Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия
Скачать 0.76 Mb.
|
| (нарядов) постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссии 9.1. Подлежащие передаче в государственные архивы описи судебных дел и дел общего делопроизводства (далее – дел (нарядов)) постоянного хранения представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи. 9.2. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения в государственный архив к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. 9.3. Описи дел (нарядов) постоянного хранения предварительно рассматриваются экспертной комиссией мирового судьи, после чего в конце раздела ставится гриф «Одобрено» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. 9.4. Описи дел (нарядов) постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива через два года после сдачи дел в архив мирового судьи. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив мирового судьи и хранятся в специальном наряде у работника, ответственного за работу архива. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве. 9.5. На экземпляре описи дел (нарядов) хранящегося в архиве мирового судьи должностное лицо государственного архивного дела ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией государственного архива. 9.6. Мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении дел (нарядов) по которым истек срок хранения, установленный Перечнем (за исключением судебных решений), только после утверждения годовых разделов описей дел (нарядов) постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией государственного архива. 10. Порядок передачи в архив, хранения и использования дел (нарядов) постоянного и временного хранения 10.1. В архив мирового судьи дела (наряды) постоянного хранения передаются в те же сроки, что и дела (наряды) временного (свыше 10 лет) хранения по описям (приложение 8, 9). К законченной описи составляется лист-заверитель описи (приложение 10). 10.2. О передаче в архив судебного дела делается отметка в учетно-статистической карточке, с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело. 10.3. Поступившие в архив мирового дела (наряды) хранятся по фондам в хронологическом порядке и систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 – 50 дел (нарядов) в коробке. На каждой коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку. 10.4. В архив мирового судьи не передаются: 1) судебные дела, по которым решения не обращены к исполнению. В этом случае в учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении; 2) дела (наряды) кратковременного хранения (до 5 лет) или «до минования надобности». Такие дела (наряды) уничтожаются по истечении срока хранения, предусмотренного Типовой номенклатурой или по миновании надобности, о чем составляется соответствующий акт (приложение 6). 10.5. Из архива мирового судьи судебные дела (наряды), дела общего производства и другие документы выдаются в случае служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи. 10.6. Отметка о выдаче из архива дела (наряда) производится в книге (журнале), где указываются: номер дела, дата выдачи, кому выдано и какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (приложение 11). Письменные запросы хранятся в отдельном наряде. 11. Сроки и порядок сдачи судебных дел и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив 11.1. Передача судебных дел и дел общего делопроизводства (далее – дела (наряды)) на постоянное хранение в государственный архив оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 7), который составляется в двух экземплярах. Представители сдатчика (архив мирового судьи) и приемщика (государственный архив) расписываются обоих экземплярах акта приема-передачи дел (нарядов). Первый экземпляр акта остается в государственном архиве, второй экземпляр возвращается в архив мирового судьи. 11.2. Передаче на хранение в государственный архив подлежат: 1) дела общего делопроизводства постоянного срока хранения – по истечении 15-летнего срока хранения в архиве мирового судьи; 2) судебные дела (наряды) постоянного срока хранения – по истечении 75-летнего срока хранения в архиве мирового судьи. 11.3. Перед передачей дел (нарядов) в государственный архив секретарь суда мирового судьи совместно с работником государственного архива проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов), включенных в годовые разделы описей. 11.4. В случае если при передаче дел (нарядов) будет обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел (нарядов). Номера отсутствующих дел (нарядов) оговариваются в акте приема-передачи дел (нарядов) на хранение в государственный архив, а причины их отсутствия – в справке мирового судьи, прилагаемой к акту приема-передачи дел (нарядов). 11.5. При обнаружении неисправимых повреждений документов, включенных в дела (наряды) секретарь суда мирового судьи и работник государственного архива составляют акт (приложение 12). Устранение обнаруженных дефектов проводится работниками аппарата мирового судьи. 11.6. Мировой судья, передающий дела (наряды) на хранение в государственный архив обязан принять меры к восстановлению утраченных судебных производств (глава 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации). На отсутствующие документы составляется акт об утрате дел (нарядов), розыск которых исчерпан (приложение 13). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями в случае их наличия. 11.7. Перевозку дел (нарядов) в государственный архив обеспечивает мировой судья при участии Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия. 12. Учет документов в архиве мирового судьи 12.1. Все документы, хранящиеся в архиве мирового судьи, должны быть учтены и описаны. Учет документов в архиве – это средство контроля их наличия и обеспечения сохранности. 12.2. Основными учетными документами в архиве мирового судьи являются: 1) паспорт архива; 2) номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи; 3) описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; 4) журналы выдачи дел (нарядов); 5) акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению; 6) акты приема-передачи документов на государственное хранение; 7) акты проверки наличия и состояния дел (нарядов). 12.3. Вспомогательными учетными документами являются: 1) книга учета дел (нарядов) постоянного хранения; 2) книга учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения. 12.4. Дела (наряды) учитываются по описям. Учет поступления дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ведется раздельно. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются отдельно. 12.5. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в металлических шкафах. 12.6. Архив мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив паспорт архива (приложение 14) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. 13. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве мирового судьи 13.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве мирового судьи комиссией, назначаемой председателем районного (городского) суда, производится проверка наличия и состояния дел (нарядов). 13.2. В ходе проверки осуществляется: установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; выявление и устранение недостатков в учете документов; выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки. 13.3. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве мирового судьи: после перемещения дел в другое помещение; при смене мирового судьи или лица, ответственного за ведение архива; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц. Результаты проверки оформляются актом, который докладывается мировому (приложение 15). 13.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо: сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; изымать дела, не внесенные в опись; изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания. 13.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов), то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел (нарядов) силами работников аппарата мирового судьи. 13.6. В этих целях рекомендуется: изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища; организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов) на соответствующих судебных участках мировых судей, в деятельности которых образовались необнаруженные дела (наряды), предварительно изучив их сдаточные описи; проверить находящиеся рядом дела (наряды); изучить дело фонда – акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению, ранее составленные акты проверки их наличия и состояния. 13.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица. Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. 13.8. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией мирового судьи и утверждения ее решения старшим мировым судьей (мировым судьей) необнаруженные дела (наряды) снимаются с учета, о чем составляется соответствующий акт (приложение 13). 13.9. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов. 13.10. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки, запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей. 13.11. Проверка наличия и состояния дел (нарядов) считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных государственным архивом. 13.12. При смене лица, ответственного за ведение архива, прием-передача документов архива, учетных документов и научно-справочного аппарата к документам архива, а также помещения архива, инвентаря и оборудования проводится по акту. 13.13. При приеме-передаче дел в обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов архива, учетных документов и научно-справочного аппарата к документам архива, печатей и штампов архива. 13.14. При уходе с должности мирового судьи документы архива, учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива передаются по акту приема-передачи ответственному за ведение архива работнику аппрата мирового судьи данного судебного участка. При вступлении в должность мирового судьи ответственный за ведение архива работник аппрата мирового судьи передает мировому судье по акту приема-передачи документы архива, учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива. 13.15. Перед передачей документов упраздненного судебного участка проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся на судебном участке и в архиве, а также их упорядочение. 14. Научно-справочный аппарат 14.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат. 14.2. В состав научно-справочного аппарата входят: учетная документация; картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; методические пособия по различным видам архивных работ и организация документов делопроизводства; исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию. 15. Организация использования документов архива мирового судьи 15.1. Использование документов архива мирового судьи проводится только с разрешения соответствующего мирового судьи. Для служебного использования документов архива работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива: выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи; направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи; информирует мирового судью о составе и содержании документов; выдает копии, справки и выписки из архивных документов, с регистрацией факта выдачи в соответствующем журнале (приложение 16). 15.2. Работники аппарата мирового судьи, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность. 15.3. Порядок хранения в архиве мирового судьи изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, воинских и депутатских билетов, орденских книжек и других личных документов, а также выдача копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц аналогичен порядку, предусмотренному для районных судов. Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за работу архива, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по письменному заявлению (приложение 17) на основании резолюции мирового судьи, а по нерассмотренным делам – на основании резолюции мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу. 15.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам. 15.5. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве мирового судьи, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируется в книге учета выдачи дел (документов) во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца. 15.6. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве мирового судьи, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения мирового судьи. Судебные дела (иные документы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении судебного участка .....при предъявлении документа, удостоверяющих личность и (или) доверенности. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам: обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (п. 13 ч. 4 ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ); потерпевшим (п. 12 ч. 2 ст. 42 УПК РФ); гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (п. 13 ч. 4 ст. 44 УПК РФ); гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст. 55 УПК РФ); сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ); реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти – родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»). Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению, которое с разрешающей резолюцией мирового судьи подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве мирового судьи. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия. Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, мировым судьей не заверяются. |
Похожие:
 | Республики Хакасия рекомендаций Верховного Совета Республики Хакасия, принятых по Докладам Уполномоченного по правам человека |  | В целях реализации Порядка предоставления государственной поддержки в виде субсидий на развитие агропромышленного комплекса Республики... |
| Управлением Федерального казначейства по Республике Хакасия взыскателям и арбитражному суду, Арбитражным судом Республики Хакасия... | | Учебную практику я проходил у мирового судьи судебного участка №5 г. Черногорска Республики Хакасия Н. К. Вердянин, в период с 05.... |
| Территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Республике Хакасия | | Выполнение рекомендаций Верховного Совета Республики Хакасия, принятых по Докладу Уполномоченного в 2016 году 12 |
| Воронежской области и их аппаратов, установления единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства, на основании... | | Республики Хакасия Всероссийского проекта «Научись спасать жизнь!» прошу Вас рассмотреть вопрос об организации обучения в 2017 году... |
| Москвы (в редакции постановлений Правительства Москвы от 14 марта 2012 г. N 39-пп, от 6 апреля 2012 г. N 138-пп, от 4 сентября 2012... | | В соответствии с Законом Республики Хакасия от 01. 04. 2010 n 11-зрх "Об организации отдыха и оздоровления детей в Республике Хакасия"... |