Приказ министерство обороны РФ 4 июля 1996 г. N 270
Скачать 2.02 Mb.
|
| Глава VII УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ В АРХИВАХ 151. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам,обеспечивает возможность их адресного поиска. 152. Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело). Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе копии документов страхового фонда и копии фонда пользования, а также описи дел. 153. Учет документов в архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (делопроизводстве, в окружных, флотских, центральных и государственных архивах). Это достигается строгой регламентацией системы учетной документации и требований к ее заполнению, единым методическим руководством. 154. Учет документов в окружных и флотских архивах осуществляется централизованно начальником архива или специально выделенным сотрудником, в центральных архивах - специальным подразделением. Кроме централизованного учета в центральных архивах ведется учет документов в каждом архивохранилище начальниками архивохранилищ и хранителями фондов. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передача соответствующих учетных документов из архивохранилищ в подразделение централизованного учета устанавливаются приказами начальника архива. Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. 155. Учет документов в архивах ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом архиве руководством архива. 156. Основными учетными документами в архивах являются: книга учета поступления и выбытия дел (форма N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 39) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; книга учета поступления и выбытия описей дел (форма N 24) для учета и нумерации описей дел фондов в архиве; список фондов (форма N 23) для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив; лист фонда (форма N 25) для фиксации изменений в наименовании фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; опись дел (формы N 7, 9, 10) для поединичного и суммарного учета дел; опись страхового фонда (форма N 8) для поединичного и суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов; паспорт архива (форма N 4) для отражения состояния архива на 1 декабря отчетного года. 157. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда: историческая справка и дополнения к ней, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после пересоставления, акты передачи документов на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел фонда, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, материалы проверок наличия и состояния дел и другие документы. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их поисковых данных. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. 158. В книгу учета поступления и выбытия дел (форма N 21) записываются последовательно все первичные и повторные поступления и выбытия дел. Каждое поступление или выбытие получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (названия фондов, номера фондов и т. д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие дела являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия дел подводится итого количества поступивших и выбывших за год дел. 159. За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма. Учет копий страхового фонда ведется по книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 39) и описям страхового фонда (форма N 8). Запись в книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования производится по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования единицами хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера. Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ". Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки. 160. Список фондов (форма N 23) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов. Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. Название фондообразователя в списке фондов указывается полностью без сокращений в виде официально принятого названия воинской части (учреждения), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в главе V настоящего Наставления. Если название фондообразователя в период своего существования менялось, то в списке фондов указываются все его названия в хронологической последовательности. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. Для удобства пользования списком фондов при необходимости составляется указатель, по которому можно определить номер фонда, присвоенный документам того или иного фондообразователя. При передаче из архива документов всего фонда в списке фондов делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании каких документов передан фонд. Номер выбывшего архивного фонда другому фонду не присваивается. 161. Лист фонда (форма N 25) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований: в графе "Дата первого поступления фонда в архив" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив, для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве; в графе "Местонахождение фонда" указывается наименование архива, в котором хранится фонд; в графе "Крайние даты каждого наименования фонда" указываются начальная и конечная даты существования воинской части (учреждения) под каждым наименованием независимо от наличия в фонде документов за этот период; если воинская часть (учреждение) продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица фондообразователя; в графе "Наименование фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования воинской части (учреждения) фондообразователя с момента их возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период; в листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Основанием для записи поступления и выбытия документов являются: акт приема-передачи дел в архив, акт на документы, отобранные для уничтожения, акт о технических ошибках в учете, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимом повреждении дел, акт проверки наличия и состояния дел, описи дел фонда. По листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. Количество дел приводится по каждой описи отдельно, а также по всему фонду в целом; если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается: "Продолжение, ф. N 25, лист 2". На первом листе делается ссылка "см. продолжение л. 2 (2, 4 и т. д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным листом; лист фонда пересоставляется в исключительных случаях, если он неисправимо поврежден; в случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа, должность, подпись лица,, пересоставившего лист фонда; листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. В каждой папке на листе-заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке. 162. Описи на принятые дела окружных и флотских архивах, где не ведутся листы фондов, учитываются (регистрируются) в книге учета поступления и выбытия описей дел (форма N 24). В центральных архивах описи на принятые дела учитываются в листе фонда (форма N 25). Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета поступления и выбытия описей дел (листу фонда), является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно буквы "сс" и "с". Номер выбывшей описи другой описи не присваивается. В центральных архивах описи после регистрации передаются в архивохранилища по накладной (форма N 26). В окружных и флотских архивах, а в центральных архивах непосредственно в архивохранилищах описи, кроме того, учитываются в фондах по перечню описей, который ведется по следующей форме: номер по порядку, номера описей, гриф секретности описи, количество листов в описи, количество дел по описи, номера листов, отметка о выбытии описи. 163. Опись страхового фонда (форма N 8) составляется в 2 экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми копиями в специальное архивохранилище, второй остается в архиве. Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования. В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Страховая копия в опись записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается. В конце описи делается итоговая запись о количестве включенных в опись единиц хранения страхового фонда. 164. Учет архивных дел воинской части (учреждения), уголовных и гражданских дел, высылаемых за пределы архивов, ведется по книге учета архивных дел, (форма N 27). В центральных архивах такие книги ведутся в каждом архивохранилище. 165. Учет личных (пенсионных дел офицеров, высылаемых за пределы архива, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата высылки, инвентарный номер личного (пенсионного) дела, исходящий номер документа, при котором выслано дело, на кого выслано дело (фамилия, имя и отчество), кому и в какой адрес выслано дело, дата возвращения дела и входящий номер документа, расписка ответственного лица в приеме дела. 166. Учет архивных дел и позитивов микрофильмов, выдаваемых внутри архива, ведется в книге учета архивных дел (позитивов, микрофильмов), выданных во временное пользование (форма N 32). В центральных архивах такие книги ведутся хранителями фондов в каждом архивохранилище. 167. В целях раскрытия состава и содержания документов архива, для обеспечения поиска документов и их использования, а также для выполнения других видов работ (комплектование, фондирование и т. п.) создается комплекс архивных справочников и учетных документов, составляющих систему научно-справочного аппарата архивов Вооруженных Сил Российской Федерации. В центральных архивах систему научно-справочного аппарата составляют: описи дел, исторические справки, списки и листы фондов, каталоги документов и другие справочники информационного порядка. В окружных и флотских архивах систему научно-справочного аппарата составляют: описи дел, списки фондов, исторические справки и картотеки. Глава VIII ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ 168. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в архивохранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов (архивохранилищ); учет документов (см. главу VII), проверка их наличия и состояния; определение состава уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования; обеспечение физико-химической сохранности документов. 169. Обеспечение сохранности документов в центральных архивах возлагается начальниками архивов на начальников (заведующих) архивохранилищ и хранителей фондов, а в окружных и флотских архивах начальниками соответствующих штабов и начальников архивов. Начальники архивов, архивохранилищ, хранители фондов несут полную ответственность за сохранность переданных им фондов. 170. При смене начальника архива (отдела, архивохранилища) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива (отдела, архивохранилища), инвентаря и оборудования производится по акту. Для приема-передачи дел назначается комиссия в составе не менее 3 человек. 171. Охрана и пропускной режим в окружных и флотских архивах определяются начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, в центральных архивах - начальниками этих архивов. А Создание оптимальных условий хранения документов 172. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т. п.); применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного и светового режима, проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях архивохранилищ. 173. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов. Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями. 174. Здания архивов должны быть удалены: от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами; от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил. При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологический станции. 175. В целях обеспечения оптимальных условий хранения и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения: хранилища для хранения документов; помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив; помещения для работы исследователей (чистый зал); рабочие комнаты для сотрудников архива. Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов. В центральных архивах, кроме того, должны быть помещения: для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов; для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета; для микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов); для реставрации, дезинфекции и переплета; для размещения вычислительной и множительной техники; для помещения вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.). 176. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. 177. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилища подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается. Для вывоза должностных лиц (дежурного по архивохранилищу) посетителями в архивохранилищах устанавливаются электрические звонки. Здания архивохранилищ оборудуются охранной сигнализацией. 178. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ и допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником архива. 179. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются металлические решетки. Для эвакуации личного состава, документов и имущества через окна |
Похожие:
 | Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 12 июля 2007 г. №30 зарегистрировано в Национальном реестре |  | Приказ Министра Обороны Российской Федерации от 23 июля 2004 г. №222 «Об утверждении Руководства по войсковому (корабельному) хозяйству... |
| Июля 1996 г., 7 августа 2000 г., 13 июля 2001 г., 28 декабря 2004 г., 23 июля 2005 г., 29 декабря 2006 г., 26 июня, 1 ноября 2007... | | ... |
| Министерство российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям | | Реферативная информация: Действует. Приказ №708 от 19. 04. 1996. Принято: Государственный комитет РФ по высшему образованию. Опубликовано:... |
| Федерального закона от 26 декабря 1995 г n 209-фз "О геодезии и картографии" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996,... | | Приказ Министра обороны Российской Федерации «О совершенствовании технического творчества в Вооруженных Силах Российской Федерации»... |
| Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №38 (зарегистрировано в Национальном реестре №8/15299 от 10.... | | ... |