Методические указания по выполнению практических занятий учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» для специальности: 38. 02. 04 Коммерция (по отраслям)
Скачать 0.58 Mb.
|
| Тема: Электронный документооборот Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки правильной регистрации входящих и исходящих документов в журналах Задачи: закрепить знания по заполнению журнала регистрации входящей и исходящей документации Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, журнал регистрации входящей и исходящей документации Теоретическое обоснование: Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели:
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:
Бумажный журнал регистрации входящих документов Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах. Электронный журнал регистрации входящих документов Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.  Рисунок 1 – Схема организации работы с входящей и исходящей документациейУказания по выполнению практического занятия: Заполнить журнал входящей и исходящей документации. Исходные данные для заполнения журнала ОАО «Вектор» и ЗАО «Восток» . Таблица 1 – Журнал регистрации входящих документов
Таблица 2 – Журнал регистрации исходящей документации
Журналы регистрации включают следующие графы: индекс (номер) документа, дата документа, автор документа (внешняя организация) – для входящих документов, адресат (корреспондент) – для исходящих документов, количество листов документа, резолюция, исполнитель, подпись исполнителя, сроки исполнения, отметка об исполнении, номер дела и т.д. Секретарь по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. Контрольные вопросы:
Критерия оценивания работы:
Практическое занятие № 10 Тема: Телекоммуникационные технологии в электронном документообороте Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки составления описей актов передачи Задачи: обощить зания по составлению описей, овладеть знаниями составления актов передачи дел на архивное хранение Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, бланки и образцы документов. Теоретическое обоснование: Описи с соответствующим научно-справочным аппаратом составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и после согласования направляются на утверждение Экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа. Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный или муниципальный архив. Перед передачей документов на хранение в архивные учреждения их представители проверяют правильность оформления дел и их описания. В случае некачественно проведенной работы по упорядочению документов, несоответствия ее требованиям Основных правил работы архивов и других нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству необходимо устранить отмеченные недостатки. Указания по выполнению практического занятия: Заполнить акт приема-передачи документов в электронном варианте Вариант – 1 25 января 2014 г. ООО «Стройтех» в лице директора Зеленцова В.В., с одной стороны, передал, а ООО «Техноинжиниринг» в лице директора Юрьева А.Я., с другой стороны, принял следующие документы: счет – фактура в количестве 2 листов оригинал документа товарная – накладная в количестве 10 листов оригинал документа. Вариант – 2 15 февраля 2014 г. ООО «Комсервис» в лице директора Смирнова Г.В., с одной стороны, передал, а ООО «Сервисгид» в лице директора Колесник В.П., с другой стороны, принял следующие документы: счет – фактура в количсестве 15 листов оригинал документа товарно – транспортная накладная в количестве 5 листов оригинал документа. Недостающие реквизиты для оформления документа придумать самостоятельно АКТ приема-передачи документов г. ________________ « » _________________ 20__г. _______________________________в лице ________________________________________, с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________, с другой стороны, принял следующие документы:
Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон. Передал документы: Принял документы: __________________ / / _____________________ / / М.П. М.П. Контрольные вопросы:
Критерия оценивания работы:
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК Основные источники:
Дополнительные источники:
Интернет-ресурсы:
|
Похожие:
 | «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по... |  | Для закрепления теоретических знаний и приобретения необходимых умений, программой учебной дисциплины предусмотрено проведение практических... |
| Методические рекомендации по выполнению практических работ по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначены... | | Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»... |
| Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,... | | Методические указания для студентов предназначены с целью оказания помощи при выполнении практических работ по дисциплине «Налоги... |
| ... | | Дисциплина входит в профессиональный цикл и реализует следующие общие и профессиональные компетенции |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями Федерального государственного образовательного стандарта (далее... | | Для студентов специальности 40. 02. 01 «Право и организация социального обеспечения» |