Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования
Скачать 0.65 Mb.
|
3. Подготовка и оформление нарядов и других документов 3.1. Оформление и подготовку к передаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению, производит секретарь суда, на которого возложена обязанность по их ведению. 3.2. Секретарь суда, отвечающий за ведение нарядов обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы. 3.3. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом. 3.4. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение №2). 3.5. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.10 данной Инструкции. 3.6. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности. Пример: Копии обзоров судебной практики вышестоящих судов в 3 томах. Том N 1 – копии обзоров по гражданским делам; Копии обзоров судебной практики вышестоящих судов в 3 томах. Том N 2 – копии обзоров по уголовным; Копии обзоров судебной практики вышестоящих судов в 3 томах. Том N 3 – копии обзоров по делам об административных правонарушениях; 3.7. Наряд должен содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел. 3.8. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются. 3.9. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение №1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде. 3.10. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс. 3.11. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к передаче в архив ответственным лицом, который нумерует листы простым карандашом в верхнем правом углу, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись. 3.12. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов. 3.13. Перед передачей в архив учетно-статистических карточек помощник мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов. 3.14. После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100 - 150 учетно-статистических карточек. 3.15. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем. 3.16. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не передаются. 4. Экспертиза ценности документов. 4.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. 4.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение. 4.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов. 4.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов на судебном участке создается Экспертная комиссия из числа работников аппарата судебного участка. 4.5. Председателем экспертной комиссии назначается помощник мирового судьи, членом комиссии - секретарь судебного заседания, секретарем экспертной комиссии – секретарь суда. Персональный состав Экспертной комиссии утверждается приказом мирового судьи. 4.6. Экспертная комиссия работает в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии у мирового судьи Республики Саха (Якутия) утвержденной приказом начальника Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия). 5. Отбор документов и оформление их на уничтожение 5.1. Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок хранения, установленный Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30.12.2008г., отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют помощник мирового судьи, секретарь суда, при наличии архивариус. 5.2. Отбор дел (нарядов) к уничтожению оформляется актом (приложение 5) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. 5.3. Акты судебного участка о передаче дел (нарядов) на постоянное хранение (приложение №6), согласованные с экспертной комиссией судебного участка, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения и согласования Центральной экспертной комиссии Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в РС (Я) (далее – ЦЭК Центрального аппарата) описей дел постоянного хранения за этот период. 5.4. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются по акту, рассмотренному ЦЭК Центрального аппарата. 5.5. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Изъятые судебные постановления подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку. 5.6. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила: дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров; в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений. 5.7. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка. 5.8. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. 5.9. Описи документов постоянного хранения и акты о выделении документов к уничтожению направляются после рассмотрения экспертной комиссией судебного участка и утверждения и согласования с ЦЭК Центрального аппарата. 5.10. Акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта. 5.11. Дела и наряды, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах, оформлением акта с указанием количества дел. 5.12. Перед передачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры. 5.13. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. 5.14. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд. 6. Порядок нумерации листов 6.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно. 6.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши. 6.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. 6.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется. 6.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. 6.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. 6.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 6.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. 6.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно. 6.10. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь, сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение №2). 6.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. 6.12. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д. 6.13. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго. 6.14. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение №2). 6.15. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). 6.16. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде). 6.17. Лист-заверитель подписывается помощником мирового судьи, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи. 7. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов) 7.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сроки хранения нарядов и дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения. 7.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены сводной номенклатурой дел, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка, исходя из их научной и практической ценности. 7.3. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 г. 7.4. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента: обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта; вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу; вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения; вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению. 7.5. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента: погашения судимости; вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела. 7.6. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента: обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении; вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу. 8. Составление описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения 8.1. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства заводятся отдельные описи. 8.2. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 8.3. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. 8.4. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение №3). 8.5. При первом определении описи на дела (наряды) постоянного хранения составляется историческая справка и предисловие к ней, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. При последующих оформлениях описей постоянного хранения составляется только предисловие. 8.6. Дела (наряды) вносят в опись в порядке значимости этих документов. Дела (наряды), включенные в опись, имеющие срок хранения «постоянно», подлежат передаче на хранение в архив судебного участка. При наличии в примечании отметки «на постоянное хранение не передается» ряд дел и документов, имеющих срок хранения «постоянно» хранятся в архиве мирового судьи и в опись не вносятся. 8.7. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение ЦЭК Центрального аппарата через три года после сдачи дела в архив судебного участка. После утверждения годового раздела мировым судьей и ЦЭК Центрального аппарата первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в Центральный аппарат, остальные остаются в судебном участке (приложение №3). 8.8. Бланк описи дел (нарядов), дел временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (приложение №4). 8.9. При составлении описи соблюдаются следующие требования: каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись не должна превышать четырехзначную цифру – 9999 единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением; номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года; при заполнении графы «Индексы дел (нарядов)» для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда); графа «Заголовки дел (нарядов)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений; если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п. 8.10. Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступлений, например «О краже», то за первой записью вида преступления следует делать полную запись. 8.11.Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.). Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется ответственным работником аппарата мирового судьи и утверждается мировым судьей. 8.12. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи. |
Похожие:
 | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) | | Общие положения |
| Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... | | Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
| Формление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия) объявляет о приеме документов... |
| Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... | | Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |