ВЫСТУПИЛИ:
Андреева В.В. - министр информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики.
Затем кратко излагается суть выступления. В протоколе необходимо четко записывать те выступления, в которых содержится несогласие с основными положениями доклада, и особое мнение выступающего. Запись выступлений, как и запись докладов, не должна быть обязательно дословной, возможно также ее краткое изложение. Должности выступавших и содержание их выступлений указываются в той последовательности, в какой они прозвучали на совещании, заседании.
Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова «Вопрос», «Ответ» не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ.
Постановление (решение) в протоколе приводится полностью. Окончательная формулировка постановления (решения) должна отражать дополнения и поправки, внесенные в процессе заседания. В тексте постановляющей части протокола используются глаголы в неопределенной форме («установить», «рекомендовать», «поручить» и др.).
В постановляющей части протокола записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, прекращении обсуждения, принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.
В случае, когда протокол фиксирует принятие решения об утверждении какого-либо документа (положения, договора, правил, инструкций и др.), в тексте протокола должна быть ссылка на этот документ, а сам документ должен быть приложен к протоколу.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы заседаний выборных органов профсоюзных и общественных организаций могут иметь нумерацию в пределах созыва или срока деятельности выборного органа.
Датой протокола является дата проведения заседания (совещания, собрания, конференции).
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписки из протокола.
Выписка – копия части протокола. В выписке воспроизводят все основные реквизиты заголовочной части протокола, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
3.4.5.3. Справочно-информационные документы.
К справочно-информационным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, обзоры, сводки, акты, заключения, письма, телеграммы, телефонограммы и другие. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
3.4.5.3.1. Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели. Как правило, они подразделяются на две группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинтересованным организациям и гражданам, и справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки второй группы составляются в кадровой службе, бухгалтерии и обязательно заверяются печатью (приложения № 10,11).
В тексте справок, удостоверяющих какой-либо юридический факт, не должно быть архаичных оборотов, типа «настоящая справка», «действительно учится» и т.п.
Обязательными реквизитами всех видов справок являются: наименование организации, дата, адресат, текст, подпись. Подписывает справку должностное лицо, ее составившее и несущее ответственность за представленные сведения.
3.4.5.3.2. Докладная записка – документ, адресованный руководству организации или руководителю структурного подразделения, информирующий их о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, выполненной работе и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - принятие определенного решения.
Текст докладной записки делится на две части: первая – констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, вторая, где излагаются предложения, просьбы и т.п. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
Докладные записки бывают внешние и внутренние. Внешняя докладная записка адресуется в вышестоящий орган, оформляется на общем бланке организации и подписывается руководством. Внутренняя докладная записка адресуется руководителю структурного подразделения или руководителю организации и подписывается составителем. Докладная записка требует резолюцию руководителя.
Докладные записки оформляются на листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, заголовок, текст, дата, подпись составителя (приложение № 12).
3.4.5.3.3. Служебная записка – документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями.
3.4.5.3.4. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений другого документа (проекта, плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.
Как и докладные записки, служебные и объяснительные записки оформляются на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением основных реквизитов и подписываются составителем.
3.4.5.3.5. Актом называется документ, подтверждающий какой-либо юридический факт, событие, действие (приложение № 13).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссией, создаваемой приказом руководителя или действующей на постоянной основе.
Акты, составляемые в подтверждение фактов, связанных с деятельностью организаций, относятся к административным. Другие акты составляются в зависимости от каких-либо событий (смена руководства, несчастный случай на производстве и т.д.)
Акты оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 и содержат следующие реквизиты:
наименование организации;
дата;
номер;
место составления;
заголовок;
Текст акта состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключительной. В вводной части перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, участвующих в составлении акта, а также указывается основание для составления акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и суть проделанной работы, результаты. В заключительной части делаются выводы или даются конкретные предложения. Также в тексте акта содержится отметка о наличии приложений; подписи лиц, составивших акт, и лиц, ознакомленных с ним; гриф утверждения; указание количества экземпляров акта и адресаты, к которым они направлены.
Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал в табличной форме.
Все экземпляры акта подписываются председателем и членами комиссии, указанными в алфавитном порядке. При необходимости акт утверждается руководителем организации. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Должностное лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
3.4.5.3.6. Заключение – документ, содержащий мнения, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, инструкций, отчеты, творческие работы и т.д. Заключение должно иметь заголовок с указанием наименования документа и вопроса, на который оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту ... замечаний нет».
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и подписывается составителем. При направлении заключения в другую организацию составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
3.4.5.3.7. Служебная переписка.
Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый организацией или должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому вопросу.
В одном письме несколько вопросов излагаются только в том случае, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Письма оформляются на бланках писем установленного образца форматов А4 и А5. При составлении писем используются следующие реквизиты:
Государственный герб Чувашской Республики, эмблема или товарный знак;
наименование организации;
справочные данные организации;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица (в необходимых случаях – печать);
отметка об исполнителе.
В одном письме не должно быть более четырех адресатов.
При направлении писем в вышестоящие органы государственной власти и органы местного самоуправления, вышестоящую организацию, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.
Все письма, за исключением писем объемом до 4-5 строк, должны иметь заголовок к тексту, излагающий в краткой форме содержание письма, например:
О письме ветерана Великой Отечественной войны …
В деловых письмах используются этикетные фразы «Уважаемый …!»- в начале письма, над текстом, и «С уважением, …» в заключительной части письма, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Использование этикетных фраз не является обязательным.
Уважение к адресату выражается при помощи деепричастных оборотов типа: «Тщательно изучив Ваши замечания...», «внимательно рассмотрев Ваши предложения...».
При обосновании просьб, как правило, используются устоявшиеся словосочетания и выражения: «В связи...», «В соответствии...», «В порядке обмена...», «В порядке исключения...» и т.п.
Причины принятия решения формулируются с помощью деепричастных оборотов: «Учитывая», «Считая», «Принимая во внимание», «Рассматривая», «Руководствуясь» и т. п.
Текст письма излагается или от 1-го лица множественного числа, или 3-го лица множественного числа, или от 1-го лица единственного числа. Форма изложения от 1-го лица единственного числа используется в письмах, оформленных на должностном бланке.
Письма могут быть простыми и сложными. Текст простого письма может состоять из одной или двух частей. В первой (вводной) части излагается причина составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подготовки, во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст сложного письма включает вступление, основную часть, заключение. Основная часть сложного письма содержит описание фактов, событий, ситуаций, их анализ и аргументацию. Заключение содержит выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Текст письма не следует начинать с указания наименования организации-автора, оно уже имеется на бланке письма.
Письмо от имени организации подписывает руководитель или его заместитель. Право подписи служебных писем иными должностными лицами устанавливается приказом руководителя организации.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Деловые письма по своему содержанию подразделяются на: просьбы, приглашения, напоминания, подтверждения, извещения, запросы, ответы, гарантийные, сопроводительные, информационные и т.д.
Письма-просьбы очень разнообразны. Нередко при изложении сути просьбы приходится давать некоторые пояснения:
«Просим Вас выслать наложенным платежом 2 экземпляра каталога наименований товаров готовящейся выставки-ярмарки «Русский сувенир» для размещения рекламы на страницах газеты».
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут быть адресованы как конкретным лицам, так и организациям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения, условия участия в нем, проезда и размещения, например:
«Приглашаем Вас принять участие в конференции юных журналистов газеты. Конференция состоится в конференц-зале Дома печати 10 июня 2013 г. в 15.00».
Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляемого конкретному адресату и содержащего подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст рекламного письма должен отличаться конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.
Письма–напоминания содержат указания на приближение или истечение срока исполнения какого-либо поручения, обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. В письмах-напоминаниях может говориться о мерах, которые будут приняты при невыполнении обязательств:
«Напоминаем, что согласно договору от 05.12.2010 № 121 Ваше предприятие должно было закончить монтаж оборудования к 10.03.2011. Предлагаем завершить предусмотренные договором работы до 10.04.2011. В противном случае будем вынуждены применить санкции за нарушение условий договора».
Письма–подтверждения содержат сообщения о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, посылки, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может также подтверждать какой-либо факт, событие, действие, телефонный разговор. Текст таких писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать», например:
«Подтверждаем получение запрошенной нами документации и благодарим за быстрое выполнение заказа».
Письма–извещения по своему стилю близки к письмам-приглашениям и информационным письмам. Они составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос. Они начинаются словами: «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п.:
«Сообщаем, что делегация, которую Вы ожидаете, выезжает из г. Чебоксары на поезде «Чебоксары - Москва», вагон № 5 15 декабря 2012 г.»
Письма–запросы (инициативные письма) и письма-ответы следует рассматривать как форму реализации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в письме-запросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письме-ответе, поэтому в письмах-ответах необходимы ссылки на письмо-запрос и его тему, соблюдение идентичности языковых средств выражения и терминологии. Письма-запросы (инициативные письма) – это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена.
В письмах-ответах излагается решение по поставленному в инициативном письме вопросу: принятие или отказ от предложения, просьбы. Ответ излагается в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, то он должен быть аргументирован:
«К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причинам...».
Письма-запросы посылаются в тех случаях, когда не представляется возможным решить какой-то вопрос лично или по телефону. Структура такого письма проста: сначала излагается суть дела, затем ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата:
«В связи с введением новых ставок налога на добавленную стоимость, просим разъяснить порядок перерасчета платежей по этому налогу, авансированных во II квартале этого года».
Гарантийные письма – документы, обеспечивающие исполнение изложенных в них обязательств. Здесь адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (место работы, сроки выполнения работ и др.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным:
«Просим Вас оказать помощь в разработке проектно-сметной документации.
Оплату стоимости всех произведенных работ гарантируем».
В составе реквизитов данного письма может присутствовать название вида документа «гарантийное письмо». Гарантийные письма имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), которые заверяются печатью.
Сопроводительные письма – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Сопроводительные письма также составляются в случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, разъяснить сложные моменты и т.п. Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля над движением документов и материальных ценностей. Письма этой группы начинаются словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем», например:
«В ответ на Вашу просьбу высылаем …».
Информационные письма – это письма, сообщающие адресату о каком-либо факте или мероприятии.
3.4.5.3.8. Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Категория и вид телеграммы указываются перед реквизитом «Адресат», например, «Правительственная», «Срочная», «Заверенная», «С уведомлением о вручении», «С оплаченным ответом» и т.д.
Телеграфный стиль требует выбора коротких, точных слов, использование сокращений. Количество глагольных форм должно быть минимальным, не употребляются прилагательные, союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания обозначаются: тчк - точка, зпт - запятая, квч - кавычки, двтч - двоеточие. Цифровые данные в тексте рекомендуется писать словами. В телеграмме пишется точный адрес, перед ним обязательное проставление индекса отделения почтовой связи, обслуживающего адресата, наименование организации и название должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой.
Даты в телеграмме указываются арабскими цифрами.
Текст телеграммы печатается через 2 интервала прописными буквами на одной стороне листа. Исправления и переносы слов в тексте не допускаются. Исходящий регистрационный номер печатается после текста.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, указывается фамилия автора.
3.4.5.3.9. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Телефонограмма применяется для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и т.д.
Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения, на подлежащие обсуждению вопросы и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. На телефонограмме отмечаются фамилия лица, принявшего ее, и время. Передающий телефонограмму сообщает адресату свою фамилию, номер телефона и время (приложение № 14).
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается их список с номерами телефонов.
3.4.5.3.10. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Факс является копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии.
Дополнительными данными, которые проставляет сам телефакс, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, номер телефакса, с которого передана информация, количество страниц.
Отправитель факса должен получить подтверждение (Confirmation Report) о том, что информация дошла до получателя: код организации-получателя, номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (Results). Главной является графа "Results", в которой ставится "ОК" (о кеу), если сообщение получено полностью и без ошибок, или "NG" (негатив), если имелись сбои во время получения факса (приложения №№ 15, 16).
Документ, передаваемый по телефаксу, должен иметь толщину линии изображения не менее 0,15-0,2 мм, величину букв не менее 2 мм, четкое изображение на белой бумаге форматом не более А4, быть в разброшюрованном виде и иметь поля по периметру не менее 15 мм.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
3.5. Составление и оформление личных документов
При персональном обращении с заявлениями, предложениями, просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству организации работниками составляются документы личного характера. К ним относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность (личная) и т.д. Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но обязательными реквизитами являются: название вида документа, дата, подпись.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение и адресованный должностному лицу или организации. Заявление имеет следующие реквизиты: наименование подразделения, должность, фамилия, имя и отчество заявителя, название документа, дата, адресат, текст, подпись, например:
Отдел писем
Корреспондент Ф.И.О.
|
Генеральному директору
ОАО «Издательский дом «Грани»
И.О. Фамилия
|
ЗАЯВЛЕНИЕ
05.10.2012
|
|
Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 17.10.2012.
Подпись
3.5.2. Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, представляемый гражданином при трудоустройстве. Резюме содержит: название вида документа, дату, указание фамилии, имени, отчества, должности, почтового адреса претендента и номер телефона, текст и подпись.
Текст резюме состоит из следующих разделов:
персональные данные;
цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);
образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);
опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);
дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношения к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);
рекомендации (с фамилиями и телефонами).
3.5.3. Автобиография – документ, в котором гражданин собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает в хронологической последовательности краткое описание этапов своей жизни и трудовой деятельности. Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа, текст, подпись, дату.
3.5.4. Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает:
должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо;
перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью);
подпись лица, выдавшего расписку.
3.5.5. Личная доверенность – документ, свидетельствующий о предоставлении доверенному лицу права на получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, фамилию, имя, отчество доверенного лица, вид действия по доверенности, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать.
3.6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники.
Тиражирование документов
3.6.1. Печатание документов производится на бланках установленных образцов или на бумаге стандартных размеров. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается в соответствии с требованиями действующего ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», в мм: шаг – 2,6 допускается 2,54); интервал. – 4,25 (допускается 4,24). При изготовлении документов применяется текстовый редактор Word for Windows.
Документы печатаются, в основном, шрифтом Times New Romаn № 12, 13, 14 (для текстовых документов), № 11, 12 (для оформления таблиц).
Реквизит «Отметка об исполнителе» допускается печатать шрифтом № 10,11, 12.
Текст документа на бланках формата А4 печатают через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через 1 межстрочный интервал.
При изготовлении документов для тиражирования с уменьшением текст печатается через 2 межстрочных интервала.
3.6.2. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.
Составные части одного реквизита («Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования») отделяются друг от друга 1,5-2-межстрочными интервалами. Реквизиты отделяются друг от друга 2-4-межстрочными интервалами, например: заголовок к тексту от текста, текст от подписи. Исключение составляет реквизит «Отметка о наличии приложения», который печатается под текстом сопроводительного письма.
3.6.3. Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным начертанием: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПЛАН, ОТЧЕТ, ЗАЯВЛЕНИЕ, АКТ, СПРАВКА и др.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» оформляют на уровне последней строки наименования должности. Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
3.6.4. Максимальная длина строки заголовка к тексту составляет 28-30 печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку или размещать центрованным способом над текстом документа. Точку в конце заголовка не ставят.
3.6.5. При печатании документов рекомендуется следующее отступление от границы левого поля в печатных знаках (далее – пт).
0 - для печатания реквизитов «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Название вида документа», «Дата», «Место составления (издания)» – при угловом размещении реквизитов; «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзаца, кроме первой строки), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», отметка о заверении копии документа (слово «Верно» взаверительной надписи), а также слова: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - в протоколах; слова «Примечание», «Основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послужившим основанием к его изданию, также слово «Ознакомлены».
3.6.6. Абзац в тексте начинается с 5-го знака (1,25 мм) от границы левого поля.
3.6.7. Через 16 пт печатается регистрационный номер документа; код по ОКУД (в письме), дата в реквизите «Ссылка на индекс и дата входящего документа», наименование должности лица, заверяющего копию, расшифровка подписи в грифе согласования, краткие сведения об исполнении документа в реквизите «отметка об исполнении документа».
3.6.8. Отступление от границы левого поля на 24 пт делается для названия вида документа (при продольном расположении реквизитов), расшифровки подписи в реквизите «Отметка об исполнении документа».
3.6.9. Через 32 пт печатается реквизит «Адресат».
3.6.10. 40 пт – для реквизитов: гриф утверждения, гриф ограничения доступа к документу, второй гриф согласования, надпись на приложении к распорядительному документу «Приложение № 1», отметка о переносе данных на машинный носитель;
3.6.11. 48 пт – отступление от границы левого поля для расшифровки подписей в реквизитах: «Подпись», «Гриф утверждения документа».
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - от границы левого поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
При изготовлении документов на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» (стр., с.) и каких-либо отметок. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Экземплярность документов определяется количеством адресатов, контролирующих лиц и необходимостью сохранения экземпляра в деле.
Тиражирование (размножение) документов осуществляется по указанию руководства организации и фиксируется на оборотной стороне последней страницы оригинала.
Тираж напечатанного документа и инициалы машинистки указываются на последней странице после фамилии составителя.
|
