Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении
Скачать 1.08 Mb.
|
8. Составление и ведение номенклатуры дел 8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения на соответствующий календарный год с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для правильного формирования документов в дела, систематизации, учета, индексации дел, определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и одним из учетных документов в делопроизводстве. 8.2. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за архив. Номенклатура дел составляется ежегодно в конце текущего года на последующий и до утверждения ее руководителем представляется на согласование экспертной комиссии учреждения. Если задачи, функции и структура учреждения не меняются, то ранее согласованная номенклатура перепечатывается на каждый следующий год и утверждается руководителем. Однако по истечении 5 лет номенклатура дел уточняется и согласовывается с архивным учреждением (если входит в состав источников комплектования госархива или муниципального архива). В случае коренного изменения функций и структуры учреждения номенклатура дел вновь пересоставляется и согласовывается с архивным учреждением. 8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом учреждения и положением о его структурных подразделениях, а также утвержденной структурой, штатным расписанием, должностными инструкциями, номенклатурой дел учреждения за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, разработанными государственными архивными учреждениями. Обязательно должны быть изучены документы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждения, их виды, состав. В номенклатуру дел учреждения включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием (например, протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий). 8.4. Номенклатура дел составляется по функциональной схеме. Названия разделов и их расположение должны соответствовать утвержденной структуре или штатному расписанию. Первым разделом, как правило, является руководство, затем заместители, средний персонал и т.д., соответственно штатному расписанию учреждения. 8.5. В номенклатуру включаются все дела, отражающие документируемые участки работы учреждения. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени и т.п. 8.6. Графы номенклатуры дел учреждения заполняются следующим образом (приложение 18): в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 03-08, где 03 – обозначение структурного подразделения, 08– порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначают арабскими цифрами. Оперативный поиск информации требует, чтобы индексация структурных подразделений была постоянной и, по возможности, сохранялась из года в год нумерация дел. В конце каждого раздела номенклатуры должны оставляться резервные порядковые номера на случай заведения структурным подразделением дополнительных дел, которые не могут быть предусмотрены заранее. Дела с документами по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом. В графе «примечание» делается отметка: «делопроизводством начато в ___ г.» В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязанностью. Заголовки дел в каждом разделе номенклатуры располагаются следующим образом: организационно-распорядительная документация, при этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения; плановые документы; отчетная документация; справочно-информационная: вспомогательная. Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («указания вышестоящих органов», «разная переписка», «учет материалов» и т.д.). А также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы, отчеты и т.д.); название автора документов (протоколы заседаний экспертной комиссии): название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, т.е. адресат или корреспондент (переписка с Министерством финансов Чувашской Республики о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности); краткое содержание документов дела (месячные бухгалтерские отчеты с приложениями); название территории, с которой связано содержание документов дела (Аналитическая справка о состоянии делопроизводственной службы в Чувашской Республике и перспективах ее развития); даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела (протоколы заседаний профкома за март 1997 – июнь 1998 гг.). Термин «документы» в заголовках дел употребляется в случае объединения в дело документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения по данному вопросу. В конце такого заголовка указываются основные разновидности документов, содержащихся в деле, например: «Документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей (описи, акты, таблицы, сведения и др.)». Заголовки дел, состоящие из одной разновидности документов, располагаются следующим образом: годовые, квартальные, месячные (статотчеты). Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, в нее после подсчета вносится фактически сформированное количество дел (томов, частей). В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по перечню (типовому, ведомственному). При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭК учреждения. В графе 5 «Примечание» по истечении календарного года проставляются отметки о переходящих делах, о том, что дело было не заведено, о завершении ревизии финансовой деятельности и др. 8.7. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется отдельная итоговая запись о количестве фактически заведенных дел (томов) постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке в конце года сообщаются документоведом в госархив (если входит в его в список источников комплектования), о чем в номенклатуре дел делается отметка. 8.8. Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах: первый экземпляр хранится в ведомственном архиве музея, второй – представляется в госархив, третий – используется в качестве рабочего экземпляра ответственным за делопроизводство, четвертый – расформировывается и раздается в структурные подразделения. 8.9. Номенклатура дел вводится в компьютер для прощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях – переработки. Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной. 9. Формирование дел 9.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в организации формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях и у главных специалистов. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Методическую помощь и контроль за правильным формированием дел осуществляет: экспертная комиссия учреждения, документовед, ответственная за архив. 9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать документы постоянного и временного сроков хранения в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (по жалобам, арбитражные, личные дела); систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние – в конце), по алфавиту (личные карточки сотрудников), индексации (заявления и жалобы граждан). Эти принципы могут комбинироваться. группировать в отдельные тома приложения большого объема, а небольшие – присоединять к тем документам, к которым они относятся; следить, чтобы объем дела не превышал 250 листов, при толщине не более 4 см (при превышении данного объема дело разделяется и формируется следующий том); не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; помещать в дела машинограммы на общих основаниях; подшивать документы в обложки из твердого картона. 9.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельный документ, то они формируются в отдельное дело. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы о предоставлении очередного отпуска, дежурствах и взысканиях формируются в отдельное дело. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела. Протоколы в деле располагаются по хронологии, по порядку номеров. В зависимости от объема протокола и прилагаемых к нему документов может быть сформировано отдельное дело. Утвержденные планы, отчеты, штаты, сметы, лимиты, титульные листки, группируются отдельно от проектов и откладываются вместе с документами того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступлений. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления (заявление о приеме, направление или представление, личный листок по учету кадров, автобиография, копия диплома, контракт, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении и др.) 10. Экспертиза ценности документов 10.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Отнесение документов учреждения к составу Архивного фонда Чувашской Республики осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место учреждения в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физического состояния. При отнесении документов к составу Архивного фонда Чувашской Республики учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и архивной службы Чувашии. 10.2. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при научно-технической обработке и подготовке дел к передаче на архивное хранение. 10.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Чувашской Республики, образующихся в процессе деятельности учреждения, создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК создается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК учреждения в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Задачи, функции и права ЭК определяются Положением, которое утверждается руководителем учреждения. 10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках. Обязательно проверяется состав документов в деле. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновые и дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и документы с временными сроками хранения. 10.5. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их на хранение в ведомственный архив, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «до замены новыми», «при условии завершении – ревизии» и «ЭПК» Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 10.6. По результатам экспертизы ценности документов проводится описание дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. 10.7. Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный (приложение 20). Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Однородные дела, отобранные для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием их общего количества. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2006 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2010 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2011 года. Бухгалтерские документы отбираются к уничтожению только при условии завершения ревизии. 10.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Акт рассматривается на заседании ЭК учреждения одновременно с описями. Согласованный ЭК и утвержденный руководителем акт вместе с описями представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Минкультуры Чувашии. Только после утверждения описей ЭПК Минкультуры Чувашии учреждение имеет право уничтожать дела, включенные в акт. 10.9. Документы, выделенные к уничтожению, подлежат передаче предприятию «Вторресурсы». Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи документов и номер накладной указываются в акте. Если документы уничтожены путем дробления, об этом также делается отметка в акте. Не допускается уничтожение документов путем сжигания. 10.10. Порядок уничтожения дел с грифом «ДСП», сроки хранения которых истекли, определяется специальной инструкцией. 10.11. Вычислительный центр обеспечивает проведение экспертизы ценности документов на машинных носителях, участвует в работе ЭК при определении сроков и режима хранения этих документов. 11. Оформление дел 11.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, а также проведения экспертизы ценности подлежат оформлению для подготовки их к передаче на архивное хранение. Дела оформляются сотрудниками структурных подразделений учреждения при методической помощи и под контролем документоведа и ответственным за архив. 11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 11.3. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепки удаляются. Если текст документа расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ. 11.4. Документы особо исторической и художественной ценности (рукописи, рисунки, фотографии, чертежи и т.п.), а также карты не подшиваются, а помещаются в папки с тремя клапанами и завязками, картонные футляры или конверты. 11.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист любого формата пришивается за одну сторону и нумеруется как один лист; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется так же. Листы большого формата складываются. Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровать нельзя (ткани, медали и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи. 11.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по установленной форме, который подшивается в конце каждого дела (приложение 21), а в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа. Лист – заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечается в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист – заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 11.7. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 22). На обложке дела указываются: полное название учреждения в (именительном падеже); наименование структурного подразделения; индекс дела (при наличии нескольких томов или частей дела индекс проставляется на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.): заголовок дела; даты дела (тома); количество листов; срок хранения; архивный шифр (после включения дела в сводную опись). На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования госархива, куда дела учреждения будут приняты, обозначение кодов государственного архива и учреждения. Все реквизиты обложки дела проставляются черными чернилами или тушью. Заголовок дела и его индекс переносятся на обложку из утвержденной сводной номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (указываются номера приказов, протоколов, месяцы года, виды и формы статистической отчетности и т.п.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. Даты в заголовке должны соответствовать году, когда дело заведено, и году окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под заголовком делается запись: «Имеются документы за…» (указывается период). Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. 12. Составление описей дел 12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, на прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи. Описи составляются отдельно на дела: постоянного хранения; по личному составу; личные дела уволенных. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. 12.2. Описи составляются не позднее, чем через год после завершения дел в делопроизводстве по установленной форме (приложение 23) в двух экземплярах. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Опись составляется ответственным за архив по хронологически-структурному или функциональному принципу, рассматривается ЭК учреждения, подлежит утверждению ЭПК Минкультуры Чувашии и руководителем учреждения. 12.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом остальные сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе воспроизводится полный заголовок); в конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). номер сводной описи присваивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением; к описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, при необходимости – указатели). 12.4. Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге, на компьютере, не имеющей дефектов шрифта. Опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, 2 экземпляра – на белой бумаге. Описи дел по личному составу, личных дел уволенных, акты на уничтожение печатаются в 3 экземплярах. При печатании расстояние между заголовками дел в описи должно быть 2 интервала, расстояние между строчками в заголовке – 1-1,5 интервала. 12.5. В случае, если имеют место утраты или порчи документов, которые должны быть включены в описи, это оговаривается в предисловии к описи, а также составляется справка с объяснением причины отсутствия документов за подписью руководителя учреждения, который вместе с описями представляется в ЭПК Минкультуры Чувашии. 12.6. После утверждения описей первый экземпляр описи дел постоянного хранения остается на контроле в госархиве, а все остальные экземпляры возвращаются в учреждение. 13. Оперативное хранение документов и дел 13.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив учреждения дела хранятся по месту их формирования. Дела постоянного и временного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив учреждения не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Руководители и сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела должны находиться в рабочих кабинетах в запирающихся шкафах, сейфах или специально отведенных для этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, влаги. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив учреждения, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. 13.2. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника. 14. Передача дел на архивное хранение 14.1. Передача дел в ведомственный архив, обеспечение их сохранности 14.1.1. Документы учреждения, имеющие историческое, социальное, практическое значение входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики и независимо от времени и места происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на постоянное хранение. Для временного хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в учреждении образован ведомственный архив, действующий на основании Положения об архиве и подчиненный руководителю учреждения. 14.1.2. Ведомственный архив комплектуется документами, состав которых предусмотрен Положением об архиве и обеспечивает их сохранность. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив составляется опись (акт), в которой против каждого дела ставится отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. 14.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. 14.1.4. Выдача дел из архива во временное пользование в структурные подразделения учреждения осуществляется сотрудником, ответственным за ведомственный архив. Все выдаваемые дела, независимо от их характера, вносятся в журнал учета выдачи дел из архива, в котором делаются записи: о дате выдачи, указываются номера описи и дел, заголовки дел, количество листов в деле, должности и фамилии лиц, получивших дела, срок, на который выданы дела, расписка в получении дел, дата возврата и подпись сотрудника, ответственного за ведомственный архив, принявшего дела обратно (приложение 24). Перед выдачей и после возврата дел, проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выдаваемого и возвращенного дела. 14.1.5. По всем случаям повреждения или утраты документов и дел, обнаруженных после их выдачи во временное пользование, составляется акт и докладывается руководителю учреждения для принятия мер по розыску. 14.1.6. До передачи на государственное хранение документы находятся в ведомственном архиве учреждения в течение срока, установленного Законом Чувашской Республики «Об архивном деле в Чувашской Республике», для соответствующих категорий организаций. Документы по личному составу хранятся 75 лет по месту их создания. 14.2. Порядок передачи дел на государственное хранение 14.2.1. Документы Архивного фонда Чувашской Республики подлежат передаче на постоянное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственном архиве учреждения. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения документов в делопроизводстве. В необходимых случаях сроки ведомственного хранения документов могут быть продлены по согласованию с соответствующим госархивом. В случае отсутствия условий для обеспечения сохранности документов в учреждении документы могут быть переданы на постоянное хранение до истечения срока ведомственного хранения по согласованию с соответствующим госархивом. 14.2.2. Документы постоянного срока хранения передаются на хранение по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема – передачи дел, составляемом госархивом в 2 экземплярах. 14.2.3. Перед передачей документов ответственным за ведомственный архив учреждения проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел. При обнаружении физических и биологических повреждений составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами учреждения. Транспортирование архивных документов учреждения в соответствующий архив должно производиться с соблюдением требований, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту их от механических повреждений, действия света, высокой влажности, осадков. 14.2.4. Вместе с документами в соответствующий госархив передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения, помимо контрольного экземпляра, находящегося в госархив. Передача дел проводится поединично по описи; особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех четырех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов. Четвертый экземпляр описи дел постоянного хранения вместе с экземпляром акта приема-передачи дел возвращается в учреждении. 14.2.5. Если при приеме-передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, составляется акт, где указываются номера отсутствующих дел, их заголовки, количество листов в делах и обязательно – причины отсутствия дел. Учреждение обязано принять меры к розыску отсутствующих дел. Если розыск не привел к положительному результату (т.е. дела не обнаружены), то соответствующий архив принимает дела только после того, как акт о недостаче документов будет согласован с ЭПК Минкультуры Чувашии. 14.2.6. При первой передаче документов на постоянное хранение учреждение должен представить историческую справку на фонд. При последующих передачах составляются дополнения к исторической справке о происшедших изменениях в названии, подчиненности, функциях, структуре учреждения и передаваемых документов. 15. Учет и хранение бланков, печатей, штампов и пломбиров 15.1. Все печати, штампы, общие бланки, бланки командировочных удостоверений, а также трудовые книжки подлежат обязательному учету. Печати, штампы, бланки должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц. 15.2. Ответственность за организацию и состояние учета, хранения и использования печатей, штампов и бланков несет руководитель учреждения. 15.3. Сотрудник, персонально ответственный за учет печатей, штампов, бланков, назначается приказом. 15.4. Заказы на изготовление печатей, штампов, бланков оформляются через заместителя руководителя по административно-хозяйственной части. 15.5. Учет изготовленных печатей, штампов, бланков, передача их сотрудникам, ответственным за хранение и использование, ведется в специальных журналах. Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются (приложения 25,26). 15.6. При уходе в очередной отпуск или увольнении сотрудник, ответственный за хранение и использование печати, штампа, по приказу передает другому, о чем делается соответствующая отметка в журнале. 15.7. При смене руководителя учреждения печати и штампы учитываются поединично и путем тиснения в описи или акте приема-передачи имущества. 15.8. Уничтожение изношенных печатей, штампов, (после изготовления новых) производится непосредственно в учреждении, о чем делается отметка в журнале. Для их уничтожения приказом руководителем учреждения создается специальная комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия составляет акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. 15.9. При ликвидации учреждения его печати и штампы уничтожаются ликвидационной комиссией. 16. Порядок приема-передачи документов при смене должностных лиц 16.1. При смене должностных лиц служебная документация по указанию руководителя структурного подразделения или по приказу руководителя учреждения передается с отметкой в номенклатуре дел. 16.2. При смене руководителя учреждения, ответственного за делопроизводство, сотрудника, ответственного за архив, документы, архив и печати передаются в обязательном порядке по акту приема-передачи. 17. Порядок передачи документов при реорганизации, ликвидации музея и его структурных подразделений 17.1. При реорганизации структурного подразделения учреждения документы, в соответствии с приказом руководителя, по акту передаются правопреемнику или по описи сдаются в ведомственный архив. Передачу производит руководитель ликвидируемого подразделения. 17.2. При реорганизации учреждения его документы в упорядоченном состоянии по описям передаются ликвидационной комиссией правопреемнику, при ликвидации – в соответствующий архив. Документы по личному составу в случае ликвидации передаются на хранение в РГУ «Госархив современной истории Чувашской Республики». 17.3. При реорганизации учреждения, когда из его состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию. 17.4. Перед передачей документов учреждения в госархивы проводится их научно- техническая обработка и проверка наличия и физического состояния передаваемых дел. СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК учреждения от ___ __________2009 № __ Приложение № 1  Чăваш республикин культуpа, национальноçсен ĕçĕсен, информации политикин тата архив ĕçĕн министеpстви РЕСПУБЛИКĂН ПАТШАЛĂХ УЧРЕЖДЕНИЙĚ«ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИН ИСТОРИЙĚН ПАТШАЛĂХ АРХИВĚ» Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики РЕСПУБЛИКАНСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ АРХИВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ» (РГУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ АРХИВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ») пр. Ленина, 16 в, г. Чебоксары, 428000. Тел.: (835-2) 62-38-94, 62-41-68. Е-mail: gia@cap.ru ОКПО 75690235, ОГРН 1042128022078, ИНН/КПП 2128057011/ 212801001 Приложение № 2 к п.3.3. |
Похожие:
 | Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... | | Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и факсимильной связи |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики |
| | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... | |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |