Тема. Государственная система документационного обеспечения управления. Организация работы с документами
Краткая теоретическая часть
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это общегосударственный нормативно-методический документ, который включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности (т.е. созданию документов) и организации работы с документами в органах государственного управления и на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция предназначена для организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, многие ее положения могут быть использованы в любой организации.
ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные Системы Документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Государственный стандарт закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации: постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др.
ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Для каждого понятия установлен стандартный термин.
Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Что включает в себя ГСДОУ?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Что содержит ГСДОУ?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Для чего предназначена типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Что закрепляет ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные Системы Документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Каковы назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Что такое «формат»? Какие форматы разрешены к применению национальным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 для подготовки служебных документов?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Какие размеры полей для служебных документов предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Что такое «таблица» и как осуществляется оформление таблиц в служебных документах?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Каковы требования к оформлению некоторых знаков препинания и символов в служебных документах?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Что закрепляет ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Организация работы с документами – это
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Заполните таблицу:
Виды работ с документами
|
Составные части делопроизводства
|
Операции делопроизводства
|
Группы документов
|
Делопроизводство
|
Документирование
|
Составление проекта документа
|
|
|
|
Согласование проекта со специалистами
|
|
|
|
Проверка правильности оформления документа
|
|
|
|
Подписание (утверждение) документа руководителем
|
|
|
|
Регистрация
|
|
|
|
Организация работы с документами
|
Контроль исполнения
|
|
|
|
Исполнение документов
|
|
|
|
Формирование дел
|
|
|
|
Текущее хранение и использование
|
|
|
|
Передача на архивное хранение
|
|
|
|
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
|
|
|
|
Уничтожение документов
|
|
|
|
Контрольные задания:
1. На каких документах располагается реквизит «Государственный герб РФ»? Где он располагается на документе? Может ли изображение Государственного герба РФ располагаться одновременно с гербом субъекта РФ?
2. Для чего и как используется товарный знак?
3. Где располагается реквизит «наименование организации»? В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации? В каком случае указывается наименование структурного подразделения?
4. Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации»:
МГУ, РУДН, ВНИИ сельхозмаш,
Всероссийская академия сельскохозяйственных наук им. В.И. Ленина (ВАСХНИЛ),
Открытое Акционерное Общество «Каскад», Закрытое Акционерное Общество «Плутон»,
фирма «Спутник», фирма «Виола», пивная компания «Церера», фабрика «Заря»,
отдел маркетинга, отдел перевозок,
Машстройсклад.
5. В каких видах документов указывается реквизит «справочные данные об организации»?
6. Исправьте ошибки в написании дат. Отметьте вариантные случаи их написания:
1.12.11; 17.07.2010 г.; 1.1.12; 09/25/2011; 12.05-11
12 декабря 2011 г.; 17 апр.2010; 11. декабрь/11; 13 ноября ’12
17/x-11 г; 10/XII-11 г; 25.X.11
с 2009 по 2010 гг.; 2010 по 2012 г.г.; с 2009-2010; с 2009 года по 2010 год; с 23-25 декабря 2012;
девятое мая; восьмое марта (как праздничные дни)
5-ого мая; к 3-ему января; на 1-ое марта; к 17-у февраля.
7. Какую информацию включает реквизит «регистрационный номер документа»? Где располагается данный реквизит?
8. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «адресат»:
директор открытого акционерного общества «Прима» Н.Е.Сергеев
Громозеко П.Р., г. Воркута, 630075, ул. Геодезическая, 32-12
Председатель производственного кооператива «Луч» Н.И.Луговая
ООО «Свет», ул. Мира, д. 35, оф.11, г. Москва, 112031
Заместителю директора ЗАО «Трек» Носову Р.П
ул. Родненко, 73, г. С-Петербург, 190027, Издательский дом «Селенга», Винокурову П.П. (гл. инженеру)
9. Какие документы подлежат утверждению? Каким способом они утверждаются?
10. В каком случае оформляется резолюция? Где располагается данный реквизит?
11. Каково назначение реквизита «заголовок к тексту»? В какой форме составляется заголовок?
12. Почему реквизит «подпись» обладает особой юридической силой? Где располагается и из каких элементов состоит данный реквизит?
Выполните задания.
1. Оформите макет бланка письма (угловое расположение реквизитов штампа бланка): ОАО «Мосторг». Справочные данные об организации: Москва, 131564, Краснопресненская наб., 15; телефон: 265-45-51. Р/с 53780 в Краснопресненском филиале Московского коммерческого банка, МФО 26894, код ОКПО 985623, ОГРН 345123789023, ИНН/КПП 4500583453/02387560.
2. Оформите реквизит «адресат»:
2.1. Министерство по налогам и сборам Начальник отдела планирования Краснов В. И.
2.2. Директор 000 «Орбита-сервис» Соколов В. Ф. 125789, г. Смоленск, у л. Центральная, 28.
2.3. Чугунова Т.Д., 123456, Москва, ул. Автозаводская, д. 23, кв. 12;
2.4. Воронежский государственный университет Факультет журналистики Зав. кафедрой профессор Вяземский В. В.
2.5. Документ направляется в два адреса:
1) ОАО «Белый ветер» Генеральный директор Жуков М. И.
2) приборостроительный завод «Электрон» Отдел маркетинга Ст. менеджер Л. Э. Соколова.
3. Оформите гриф утверждения:
3.1. Утверждаю Директор 000 «Лакмин» В. А. Тимофеев 12 марта 2011 года.
3.2. Утверждено Протокол заседания Совета директоров № 12 от 23 марта 2010 года.
3.3. Утверждено Решение общего собрания акционеров № 07 от 12 мая 2010 года.
3.4. Документ, утвержденный должностным лицом: 1) Утверждаю Директор ОАО «Протон» Г. И. Борисов 12 апреля 2011 года.
2) Утверждаю Директор ОАО «Квант» В.И.Долгов 13 апреля 2010 года.
4. Оформите отметку о наличии приложения:
4.1. Приложение. На 2 л. в 4 экз.
4.2. Приложение. Государственная система документационного обеспечения управления, 3 экз.
4.3. Приложение 1. План распределения обучающихся по объектам на 3 л. в 2 экз. 2. Отчет о распределении по объектам на время производственной практики, в 2 экз. на 3 л.
5. Оформите реквизит «подпись»:
5.1. Директор Департамента внешних связей Р.А.Ерохина.
5.2. Начальник следственного отдела, полковник юстиции В.В.Ильин.
5.3. Директор ЗАО «Факел» В. Е. Семенов и начальник финансового управления Я. Э. Королев.
5.4. Комиссия в составе: председатель комиссии Пономарева В.Л., члены
комиссии Потапов Р. Т., Свиридов Р. В.
6. Оформите гриф согласования:
6.1. Согласовано Директор ОАО «Продинторг» К. А. Перязе 10 апреля 2011 года.
6.2. Согласовано Протокол № 2 от 23 марта 2010 года заседания цикловой методической комиссии;
6.3. Согласовано Директор Банковского колледжа № 245 М. А Мохов 12 апреля 2010 года.
6.4. Согласовано Решение собрания трудового коллектива от 14 апреля 2010 года.
7. Оформите лист согласования:
7.1. Согласовано Директор АО «Альгида» А Ф. Ерахин 21 мая 2010 года.
7.2. Согласовано Председатель профсоюзного комитета Е. И. Рапцевич 22 мая 2010 года.
Домашние задания:
I. Ответить на вопросы, используя при этом ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1. На какие документы распространяется настоящий стандарт?
2. Состав реквизитов документов.
3. Размещение реквизитов на бланках документов.
4. Два стандартных формата бланков документов.
5. Поля любого документа.
6. Схемы расположения реквизитов документов.
II. Используя ГОСТ Р 51141-98, написать стандартизированные термины с определениями: письменный документ, рукописный документ, машинописный документ, черновой документ, автор документа, официальный документ, служебный документ, документирование, система документации, унифицированная система документации, формуляр-образец документа, срок исполнения документа, формирование дела, архивный документ, комплектование архива, документальный фонд, обеспечение сохранности документов, хранение архивных документов, учет архивных документов, архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
III. Изучив Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сделать конспект лекций ниже перечисленных статей:
1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона.
2. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации.
3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе: архивное дело в Российской Федерации, архивный документ, документы по личному составу, архив, архивный фонд Российской Федерации.
4. Полномочия Р.Ф., субъектов Р.Ф, муниципальных образований в области архивного дела.
13. Создание архивов.
17. Хранение и учет архивных документов.
24. Доступ к архивным документам.
27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
|
