Приказ министерство обороны РФ 4 июля 1996 г. N 270
Скачать 2.02 Mb.
|
| часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной стороны, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающими решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон. 180. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается в центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные архивы. Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже 1 раза в 5 лет. Электронно- и противопожарное оборудование 181. Пожарная охрана архивов осуществляется в соответствии с правилами пожарной безопасности, изложенными в Уставе внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации, и Руководством по противопожарной защите и местной обороне в Вооруженных Силах Российской Федерации. Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную готовность пожарного оборудования и обучение личного состава правилам пожарной безопасности несут начальники архивов. 182. В помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Архивохранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне архивохранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением. 183. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 100 кв. м площади. Помещения архивов оборудуются противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиновый рукав протяженностью до крайней точки архивохранилища. 184. В архивохранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов. В качестве отопления допускается воздушное отопление или центральное водяное отопление низкого давления. 185. Воздуховоды, вентиляционные камеры и шахты приточно-вытяжной вентиляции в помещениях архивохранилищ должны выполняться из несгораемых материалов. 186. Проемы и двери во внутренних стенах и перегородках архивохранилищ, а также проемы и двери, ведущие непосредственно на лестничную клетку из этих помещений, оборудуются в противопожарном отношении. 187. В архивах (в центральных архивах и в каждом архивохранилище) на видном месте вывешиваются инструкции по мерам пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам противопожарной безопасности и практическим действиям личного состава во время пожара. В расчете указываются обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и во время пожара. В плане эвакуации указываются пути эвакуации и место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц, выделяемых для охраны. План и расчет утверждаются начальниками архивов, а в центральных архивах - начальниками отделов. 188. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры. Запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием, все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания, подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы, в коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков "выходить здесь", "открытая дверь" и др. 189. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией. 190. В архивохранилищах категорически запрещается: курить; хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы, спички, зажигалки и т. п.; пользоваться керосиновыми лампами, свечами; применять временную электропроводку; самостоятельно (без электромонтера) производить какие-либо изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании; использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы. Температурно-влажностный и световой режим 191. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим данным: ___________________________________________________________________________________ Виды документов | Помещения с регулируемым| Помещения с нерегулируемым | климатом | климатом |_________________________|_____________________________ |температура,| влажность, |температура,| влажность, |градус С | % |градус С | % ___________________________|____________|____________|____________|________________ Документы на бумажной | +17 - +19 | 50 - 55 | +14 - +20 | 45 - 60 основе | | | | | | | | Кинодокументы (ч/б), | +12 | 50+-5 |Не выше +15 | 40 - 55 страховые копии | | | | | | | | Фотодокументы | +15 - +20 | 40 - 50 | +15 - +25 | 30 - 60 ___________________________|____________|____________|____________|_________________ 192. В целях улучшения режима хранения в помещениях архивохранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т. п. 193. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр, термограф) фиксируются в журналах наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха. 194. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4+-0,1 м от пола монтируются на одном контрольном щитке. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи. Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом архивохранилище. Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психометру не реже одного раза в три месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных. 195. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю. 196. Освещение а архивохранилищах может быть естественным и искусственным. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. В целях защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону. Защита документов от действия света обеспечивается: применением в окнах светорассеивающих стекол; прокраской обычных стекол белой краской; хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа; применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров. 197. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным фильтром ультрафиолетовым участком спектора. 198. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк. 199. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ. Санитарно-гигиенический режим 200. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб.м). 201. Для защиты документов от пыли необходимо: обеспечить максимально возможную герметичность помещений архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей; периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений архивохранилищ с помощью/ электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина; проводить систематическую влажную уборку помещений архивохранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы подоконники водными растворами соответствующих химических средств; следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской; нижнюю часть стен архивохранилищ (2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю - клеевой; периодически проветривать помещения архивохранилищ. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха. 202. В архивохранилищах должно проводится регулярное наблюдение за физическим состоянием документов. 203. При обнаружении а архивохранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению. Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются 3-5%-ным раствором формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются коробки, папки и другие средства упаковки. Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинфекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3%-ный водный раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т. д. необходима дезинсекция всего архивохранилища. Такую дезинсекцию проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологической станции. Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру. При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обращаться в санитарно-эпидемиологическую станцию. В каждом случае повреждения документов грызунами или насекомыми - вредителями бумаг докладывается начальнику архива. 204. Для проведения санитарно-гигиенических работ в архивохранилищах (обеспыливание, перемещение дел и т. п.) в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц). Оборудование архивов (архивохранилищ) 205. архивохранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения, но не менее размеров, указанных ниже: ширина главных проходов (между стеллажами, параллельными стене, - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см; ширина проходов между стеллажами - 75 см; расстояние от стеллажей до отопительной системы - не менее 1 м; расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см. Допускается оборудование архивохранилищ деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами. 206. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматривается межъярусные и межстеллажные перекрытия. 207. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т. п.) определяются размерами этих документов. 208. Для хранения особо ценных дел в архиве пользуются сейфы или металлические шкафы. Для размещения справочных картотек к документам а архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы. 209. Для перемещения документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (БТ-1), легкие устойчивые стремянки. 210. При наличии в архиве фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов. 211. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии лица, ответственного за правильную их эксплуатацию. 212. Архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должны быть предусмотрены: порядок и место эвакуации и укрытия документов; перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2 и 3 очереди; список работников, ответственных за эвакуацию и укрытие; меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия. План эвакуации и место укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должны быть согласованы с соответствующими службами и утверждены начальником, в подчинении которого находится архив. С планом эвакуации и местом укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива. Б. Размещение документов в архивохранилищах. Топографирование 213. Принятые архивные документы с постоянным и длительными сроками хранения уклыдываются и хранятся в архивах в специальных коробках. Дела со сроками хранения до 25 лет включительно могут хранится в пачках, обернутых в бумагу. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (пачки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см. 214. Архивные дела укладываются в коробки в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться в коробки и извлекаться из них без усилий. При хранении в пачках архивные дела укладываются высотой 18-20 см и обязываются шпагатом. 215. Документы одного и того же фонда за период Великой Отечественной войны и последующие годы хранятся в центральных архивах, как правило, раздельно. 216. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в архивах хранятся вместе. 217. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лесничных площадках и в других, не предназначенных для целей местах. 218. Порядок размещения фондов в центральных архивах по архивохранилищам определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него - в архивохранилищах. В целях закрепления места закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (форма N 40, 41). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем архивохранилище. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов. 219. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах хранятся в папках с клапанами и завязками с трех сторон. Описи группируются по фондам и хранятся в папках неподшитыми. Описи на принятые дела в центральных архивах группируются в хронологической последовательности по годам и подшиваются в папки отдельно по каждому фонду. Описи дел главных штабов и управлений видов Вооруженных Сил Российской Федерации , штаба и управлений видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штабов и управлений округов, группы войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, а также высших военноучебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов группируются и подшиваются отдельно по каждому управлению (отделу), отделению (службе). Описи в архивах хранятся в помещениях для хранения документов или в специально выделенных для этих целей комнатах в закрывающихся на замки и опечатываемых на бирки шкафах. 220. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо. Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами. Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери. 221. На коробках (пачках) проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, а в центральных архивах, кроме того, указывается и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробок (пачек) может производится по следующим группам документов: архивные дела с постоянным сроком хранения; архивные дела по учету личного состава; архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения). На пачках с архивными делами временного срока хранения указывается год уничтожения документов. В. Порядок выдачи дел из архивов (архивохранилищ), транспортирование и упаковка дел 222. Дела выдаются из архивохранилищ: для использования (исследователям - в читальный зал, сотрудникам архива - в рабочие помещения, воинским частям и учреждениям); для проведения архивных работ с документами (усовершенствование научно-справочного аппарата, экспертиза ценности документов и др. - в рабочие помещения сотрудникам архива); для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов в целях обеспечения их сохранности (в лаборатории архива). Дела, содержащие ветхие документы, для использования из архивохранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению начальника архива. 223. По запросам воинских частей и учреждений, а также государственных органов в их адрес могут быть высланы во временное или постоянное пользование личные и пенсионные дела офицеров, матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, уголовные и гражданские дела по разрешению: из окружных и флотских архивов - начальников штабов, в подчинении которых находятся архивы; из центральных архивов - начальников штабов, в подчинении которых находятся архивы; Оперативные, боевые, по учету личного состава документы, истории болезней и др. в исключительных случаях могут быть высланы во временное пользование на срок не более трех месяцев по разрешению; из ЦАМО - начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации; из ЦВМА - начальника Главного штаба Военно-Морского Флота; из архива Ракетных войск стратегического назначения - начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения; из архива военно-медицинских документов - начальника Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации. 224. Запрещается выдавать из архивов находящиеся среди документов архивных фондов паспорта. военные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки. Сведения о наличии указанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным воинским частям и учреждениям, государственным органам. Запрещается изъятие документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы архивов. В исключительных случаях (для приобщения документов к уголовному делу и др.) изъятие документов производится с разрешения начальника, в подчинении которого находится архив. В дело на место изъятого документа помещается его копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа. С документов по учету материальных средств, с финансовых документов, изъятых для приобщения к уголовному делу, копии не снимаются. вместо изъятых документов в дело вшиваются справки-заместители. 225. Дела выдаются из архивохранилищ сотрудникам архива, исполняющим запросы (задания), на срок, не превышающий 10 дней, а занимающимся научной работой - до 30 дней. Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней. Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения начальника архива. 226. Выдача из архивов во временное пользование оперативных, боевых, по учету личного состава и других документов оформляется актом (форма N 42), который составляется в двух экземплярах - один остается в архиве, а другой - выдается получателю. 227. Дела выдаются из архивохранилищ для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде. Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние, соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Каждое выдаваемое из архивохранилищ для использования дело должно иметь лист использования дела (форма N 30). Архивные дела выдаются сотрудникам архива и принимаются от них обратно под расписку в карточке выдачи (форма N 31). 228. На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате. Карты-заместители на возвращение дела хранятся в архивохранилищах до минования надобности. 229. Состояние дел, возвращаемых в архивы (архивохранилища) после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива (архивохранилища) составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется командиру воинской части (начальнику учреждения), использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, или в соответствующие органы для привлечения воинской части (учреждения) к ответственности; другой - остается в архиве (архивохранилище). 230. Выдача дел из архивохранилищ и прием их обратно производятся хранителями фондов. 231. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах обязательно в сопровождении сотрудников архива. При многодневных перевозках на болльшие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры). Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки). Г. Проверка наличия и состояния дел и описей 232. Проверка наличия и состояния дел и описей проводится в целях установления фактического наличия их и выявления дел и описей, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки. 233. Проверке могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части . 234. Проверка наличия и состояния дел и описей является постоянной плановой работой каждого архива. Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится один раз в 10 лет. Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится один раз в 15 лет. В архивах с интенсивным использованием дел проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел проводятся ежегодно. Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также: а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основание предполагать их порчу или утрату; б) при передаче документов из архива (архивохранилища); в) при приеме дел хранителями фондов на хранение; г) при смене начальника архива округа, группы войск, флота, флотилии, а в центральных архивах - хранителя фондов. 235. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями, назначаемыми в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов. 236. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел (листам фондов). Наличие документов проверяется путем сверки, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел. Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документах категорически запрещается. Проверкой устанавливаются: а) наличие описей; б) количество архивных дел, числящихся по описям; в) количество архивных дел, оказавшихся налицо; г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке; д) количество архивных дел, не включенных в опись; е) количество архивных дел, 2 0не относящихся к данному фонду; ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных); з) номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета; и) условия хранения документов. Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма N 34). Листы проверки включаются в дело фонда. 237. При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда; изымать не внесенные в опись дела фонда; изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику архивохранилища (архива). 238. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись: "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей. В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 37). 239. При приеме архивных дел хранителями фондов на хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книгу учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 35). При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основе записей, сделанных в этой книге, а также на основании накладных на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки. Порядок проведения проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяют: в окружных и флотских архивах - начальники штабов, в подчинении которых находятся архивы; в центральных архивах - начальники этих архивов. 240. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании за пределами архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище. Архивные дела, находящиеся в день проверки во временном пользовании за пределами архива, считаются имеющимися в наличии. 241. Если в ходе проверки будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки. В ходе розыска необходимо: изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища; проверить дела находящиеся рядом фондов; изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда. В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма N 36). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде. 242.По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт (форма N 37), который с приложенными к неме документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается: в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы; в центральных архивах - начальниками архивов. Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов. 243. Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке. 244. Проверка наличия и состояния дел и описей считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда. 245. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года. Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях не реже одного раза в 10 лет. Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов количества негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т. п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года. Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку. Д. Микрофильмирование документов в архивах. Снятие электрографических копий с документов 246. Микрофильмирование документов производится в целях: создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов; обеспечения сохранности подлинных документов (оригиналов); расширения возможности использования документов путем создания тематических микрофильмов. 247. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании годовых планов работы центральных архивов и организуется как самостоятельный вид работы архивов, К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат. Страховому копированию в первую очередь подлежат документы периода Великой Отечественной войны 1941 - 1954 годов. 248. Страховой копией для документов на бумажной основе является негативный микрофильм 2-го поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов. Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из 2 позитивных микрофильмов 2-го поколения, изготовленных с негативных микрофильмов 1-го поколения. 249. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов в съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по этим вопросам Росархива и утверждаемыми начальниками центральных архивов. 250. В целях обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в центральных архивах разрешается производить снятие электрографических копий с них для использования в читальных залах. Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными. 251. Обеспечение центральных архивов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на Центральное управление материальных ресурсов и внешнеэкономических связей Министерства обороны Российской Федерации, а Военно-Морском Флоте - на Главное техническое управление Военно-Морского Флота. 252. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда. Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива. Е. Обеспечение физико-химической сохранности документов 253. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными подразделениями центральных архивов. 254. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты документы (реставрация, дезифекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов. 255. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы и документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий. 256. Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела. |
Похожие:
 | Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 12 июля 2007 г. №30 зарегистрировано в Национальном реестре |  | Приказ Министра Обороны Российской Федерации от 23 июля 2004 г. №222 «Об утверждении Руководства по войсковому (корабельному) хозяйству... |
| Июля 1996 г., 7 августа 2000 г., 13 июля 2001 г., 28 декабря 2004 г., 23 июля 2005 г., 29 декабря 2006 г., 26 июня, 1 ноября 2007... | | ... |
| Министерство российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям | | Реферативная информация: Действует. Приказ №708 от 19. 04. 1996. Принято: Государственный комитет РФ по высшему образованию. Опубликовано:... |
| Федерального закона от 26 декабря 1995 г n 209-фз "О геодезии и картографии" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996,... | | Приказ Министра обороны Российской Федерации «О совершенствовании технического творчества в Вооруженных Силах Российской Федерации»... |
| Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №38 (зарегистрировано в Национальном реестре №8/15299 от 10.... | | ... |