Инструкция по делопроизводству общие положения


НазваниеИнструкция по делопроизводству общие положения
страница1/8
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7   8
СЛУЖБА

по контролю за ценообразованием

и размещением государственного заказа

Красноярского края
П Р И К А З
01.09.2011 г. Красноярск № 47оп


1. Во исполнение Конституции Российской Федерации, Устава Красноярского края, Указа Губернатора Красноярского края от 26.06.2011
№ 106-уг «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству»,
в соответствии с подпунктами 16, 17 пункта 3.4 положения службы
по контролю за ценообразованием и размещением государственного заказа Красноярского края, утвержденного постановлением Правительства Красноярского края от 22.07.2010 № 344-п «Об утверждении положения
о службе по контролю за ценообразованием и размещением государственного заказа Красноярского края и установлении предельной численности государственных гражданских служащих службы по контролю за ценообразованием и размещением государственного заказа Красноярского края», утвердить Инструкцию по делопроизводству (прилагается).


2. Признать утратившим силу приказ службы по контролю
за ценообразованием и размещением государственного заказа Красноярского края от 24.01.2011 г. № 3/1оп.

3. Государственным гражданским служащим службы по контролю
за ценообразованием и размещением государственного заказа Красноярского края (далее – служба) руководствоваться настоящей Инструкцией по делопроизводству.

4. Методическое руководство организацией делопроизводства
и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству
в службе осуществляется организационно-правовым отделом службы (Дергунова), ответственным за ведение делопроизводства в службе назначить Федяеву Лилию Викторовну, главного специалиста организационно-правового отдела службы.

5. Приказ вступает в силу со дня подписания.

Руководитель службы по контролю

за ценообразованием и размещением

государственного заказа

Красноярского края С.В. Дамов

Приложение

к приказу службы по контролю

за ценообразованием и размещением

государственного заказа

Красноярского края

от "01" сентября 2011 г. №47оп
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством
в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению
и использованию образующихся в деятельности службы по контролю
за ценообразованием и размещением государственного заказа Красноярского края (далее – служба) и обеспечения перехода на межведомственный электронный документооборот.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.

1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.4. В службе при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в службе осуществляется организационно-правовым отделом службы (далее – отдел).
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. Общие положения
2.1.1. Движение документов в службе с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

2.1.2. В документообороте службы выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется отделом.

2.2. Основные понятия
2.2.1. Руководитель службы - должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей в службе.

2.2.2. Исполнитель - государственный гражданский служащий службы, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).
2.3. Прием, обработка и распределение

поступающих документов
2.3.1. Документы доставляются в службу:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется отделом.

2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов.

2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.

Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, в отдел для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).

2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 1.
2.4. Регистрация документов
2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения.

2.4.2. Вся регистрируемая служебная корреспонденция подразделяется на:

входящую и исходящую служебную;

обращения граждан.

2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в отдел. Срочные документы регистрируются и передаются руководителю незамедлительно.

Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.

2.4.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание).

Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в службу.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

полное наименование службы;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в службе включает в себя:

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер включает в себя:

буквенный индекс (СД);

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.

2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем службы по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.

2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в отдел для регистрации.
2.5. Отправка исходящей документации
2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые службой. Документы, не связанные с деятельностью службой, к отправке не принимаются.

Документы отправляются:

почтовым отделением связи.

2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.

2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации.

2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в службе и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел службы.

2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.5.7. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются в отделение почтовой связи незамедлительно.

2.5.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.5.9. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.

2.5.10. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам.
2.6. Порядок прохождения внутренних документов
2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.6.2. Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

3.1.2. При подготовке служебных документов используются бланки службы, образец бланка приведен в приложении № 2.

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
3.2. Общие требования по оформлению документов
3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12 - 14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1 - 2 межстрочных интервалов.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.
3.3. Оформление реквизитов документов
  1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной...
Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления...

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии Общие положения
Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,...

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства...

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения
«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых...
Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по делопроизводству в муниципальных учреждениях города...
Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого...

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция от 30. 03. 2011 №49 Москва по кадровому делопроизводству общие положения …
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором...

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования...
Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации...

Инструкция по делопроизводству общие положения iconИнструкция по кадровому делопроизводству I. Общие положения
Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск