Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении
Скачать 1.08 Mb.
|
Заявление12.08.2009 Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 28.08.2009 . Иванова 3.6.2. Автобиография – документ, в котором гражданин собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает в хронологической последовательности краткое описание этапов своей жизни и трудовой деятельности. Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа, текст, подпись, дату. 3.6.3. Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает: должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо; перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью); подпись давшего расписку. 3.6.4. Личная доверенность – документ, свидетельствующий о предоставлении доверенному лицу права на получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, фамилию, имя, отчество доверенного лица. Вид действия по доверенности, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать. 3.7. Печатание и тиражирование документов Печатание документов производится на бланках установленных образцов или на бумаге стандартных размеров. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТ 6.10.5-87, в мм: 2,6 – шаг; 4,25 – интервал. При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов шаг письма и межстрочный интервал устанавливается автоматически. Основное требование к шрифту – чтобы он был хорошо читаемым. Текст документа на бланках формата А4 печатают через 1,5 – 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через 1 межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2-межстрочными интервалами. Другие реквизиты отделяются друг от друга 2-4-межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят. При печатании документов рекомендуется следующее отступление от границы левого поля (в печатных знаках): 0 – для реквизитов: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, место составления (издания), заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизите «подпись», гриф согласования, заверительная надпись «верно», а также слова: Слушали, Выступили, Постановили (Решили) – в протоколе; 5 – для начала абзаца в тексте; 16 – для индекса исходящего документа; кода по ОКУД (в письме), даты в реквизите «ссылка на индекс и дата входящего документа», наименования должности лица, заверяющего копию, расшифровки подписи в грифе согласования, краткие сведения об исполнении документа в реквизите «отметка об исполнении документа»; 24 – для названия вида документа (при продольном расположении реквизитов), расшифровки подписи в реквизите «отметка об исполнении документа»: 32 – для реквизита «адресат», № страниц; 40 – для реквизитов: гриф утверждения, гриф ограничения доступа к документу, второй гриф согласования, надпись на приложении к распорядительному документу «ПРИЛОЖЕНИЕ № 1», отметка о переносе данных на машинный носитель. 48 – для расшифровки подписей в реквизитах: подпись, гриф утверждения, во втором грифе согласования; 56 – для кодов по ОКУД и ОКПО во всех документах (кроме писем), слова «копия» при снятии копии с документа, отметки о поступлении документа. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «примечание» и «основание» печатаются от границы левого поля. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – от границы левого поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. При изготовлении документов на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Экземплярность документов определяется количеством адресатов, контролирующих лиц и необходимостью сохранения экземпляра в деле. Размножение документов осуществляется по указанию руководителем учреждения и фиксируется на оборотной стороне последней страницы оригинала. Тираж напечатанного документа и инициалы машинистки указываются на последней странице после фамилии составителя. 4. Регистрация и индексирование документов, построение поисковых систем 4.1. Регистрация и индексирование документов 4.1.1. Регистрации подлежат все создаваемые и поступающие документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма, телефонограммы), отчетные, кадровые, финансовые и др. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и электронные. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания. 4.1.2. Документовед ведет централизованно регистрацию документов. Финансовые документы и документы о движении материальных ценностей регистрируются в бухгалтерии. 4.1.3. На каждом поступившем документе в правом нижнем углу первого листа проставляются регистрационный номер и дата, фиксирующие факт и дату поступления документа в учреждение (см. п.3.3.19). 4.1.4. При регистрации документов используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 12), перечень структурных подразделений с их условными обозначениями и номенклатура дел. 4.1.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: наименование учреждения (автор или корреспондент); название вида документа; дата документа; регистрационный индекс документа; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (назначение исполнителя, содержание поручения, дата, автор); Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. 4.2. Поиск документов 4.2.1. Поиск документов осуществляется по журналам регистрации и номенклатуре заводимых дел. 4.2.2. Копии на исполненные документы и помещенные в дела передаются вместе с документами в ведомственный архив учреждения. 5. Организация документооборота Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот учреждения. Работа с входящими документами состоит из ряда последовательных операций: прием, первичная обработка, предварительное распределение, регистрация, рассмотрение документов руководителем учреждения, передача на исполнение. 5.1. Порядок обработки поступающих документов 5.1.1. Прием и первичную обработку корреспонденции осуществляет документовед. Вся ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адресат, или возвращается в отделение связи. 5.1.2. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются после проверки правильности доставки, целостности конвертов или упаковки документов. Конверты с надписями «лично», «личное», или адресованные общественным организациям, не вскрываются. Конверты от поступивших документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. 5.1.3. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается у документоведа, а второй направляется корреспонденту. 5.1.4. На рассмотрение руководителю учреждения передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, требующие принятия решения руководителем. Телеграммы срочного характера докладываются немедленно. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. 5.2. Порядок прохождения и контроль исполнения документов 5.2.1. Документы, переданные лично руководителю учреждения, минуя документоведа, после рассмотрения передаются для регистрации и учета (в установленном порядке). 5.2.2. Прием и передача документов производится с отметкой: кому передан документ, расписка в получении, дата. 5.2.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнителе, сроках, порядке и характере исполнения документа. Не рекомендуется надписывать резолюции на отдельных листах бумаги и подкладывать их к основному документу. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. 5.2.4. Указания руководителя учреждения по исполнению и пометки о направлении документа заносятся в журнал, после чего документ через документоведа направляется для исполнения. 5.2.5. К установленному сроку исполненный документ с материалами должен быть передан ответственному за делопроизводство. 5.2.6. На документах, исполненных оперативным путем, ставятся отметки «Исполнено». «Принято к руководству» и т.п. На документах, присланных в справочно-информационных или отчетных целях и не требующих ответа, после исполнения делаются отметки «Включено в отчет». «Принято к сведению» и т.п. Подписи об ознакомлении проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа. 5.2.7. Движение документа завершается передачей его с материалами об исполнении для подшивки в дело согласно номенклатуре дел и отправкой материалов об исполнении по назначению. 5.3. Порядок обработки отправляемых документов 5.3.1. Все документы, подписанные руководителем учреждения, его заместителями или другими должностными лицами, регистрируются и отправляются документоведом. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. 5.3.2. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, фальцевание и упаковку в конверты, заклеивание, оформление почтового отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи. 5.3.3. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 5.3.4. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее 10 часов следующего рабочего дня. Телеграммы и другая срочная корреспонденция отправляются немедленно. 5.4. Подсчет объема документооборота 5.4.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных или созданных в учреждении за определенный отрезок времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Результаты учета объема документооборота обобщаются и представляются руководителю учреждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами. 5.4.2. Подсчет количества созданных и поступивших документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов. Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации. Входящие, исходящие и внутренние документы в учреждении подсчитываются отдельно. 5.4.3. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные, переписка, письма граждан и др. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах 6. Работа с обращениями граждан 6.1. В учреждении для работы с обращениями граждан рекомендуется руководствоваться Законом Чувашской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной власти и органах местного самоуправления Чувашской Республики». Все предложения, заявления, письма и жалобы граждан, поступившие в учреждение, регистрирует документовед и передает на рассмотрение руководителю. Устный прием граждан директором музея осуществляется в установленный день и часы. Письменные обращения и устный прием граждан регистрируются в журнале (приложения 15,16). 6.2. Письменное обращение гражданина должно быть им подписано и должно содержать указания фамилии, имени, отчества, места жительства (работы, учебы). Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит. 6.3. Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются. 6.4. В случае если в письменном обращении ставится вопрос, не относящийся к компетенции учреждения, оно направляется по принадлежности не позднее, чем в пятидневный срок. 6.5. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. 6.6. Все поступившие обращения граждан ставятся на контроль. Контроль за их рассмотрением осуществляет документовед. 6.7. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается после разрешения поставленных в них вопросов и сообщения заявителям о принятых решениях. 6.8. Ответ заявителю может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале. 6.9. Данные по обращениям граждан регулярно обобщаются и докладываются руководителю учреждения. 7. Контроль исполнения документов
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения предусматривает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, периодическое информирование руководителя учреждения. Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются перечнем (приложение 17). По указанию руководителя учреждения на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень. Контроль осуществляют: руководитель учреждения, его заместители и ответственные исполнители. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. 7.2. Сроки исполнения документов 7.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с момента их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов вышестоящих органов государственной власти и управления России, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления (приложение 20), Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем в резолюции. Конечная дата исполнения может содержаться в тексте документа. В случае, когда срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение одного месяца. 7.2.2. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, только при наличии объективных причин. Изменение документируется-проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационный журнал. 7.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и гражданам. |
Похожие:
 | Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... | | Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и факсимильной связи |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики |
| | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... | |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |