Приложение 1
к п. 2.4.1
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Наименование организации Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ N ______ Наименование должности дел постоянного хранения руководителя организации за __________ год Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела
(структурного подразделения организации)
|
N п/п
|
Индекс
дела
|
Заголовок
дела
|
Крайние
даты
|
Кол - во
листов
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр., (цифрами и прописью) с N ________________________ по N __________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________________ пропущенные номера: ______________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Наименование должности руководителя архива Подпись Расшифровка подписи (лица, ответственного за архив) Дата УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации от _________ N ______ от ___________ N ______ Формат А4 (210 x 297 мм) Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 2
к п. 2.4.1
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Наименование организации Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ N ______ Наименование должности дел временного (свыше 10 лет) руководителя организации хранения за __________ год Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела
(структурного подразделения организации)
|
N
п/п
|
Индекс
дела
|
Заголовок
дела
|
Крайние
даты
|
Срок
хранения
|
Кол - во
листов
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр., (цифрами и прописью) с N ________________________ по N __________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________________ пропущенные номера: ______________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Наименование должности руководителя архива Подпись Расшифровка подписи (лица, ответственного за архив) Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ______ N ______ Формат А4 (210 x 297 мм) Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 3
к п. 2.4.1
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Наименование организации Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ N ______ Наименование должности дел по личному составу руководителя организации за __________ год Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела
|
N п/п
|
Индекс
дела
|
Заголовок
дела
|
Крайние
даты
|
Кол - во
листов
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) с N ________________________ по N __________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________________ пропущенные номера: ______________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Начальник службы кадров (инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения от ______ N ________ от _________ N ______ Формат А4 (210 x 297 мм) Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 4
к п. 2.4.1
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Наименование организации АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ N _______ Наименование должности _____________________ руководителя организации (место составления) о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка документов, не подлежащих подписи хранению Дата На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов __________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________ (название фонда)
N
п/п
|
Заголовок
дела или
групповой
заголовок
документов
|
Крайние
даты
|
Номера
описей
|
Индекс
дела по
номенклатуре
или N дела
по описи
|
Кол-во
ед. хр.
|
Сроки
хранения
и номера
статей
по
перечню
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _______________ N _____________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _________ N __________ Документы в количестве __________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в __________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 5
к п. 2.4.2
ФОРМА ОПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
__________________________________________________________________ (Название государственного архива) __________________________________________________________________ (Название организации) Фонд N _______ Опись N ______ __________________________________________________________________ (Название описи) __________________________________________________________________ _______________________ (Крайние даты) Формат А4 (210 x 297 мм) Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения УТВЕРЖДАЮ Протокол ЭПК ______________ (название архива) ____________ N ____________ Фонд N Опись N За _____________ год
N ед.
учета
|
N ед.
хр.
|
Заголовок
ед. учета
|
Дата
создания
|
Объем
(Мбайт)
|
Кол-во
записей
(для
баз
данных)
|
Формат
данных
|
Состав
текстовой
сопроводительной
документации
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи включено ______________________ ед. учета с (цифрами и прописью) N ___ по N ____; ______________________ ед. хр. с N ___ по N ___ объемом ___ Мбайт. (цифрами и прописью) Всего в опись включено ______________________ ед. учета с N ______ (цифрами и прописью) по N _____; ______________________ ед. хр. с N ___ по N ___ объемом ___ Мбайт. (цифрами и прописью) Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _______________ Председатель ЭК (ЦЭК) организации ________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи) Формат А4 (210 x 297 мм) Форма описи электронных документов постоянного хранения
Приложение 6
к п. 6.3.3
ФОРМА ЛИСТА ФОНДА
ЛИСТ ФОНДА N ______________ _______________________________________ __________________________ (Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления организации, где хранится фонд)) документов фонда)
Крайние даты каждого названия фонда
|
Название фонда
|
1
|
2
|
|
|
1. Учет неописанных документов
Дата
записи
|
Название,
N и дата
документа,
по которому
поступили
или выбыли
документы
|
Поступление
|
Выбытие
|
Наличие
(остаток)
|
Кол - во
ед. хр.
|
Крайние
даты
|
Кол - во
ед. хр.
|
Крайние
даты
|
Всего
ед. хр.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма листа фонда 2. Учет описанных документов
Дата
записи
|
Номер
описи
дел
|
Крайние
даты
дел
описи
|
Название
описи
или
аннотация
документов
|
Поступило
дел
|
Выбытие
|
Дел
|
Основание
выбытия
(название,
дата, N
документа)
|
В том
числе по
описям,
утвержденным
ЭПК
|
ед. хр.
|
крайние
даты
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наличие (остаток)
|
Микрофильмировано
дел постоянного
хранения
|
ед. хр.
|
В том числе
|
постоянного
хранения
|
по л/с
|
|
|
из них по описям,
утвержденным ЭПК
|
ед. хр.
|
крайние
даты
|
ед. хр.
|
крайние
даты
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210 x 297 мм) Форма листа фонда
|
