен».
Изменение статуса помеченных форм на статус «Включен в свод».
Изменение статуса помеченных форм на статус «Утвержден».
Применение фильтра к списку форм.
Отмена фильтра.
Режим «Расчет по маске».
Автовыравнивание колонок.
Информация о подписи отчетов
Подписать помеченные отчеты
Удалить подпись с помеченных форм
Выход.
При изменении настроек фильтров список отчетов обновляется автоматически.
Свод из отмеченных
Основной режим
Данный режим предназначен для формирования сводного отчета из произвольного количества форм. Для этого следует отметить те отчеты, которые подлежат сведению (необходимо, чтобы эти отчеты принадлежали одному и тому же периоду), нажать на кнопку «Свод из отмеченных» и выбрать организацию, которой будет принадлежать сводная форма. Следует заменить что в данном режиме сводятся формы с одинаковой структурой, при своде форм с разной структурой создастся несколько сводов.
Дополнительный режим
Вызывается по дополнительной кнопке «Свода из отмеченных»  . Отличительной особенность от обычного режима является то, мы можем выбрать в какую форму свести отчет. Сводная форма при этом создается в той организации, на которой установлен курсор.
Excel-клиент
Excel-клиент реализован для более удобной работы с программой, особенно для тех организаций, у которых отсутствует доступ к программе Свод-Кс или Свод-WEB. Передачу файла организации можно осуществить через любой электронный носитель. Таким же образом принять его обратно.
Excel-клиент представляет собой файл в формате MS Excel с таблицами формы отчета, в который можно занести данные отчета, а затем предать на сервер через Свод-КС.
Для работы с формой отчета в режиме «Excel-клиент», в списке отчетов следует выделить галкой вновь созданную форму или форму с данными, и нажать на кнопку  «Excel-клиент». Необходимо помнить, что для каждого вида формы выгружается свой «Excel-клиент». В результате откроется Excel-файл, содержимое количество закладок в котором и содержание таблиц будет зависеть от вида выгруженной формы.
Рис. 37 Вкладка «Реквизиты»
На первой вкладке любой формы располагаются реквизиты формы. На ней указывается период данной формы, организация, которой принадлежит форма, тип и код бюджета и комментарий, а также атрибуты формы. Все данные в вкладке «Реквизиты» выгружаются заполненными. Для того что бы для каждой организации не создавать перед выгрузкой свой отчет (для заполнения данных на вкладке «Реквизиты») данные вкладки можно исправить непосредственно в самом Excel-файле. изменяется период отчетной формы. Поля, отмеченные звездочкой * обязательны для заполнения.
Табличная часть Excel-клиента зависит от вида выгруженной формы и от количества веденных данных перед выгрузкой в программе Свод-КC. Для того что бы в Excel-клиент выгрузился скелет отчета, следует создать форму и ее пустую выгрузить. Если в отчете перед выгрузкой будет добавлена хотя бы одна строка, скелет отчета выгружаться не будет.
Рис. 38 Заполненная таблица Excel клиента
Данные табличной части документа можно редактировать как в обычном MS Excel документе, то есть добавлять и удалять строки, изменять данные (кроме шапки таблицы). Если был выгружен готовый отчет или отчет со скелетом, то в нем зеленым цветом будут обозначены итоговые ячейки.
Рис. 39 Редактирование таблицы в Excel-клиенте
В табличной части отчета обязательно должны быть заполнены код показателя (КБК) и код строки, иначе загрузка данных на сервер может быть некорректной.
После заполнения формы, файл можно сохранить на любой электронный носитель. Это облегчит работу в последующий отчетный период. Если, например, коды показателей останутся теми же что и предыдущий период, можно будет исправить только значения показателей и период формы.
Передача отчета на сервер Свода-КС осуществляется с помощью кнопки  на вкладке «Реквизиты». При нажатии на эту кнопку появится окно, показанное на рис. 36.
Рис. 40 Окно передачи данных на сервер
Автоматически в нем указан сервер Свод-КС,имя базы данных и имя пользователя, который выгружал Excel-клиент. Если у данного пользователя есть пароль, то необходимо его указать в поле «Пароль». Настройка «Сохранять строки содержащие нули» - при передаче отчета на сервер сохраняет строки, в которых все значения показателей равны нулю. После заполнения соответствующих настроек нажимаем на кнопку  . При этом должен быть доступ локальную сеть к серверу Свода-КС. По окончании передачи данных, в нижней части окна «Передача данных на сервер» отобразится протокол с результатом.
Рис. 41 Окно протокола передачи данных на сервер
Ошибки, которые могут возникнуть при передаче данных:
Не найдена организация с кодом БП xxxxx – Код бюджетополучателя, заведенный на вкладке «Реквизиты» Excel-клиента не найден в справочнике организаций на сервере Свода-WEB (не путать с кодом организации);
Не найден бюджет с кодом xxx – Код бюджета заведенный на вкладке Реквизиты Excel-клиента не найден в справочнике бюджетов на сервере СводаWEB;
Неверный заголовок. Используется Excel-клиент: xxx. Необходим Excel-клиент v1.2 – Используется устаревшая версия Excel-клиента;
Форма не может быть сохранена для периода (указан период): - Для данного вида формы не может быть установлен период указанный в Excel-клиенте;
Пользователь (имя) не имеет доступ к организации с (указан КБП или Код бюджета) – У пользователя нет доступа к данной организации;
Пользователь (имя) не имеет доступ к форме с кодом (указан код формы) – у пользователя нет доступа к форме.
Экспорт через Свод-WEB
Предназначен для передачи в программу Cвод- WEB напрямую, минуя выгрузку - загрузку документа в свод WEB. При нажатии на кнопку выходит меню, в котором необходимо заполнить соответствующие поля:
-настройки Свода-WEB;
-настройки Прокси, если они используются при соединении с Internet.
-максимальное время ожидания. Устанавливается по умолчанию 600 секунд.
Рис. 42 Окно передачи отчетов в Свод-WEB
-Использовать контрольную сумму при передаче;
-Сохранять отчет с новой версией. Если данный признак не будет установлен, при передаче в Свод WEB, предыдущий отчет будет затираться переданным.
-Установить статус отчета - «Готов к проверке». При передаче отчета в Свод –WEB происходит автоматическое присвоение статуса «готов к проверке»
Статусы отчетов
Каждый отчет имеет один из 6-ти возможных статусов:  «Редактирование», «Готов к проверке», «На доработке», «Проверен», «Включен в свод», «Утвержден».
Статус отражает, на какой стадии разработки находиться отчет. При создании отчета ему автоматически присваивается статус «Редактирование». По завершении работы над отчетом и достижения успешной проверки контрольных соотношений пользователь должен выставить статус «Готов к проверке» для проверки отчета вышестоящей организацией. После проверки отчета вышестоящей организацией, в зависимости от результатов проверки, она может присвоить ему статус «На доработке» или «Проверен». После получения сводного отчета все входящие в него отчеты автоматически получают статус «Включен в свод». После сдачи отчета можно так же установить ему статус «Утвержден»
Отчеты, имеющие статус «Включен в свод», «Проверен» закрыты для редактирования и выделены серым курсивом в списке документов. Для того чтобы продолжить работу с таким отчетом необходимо изменить его статус на любой другой.
Отчеты, имеющие статус «Утвержден» закрыты для редактирования и выделены серым курсивом в списке документов. Установить этот статус и снять его с формы может только пользователь с правами главного бухгалтера и администратора базы данных.
Статусы являются лишь информативным элементом форм отчетности и никак не влияют на собираемый свод. Сводный отчет будет собран из всех отчетов входящих в него независимо от их статуса и результата проверки контрольных соотношений.
Режим «Расчет по маске»
Данный режим предназначен только для динамических форм. С помощью него можно произвести обобщение (сведение по маске) информации, находящейся в таблицах формы по ключевому столбцу. По нажатию на эту кнопку пользователю будет выведено окно с перечнем таблиц выбранной формы. Во втором столбце «маска» необходимо указать маску для ключевого столбца, по которому будет производиться обобщение. Синтаксис:
x (анг.) – один любой допустимый символ;
D (анг.) – удаление одного символа
0-9 – цифровые символы.
В случае если поле «маска» останется пустым никаких действий над таблицей производиться не будет.
По нажатию на кнопку «Выполнить» будет произведено 2 действия:
1. Все значения кодового столбца (обычно коды БК) будут заменены в соответствии с введенной маской.
2. Сведение строк таблицы с одинаковыми значениями в кодовом столбце с суммированием соответствующих полей.
Пример. Обобщение информации в таблице по кодам БК, игнорируя код подпрограммы:
Код БК Адм. ФКР Прогр. Подпрог. ЭКР СГУ
Кол-во симв. 3 4 2 5 3 3
Маска = xxxxxxxxx00000xxxxxx
Исходная строка 1 = 69101030311111325226
Исходная строка 2 = 69101030312222325226
Исходная строка 3 = 69101030313333325227
Результирующая строка 1 = 69101030300000325226
Результирующая строка 2 = 69101030300000325226
Результирующая строка 3 = 69101030300000325227
В результате сведения первые две строки будут просуммированы, так как имеют одинаковое значение в ключевом столбце. Итоговая таблица будет иметь две строки с кодами 69101030300000325226 и 69101030300000325227
Результирующая форма будет иметь следующую версию, таким образом, значения в исходной форме перезаписаны не будут.
Результат проверки контрольных соотношений (КС)
В списке отчетов для каждого отчета отображается результат проверки его внутридокументных контрольных соотношений. Результат может иметь одно из трех возможных значений:
- проверка КС выполнена успешно
- проверка КС выполнена неуспешно
 - проверка КС после последнего изменения формы не проводилась
После внесения каких-либо изменений в форму ее результат автоматически сбрасывается в неопределенное состояние.
|
