АО «НИИАО»
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор–
Генеральный конструктор
___________А.В. Воробьёв
«____»____________2015г.
Порядок взаимодействия подразделений института с сотрудниками отдела закупок, осуществляющими размещение закупки в единой информационной системе (ЕИС)
г.о. Жуковский
2015г
Общие положения
Настоящий документ регламентирует процедуры закупки любых товаров, работ, услуг, иных за счет средств АО «НИИАО» и разработано в соответствии с Федеральным законом от 18.07.2011г. №223-ФЗ «О закупках товаров, услуг, отдельными видами юридических лиц» и гражданским Кодексом Российской Федерации в целях обеспечения информационной открытости закупочной деятельности предприятия в целях обеспечения информационной открытости закупочной деятельности предприятия.
Комиссия является коллегиальным постоянно действующим органом Предприятия, уполномоченным на проведение закупок товаров, работ, услуг для нужд АО «НИИАО» и назначается приказом Генерального директора-Генерального конструктора (далее по тексту – Генерального директора) института.
Комиссия осуществляет рассмотрение обоснования потребностей в закупках, поступивших от структурных подразделений, формирование плана-графика закупок на год, рассмотрение заявок на участие в закупках, отбор участников закупок, рассмотрение, оценку и сопоставление заявок на участие в закупках, определение победителей закупок, ведение протоколов, разработку типовых форм документов, применяемых при закупках и их размещении в локальной сети АО «НИИАО».
Сотрудники отдела закупок института, выполняющие функцию Секретаря комиссии, ответственные за размещение информации о закупочной деятельности АО «НИИАО» в ЕИС, проводят подготовку проектов протоколов, проектов типовых форм документов, применяемых при закупках. Несут ответственность за своевременное размещение данных о производимых закупках в ЕИС в сети интернет и выполняют роль операторов ЭТП.
Формирование потребности в закупках
Заместители Генерального директора-Генерального конструктора, руководители функциональных блоков и директора по направлениям, заинтересованные в закупках товаров, работ, услуг, не позднее 15 декабря года, предшествующего планируемому году, передают в отдел закупок предварительное обоснование потребности в закупках товаров, работ, услуг для своих нужд на планируемый год с разбивкой по кварталам и указанием сумм, необходимых для финансирования. Обоснование должно содержать:
- описание товаров, работ, услуг,
- ценовые параметры с детализацией по закупаемым товарам, работам, услугам с указанием кода бюджетной классификации и статьи бюджета,
- сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
- предложения по выбору способа закупок с учетом требований Положения о закупочной деятельности АО «НИИАО», размещенного на сайте АО «НИИАО».
Окончательный план-график закупок формируется Комиссией в течение 12 календарных дней с даты утверждения бюджета на соответствующий календарный год.
В случае возникновения дополнительной потребности в закупках товаров, работ, услуг в течение планового периода (года), не предусмотренной бюджетом Предприятия, Заместители Генерального директора-Генерального конструктора, руководители функциональных блоков, директора по направлениям (далее по тексту – инициаторы закупки) согласуют проведение дополнительной закупки с Генеральным директором – Генеральным конструктором института.
Инициатор закупки в течение трех календарных дней после утверждения плана-графика закупок готовит комплект документов на все планируемые сделки. В комплект документов входят: проект договора, техническое задание (при необходимости), спецификация (при необходимости), лист согласования без согласующих подписей, служебная записка на имя Председателя закупочной комиссии. В служебной записке инициатор закупки указывает ответственное лицо, ответственное за сопровождение договора. Председатель Закупочной комиссии в течение одного дня визирует служебную записку, после чего инициатор закупки предоставляет комплект документов секретарю Закупочной Комиссии.
Примечание – В случае возникновения дополнительной потребности в закупках срок подготовки комплекта документов составляет два рабочих дня.
Секретарь Комиссии в течение двух дней рассматривает поступившие документы и готовит предложение Закупочной комиссии по выбору процедуры закупки. Председатель и члены Закупочной комиссии осуществляют выбор процедуры закупки и ставят в листе согласования подпись и дату согласования. Секретарь комиссии указывает в листе согласования вид сделки, утвержденный членами закупочной комиссии, свою фамилию и ставит дату, а также направляет инициатору закупки перечень и типовые формы документов, необходимых для заполнения при совершении закупки на etprf.ru.
Примечание – Для Секретаря Комиссии в листе согласования необходимо выделить две строки. В одной делается отметка о способе закупки и ставится дата согласования. В другой –отметка о проведении процедуры закупки и размещении ее в ЕИС. Документация поступает на подпись Генеральному директору-Генеральному конструктору только после визы Секретаря Комиссии, свидетельствующей о факте проведения сделки в ЕИС.
При проведении внеплановой закупки Секретарь Комиссии в течение двух рабочих дней производит корректировку плана-графика Закупок и размещает его в ЕИС.
Примечание: закупка может проводиться не ранее 10 дней после ее включения план-график Закупок на текущий год и размещения его в ЕИС.
При рассмотрении документов, поступивших от инициатора закупки, секретарь Комиссии вправе запросить у заинтересованных в закупках структурных подразделений Института любую иную информацию и документы, необходимые для проведения процедуры закупки. Инициатор закупки в трехдневный срок предоставляет Секретарю Комиссии запрашиваемую информацию. В случае, если запрашиваемые у заинтересованных структурных подразделений информация и документы не поступили, то такие обоснования потребностей в закупках Комиссией не рассматриваются и процедура закупки в данном случае не проводится.
Перечень документов, необходимых при проведении закупки у единственного поставщика (ЕП), представлен в приложении А.
Перечень документов, необходимых при проведении закупки методом запроса котировок (ЗК), представлен в приложении Б.
Перечень документов, необходимых при проведении конкурентных способов закупки – Открытый конкурс (ОК) и Электронный Аукцион (ЭА) представлены в приложении В.
Особенности проведения закрытого конкурса и требования, предъявляемые к закрытой процедуре закупки, представлены в приложении Г.
Инициатор закупки готовит в течение трех дней готовит пакет необходимых документов согласно приложениям А, Б, В и передает его Секретарю комиссии. Документация может передаваться в бумажном и/или электронном виде – формат *.pdf, *.doc на адрес электронной почты Секретаря Комиссии (alexander.abramov@niiao.com).
Порядок работы на ЭТП при проведении закупки у ЕП
3.1 В трехдневный срок с момента поступления документации, а также листа согласования со всеми визами от инициатора закупки секретарь комиссии проводит работу по подготовке и размещению ее на АРМ Заказчика, а также осуществляет взаимодействие с РТ-Комплектимпекс и etprf.ru при размещении сделки в ЕИС.
3.2 После утверждения сделки экспертами РТ-Комплектимпекс и размещения ее на площадке etprf.ru, Секретарь комиссии ставит свою подпись на листе согласования договора с указанием даты проведения сделки и способа закупки и передает проект договора, лист согласования и извещение о проведенной сделке инициатору закупки для окончательного оформления договора. Дата подписания контракта, указанная в извещении, является истинной датой подписания договора.
3.3 В течение трех дней секретарь комиссии размещает информацию о проведенной сделке в каталоге сделок в ЕИС.
Порядок работы на ЭТП при проведении закупки способом запрос котировок(котировочной сессии).
В трехдневный срок с момента поступления полного комплекта документов от инициатора закупки секретарь комиссии проводит работу по подготовке и размещению ее на АРМ Заказчика, а также осуществляет взаимодействие с РТ-Комплектимпекс и etprf.ru при размещении сделки в ЕИС.
После утверждения документации экспертами РТ-Комплектимпекс и размещения ее на площадке etprf.ru., Секретарь площадки уведомляет инициатора закупки о порядке проведения процедуры ЗК и сроках окончания приема заявок (Минимальный срок подачи заявок – 5 рабочих дней).
В день, следующий за днем окончания приема заявок, Секретарь комиссии:
открывает заявки, поданные в электронном виде,
предоставляет информацию (котировочные заявки) членам Комиссии для рассмотрения.
готовит Протокол вскрытия конвертов и рассмотрения котировочных заявок;
в течение 3-х дней после подписания Протокола всеми членами Комиссии размещает его на площадке;
секретарь комиссии направляет победителю закупки Контракт в электронном виде для подписания его цифровой подписью. Срок подписания – не менее 5 дней
Примечание: контракт оформляет инициатор закупки на условиях, предусмотренных извещением о проведении котировочной сессии и по цене, предложенной участником в котировочной заявке.
После подписания договора со стороны победителя закупки Секретарь комиссии в течение двух рабочих дней подписывает контракт электронной подписью ответственного лица со стороны Заказчика. С этого момента контракт считается заключенным.
Секретарь комиссии ставит в листе согласования договора отметку о совершении сделки на ЭТП c указанием даты и передает Контракт вместе с листом согласования и протоколом инициатору закупки для его окончательного оформления и утверждения Генеральным директором.
В двухдневный срок после подписания контракта со стороны Заказчика Секретарь комиссии размещает сделку в каталоге сделок ЕИС.
5 Порядок работы на ЭТП при совершении сделки с использованием конкурентных способов закупки открытый конкурс (ОК) и электронный аукцион (ЭА)
5.1 В трехдневный срок с момента поступления документации от инициатора закупки секретарь комиссии проводит работу по подготовке и размещению ее в АРМ Заказчика, а также осуществляет взаимодействие с РТ-Комплектимпекс и etprf.ru при размещении сделки в ЕИС.
5.2 После утверждения документации экспертами РТ-Комплектимпекс и размещения ее на площадке etprf.ru, Секретарь комиссии уведомляет инициатора закупки о сроках окончания приема заявок при проведении процедур ОК или ЭА. Минимальный срок подачи заявок – 20 календарных дней
5.3 В день, следующий за днем окончания приема заявок, Секретарь комиссии:
открывает заявки, поданные в электронном виде,
предоставляет информацию, приложенную к заявкам, членам Комиссии для рассмотрения.
готовит протоколы вскрытия конвертов и допуска заявок конкурсу и размещает их в АРМ Заказчика на ЭТП
готовит проект протокола подведения итогов при проведении процедур ОК или ЭА
в течение 3-х дней после подписания итогового Протокола размещает его на площадке;
направляет копию протокола инициатору закупки для оформления контракта на условиях, предусмотренных конкурсной или аукционной документацией и по цене, предложенной победителем;
инициатор закупки в трехдневный срок оформляет контракт и передает его с листом согласования секретарю Комиссии.
секретарь комиссии направляет победителю закупки контракт в электронном виде для подписания его цифровой подписью. Срок подписания – не менее 5 дней
5.4 После подписания контракта победителем закупки секретарь комиссии в течение 2-х рабочих дней подписывает контракт электронной подписью Генерального директора или лица, уполномоченного совершать сделки от лица Генерального директора. С этого момента контракт считается заключенным. Секретарь комиссии ставит в листе согласования отметку о совершении сделки на ЭТП (с указанием точной даты) и передает контракт вместе с листом согласования и извещением инициатору закупки для его оформления.
В двухдневный срок после подписания контракта со стороны заказчика Секретарь комиссии размещает сделку в ЕИС.
Порядок сопровождения сделки в ЕИС
6.1 Ответственность за полноту, достоверность и своевременность предоставления информации, для размещения в ЕИС и на Электронной торговой площадке (ETPRF.RU), а также за своевременное закрытие договоров, несут Заместители Генерального директора-Генерального конструктора, руководители функциональных боков, директора по направлениям.
6.2 В течение трех рабочих дней с момента получения, инициаторы закупки направляют секретарю комиссии дополнительные соглашения к договорам, также акты/тов. накладные по договорам и платежные поручения (допускается указывать номера платежных поручений).
6.3 Секретарь комиссии несет ответственность за своевременность и правильность размещения предоставленной документации в ЕИС (выполняют роль операторов ЭТП). Срок размещения всех направленных дополнительных документов – не более трех рабочих дней.
Приложение А (Обязательное)
Перечень документов, необходимых для проведения закупки у единственного поставщика.
1 Документы, предоставляемые инициатором закупки:
1.1 Проект договора с указанием количества поставляемого товара, объема выполняемых работ, оказываемых услуг, сроками выполнения, гарантийными обязательствами и т.д. Проект договора поступает на площадку без подписи Генерального директора и с открытыми датами;
1.2 Обоснование выбора поставщика (в свободной форме за подписью руководителя подразделения – инициатора закупки);
1.3 Обоснование цены договора.
Документы, которые готовит Секретарь комиссии:
2.1 Протокол закупки у ЕП;
2.2 Документация о закупке;
2.3 Извещение о закупке.
3 Основаниями для проведения закупки у единственного поставщика являются:
3.1 Осуществляется закупка товаров, выполнение работ, оказание услуг, относящихся к сфере деятельности субъектов естественных монополий в соответствии с Федеральным законом от 17 августа 1995 г. № 147-ФЗ «О естественных монополиях»;
3.2 Осуществляется оказание услуг водоснабжения, водоотведения, канализации, теплоснабжения, газоснабжения (за исключением услуг по реализации сжиженного газа), подключение (присоединение) к сетям инженерно-технического обеспечения по регулируемым в соответствии с законодательством Российской Федерации ценам (тарифам);
3.3 Заключается договор энергоснабжения или купли-продажи электрической энергии с гарантирующим поставщиком электрической энергии;
3.4 Возникла потребность в работах или услугах, выполнение или оказание которых может осуществляться исключительно органами исполнительной власти в соответствии с их полномочиями или подведомственными им государственными учреждениями, государственными унитарными предприятиями, соответствующие полномочия которых устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации;
3.5 К участию в процедуре конкурентной закупки по итогам рассмотрения поданных заявок допущена только одна заявка; договор по данному основанию может быть заключен с участником процедуры закупки, предоставившим такую заявку;
3.6 Для участия в аукционе явился только один участник процедуры закупки; договор по данному основанию может быть заключен с таким участником по цене, в объеме и на условиях, указанных в документации о закупке, или на лучших для заказчика условиях (в том числе достигнутых по результатам преддоговорных переговоров);
3.7 По результатам проведения конкурентной процедуры закупки не подана ни одна заявка, либо все заявки, представленные на процедуру закупки, не допущены к дальнейшему участию по решению закупочной комиссии, либо договор по итогам проведения конкурентной закупки не заключен с победителем (единственным участником) или с лицом, заключение договора для которого является обязательным, в случае уклонения победителя от заключения договора; договор по такому основанию заключается по цене, в объеме и на условиях, указанных в документации о закупке, или на лучших для заказчика условиях (в том числе достигнутых по результатам преддоговорных переговоров);
3.8 Возникла потребность в определенных товарах (работах, услугах) вследствие произошедшей аварии, непреодолимой силы, необходимости срочного медицинского вмешательства, чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, а также в целях предотвращения угрозы их возникновения, в связи с чем проведение торгов или иных способов закупки, предусмотренных настоящим Положением, нецелесообразно с учетом затрат и времени на ее проведение;
3.9 Осуществляется закупка товаров (работ, услуг), необходимых исключительно для исполнения государственного контракта (договора), заключенного по результатам процедур закупок в рамках Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», или контракта, заключенного Заказчиком в рамках государственного оборонного заказа, федеральных целевых программ либо военно-технического сотрудничества, при условии невозможности прогнозирования таких затрат и (или) отсутствия у Заказчика времени на проведение конкурентных закупочных процедур, предусмотренных настоящим Положением;
3.10 Необходимо проведение дополнительной закупки товаров (работ, услуг) по ранее заключенному на конкурентной основе договору и смена поставщика (исполнителя, подрядчика) нецелесообразна по соображениям стандартизации или ввиду необходимости обеспечения совместимости с имеющимися товарами, оборудованием, технологией или услугами, учитывая эффективность первоначальной закупки с точки зрения удовлетворения потребностей Заказчика и ограниченный объем предлагаемой закупки по сравнению с первоначальными закупками (не более 30 процентов от первоначальной стоимости договора по всем дополнительным закупкам с сохранением начальных цен за единицу товара (работы, услуги), разумность цены и непригодность альтернативных товаров, работ или услуг;
3.11 Стоимость договора не превышает 100 (сто) тысяч рублей включая НДС (если применяется); при этом совокупный объем закупок, который Заказчик совершает в год по данному основанию, не может превышать 10 процентов от общего объема закупок, совершенных в течение предшествующего года;
3.12 Закупка осуществляется у производителя, определенного в конструкторской документации;
3.13 Осуществляется закупка услуг по авторскому контролю за разработкой проектной документации объектов капитального строительства, авторскому надзору за строительством, реконструкцией, капитальным ремонтом объектов капитального строительства, изготовлением оборудования соответствующими авторами;
3.14 Осуществляется закупка финансовых услуг, связанных с открытием и ведением банковских счетов и осуществлением расчетов по этим счетам, размещением депозитов, привлечением заемных средств (кредитов), обеспечением исполнения обязательств, получением в качестве принципала банковских гарантий, организацией выпуска и размещения ценных бумаг, производных финансовых инструментов;
3.15 Осуществляется закупка услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку, а также с участием в проведении выставок и подобных мероприятий на основании приглашения на указанные мероприятия; при этом к услугам, предусмотренным настоящим пунктом, относятся услуги по обеспечению проезда к месту служебной командировки, месту проведения указанных мероприятий и обратно, найму жилого помещения, организации транспортного обслуживания и обеспечению питанием;
3.16 Возникла потребность в закупке услуг, связанных с обеспечением визитов делегаций и представителей иностранных государств, в том числе услуг по организации гостиничного обслуживания или найма жилого помещения, транспортного обслуживания, эксплуатации компьютерного оборудования, обеспечения питанием, услуг связи и прочих сопутствующих услуг и расходов;
3.17 Выполнение работ, услуг осуществляется Заказчиком за счет грантов, передаваемых безвозмездно и безвозвратно гражданами и юридическими лицами, в том числе иностранными гражданами и иностранными юридическими лицами, а также международными организациями, получившими право на предоставление грантов на территории Российской Федерации в установленном Правительством Российской Федерации порядке, субсидий (грантов), предоставляемых из соответствующих бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, и если требование о привлечение единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) является условием предоставления субсидии (гранта);
3.18 Заключается договор с инфраструктурной дочерней организацией Корпорации на организацию и проведение закупочных процедур в целях выбора поставщиков (подрядчиков, исполнителей) по закрепленным направлениям инфраструктурной деятельности либо на организацию торгов или иных конкурентных процедур по реализации имущества;
3.19 Осуществляется закупка услуг адвокатов и нотариусов;
3.20 Осуществляется закупка услуг у физических лиц по гражданско-правовым договорам при условии, что цена договора (договоров) с одним лицом в течение года не превышает 1 (один) миллион рублей;
3.21 Единственный поставщик (исполнитель, подрядчик) определен указом или распоряжением Президента Российской Федерации, актом Правительства Российской Федерации или правовым актом Корпорации, изданным на основании указа или распоряжения Президента Российской Федерации или актов Правительства Российской Федерации;
3.22 Осуществляется закупка работ, услуг по разработке, внедрению и мониторингу за функционированием системы (стандартов) управления или (и) мониторинга у организации-разработчика системы (стандартов) управления или (и) мониторинга, определенной в соответствии с решением Правления Корпорации;
3.23 Осуществляется закупка товаров (работ, услуг), необходимых для реализации утвержденного Наблюдательным советом Корпорации в составе инвестиционной программы системного проекта (программы, плана), и единственный поставщик (исполнитель, подрядчик) определен в решении Наблюдательного совета Корпорации;
3.24 Заказчик, являющийся исполнителем по государственному контракту (гражданско-правовому договору), привлекает для исполнения обязательств по нему соисполнителей, которые установлены государственным контрактом (гражданско-правовым договором) или обязанность согласования которых с заказчиком по государственному контракту (гражданско-правовому договору) предусмотрена законодательством Российской Федерации;
3.25 Заказчик является победителем торгов (конкурса или аукциона), проводимых в соответствии со статьями 447 – 449 Гражданского кодекса Российской Федерации, и заключает договор с организатором таких торгов;
3.26 Договор, заключенный по результатам проведенных конкурентных процедур закупок, был расторгнут в связи с неисполнением (ненадлежащим исполнением) условий договора поставщиком (исполнителем, подрядчиком) и у Заказчика отсутствует время на проведение новых конкурентных закупок, предусмотренных настоящим Положением; в данном случае договор заключается в пределах объема товаров (работ, услуг), сроков исполнения и цены расторгнутого договора;
3.27 Осуществляется закупка товаров (работ, услуг) у инфраструктурной дочерней организации Корпорации при условии, что указанные товары (работы, услуги) включены в перечень товаров (работ, услуг), поставляемых (выполняемых, оказываемых) соответствующей инфраструктурной дочерней организацией, утвержденный правовым актом Корпорации;
3.28 Осуществляется выбор поручителей по обязательствам перед кредитными организациями;
3.29 Осуществляется закупка товаров (работ, услуг) у поставщика (подрядчика, исполнителя), рекомендованного Корпорацией по результатам проведенной централизованной закупки;
3.30 Осуществление конкретной закупки данным способом определено решением совета директоров; при этом в решении указывается поставщик (исполнитель, подрядчик), предмет закупки, срок поставки продукции, ее стоимость и объем (если возможно)1. Голосование представителей Корпорации, головной организации холдинговой компании (интегрированной структуры) Корпорации на заседании совета директоров по данному вопросу осуществляется по письменным указаниям (директивам) Корпорации или головной организации холдинговой компании (интегрированной структуры) Корпорации, соответственно.
|
