2. Документация организации
2.1. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования управленческой деятельности является документ.
2.2. В организации создаются документы на бумажном носителе и электронные документы. Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме.
Документы, используемые в управленческой деятельности, должны быть оформлены по установленным правилам.
2.3. Электронный документ, удостоверенной электронной цифровой подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному уполномоченным должностным лицом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
2.4. Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется организационно-правовой формой и формой собственности, компетенцией организации, ее задачами и функциями, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организацией и вышестоящими, подчиненными и сторонними учреждениями и организациями.
В состав документационной базы входят:
нормативные правовые и организационные документы (постановления, указы, распоряжения органов государственной власти и органов местного самоуправления, относящиеся к сфере деятельности организации, лицензии, уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации, утвержденные структура и штатное расписание; должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и т.д.);
распорядительные (приказы и распоряжения руководителя организации, решения коллегиальных и совещательных органов, протоколы);
справочно-информационные (письма, акты, справки, информации, таблицы, отчеты, сведения, докладные и объяснительные записки, телеграммы, факсы и т.д.);
документы по личному составу (приказы, трудовые контракты (договоры), лицевые счета, карточки-справки работников, личные дела, личные карточки и т.д.);
документы бухгалтерского учета и отчетности (ведомости, книги, балансы, отчеты, счета, сметы, акты ревизий и т.д.);
документы по материально-техническому снабжению (заказы-заявки, расчеты, накладные, разнарядки и т.д.).
2.5. В целях эффективного использования компьютерной техники в организации устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм и процессов работы с документами.
С учетом ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется создать табель и альбом (дело, файл) формуляров документов, наиболее часто используемых в практической деятельности организации (приказов, распоряжений, протоколов, контрактов, писем, факсов).
Табель форм документов – перечень форм документов, разрешенных к применению в организации с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения (приложение № 1).
Табель форм документов и альбом форм документов утверждаются руководителем организации.
Применение при изготовлении документов форм, не включенных в табель и альбом форм документов, не допускается.
Введение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов организации приказом руководителя организации.
2.6. Распорядительные документы, поступающие в организацию от вышестоящих органов, доводятся до структурных подразделений и работников посредством:
издания самостоятельных распорядительных документов (приказов, распоряжений), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам организации и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;
издания информационного письма (если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации).
|
