Инструкция по делопроизводству Общие положения


НазваниеИнструкция по делопроизводству Общие положения
страница5/10
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10
из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя (в зависимости от указания по исполнению документа) и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией
об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело в верхней части документа на первом листе, за исключением бланка резолюции.

3.3.1.24. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
4. Подготовка, оформление и согласование проектов правовых актов

министерства
4.1. Подготовка, согласование, регистрация и оформление проектов правовых актов министерства
4.1.1. Министерство в определенных областях (сферах) государственного управления осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке приказов, а также иных правовых актов в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1.2. Подготовка и согласование проектов иных правовых актов Правительства края и Губернатора края осуществляется в порядке, установленном указом Губернатора края от 01.03.2006 № 24-уг «О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края», инструкцией по делопроизводству, утвержденной указом Губернатора края от 30.01.2012 №14-уг, если иное не предусмотрено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации

4.1.3. Подготовка и согласование проектов приказов министерства осуществляется в соответствии с указом Губернатора края от 01.03.2006 № 24-уг «О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края».

Согласование приказа оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего, а также расшифровку подписи с указанием фамилии и инициалов, дату. Виза проставляется на листе согласования к тексту проекта приказа и в нижней части последнего листа проекта приказа. Проект приказа визируется также должностным лицом, осуществляющим его разработку.

Указание в листе согласования даты поступления проекта приказа должностному лицу на согласование и даты согласования проекта правового акта должностным лицом является обязательным.

Срок подготовки проекта и согласования приказа, как правило, не должен превышать одного месяца.

Согласование проекта приказа одним должностным лицом осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня поступления на согласование.

Проект приказа, имеющий срочный характер, согласуется должностным лицом в течение 1 рабочего дня со дня поступления на согласование.

4.1.3. Должностное лицо, ответственное за подготовку приказа, обеспечивает:

1) согласование проекта приказа;

2) полноту и точность внесения в единый (итоговый) экземпляр проекта приказа изменений по замечаниям (предложениям);

3) направление копий приказов нормативного характера: в десятидневный срок после их подписания – в правовое управление Губернатора края; в трехдневный срок со дня их подписания – в Законодательное Собрание края, Прокуратуру Красноярского края; в семидневный срок после их подписания – в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Сибирскому федеральному округу;

4) направление проектов правовых актов в сектор по работе со средствами массовой информации отдела организационной и контрольно-аналитической работы для размещения на официальном сайте края - единый краевой портал "Красноярский край" с адресом в информационно-телекоммуникационной сети Интернет www.mpr.krskstate.ru;

5) направление копии приказа в сектор по работе со средствами массовой информации отдела организационной и контрольно-аналитической работы для размещения на «Официальном интернет-портале правовой информации «Красноярского края» (http://www.zakon.krskstate.ru) для официального опубликования.

4.1.4. Специалисты отдела обеспечивают регистрацию приказов министерства.

Приказы министерства, подписанные заместителями министра согласно переданным полномочиям, могут регистрироваться специалистами структурных подразделений.

Приказы министерства по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу и других кадровых приказов.

Приказы по личному составу и другие кадровые приказы регистрируются специалистами сектора кадровой работы отдела правовой и кадровой работы.

4.1.5. При регистрации приказов заполняется электронная регистрационная карточка, в которую вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

дата;

регистрационный номер;

наименование приказа (краткое содержание для приказов индивидуального характера);

фамилия руководителя, подписавшего приказ;

наименование структурного подразделения министерства, осуществлявшего подготовку приказа;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку проекта приказа;

срок исполнения (при наличии в тексте приказа предписаний индивидуального характера);

источник опубликования (наименование СМИ, дата, номер),
если приказ подлежит опубликованию;

количество листов приказа.

В электронную регистрационную карточку могут быть внесены
также иные данные, предусмотренные инструкцией по делопроизводству министерства.

4.1.6. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

4.1.7. Регистрационный номер приказа включает в себя:

цифровой индекс приемной министра, курирующего заместителя министра;

дробь (/);

порядковый номер в пределах одного календарного года.

К порядковому номеру приказа через дефис (косую черту) могут добавляться буквенный или цифровой индексы в случаях, установленных инструкцией по делопроизводству министерства.

Приказам по основной деятельности, которые регистрируются специалистами отдела в автоматизированной системе, присваивается буквенный индекс – «од».

Приказам по государственной экологической экспертизе объектов регионального уровня присваивается буквенный индекс – «гээ».

Приказам об утверждении акта выбора лесного участка присваивается буквенный индекс – «ол».

Приказам по государственной экспертизе проектов освоения лесов присваивается буквенный индекс – «глр/э».

Приказам об образовании/разделении лесного участка из состава земель лесного фонда присваивается буквенный индекс – «глр/р».

4.1.8. При регистрации приказа порядковый номер и дата проставляются в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме и переносятся в установленное место на документ.

4.1.9. При регистрации приказа, в тексте которого имеется ссылка
об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных приказов или их частей, в электронные регистрационные карточки этих приказов вносятся соответствующие отметки о дате и регистрационном номере приказа, которым вносится изменение, или приказ признается утратившим силу.

4.1.10. Специалисты отдела обеспечивают размещение электронных версий текстов приказов, издаваемых министерством, в системе автоматизированного делопроизводства.

Электронная версия приказа министерства, размещаемая в системе автоматизированного делопроизводства, должна быть идентична тексту приказа на бумажном носителе.

Электронная версия проекта приказа должна соответствовать требованиям, предъявляемым к его оформлению.

4.1.11. Проект приказа министерства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата A4.

4.1.12. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти края;

вид документа (приказ).

Реквизиты бланка приказа печатаются при изготовлении бланка.

4.1.13. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое – 1-1,5 см, нижнее – 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер
на первой странице приказа не проставляется.

4.1.14. Реквизиты «место издания документа», «дата документа», «регистрационный номер документа» в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита «вид документа» 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.1.15. Реквизит «наименование документа» (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита «место издания документа»
2-3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется. 4.1.16. Текст отделяется в приказах нормативного характера
от реквизита «заголовок», а в приказах индивидуального характера
от реквизита «место издания документа» 2–3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «место издания документа», «наименование документа», «текст документа»
и «подпись должностного лица» при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое выделяется прописными буквами,
после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой
и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.17. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.

Подпись в приказах содержит реквизит «подпись должностного лица» и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.4 Инструкции.

4.1.18. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер
на первой странице приложения не проставляется.

4.1.19. При указании в тексте приказа ссылки «согласно приложению» на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:




Приложение

к приказу министерства природных ресурсов и экологии

Красноярского края

от ... № …


Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через
1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений
они нумеруются, например:





Приложение № 2

к приказу министерства природных ресурсов и экологии

Красноярского края

от ... № …


4.1.20. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал. Первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы, выделяется шрифтом более яркой насыщенности, отделяется от реквизитов «отметка о наличии приложений» и «текст документа» 2-3 интервалами.

4.1.21. Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения министерства, его подготовившим и (или) осуществлявшим координацию подготовки, либо иным исполнителем.

4.1.22. Совместные приказы министерства с другими органами исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти края располагаются
на одном уровне;

наименование вида документа – «ПРИКАЗ» – располагается центрованным образом;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более органами исполнительной власти края, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов
в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти края располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.23. Образцы оформления приказов министерства приведены в приложении № 9.
5. Подготовка и оформление служебных писем
5.1. Подготовка служебных писем
5.1.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае,
когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Министерство финансов Красноярского края не возражает...», «Агентство труда и занятости населения Красноярского края предлагает...»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («Приказываем...», «Решили...»).

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации,
их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования, установленные инструкцией
по делопроизводству министерства.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка.

Согласование проектов писем осуществляется в срок не более 2-х рабочих дней со дня их поступления, а проектов писем об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации – не более 1 рабочего дня со дня поступления. Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.

5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны
быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты
(кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

5.1.10. Письма, оформленные на бланках писем министерства, подписываются руководителем.

Подписание служебных писем другими должностными лицами осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем.

5.1.11. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств подписываются руководителем, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края – председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края – руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края.

5.1.12. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки
на них в тексте письма.

5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки
на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.14. При направлении писем, идентичных по содержанию,
более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), который остается в министерстве и где, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, «Главам муниципальных образований Красноярского края», «По списку» и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки
на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

5.1.15. При принятии руководителем решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых
более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки
на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

5.1.16. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

Образец оформления списка рассылки приведен в приложении № 10.
5.2. Оформление служебных писем
5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке,
так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое – 3 см; правое –
1-1,5 см; верхнее – 2 см; нижнее – 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии
с пунктом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении № 11.
6. Подготовка и оформление протоколов
6.1. Подготовка протоколов
6.1.1. Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее – заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые
на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в министерстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки
дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо
или секретарь совещательного органа (далее – ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий
и ответственный за подготовку протокола.

6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика
по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме
(образцы оформления протоколов приведены в приложении № 12).

Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме,
за исключением случаев, когда председательствующий дает указание
об оформлении протокола в краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием
в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса
и высказанных мнений.


6.1.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются
к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

6.1.6. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом,
если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита «подпись должностного лица».

6.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

Специалисты производят регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов.

6.1.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

Допускается согласование поручений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты.

6.1.9. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

6.1.10. Информация о принятых решениях может представляться
по указанию председательствующего в организации и должностным лицам
в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола – документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка,
и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса
и принятые решения.

6.1.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет
по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет специалист или иное должностное лицо, на которое руководитель министерства возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.
6.2. Оформление протоколов
6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое – 3 см, правое – 1-1,5 см, верхнее – 2 см, нижнее – 2 см.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

«наименование органа исполнительной власти края» – полное официальное и (или) сокращенное (в скобках) наименование органа исполнительной власти края, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

«вид документа» («ПРОТОКОЛ») – отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

«вид заседания» – наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита «вид документа» полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

«дата документа» – печатается у левой границы текстового поля
через 1-2 интервала после реквизита «вид заседания»;

«место проведения заседания» – печатается на том же уровне,
что и реквизит «дата документа», и располагается центрованным способом;

«регистрационный номер документа» (протокола) – печатается
на уровне реквизита «дата документа» и «место проведения заседания»
и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака № и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется специалистом, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее) в соответствии с системой регистрации.

6.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова «Председательствовал», которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита
1-2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово «Присутствовали» печатается через 1–2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа – наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:
Присутствовали: (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова «Повестка заседания» печатаются через 1–2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом «О» («Об») с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

6.2.4. Текст основной части протокола отделяется от вводной части
1–2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Слово «СЛУШАЛИ» оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие)
с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения
к протоколу, делается ссылка: «Текст доклада прилагается (приложение
№ …)».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется через 1–2 интервала
от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится
в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется
в виде приложения к протоколу, то делается пометка: «Текст выступления прилагается (приложение № …)».

Слово «РЕШИЛИ» оформляется через 1–2 интервала
от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный (ые)
за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

6.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2–3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного
за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.
6.3. Подготовка и оформление поручений
6.3.1. Поручения министра, заместителей министра оформляются в виде отдельного документа в случаях, когда по своему характеру требуют срочного исполнения.

6.3.2. Текст поручения содержит следующие реквизиты:

основание поручения;

содержание поручения;

ответственные за выполнение поручения, сроки;

подпись должностного лица, выдавшего поручение;

фамилию, инициалы и должность исполнителя.

6.3.3. Датой поручения является дата его подписания.

6.3.4. Поручение рассылается специалистом отдела не позже рабочего дня, следующего за днем его подписания.

6.3.5. Копии поручений рассылаются в соответствии со списком рассылки, сформированным лицом, оформившим данное поручение.

В обязательном порядке в список рассылки поручения включаются должностные лица - ответственные исполнители поручения.

6.3.6. Поручение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1 - 1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см.

Образец оформления поручения приведен в приложении № 12.1.
7. Подготовка и оформление телеграмм
7.1.1. Телеграмма – это обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.1.2. Отправка телеграмм может осуществляться на бланках:

«правительственная» – в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;

«простая» – во все остальные органы, учреждения, организации, физическим лицам.

Телеграммы, оформленные на бланке «правительственная», подписываются руководителем органа исполнительной власти края
или его заместителями в соответствии с перечнем должностных лиц,
за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «председатель Правительства Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются
в приоритетном порядке, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации.


Телеграммы, оформленные на бланке «простая», подписываются руководителем, если иное не установлено. инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края.

7.1.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

7.1.4. Телеграммы оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое – 3 см, правое – 1-1,5 см, нижнее – 2 см. При необходимости размещения текста
на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

7.1.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: «адресат», «ссылка
на исходящий номер и дату документа адресанта», «текст документа», «регистрационный номер документа», «подпись должностного лица», «наименование и адрес отправителя», «отметка об исполнителе».

7.1.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный или условный (сокращенный) (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры – при отправке физическому лицу, наименование организации – при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилию получателя, например:




652718

УЛ КОМАРОВА Д 8 КВ 12

КИСЕЛЕВСК

КЕМЕРОВСКОЙ

ПЕТРОВУ П.П.

или




125009

МОСКВА

УЛ ТВЕРСКАЯ Д 11

МИНИСТРУ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И.О. ФАМИЛИЯ
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Похожие:

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной...
Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления...

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии Общие положения
Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,...

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства...

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения
«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых...
Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в муниципальных учреждениях города...
Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого...

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция от 30. 03. 2011 №49 Москва по кадровому делопроизводству общие положения …
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором...

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования...
Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации...

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по кадровому делопроизводству I. Общие положения
Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в...

Инструкция по делопроизводству Общие положения iconИнструкция по делопроизводству общие положения
Во исполнение Конституции Российской Федерации, Устава Красноярского края, Указа Губернатора Красноярского края от 26. 06. 2011

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск