Должностная инструкция секретаря-референта
Скачать 66.59 Kb.
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации. 1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору. 1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: - законодательными актами РФ; - локальными нормативными актами организации; - приказами и распоряжениями руководства организации; - нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами: - текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития; - знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками; должен знать: - требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению; - правила организации управленческого труда; - требования к оформлению машинописных работ; - правила русской орфографии и пунктуации; - основы делового этикета, служебной этики, психологии общения; - правила охраны труда, техники безопасности; должен уметь: - составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку; - наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности; - работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК; - организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой; - вести прием посетителей; - организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия; - владеть навыками быстрого письма и чтения. 2. Основные функции секретаря-референтаК основным функциям секретаря-референта относятся следующие: - организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации; - координация работы офиса; - осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации; - оперативно-организационное обслуживание деятельности организации; - подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение. - документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.
К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие: 3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.
3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации. 3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы. 3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению. 3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации. 3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения. 3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия. 3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации. 3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам. 3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей. 3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. 3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников. 3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия. 3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы. 3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации. 3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.
Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности: 4.1 в сфере работы с персоналом: 1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.
3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений. 4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации. 5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава. 6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение. 7. Оформление листков временной нетрудоспособности. 8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. 9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией. 10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов. 11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам. 4.2. в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией 1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию. 2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме. 3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций. 4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк. 5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков. 6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности. 7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.
Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право: 5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности. 5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации. 5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления. 5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов. 5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации. 5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации. 5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции. 5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции. 5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса. 5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.
Секретарь-референт несет ответственность за
6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения. 6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства. 6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации. С должностной инструкцией ознакомлен «___» ____________ 2007 г. __________________ ______________________ подпись расшифровка подписи |
Похожие:
 | Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора |  | Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики по отраслевой профессии «Водитель»,... |
| Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность заместителя директора... | | ... |
| Методические указания предназначены для проведения занятий по дополнительному образованию в 11-м классе технического лицея при ргупс.... | | Нка эффективности работы корпоративного секретаря является корпоративной процедурой, направленной на формирование целей деятельности... |
| | Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность главного бухгалтера... | |
| | Настоящая инструкция регламентирует вопросы, связанные с охраной объекта, находящегося в управлении муп «дез гор. Подольска» и расположенного... |