Инструкция по делопроизводству Общие положения
Скачать 1.17 Mb.
|
7 – заместитель министра, курирующий вопросы в областях использования, охраны и воспроизводства объектов животного мира, в том числе охотничьих ресурсов, а также водных биологических ресурсов, сохранения биологического разнообразия, организации и функционирования особо охраняемых природных территорий краевого значения; вопросы осуществления федерального государственного надзора в области охраны и использования объектов животного мира и среды их обитания на территории Красноярского края; вопросы осуществления контроля за использованием капканов и других устройств, используемых при осуществлении охоты, осуществления контроля за оборотом продукции охоты; вопросы ведения государственного учета численности объектов животного мира, государственного мониторинга и государственного кадастра объектов животного мира, прогнозирования состояния животного мира в пределах края; вопросы организации и регулирования промышленного, любительского и спортивного рыболовства, рыболовства в целях обеспечения традиционного образа жизни и осуществления традиционной хозяйственной деятельности коренных малочисленных народов, проживающих на территории Красноярского края; порядковый номер в пределах календарного года. Исходящий регистрационный номер включает в себя: буквенный индекс МПР; дробь (/); цифровой индекс приемной министра, курирующего заместителя министра; порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль. В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего переносятся на документ специалистом, осуществляющим его регистрацию. 2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие: аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа); зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем министерства по данному вопросу. Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста. 2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4–2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой. В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах. В случае поступления идентичного зарегистрированному ранее документу вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4–2.4.6 Инструкции. При этом номером документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа. Кроме того, на вновь поступившем документе под регистрационным штампом проставляется порядковый номер экземпляра поступившего документа, например, "2-й экземпляр". В электронную регистрационную карточку вносятся дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов. 2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются для регистрации. 2.5. Отправка исходящей документации 2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые министерством. Документы, не связанные с деятельностью министерства, к отправке не принимаются. Документы отправляются: фельдъегерской службой; почтовым отделением связи; средствами электросвязи; нарочно. 2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления. Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Передача документов для отправки фельдъегерской службой осуществляется специалистами отдела после их регистрации. 2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии: точных адресов отправки с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов; необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки; необходимого количества экземпляров приложений к документу; визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями; списка рассылки документа − в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам; подписи руководителя; ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов. 2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Исходящая корреспонденция сканируется специалистами отдела перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства. 2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в министерстве и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел министерства. 2.5.6. Обработка отправляемых документов включает: сортировку и вложение в конверты; указание адресата на конверте; определение стоимости отправления; проставление оттиска отправителя; передачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 2.5.7. Прием документов для отправки через почтовое отделение связи осуществляется до 15.00. Если документ поступил позднее 15.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим. Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью. 2.5.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа. 2.5.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно. Форма реестра приведена в приложении № 4. 2.5.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ. 2.5.11. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в министерстве; передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ; запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой «Для служебного пользования». Подлинники документов после их передачи по факсу направляются в министерство, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу. 2.6. Порядок прохождения внутренних документов 2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих. 2.6.2. Входящие документы передаются на подпись руководителям в соответствии с распределением обязанностей в министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов. После подписания документы передаются на регистрацию. 2.6.3. Регистрация внутренних документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки. Документу присваивается регистрационный номер, состоящий из: буквенный индекс – СЛ; порядковый номер в пределах календарного года. 2.6.4. Передача внутренней документации между руководителями и начальниками отделов осуществляется через специалистов отдела, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке. 3. Правила оформления документов 3.1. Бланки документов 3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). 3.1.2. При подготовке документов органа исполнительной власти края используются бланки документов: бланк приказа; бланк письма органа исполнительной власти края; бланк письма руководителя – министра; другие бланки. Бланки утверждаются в инструкции по делопроизводству министерства. Образцы бланков приведены в приложениях № 5, 6. 3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки. 3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается. 3.2. Общие требования по оформлению документов 3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции. 3.2.2. Документы печатаются: с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт1 – для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12–14 пт – для оформления таблиц; с использованием 1-2 межстрочных интервалов2. Реквизиты документа отделяются друг от друга 1–3 интервалами3. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки. 3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое – 3 см; правое – 1-1,5 см; верхнее – 2 см; нижнее – 2 см. 3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов «страница», «стр.» и знаков препинания. Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа. 3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов: герб края; наименование министерства; должность лица, подписавшего документ; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные об министерстве; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указание по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка "Срочно". 3.3.1.1. Герб края Изображение герба края помещают на бланках писем органа исполнительной власти края в соответствии с Законом края от 12.02.1999 № 5-296 «О гербе Красноярского края», которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте. 3.3.1.2. Наименование министерства Наименование министерства – автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве. 3.3.1.3. Наименование должности лица, подписавшего документ Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц (например, бланк письма министра, бланк письма других руководителей, которым предоставлено право использовать бланки). Наименование должности лица указывается под наименованием органа исполнительной власти края. 3.3.1.4. Подпись должностного лица Подпись – реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия). Например:
Наименование должности в реквизите «подпись должностного лица» размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите «подпись должностного лица» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись отделяется от последней строки текста 2–3 интервалами. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов «Временно замещающий должность». При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу органа исполнительной власти края подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия. Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается. Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке (приложение № 7). При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:
При подписании совместного документа бланки писем не используют. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |
| Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства | | Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого... |
| При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором... | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... | | Во исполнение Конституции Российской Федерации, Устава Красноярского края, Указа Губернатора Красноярского края от 26. 06. 2011 |