Отметку о поступлении можно оформлять и от руки.
3.3.24. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на последнем листе документа или на каждом листе документа как нижний колонтитул и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие данные, необходимые для поиска документа в базе данных организации.
3.4. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов служебных документов
3.4.1. Подготовка и оформление приказов (распоряжений)
3.4.1.1. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят специалисты на основании поручений руководителя организации, его заместителя, либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам (по личному составу) готовит специалист, занимающийся вопросами кадров, на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности организации и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на специалистов, которые готовят и вносят проект.
Контроль над правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет работник, ответственный за делопроизводство.
3.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и работниками, которым в проекте даются поручения, а также работником, ответственным за делопроизводство, и юристом.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке (служебной записке), которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
3.4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа (распоряжения) установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
3.4.1.4. Приказы регистрируются работником, ответственным за делопроизводство, по порядку номеров в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.
3.4.1.5. Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе работник, ответственный за делопроизводство, заверяет печатью и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и работнику, ответственному за делопроизводство.
3.4.1.6. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Чувашской Республики, эмблема или товарный знак;
Наименование организации;
вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
дату;
регистрационный номер;
место составления (издания) документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
подпись;
визы.
3.4.1.7. Заголовок к тексту приказа должен кратко точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например:
О дежурстве в нерабочие праздничные дни…
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
3.4.1.8. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа. Не рекомендуется включать в текст приказа пункт: «Контроль оставляю за собой».
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…».
Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
3.4.1.9 Приказы (распоряжения) подписывает руководитель организации, а в его отсутствие – заместитель или лицо, замещающее руководителя.
3.4.1.10. Приложения к приказу визируются работником, подготовившим проект. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
3.4.1.11. Совместные приказы организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования организаций располагаются на одном уровне;
наименование вида документа – ПРИКАЗ – располагается центрованным способом;
дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждой организацией, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне (приложение № 7).
3.4.1.12. Приказы по личному составу издаются по вопросам приема, перевода, совмещения, увольнения работников, командирования, предоставления отпусков, поощрения (премирования), установления доплат, вынесения взысканий и др. При их издании используются формы Унифицированной системы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1.
3.4.1.13. Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить действующему законодательству Российской Федерации и Чувашской Республики, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, указам и распоряжениям Главы Чувашской Республики, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики, приказам и распоряжениям Министерства информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики, ранее изданным распорядительным документам и уставу организации.
3.4.1.14. В проектах приказов не допускается:
изменение сроков выполнения заданий, предусмотренных актами вышестоящих органов, в сторону их увеличения;
применение произвольных сокращений или искажение наименования государственных органов и других учреждений, а также департаментов, управлений, предприятий и организаций;
применение произвольных (не общепринятых) технических и иных терминов, сокращенных слов и наименований.
3.4.1.15. При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст - в приложениях к тексту.
При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, инструкции, положения, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки (приложение № 1);…(приложение № 2)…(согласно приложению), а на самом приложении оформляется отметка о приложении:
|
Приложение № 1
к приказу генерального директора ОАО «Издательский дом «Грани» от 12.02.2011 № 11
|
Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте, не допускается.
3.4.1.16. Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует как самостоятельный документ, то в этом случае на нем в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения, например:
ИНСТРУКЦИЯ
|
УТВЕРЖДЕНА
приказом директора-главного редактора АУ «Ядринская районная газета «Знамя труда»
от 11.02.2011 № 1
|
3.4.1.17. Приказ вступает в силу с момента его подписания.
3.4.1.18. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.1.19. Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности, регистрируются в отделе кадров (службе управления персоналом) и имеют самостоятельную нумерацию.
3.4.2. Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета, редакционной коллегии, общего собрания и т.д.), составляемый по вопросам основной деятельности.
Решение может являться составной частью протокола. В этом случае оно не имеет самостоятельной распорядительной функции и не требует специального оформления.
В случае, если решение является самостоятельным документом, оно печатается на бланке или на листе бумаги формата А4 с соблюдением всех основных реквизитов (приложение № 8):
наименование организации;
наименование коллегиального органа;
наименование вида документа (решение);
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Если на одном заседании принимается несколько решений по различным вопросам, они нумеруются в пределах одного протокола. Полный номер решения состоит из номера протокола и порядкового номера решения, разделенных косой линией: 5/2.
3.4.3. Распоряжение - это правовой акт, издаваемый руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам деятельности организации, в том числе по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных актов, доведения решений руководства до структурных подразделений. Распоряжение, как правило, не согласовывается, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций или должностных лиц.
При необходимости в распоряжение включается констатирующая часть, которая помещается в первой фразе документа и начинается формулировками типа: «В соответствии...», «В целях...», «В связи...» и т.п.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме: «передать», «утвердить», «обязать» и т.п.
Основные реквизиты распоряжения:
Государственный герб Чувашской Республики, эмблема (товарный знак);
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
номер;
текст;
подпись.
Распоряжение оформляется так же, как и приказ. Распоряжение вступает в силу с момента его подписания.
3.4.4. Указание - распорядительный документ, издаваемый организацией преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкций и других актов как своих, так и вышестоящих органов.
Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словом «предлагаю (обязываю)».
3.4.5. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Правильно оформленный протокол имеет юридическую силу и расценивается наравне с другими распорядительными актами организации (приложение № 9).
3.4.5.1. Обязательными реквизитами протокола являются:
наименование организации;
наименование вида документа (протокол);
дата;
номер;
заголовок к тексту;
место издания (составления);
текст;
подписи.
3.4.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет следующие реквизиты: фамилии и инициалы председателя, секретаря, членов коллегиального или совещательного органа, присутствующих на заседании; количество работающих (для общих собраний), количество делегатов (для конференции), членов (для коллегиальных органов), присутствовавших, приглашенных на мероприятие, совещание, заседание, конференцию; повестка дня.
Фамилии членов коллегиального или совещательного органа перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей; лиц, приглашенных на заседание или собрание (совещание, конференцию) – с указанием должностей и места работы.
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников прилагается к протоколу.
В качестве списка участников может использоваться список регистрации.
В повестке дня заседания (собрания, совещания, конференции) вопросы располагаются по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения.
Вопросы в повестке дня протокола должны быть сформулированы в предложном падеже, с предлогом «О (Об)» и нумеруются арабскими цифрами. Например:
«О рассмотрении и утверждении сметы расходов на 2012 г.»
Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом «Разное».
Форму изложения вопроса (доклад, сообщение и т.п.), должность и фамилию докладчика следует указывать под формулировкой вопроса:
«О работе по рассмотрению обращений, поступивших от граждан в 2011 г. Сообщение зав. канцелярией О.Д. Кузнецовой»
Протокольные записи докладов, выступлений и постановлений (решений) должны отличаться краткостью, ясностью и точностью формулировок.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Следом за порядковым номером вопроса пишется слово «СЛУШАЛИ», ниже с красной строки - фамилия и инициалы докладчика. (Наименование должности указывается в повестке дня). Полное или краткое изложение докладов, сообщений, информации помещается в тексте протокола или прилагается к нему.
Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов выступающего, при необходимости указывается наименование представляемой им организации, например:
|
