Приказ министерство обороны РФ 4 июля 1996 г. N 270
Скачать 2.02 Mb.
|
| часть (учреждение), какие воинские части (учреждения или кадры явились основой формирования, по каким штатам формировалась, какие и на какие новые штаты была переведена; переформирование, переобразование, переименование; расформирование или слияние с другой воинской частью (учреждением), куда переданы знамя, ордена, личный состав и материальная часть; подчиненность воинской части (учреждения), в состав какого соединения (объединения) входила; места дислокации и в какие периоды; при какой воинской части (учреждении) и в какой период личный состав получал денежное довольствие (при отсутствии своей финансовой службы); воинские звания, фамилии, имена и отчества командира (начальника), начальника штаба; наименование архивов, в которые сдавались документа, за какие годы сданы документы; случаи гибели (порчи) документов в воинской части (учреждении). Выписка подписывается командиром воинской части (начальником учреждения) и заверяется гербовой печатью. На титульном листе указывается, за какой период отражена история воинской части (учреждения). Например: "Выписка из исторического формуляра 1-го гвардейского мотострелкового полка за период с мая 1945 г. по декабрь 1993 г.". 55. Каждый экземпляр выписки из исторического формуляра (журнала), исторической справки оформляется как самостоятельное дело и передается на хранение в архив вместе с другими документами воинской части (учреждения) только при первой сдаче документов. При последующих передачах документов в архив представляются только выписки об изменениях, происшедших в воинской части (учреждении) с момента последней сдачи документов. 56. При сдаче документов непосредственно в центральные архивы выписка из исторического формуляра (журнала), исторической справки (или дополнение к ним) составляется в одном экземпляре, а при сдаче документов в окружные и флотские архивы - в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с другими документами окружные и флотские архивы передаются в центральные архивы при очередной сдаче документов, второй экземпляр постоянно хранится в этих архивах. При расформировании воинской части (учреждения) вторые экземпляры выписок из исторических формуляров (журналов), исторических справок и дополнения к ним указанным архивами уничтожаются в установленном порядке. Д. Составление описей на сдаваемые в архив дела 57. На все сдаваемые в архив дела, книги, журналы, проектно-технические документы, картотеки и т. п. каждой воинской частью (учреждением) составляются описи дел (формы N 7, 9, 10). Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. 58. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование той воинской части (учреждения), которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством. Если воинская часть имеет и условное наименование, то под действительным наименованием пишется ее условное наименование. В случаях, когда воинская часть (учреждение) в течение периода, за который вносятся дела в опись, была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, то под прежним наименованием пишется ее новое наименование. Например: "Опись несекретных дел 2-го гвардейского механизированного полка, с 14 мая 1993 г. - 2-го гвардейского мотострелкового полка (войсковая часть 00000)". 59. В описях дел военных представительств на предприятиях промышленности указывается подчиненность представительства. Например: "Опись несекретных дел 25-го военного представительства Министерства обороны Российской Федерации (Главного автобронетанкового управления Министерства обороны Российской федерации)". В описях дел воинских частей (учреждений), не имеющих своей финансовой службы, указывается наименование воинской части (учреждения), в которой личный состав получал денежное довольствие. 60. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть установлены. Каждое лето вносится в опись под самостоятельным номером, по годам. Дела внутри года располагаются по предметно-тематическому признаку или видам документов в хронологической последовательности. Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см. 61. Служебные издания, имеющие грифы секретности, вносятся в одну опись, а несекретные - в другую опись. В описи издания располагаются по годам их выпуска. Опись составляется по следующей форме: номер по порядку, инвентарный номер, номер экземпляра, фамилия и инициалы автора (авторов), наименование издания, год издания, количество страниц, отметка о месте хранения (выбытии). 62. Дела военно-медицинских учреждений (военные госпитали, медико-санитарные батальоны и т. п.) с лечебными документами (протоколы медицинских комиссий, медицинские отчеты, книги учета больных) вносятся в описи отдельно от остальных дел. 63. В зависимости от сроков хранения и грифов секретности дела в самостоятельные описи вносятся: с постоянным сроком хранения - сов. секретные в одну опись, секретные - в другую опись, несекретные - в третью опись; с временными сроками хранения (75, 50, 25, 20, 15, 10, 5 лет) - Например: в штабе воинской части за 1990 год имеется 37 несекретных дел с временными сроками хранения, из них: 5 дел со сроком хранения 75 лет вносятся в одну опись, 7 дел со сроком хранения 50 лет вносятся в другую опись, 8 дел со сроком хранения 25 лет вносятся в третью опись, 6 дел со сроком хранения 10 лет вносятся в четвертую опись, 11 дел со сроком хранения 5 лет - в пятую. В таком же порядке в описи вносятся сов. секретные (секретные) дела. На дела с грифом "особой важности" и с шифротелеграммами составляются самостоятельные описи. 64. Отдельные описи с учетом указанного в ст. 63 составляются на следующие категории дел: а) дела, книги, журналы, картотеки и т. п. делопроизводства воинской части (учреждения); б) выписки из исторического формуляра, исторической справки (на каждый экземпляр составляется отдельная запись); в) документы по учету личного состава (приказы по личному составу, приказы по строевой части, книги учета личного состава); г) раздаточные ведомости и карточки лицевых счетов на выплату заработной платы лицам гражданского персонала, а также на выдачу денежного довольствия военнослужащим. 65. Отдельные описи (форма N 9) составляются на следующие категории дел: а) на личные дела офицеров Вооруженных Сил Российской Федерации (кроме Военно-Морского Флота); б) на личные дела офицеров Военно-Морского Флота; в) на личные дела прапорщиков, а также сержантов, старшин и солдат, проходивших службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации (кроме Военно-Морского Флота); г) на личные дела прапорщиков, мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Военно-Морском Флоте; д) на пенсионные дела вносятся в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества лиц, проходивших по делам. Фамилия, имя и отчество в описи пишутся в именительном падеже. 66. Отдельные описи (форма N 10) составляются на следующие категории дел: а) на уголовные дела военного суда; б) на гражданские дела военного суда; в) на прекращенные (приостановленные) уголовные дела военной прокуратуры; г) на наблюдательные, надзорные и кассационные производства по уголовным делам; д) на надзорные производства по уголовным делам военных прокуратур. Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения в военном суде (прокуратуре). На дела с временными сроками хранения составляются описи по срокам их хранения в порядке, указанном в ст. 63 настоящего Наставления. Дела в описи располагаются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, причем, если по одному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись по фамилии первого лица, проходящего по делу, а фамилии, имена и отчества других лиц помещается вслед за фамилией первого лица. Уголовные дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к уголовным делам (магнитофонные записи и т.п.) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются. 67. Описи дел подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником учреждения), подпись скрепляется гербовой мастичной печатью по действительному наименованию воинской части (учреждения). Описи дел до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией. 68. Воинские части (учреждения) описи дел (формы N 7,9,10) составляют в следующем количестве экземпляров: а) при сдаче дел непосредственно в ЦАМО - в двух экземплярах, в ЦВМА - в трех экземплярах, независимо от сроков хранения дел; б) при сдаче дел в окружные архивы на дела со сроками хранения постоянно - 75 и 50 лет - в трех экземплярах, на дела со сроками хранения до 25 лет включительно - в двух экземплярах, а во флотские архивы на дела со сроками хранения постоянно - 75 и 50 лет - в четырех экземплярах, на дела со сроками на дела со сроками хранения до 25 лет включительно - в трех экземплярах. 69. В главных штабах видов Вооруженных Сил Российской Федерации штабе Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, штабах и управлениях округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, штабах и управлениях родов войск, главных и центральных управлениях Министерства обороны Российской Федерации, в высших военно-учебных заведениях, научно-исследовательских и проектных учреждениях описи составляются отдельно на дела каждого управления (отдела, службы). 70. Бланки описей дел изготавливаются типографским способом на белой бумаге первого сорта формата А-4 (210х297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 2 см для подшивки. Текст печатается на машинке без помарок и исправлений только на одной стороне листа. 71. Описи на дела с грифами секретности, а также на дела воинских частей и учреждений, имеющих действительное и условное наименования, составляются в секретном порядке. 72. Дела и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в настоящем Наставлении, в архивы Вооруженных Сил Российской Федерации не принимаются. Е. Сдача документов в архивы 73. Сдача документов воинскими частями и учреждениями в окружные и флотские архивы производится в сроки, устанавливаемые годовыми планами, утвержденными начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы. Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году воинские части (учреждения) представляют в соответствующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел и степени их секретности (сов. секретные, секретные, несекретные), кому починена воинская часть (учреждение). 74. Документы воинской части (учреждения) сдаются в архив в полном объеме. В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, в результате которых утрачены документы, и меры, принятые по их розыску или восстановлению. Документы, подлежащие сдаче в архив, упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью "Для пакетов" или опломбируются. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив. 75. Документы в архив доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с архивом. Если документы доставляются железнодорожным транспортом, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива транспорт выделяет архив, принимающий документы. Перевозка документов от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов. Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в архив несет сдатчик. 76. При большом удалении воинской части (учреждения) от архива с разрешения начальника архива документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес архива посылками через спецсвязь Министерства связи Российской Федерации или учреждение фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны Российской Федерации. На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: "Без представителя воинской части (учреждения) не вскрывать". Прибывшие в архив представители воинской части (учреждения) должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов. 77. Для сдачи документов в архив воинская часть (учреждение) выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с документами, а также знающих состав сдаваемых документов. Все лица, прибывающие в архивы для сдачи документов, регистрируются в специальной книге и инструктируются работниками архивов. 78. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагается на архив. После завершения сдачи документов и получения от архива описей на сданные дела в инвентарных книгах и других учетных документах воинской части (учреждения) делается отметка о сдаче дел в архив. Например: "Сдано в архив МВО по описи N 52120". 79. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в воинской части (учреждении). 80. Порядок сдачи документов окружными и флотскими архивами в центральные архивы определяется инструкциями, утвержденными начальниками центральных архивов. 81. При расформировании воинской части (учреждения) все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в архив вместе с ликвидационным актом. Порядок составления ликвидационного акта определен в Положении о войсковом (корабельном) хозяйстве. Вместе с делами в архив сдается полностью оформленный исторический формуляр (историческая справка воинской части (учреждения). Передача дел и документов расформированных воинских частей и учреждений другим воинским частям и учреждениям запрещается. 82. Воинские части (учреждения) при передислокации за границу, а также при убытии в состав действующей армии все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в соответствующие архивы. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по разрешению начальника штаба воинской части (начальника учреждения) уничтожаются в установленном порядке. На дела и документы, подлежащие сдаче в архив, должны заблаговременно составляться проекты описей. 83. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению начальника округа документы могут быть сданы в военные комиссариаты по месту дислокации воинской части (учреждения). Документы передаются упакованными в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью воинской части (учреждения) "Для пакетов" или пломбируются. На бирке указываются количество наименований документов, условное наименование воинской части (учреждения), которой принадлежат архивные документы, фамилия и подпись лица, ответственного за упаковку документов, и номер мешка. В первый мешок укладываются заранее подготовленные описи дел и сопроводительное письмо на имя начальника архива. Передача мешков с документами производится по акты, в котором указываются количество наименований документов согласно данным, указанным на бирках, количество мешков, кому принадлежат документы и какой печатью опечатаны. Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры акта передаются военному комиссариату, третий экземпляр с распиской работника этого военного комиссариата подшивается в дело воинской части (учреждения). Архив, приняв по акту в опечатанных мешках документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее 3 человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения архив обязан специальным письмом подтвердить штабу округа и в копии воинской части (учреждению), а также военному комиссариату получение документов с перечисление номеров описей, по которым документы приняты на хранение. 84. Воинские части (учреждения) при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы и передачу их на хранение в архивы производят в соответствии со ст. 23-27, 29-30, 32 настоящего Наставления. 85. Воинские части и учреждения действующей армии не должны накапливать у себя ненужные для практической работы документы. Дела, законченные делопроизводством, независимо от сроков хранения передаются: воинскими частями (учреждениями) и военными судами в соответствующие архивы фронтов, флотов, флотилий; архивами действующих фронтов, флотов, флотилий - в соответствующие центральные архивы или в архив ближайшего военного округа. Порядок и сроки сдачи документов в центральные архивы в военное время определяются указаниями Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации. Ж. Прием документов в архивах 86. При приеме дел и описей в архиве производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями приказов и директив по ведению делопроизводства в Вооруженных Силах Российской Федерации и настоящего Наставления. Дела с истекшими сроками хранения архивами не принимаются. Прием дел в архивах производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются на бирку его металлической печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке. 87. Дела от воинских частей и учреждений архивами принимаются: с графом "особой важности" и с шифротелеграммами - полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях; с грифами "сов. секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях и внутренней описи и в конце дела; несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи, с просчетом листов. Кроме того, во всех делах проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие наименования (заголовка) дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие подписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.). Вскрытые недостатки устраняются представителями воинских частей (учреждений). 88. Дела от окружных и флотских архивов центральными архивами принимаются: с грифом "особой важности" и с шифротелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях; с грифом "сов. секретно" - с полисными просчетом; несекретные - путем сверки данных в описях с данными на обложке дела и в заверительной надписи и выборочно с полистным просчетом по усмотрению начальников центральных архивов. 89. Выявленные при приеме дел в архиве дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.)отмечаются в штампе (форма N 11), который проставляется на листе с заверительной надписью. 90. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются начальником архива. Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес соответствующих начальников для принятия мер. В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, а также недостающие в делах документы (листы). Новая итоговая запись скрепляется гербовой печатью или печатью "Для пакетов". Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляется номер и дата акта о недостаче. 91. Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежаще оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется. 92. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес соответствующего начальника штаба (учреждения) для принятия мер. Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем укладываются отельно от других дел с целью карантинизации на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру. 93. На обложке каждого принятого дела ставится и заполняется соответствующий штамп (формы N 12, 13). В описи против наименований дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены. 94. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (формы N 14, 15, 16), указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик. Один экземпляр описей на принятые дела, заверенный гербовой печатью архива-приемщика, высылается в адрес сдатчика (воинской части, учреждения). 95. Прием и передача документов внутри архивов производятся на основании инструкций, утверждаемых в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых они находятся, а в центральных архивах - начальниками этих архивов. |
Похожие:
 | Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 12 июля 2007 г. №30 зарегистрировано в Национальном реестре |  | Приказ Министра Обороны Российской Федерации от 23 июля 2004 г. №222 «Об утверждении Руководства по войсковому (корабельному) хозяйству... |
| Июля 1996 г., 7 августа 2000 г., 13 июля 2001 г., 28 декабря 2004 г., 23 июля 2005 г., 29 декабря 2006 г., 26 июня, 1 ноября 2007... | | ... |
| Министерство российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям | | Реферативная информация: Действует. Приказ №708 от 19. 04. 1996. Принято: Государственный комитет РФ по высшему образованию. Опубликовано:... |
| Федерального закона от 26 декабря 1995 г n 209-фз "О геодезии и картографии" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996,... | | Приказ Министра обороны Российской Федерации «О совершенствовании технического творчества в Вооруженных Силах Российской Федерации»... |
| Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №38 (зарегистрировано в Национальном реестре №8/15299 от 10.... | | ... |