Инструкция по делопроизводству Общие положения
Скачать 1.17 Mb.
|
| Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом. Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается. В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся. Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу. Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика. Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. 3.3.1.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. 3.3.1.14. Отметка о наличии приложений Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. Слово «Приложение» печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:
На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:
На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9–10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, «Приложение № 1», «Приложение № 2»). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
3.3.1.15. Гриф согласования Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом. Например:
Гриф согласования оформляется под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю документа. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется с: вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством; органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивает содержание документа; органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное). 3.3.1.16. Гриф утверждения На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек. При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:
При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами. При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН(О, Ы, А)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:
Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕН(О, Ы, А)» печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9−10 см и ограничивается правым полем. 3.3.1.17. Виза Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам. Виза согласования проектов документов включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который(ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа. На документе, подлинник которого остается в министерстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись должностного лица» в нижней части последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляется из министерства, визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись должностного лица» в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа. По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов. Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами. Проставление виз согласования документа (например, приказа министерства) осуществляется в следующей последовательности: исполнителем (создателем) документа; руководителем структурного подразделения министерства, ответственным за подготовку документа; руководителями иных структурных подразделений министерства, чьи полномочия затронуты в документе; заместителем министра. 3.3.1.18. Оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. 3.3.1.19. Отметка о заверении копии Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «отметка о заверении копии», включающий: слово «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:
Если копия документа состоит из нескольких листов, то она сшивается, нумеруется, на оборотной стороне последнего листа копии документа делается отметка о количестве листов, указывается наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Подпись должностного лица заверяется печатью. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. 3.3.1.20. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом размером 10 пт, например:
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. 3.3.1.21. Указания по исполнению документа Указания по исполнению документа – резолюция – оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции (приложение № 8). Указания по исполнению включают: инициалы имени и отчества, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
3.3.1.22. Отметка о контроле документа Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа. 3.3.1.23. Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |
| Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства | | Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого... |
| При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором... | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... | | Во исполнение Конституции Российской Федерации, Устава Красноярского края, Указа Губернатора Красноярского края от 26. 06. 2011 |