2.2 Информационные технологии систем управления проектами
Деятельность многочисленных компаний в самых различных областях имеет реализацию в форме проектов. Также известно, что даже в довольно простых проектах появляются проблемы, проявляющиеся в недовольстве собственного руководства и заказчика, превышении смет, срыве сроков, внутрикомандных конфликтов по поводу проекта и т.д. Преодоление и профилактика данных проблем служат важными составляющими деятельности управленческого состава сотрудников проекта и обязаны поддерживаться соответственными методологией, стандартами и инструментарием.
Следовательно, как и всякий иной вид профессиональной деятельности, реализация управления проектами провоцирует развитие самостоятельного рынка услуг и продуктов. Далее нами будут описаны примеры некоторых подобных продуктов и услуг.
Управлением проектами должны заниматься профессионалы, однако число настоящих профессионалов в данной области в России существенно велико и, вероятно, даже от осознанного спроса отстает. Предоставление сотрудников управления проектами (менеджеры проектов), довольно сильно является распространенной в мире. К основным элементам, которые влияют на формирование и развитие этого сегмента рынка, имеют отношение сертификационные программы и обучающие курсы. Ясно, что при других равных условиях превелегия будет отдана консалтинговым компаниям и сертифицированным специалистам, которые располагают данными специалистами.
В наше время собран значительный опыт по разнообразным методам управления проектами в таких моментах, как сетевое управление и планирование, определение целей, контроль и планирование затрат, управление рисками и другое.
Для успешной и результативной работы менеджера и в целом команды проекта должны создаваться некие условия, которые позволят в целиком реализовать их возможности. Необходимо обеспечение и создание эксплуатации интегрированной системы управления проектами (СУП).
Зачастую под СУП подразумеваются автоматизирующие функции календарно-ресурсного планирования и пакеты прикладных программ. В качестве единичных инструментальных средств управления проектами. Часто требуется вовлечение программных пакетов соседних сфер, подобных равно как управление документами, руководство персоналом и т. д.
Говоря о интегрированной системе и управления проектами компании, это не только лишь коллективное применение инструментальных средств, однако и специальные формы и технологические процессы управления, дозволяющие внести предназначенную проектную работу в общий контекст деятельности фирмы.
Под проектом подразумевают систему сформулированных в его рамках целей, реконструируемых или создаваемых для их реализации технологических процессов, физических объектов, технических и программных средств, организационной и технической документации, финансовых, материальных, временных и иных ресурсов, а также мероприятий и управленческих решений по их реализации.
К главным характеристикам проекта относят: наличие конкретной цели, уникальность, ограничения по затратам, временам, ресурсам, требования к качеству выполнения работы. Интегрирование проектов со стратегией организации требует от организации переустройства всего процесса управления или определения связей между имеющимися автономными подсистемами с целью перенесения внимания на систему в целом. В ходе управления проектом допускается отметить два ньюанса: один – техническая составляющая процесса управления, состоящая из упорядоченных, формальных и логических частей процесса. Техническая составляющая находится в зависимости от наличия формальной информационной системы, посредством которой реализуется консалтинг, планирование и расписание работ5.
Процесс структуризации проекта (ПСП) представляется в виде такой последовательности действий:
1. Определение проекта – необходимо чтобы были отчетливо определены характер, содержание и цели проекта, а также все окончательные продукты проекта с их точными характеристиками. В представленных условиях может быть полезно использовать иерархию целей, которая показывает полную цепь конечных результатов и средств их достижения. 2. Степень детализации – следует продумать разные степени детализации проектов и число степеней компонентов в текстуре разбивки проекта. 3. Структура процесса – нужно подготовить схему жизненного цикла проекта. 4. Организационная структура – организационная схема проекта должна содержать всех отдельных лиц или группы, которые будут трудиться над проектом, включая и причастных заинтересованных лиц из внешнего окружения. 5. Структура проекта – это схема разбивки по компонентам и подсистемам, включая оборудование и машины, информационное и программное обеспечение, услуги, а ещё географическое распределение.6. План бухгалтерских счетов организации – система кодов, которые применяются при структурировании проекта должна основываться на наличествующем в организации плане бухгалтерских счетов или же на возможности его корректировки. 7.6 Структура разбивки проекта – 4 пункта, перечисленные выше (3 – 6) объединяются в единую структуру проекта 8. Генеральный сводный план проекта – может в последующем детализироваться в процессе поиска критического пути. В процессе реализации проекта сводный план может употребляться для докладов высшему руководству. 9. Матрица распределения ответственности – является результатом анализа взаимных отношений между элементами структуры проекта и организацией, при условии что элементы структуры проекта становятся строками, а элементы схемы организации компании столбцами (или напротив). В ячейках матрицы уровни ответственности одних или других действующих лиц обозначаются с помощью специальных кодов или условных обозначений.10.Рабочий план бухгалтерских счетов – если необходимо, нужно проработать систему субсчетов, которые стыкуются с планом счетов. 11. Рабочий сетевой график – реализация первых десяти шагов дает возожность разработать детализированный график, который будет включать по каждой из работ ресурсные и временные оценки.12. Система наряд-заданий – выдвигается из предварительной структуры (пункт 7), а также матрицы. На данном этапе задания должны быть абсолютно конкретными в ресурсах и во времени. 13. Система контроля и отчетности.
На основе проделанных шагов строится так называемая матрица распределения ответственности, приписывающая конкретных исполнителей каждому пакету работ. Для структуризации проекта используется серия специальных модификаций: дерево целей, дерево решений, дерево работ, организационную структуру исполнителей, а также матрицу ответственности, сетевую модель, структуру потребляемых ресурсов, структуру затрат.
Дерево целей являет собой схемы, графы, которые показывают, как генеральная цель проекта разсредотачивается на подцели следующего уровня. Дерево решений – граф, который отражает структуру задачи оптимизации многостадийного процесса. Ветви отражают разные события, имеющие место, а узлы – это точки, в которых возникает необходимость выбора. Пакет работ является тоже самостоятельной финансовой единицей: должен владеть отдельной сметой, отчет и бюджет о расходах. Вычленение пакетов работ предполагает огромную практичность при составлении сетевого графика проекта. СРР выполняет и другую миссию – разработку организационно-административного управления проектом. Матрица работ объединяет пакеты работ с организациями-исполнителями на основе СРР и базе ССО (структурной схемы организации). В матрице определяются ключевые исполнители по пакетам работ.
Выводы:
На промышленных предприятиях широко применяются автоматизированные системы управления производством, наибольшим спросом пользуются автоматизированные произодственно-транспортные системы.
Для успешной и результативной работы менеджера и в целом команды проекта должны создаваться некие условия, которые позволят в целиком реализовать их возможности. Необходимо обеспечение и создание эксплуатации интегрированной системы управления проектами (СУП). Часто требуется вовлечение программных пакетов соседних сфер, подобных равно как управление документами, руководство персоналом и т. д. Говоря о интегрированной системе и управления проектами компании, это не только лишь коллективное применение инструментальных средств, однако и специальные формы и технологические процессы управления, позволяют внести предназначенную проектную работу в общий контекст деятельности фирмы.
3. Практические предложения по разработке
3.1.1 Общая характеристика объекта
Наша компания - Закрытое акционерное общество - строительное предприятие «…»
Наша предполагаемая компания с успехом использует отработанные технологии производства строительных работ и современные информационные технологии, динамично развивается и является одним из лидеров в своем реионе в области проектирования и строительства. Есть все необходимое:
- собственная мощная производственная база, которая соответствует требованиям экологической безопасности
- на предприятии используются лучшие материалы и сырье, с целью получения хороших результатов труда
- основу компании составляют высококвалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы в области проектирования и строительства
Предприятие постоянно совершенствует качество услуг и работ, используя современные инновационные технологии, приступило к внедрению системы менеджмента качества ISO 9001. Наша компания дает гарантии отличного качества, состояния производства строительных работ и соответствия нормативным документам проекта, а также является способной обеспечить стабильность характеристик и высокую надежность всех сданных объектов.
Цели компании:
- производство строительных и проектных работ, которые отвечают современным требованиям
- использование ИС «Управление проектами» позволяет гарантировать сроки выполнения работ
- обеспечение оптимального соотношения выполненных работ по цене и качеству.
Основным направлением деятельности - является индивидуальный подход к каждому клиенту-заказчику. Успех каждого строительства зависит от согласованных и организованных действий между компанией и заказчиками. Для нашей компании главным смыслом является успешное достижение цели, то есть качественное и своевременное выполнение работ.
Структура управления
Возглавляет Гендиректор, которым организуется вся работа предприятия, и на него возложена полная ответственность за состояние и деятельность компании. Генеральный директор представляет предприятие во всех организациях и учреждениях, заключает договора, открывает в банках счета предприятия, издает приказы по предприятию, распоряжается имуществом предприятия, принимает на работу и увольняет работников в соответствии с трудовым законодательством, налагает взыскания и применяет меры поощрения для работников предприятия.
При данной структуре управления руководителю нашего предприятия подчиняются: главный инженер; главный бухгалтер; главный юрист, начальник ПТО и главный энергетик;
Производственно-техническим отделом «нашей» компании осуществляется контроль производственной деятельности, подготовка производственного процесса, составляются графики строительства и обеспечения его материально-техническими ресурсами, принимается от заказчика проектно-сметная документация, контролируется ее своевременное поступление, качество и комплектность, принимается участие в разработке проектов производства работ, осуществлении сметной деятельности, заявок на участие в подрядных торгах. Этот отдел отвечает за согласование проектной документации, саму подготовку проектной документации объекта, сдачу объектов. Руководит данным отделом начальник ПТО, подчиняющийся главному инженеру.
«Наша» компания владеет собственной производственно-технической базой (административным и производственным зданием), грузоподъемными кранами, строительными механизмами, инвентарем, средствами малой механизации, строительными машинами, монтажной оснасткой, приспособлениями и др.
Производственная структура предприятия
Монтажно-строительные участки; производственный корпус для изготовления электромонтажных изделий, нестандартного оборудования, сборки электрооборудования в укрупненные блоки и т. д.; ремонтно-механические мастерские, а также мастерские ОГМ; гараж, имеющий стояночные боксы, ремонтный бокс, бытовой корпус, мойку и отдельно стоящий склад запчастей. Автомобильный парк. Материальный склад с кранами, склад длинномерных изделий, оборудован краном-штабелером и кран-балкой; склады по хранению газовых баллонов, лаков и красок, ЛВЖ и ГЖ; склад инструмента, оборудован краном-штабелером. Контрольно-измерительное оборудование в составе 3000 единиц;
«Наше» предприятие владеет средствами контроля и измерения, средствами связи; оргтехникой, а также в достаточном объеме нормативно-технической и технологической документацией.
Могут решаться такие задачи управления в автоматизированном режиме:
1) Учет изготовления, проектирования и продаж товаров;
2) Прогнозирование и планирование работы предприятия;
3) Бухучет;
4) Учет доходов и расходов.
Задачи, которые решает информационная система:
- Отслеживание заказов на строительство объектов;
- Учет продаж;
- По деятельности предприятия составление отчетов;
- Учет финансовой деятельности предприятия, то есть расчет доходов и расходов предприятия.
3.1 Техническое задание на создание информационной системы
Цели создания информационной системы
С целью решения задач контроля и учета проектирования, изготовления, и продаж в данном предприятии создается автоматизированная информационная система, проектирующаяся в среде СУБД ACCESS.
Информация в виде распределенной базы данных сберегается частично на файл-сервере и отчасти на рабочих станциях, которые входят в состав локальной вычислительной сети отдела продаж. Учет является видом автоматизированной деятельности.
Основными средствами работы данной фирмы выступают здания нашего предприятия, в котором расположены средства автоматизации управления (компьютеры-рабочие станции, серверы и иные технические устройства).
Основные функции, которые решает ИС:
- Контроль работы предприятия;
- Учет продаж предприятия;
- Учет доходов и расходов предприятия.
-Автоматический контроль, систематизация работы предприятия, заказами и продажами.
Характеристика объектов автоматизации
Основной деятельностью «нашего» предприятия является организация проектирования и продажи товаров, соответственно, деятельность экономического отдела по учету станет главным объектом автоматизации.
Требования к входной, выходной и нормативно-справочной информации
К входной информации отдела изготовления и проектирования, и продаж относятся данные, необходимые для решения всех задач, которые решаются в данном подразделении. В первичной форме они поступают в на бумажном носителе виде документов. К основной входной информации относим такие данные:
- Документы, которые поступают из планово-экономического отдела один раз в месяц, и содержащие плановые задания по выполнению продаж и проектирования;
- Данные, которые поступают из отдела маркетинга, содержащие заявки на выполнение работ и поставку товаров, сведения о ценах;
Выходная информация может представляться в виде бумажного документа, информационного сообщения или же электронного файла на магнитном носителе. Эти данные представлены в виде таблицы БД, запроса, и отчета на бумаге и на экране.
Выходные результаты решения задачи по учету результатов деятельности компании выводятся: На принтер и на жесткий диск в отделе изготовления и проектирования, и отделе продаж; Передаются по каналу связи в планово-экономический отдел и в бухгалтерию.
Выдача выходных данных выполняется каждый квартал.
|
