Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении
Скачать 1.08 Mb.
|
| Все составные части реквизита «адресат» (наименование учреждения, наименование должности с инициалами и фамилией лица, которому адресуется документ, почтовый адрес) печатаются с новой строки строчными буквами через один межстрочный интервал. Отдельные части этого реквизита могут быть разделены 1,5 - 2 интервалами для удобства зрительного восприятия. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. 3.3.8. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем учреждения, вышестоящими и другими организациями, в компетенции которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Документы, подлежащие утверждению (положения, отчеты, балансы, штаты, акты и другие), приобретают юридическую силу только с момента их утверждения (приложение 3). Утверждение документа производится двумя способами - грифом утверждения или, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний, изданием соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и двоеточия), наименование должности и личную подпись лица, утверждающего документ, расшифровку подписи и дату утверждения. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Директор РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» ___________________ Г.В. Ертмакова подпись 16.06.2009 При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов «УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ» (без кавычек и двоеточия), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер.
Слова «УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ» пишутся прописными буквами и согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа. 3.3.9. Резолюция пишется в правой верхней части документа руководителем учреждения или его заместителем. При отсутствии места в правой верхней части документа, резолюция пишется в левой верхней части. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей - указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
Допускается оформление резолюции на отдельном листе. З.З.10. Заголовок к тексту кратко излагает содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) «О приеме на работу», «О назначении ответственного за делопроизводство»; протокол (чего?) заседания трудового коллектива; должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. 3.3.11. Отметка о контроле обозначается буквой «К» или словом (штампом) «Контроль» и наносится от руки красным фломастером на контролируемых документах. Отметка располагается на верхнем поле документа, в правом углу. 3.3.12. Отметка о наличии приложений, названных в тексте, оформляется следующим образом: Приложение: на 4 л. в 1 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Устав РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» на 6 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 1 л. в 3 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: письмо Министра культуры, по делам национальности, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики от 15.02.2009 № 72-4/45 и приложение к нему, всего на 6 л. Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, отметка о его наличии оформляется по форме: Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе правом верхнем углу пишут слово «Приложение №» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 1 к приказу ГУК «Чувашский государственный художественный музей» от 13.05.2009 № 20 Допускается выражения «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 3.3.13. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например: Директор РГУ «Государственный Исторический архив Чувашской Республики» Личная подпись Г.В. Ертмакова или на бланке: Директор Личная подпись Г.В. Ертмакова Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения. В документах, составленных комиссией, указывается распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, секретарь, члены). Член комиссии, имеющий особое мнение, записывает его после подписей членов комиссии и только после этого ставит свою подпись. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Директор Личная подпись И.И. Иванов Главный бухгалтер Личная подпись С.И. Сидорова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена, отсутствует, то документ может подписать его заместитель, исполняющий обязанности с указанием занимаемой им должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам.», «и.о.» или косую черту перед наименованием должности. 3.3.14. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может производиться как внутри учреждения (с подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с уполномоченным лицом, Министерством имущества и земельных отношений Чувашской Республики и другими сторонними организациями). Внутреннее согласование документа оформляется визой, включающей должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Допускается полистное визирование документа и его приложения. Документовед ______________ И.И. Иванова подпись 05.08.2009 При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Главный бухгалтер ________________ С.И. Сидорова подпись 05.08.2009 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом, который располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования: СОГЛАСОВАНО Директор ООО «Организация» ______________ П.П. Петров подпись 10.08.2009 Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, гриф согласования оформляют по следующей форме:
При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами или на дополнительном листе, а на документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется: со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случае необходимости или если это предусмотрено положениями о них; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.); с уполномоченной организацией - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с их разрешения. 3.3.15. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом (приложение 4) Печать без герба ставится на: копиях документов, направляемых в другие учреждения; справках с места работы, о заработной плате и т.п. Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На финансовых документах печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном «М.П.», без захвата наименования должности и подписи. Размеры печатей должны соответствовать: круглая печать с использованием одного языка - диаметру 38-40 мм; круглая печать с использованием двух языков - диаметру 40-45 мм; треугольная печать - 45х45х45 мм. Реквизиты печати с указанием названия музея на чувашском и русском языках должны быть одинакового размера. 3.3.16. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Верно Документовед подпись И.И. Иванова 15.10.2009 Учреждение выдает копии только тех документов, которые создаются в них. При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями (копия диплома, выписка из трудовой книжки и т. д.). Допускается копию документа заверять печатью и удостоверяются подписью руководителя учреждения. 3.3.17. Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу: И.Г. Волкова 00-00-00 3.3.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например: |
Похожие:
 | Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... | | Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и факсимильной связи |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики |
| | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... | |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |