Приложение 32
к п. 6.3.5
ФОРМА АКТА О МИГРАЦИИ И ПЕРЕЗАПИСИ ЭД
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности АКТ руководителя организации __________ N ____________ _________________________ Подпись Расшифровка (место составления) подписи о миграции и перезаписи электронных документов Дата Фонд N _______________________________________________________ (название фонда)
Опись N
|
Единица учета N
|
1
|
2
|
|
|
Характеристики ЭД до миграции / перезаписи: Формат _______________________________________ Объем (МБайт) ________________________________ Количество и N ед. хр. _______________________ Характеристики ЭД после миграции / перезаписи: Формат _______________________________________ Объем (Мбайт) ________________________________ Количество и N ед. хр. _______________________ Работу выполнили: Должность Подпись Расшифровка подписи Должность Подпись Расшифровка подписи Работу принял руководитель архива Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесли: Должность Подпись Расшифровка подписи Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта миграций и перезаписей ЭД
Приложение 33
к п. 6.3.5
ФОРМА ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
N
п/п
|
Дата
поступления
или
выбытия
|
Наименование
организации
/
подразделения,
от которого
поступили
документы
|
Название,
N и дата
документа,
по
которому
принято
поступление
или
выбытие ЭД
|
Название
и N
фонда,
описи и ед.
уч.
поступивших
или
выбывших
ЭД
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
Поступление описанных ЭД
|
Выбытие описанных ЭД
|
Дата
создания
|
Срок
хранения
|
Примечание
|
Вид
носителя
|
Объем
|
Формат
|
Кол-во
ед. хр.
(записей
для ЭД)
|
Вид
носителя
|
Объем
|
Формат
|
Кол-во
ед. хр.
(записей
для ЭД)
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в ________ году ПОСТУПИЛО _________________________ ед. уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) временного хранения __________________________________ ед.уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт; (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) ВЫБЫЛО _____________________ ед. уч., ________________________ (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) ед. хр. объемом _____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) временного хранения _________________________________ ед. уч., (цифрами, прописью) _____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт. (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) Наименование должности лица, составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи Дата Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
Приложение 34
к п. 6.3.5
ФОРМА ЖУРНАЛ УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЖУРНАЛ УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Дата
миграции
/
перезаписи
|
N
ед.
уч.
|
Исходные данные
|
Новые данные
|
N акта
миграций
и
перезаписей
|
Подпись
лица,
внесшего
запись
|
N
ед.
хр.
|
Формат
|
Объем
(Мбайт)
|
N
ед.
хр.
|
Формат
|
Объем
(Мбайт)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого подверглось миграции / перезаписи за _______________ год ________________________ ед. уч., ________________________ ед. хр. (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) объемом _____________________ Мбайт. (цифрами, прописью) Наименование должности лица, составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи Дата Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
Приложение 35
к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2
ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Директор руководителя организации государственного архива Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать организации государственного архива АКТ __________ N ____________ _________________________ (место составления) приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив В связи с ____________________________________________________ (истечением срока хранения документов __________________________________________________________________ (название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (наименование организации) передает, а ______________________________________________________ (наименование государственного архива) принимает на государственное хранение документы и страховые копии за _________ и справочный аппарат к ним: (годы)
N
п/п
|
Название
и номер
описи
|
Кол-во
экземпляров
описи
|
Кол-во принятых
дел
-----------------
количество ОЦД
|
Кол-во
страховых
копий
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
Итого принято _______________________________ ед. хр. (в том числе (цифрами и прописью) страховых копий) В государственном архиве фонд N _________________________ Передачу произвели: Прием произвели: Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц, производивших передачу производивших прием Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Дата Формат А4 (210 х 297 мм) Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
Приложение 36
к пп. 6.4.1.2
ФОРМА АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ
Наименование организации АКТ УТВЕРЖДАЮ __________ N ____________ Наименование должности _________________________ руководителя организации (место составления) Подпись Расшифровка о необнаружении документов, подписи пути розыска которых исчерпаны Дата Фонд N ____________________ (название фонда) В результате ________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
Опись
N
|
Ед.
хр.
N
|
Заголовок ед. хр.
|
Количество
листов
(время
звучания,
метраж)
|
Крайние
даты
|
Предполагаемые
причины
отсутствия
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед. хр.: ___________________________________ (номера ед. хр. и их групповые __________________________________________________________________ заголовки) Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ____________ N __________ от ____________ N _________ Изменения в учетные документы архива внесены. Руководитель архива, (лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
<*> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Приложение 37
к пп. 6.4.1.2
ФОРМА АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДОКУМЕНТОВ
Наименование организации АКТ УТВЕРЖДАЮ __________ N ____________ Наименование должности _________________________ руководителя организации (место составления) Подпись Расшифровка о неисправимых повреждениях подписи документов Дата Фонд N ____________________ (название фонда) В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:
N
п/п
|
Опись
N
|
Ед. хр.
N
|
Кол-во
листов
(время
звучания,
метраж)
|
Заголовок
поврежденных
ед. хр.
|
Крайние
даты
|
Сущность и
причины
повреждения
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации от _________ N _________ от _________ N ____________ Изменения в учетные документы архива внесены. Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта о неисправимых повреждениях документов
|
