Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С. Е
Скачать 47.69 Kb.
|
| Протокол ЭК УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО Республике Алтай (УФС по РИКБ по Республике Алтай) УТВЕРЖДАЮ Руководитель УФС по РИКБ по Республике Алтай ___________ Н.Я. Красавка « 27 » декабря 2012 г. ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии 23 декабря 2012 года № 3 г. Горно-Алтайск Председательствующий – В.И. Дротиков Секретарь – Л.Л. Суздальская Присутствовали: Г.И. Акапулько, С.Е. Баранкина, А.А. Волкодавка, Т.Ю. Голубчиков ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О рассмотрении проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Республике Алтай. Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е. 2. О рассмотрении номенклатуры дел УФС по РИКБ по Республике Алтай на 2012 год. Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е. 3. О рассмотрении описи дел по личному составу за 2008—2009 годы. Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А. 4. О рассмотрении акта от 30.11.2011 № 1 о выделении к уничтожению документов. Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А. 1. СЛУШАЛИ: Баранкину С.Е. – о подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Республике Алтай в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Проинформировала обо всех внесенных изменениях в данный документ. Предложила согласовать представленную Инструкцию по делопроизводству. РЕШИЛИ: 1.1. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Республике Алтай. 1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) направить проект Инструкции по делопроизводству на рассмотрение ЭПМК Комитета поделам архивов Республики Алтай. Срок – январь 2013 года. 2. СЛУШАЛИ: Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2012 год. РЕШИЛИ: 2.1. Согласовать номенклатуру дел УФС по РИКБ по Республике Алтай на 2012 год. 3. СЛУШАЛИ: Волкодавка А.А. – представила на рассмотрение годовые разделы описи дел по личному составу за 2008—2009 годы. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Предложила согласовать рассмотренную опись дел. РЕШИЛИ: 3.1. Согласовать опись дел по личному составу за 2008—2009 годы. 3.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов Республики Алтай. Срок – январь 2012 года. 4. СЛУШАЛИ: Волкодавка А.А. – проинформировала о составлении акта от 30.11.2011 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 2007—2008 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Предложила согласовать акт. РЕШИЛИ: 4.1. Согласовать акт от 30.11.2011 № 1 о выделении документов к уничтожению. 4.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Тушкан Э.Ф.) уничтожить документы, не подлежащие хранению после согласования. Срок – I квартал 2012 года. Председательствующий В.И. Дротиков Секретарь Л.Л. Суздальская Приведенный пример протокола заседания экспертной комиссии предлагается для применения к руководству в организациях-источниках комплектования муниципального архива. Организации, которые не передают документы на государственное хранение (не являются источником комплектования госархива) могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Поэтому пункты решений по данному вопросу указанным организациям следует исключить из протокола заседания экспертной комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте. Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии. Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь). Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы. Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…». Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу. Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами. Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания. |
Похожие:
 | Милосердова Марина Николаевна – заместитель руководителя школы по учебно-воспитательной работе | | Настоящий доклад подготовлен в соответствии со следующими нормативными правовыми актами |
| Настоящий доклад подготовлен в соответствии со следующими нормативными правовыми актами |  | Александр Анатольевич доложит конкретные предложения Федеральной миграционной службы. И екатерина Юрьевна Егорова, зам руководителя... |
| По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя... | | Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» |
| Цель программы: знакомство с базовыми знаниями в области основ документирования управленческой деятельности муниципальной службы... | | Общества, приказ n 1 "О вступлении руководителя юридического лица в должность", гарантийное письмо и др |
| Отке, хранению, использованию образующихся в деятельности Службы документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства),... | | Доклад подготовлен Управлением Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Московской... |