Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования
Скачать 0.65 Mb.
|
9. Порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение Центральной экспертной комиссии Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в РС (Я) 9.1. Описи на дела (наряды) постоянного срока хранения представляются на утверждение ЦЭК Центрального аппарата. Описи на дела (наряды) постоянного срока хранения предоставляются вместе с протоколами рассмотрения этих разделов описей, утвержденными экспертной комиссией судебного участка, справочного аппарата к описям дел (титульный лист, содержание, предисловие, список сокращенных слов, указатели), заключением к описям дел. Пример: Годовые разделы описей на наряды, переданные в архив мирового судьи в 2010 году, представляются на утверждение ЦЭК Центрального аппарата не позднее 2013 года. 9.2. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи. 9.3. Описи на дела (наряды) постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение ЦЭК Центрального аппарата. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив судебного участка и хранятся у работника, ответственного за работу архива. Первый контрольный экземпляр описи остается в ЦЭК Центрального аппарата. 9.4. На экземпляре описи, который хранится в архиве мирового судьи, ЦЭК Центрального аппарата ставит штамп об утверждении и дата утверждения описи. 10. Передача дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив мирового судьи, порядок их хранения и использования 10.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, наряды и другие документы передаются в архив мирового судьи ежегодно, не позднее 1 апреля следующего года, по графику, утвержденному мировым судьей. Пример: Дела, наряды, законченные делопроизводством в 2012 году, должны быть переданы в архив мирового судьи не позднее 1 апреля 2013 г. 10.2. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения. 10.3. Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение №5). 10.4. Гражданские, административные, уголовные дела (наряды), передаются в архив по описям и учетно-статистическим карточкам. 10.5. О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд). 10.6. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается работником аппарата мирового судьи, отвечающим за ведение архива, и утверждается мировым судьей. 10.7. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно. 10.8. Поступившие в архив мирового судьи дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке. 10.9. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 - 50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку. 10.10. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив мирового судьи не сдается. На учетно-статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на контроле. 10.11. По окончании исполнения по делу на учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив мирового судьи. Акт приема-передачи составляется отдельно. 10.12. Из архива мирового судьи дела, наряды могут выдаваться для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи. 10.13. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (приложение №11), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде. 11. Учет документов в архиве 11.1. Учет документов в архиве судебного участка - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности. 11.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы. 11.3. Основными учетными документами в архиве судебного участка являются: паспорт архива (приложение №8); сводная номенклатура дел (нарядов) судебного участка; описи дел (нарядов) постоянного хранения; журнал регистрации выданных копий, выписок, документов; книга выдачи дел (нарядов); акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение; акты проверки наличия и состояния дел (нарядов). 11.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги учета дел (нарядов) постоянного хранения; книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения. 11.5. Дела (наряды) учитываются по описям. 11.6. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении. 11.7. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно. 11.8. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения. 11.9. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах. 11.10. Архив судебного участка ежегодно (по состоянию на 1 декабря) составляет паспорт архива (приложение №8) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. 12. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве судебного участка 12.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве мирового судьи, экспертной комиссией судебного участка производится проверка наличия и состояния дел (нарядов) по утвержденным и согласованным ЦЭК Центрального аппарата. 12.2. В ходе проверки осуществляется: установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; выявление и устранение недостатков в учете документов; выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки (приложение №7). 12.3. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается мировому судье и направляется в Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в РС (Я). Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене мирового судьи и работника аппарата, ответственного за работу архива. 12.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо: сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; изымать дела, не внесенные в опись; изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания. 12.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел (нарядов). 12.6. В этих целях рекомендуется: изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища; организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов), предварительно изучив их сдаточные описи; проверить находящиеся рядом дела (наряды); изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния. 12.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица. Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией судебного участка и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение №10). 12.8. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов. 12.9. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей. 12.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в архив судебного участка для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЦЭК Центрального аппарата. 13. Научно-справочный аппарат 13.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат. 13.2. В состав научно-справочного аппарата входят: учетная документация; картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства; исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию. 14. Организация использования документов архива 14.1. Использование документов архива судебного участка проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива: выдает документальные материалы работникам аппарата мирового судьи; направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи; информирует мирового судью о составе и содержании документальных материалов; выдает справки и выписки из архивных документов. 14.2. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность. 14.3. Порядок хранения в архиве мирового судьи изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи. Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за архив, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, а по нерассмотренным делам – с разрешения мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу. Документы, без необходимости, приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения мирового судьи могут быть выданы их законным владельцам. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле. В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии. На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. 14.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам. 14.5. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве мирового судьи, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируются в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись лица ответственного за архив судебного участка, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца. 14.6. Выдача находящегося в архиве судебного дела для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей. 14.7. Ознакомление с судебным делом производится в помещении судебного участка в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений. 14.8. Лица, перечисленные в п. 15.6 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу лицом ответственным за архив судебного участка и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится лицом ответственным за архив судебного участка. 14.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве судебного участка, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения мирового судьи, в производстве которого находилось дело. Выдача таких копий из судебного дела специалистом архива иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции мирового судьи, в производстве которого находилось дело. 14.10. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются отрезком плотного листа бумаги и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити. 14.11. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. 14.12. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу. |
Похожие:
 | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) | | Общие положения |
| Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... | | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
| Формление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия) объявляет о приеме документов... |
| Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... | | Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |