Методические рекомендации Москва 2007
Скачать 1.86 Mb.
|
| Невостребованные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, аттестаты и др.) в зависимости от объема систематизируют либо по видам документов, либо в одно дело (несколько дел) по алфавиту фамилий граждан. В описях документов по личному составу бесструктурных организаций систематизация документов производится по хронологическо-номинальной схеме. Документы систематизируются и описываются по номинальному признаку ( приказы, личные дела безработных), но располагаются в описи по хронологии их происхождения. Внутри своей группы личные дела безработных группируются по годам рождения последних с соблюдением в пределах года рождения алфавита фамилий безработных. Например: Организация, не имеющая структур: Фрагмент описи документов по личному составу центра занятости населения Бийского района Комитета по занятости населения Алтайского края, Бийск
Особенности систематизации дел и документов личного происхождения. Систематизация дел, документов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Общие, наиболее типичные признаки систематизации этих документов представлены в пп. 1.5.7, 1.5.8. Свои особенности имеет систематизация единиц хранения фондов личного происхождения внутри групп типовой схемы систематизации этих документов. Документы творческой деятельности систематизируются в зависимости от основного рода деятельности фондообразователя. В фондах писателей на первое место помещаются рукописи художественных произведений, затем - статьи, публицистика, эссе; в фондах критиков и публицистов сначала располагаются рукописи статей, эссе, затем - художественных произведений. В фондах деятелей науки на первое место помещают рукописи их научных работ, затем – все остальные (т.е. рукописи выступлений, общественно-политических статей, публикаций по проблемам литературы, искусства и т.д.). В фондах композиторов на первом месте помещаются нотные рукописи их произведений; в фондах актеров, режиссеров – документы, связанные с их работой над ролью, спектаклем; в фондах художников, скульпторов, архитекторов – рисунки, чертежи, планы, архитектурные проекты и т.д. Рукописи статей, рецензий, эссе, общественных выступлений композиторов, актеров, режиссеров, художников, скульпторов, архитекторов в их фондах располагаются после документов творческой деятельности. В фондах писателей рукописи художественных произведений группируются по жанрам произведений, внутри каждого жанра – по хронологии. Также по хронологии располагается небольшое количество рукописей. В отдельных случаях допускается группировка рукописей по тематическому признаку. Нотные рукописи композиторов систематизируются аналогичным образом. В фондах научных работников рукописи, относящиеся к творческим документам, могут систематизироваться по тематическому признаку. В ряде случаев целесообразно располагать рукописи по одной теме по времени их написания (статьи, монографии); можно располагать работы по одной теме по алфавиту названий. Документы по каждому произведению систематизируются в соответствии с последовательностью работы автора над ними (наброски, заметки, планы, черновики, беловые тексты, гранки, верстки); рукописи каждого этапа работы располагаются по хронологии. Подготовительные материалы, собранные фондообразователем для своих творческих работ, группируются по каждой работе отдельно и помещаются вслед за рукописями или другими документами, относящимися к этой работе. Подготовительные материалы к каждому произведению располагаются по видам документов: выписки и конспекты фондообразователя, документы (подлинники и копии), рукописи и оттиски работ других авторов, вырезки из газет и журналов, изобразительные материалы. Дневники, записные книжки и воспоминания группируются по видам документов, а внутри одного вида документы располагаются по хронологии. Творческие документы в фондах актеров и режиссеров систематизируются по театрам и другим зрелищным организациям, в которых работал фондообразователь, а внутри – по постановкам, которые, в свою очередь, располагаются по хронологии или по алфавиту названий. Документы каждой постановки систематизируются в следующем порядке: режиссерские экземпляры постановки, режиссерские разработки и монтировки; тексты ролей и концертный репертуар, изобразительные материалы (эскизы костюмов, декораций, грима, фотографии фондообразователя в ролях и др.). В фондах кинорежиссеров сначала помещается написанный фондообразователем литературный сценарий, затем – режиссерские разработки, далее могут идти планы и дневники съемок и т.д. Творческие изобразительные материалы в фондах художников, скульпторов, архитекторов группируются по жанрам, технике выполнения или же тематически и по произведениям, которые иллюстрировал художник. Возможен также и хронологический порядок. В пределах каждой группы произведения могут располагаться по хронологии или по алфавиту названий. Фотокопии и репродукции помещаются вслед за подлинниками. Если в творческих документах фондообразователя отсутствуют подлинники, то замещающие их копии на правах подлинника систематизируются наравне с подлинниками. “Записные книжки” фондообразователя систематизируются в хронологической последовательности. Раздел создается лишь при наличии значительного количества записных книжек и в том случае, когда в них содержатся записи различного характера. Если в записных книжках содержатся лишь творческие записи, их следует относить к разделу “Рукописи”. Если записных книжек немного, они размещаются в конце раздела “Мемуары”. Переписка в фондах личного происхождения делится на две группы: а) письма фондообразователя (черновики, не отправленные или возвращенные письма и др.); б) письма к фондообразователю. Письма фондообразователя располагаются по алфавиту фамилий адресатов, письма к фондообразователю – по алфавиту фамилий корреспондентов. Письма фондообразователя располагаются перед письмами корреспондентов. К разделу “Дарственные надписи фондообразователя разным лицам и дарственные надписи разных лиц фондообразователю” относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах, вырезанных из книг, нотах и других бумажных носителях творческого содержания. Единицы хранения с дарственными надписями разных лиц фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц. При небольшом количестве дарственные надписи не составляют особого раздела, а помещаются в конце раздела писем. Фотографии с дарственными надписями относятся к разделу “Изобразительные материалы”. Документы к биографии фондообразователя делятся на личные документы и документы профессиональной, служебной, общественной деятельности и др. Личные документы систематизируются по содержанию и виду документов, по хронологии и располагаются в следующем порядке: свидетельства о рождении, браке, смерти, паспорт, удостоверения и мандаты, документы об образовании и награждении, патенты на чины, орденские книжки, дипломы о присвоении ученых степеней и почетных званий и т.п.; формулярные и послужные списки; анкеты, автобиографии, записные книжки (не принадлежащие к творческим и мемуарным); приветственные адреса; документы юбилеев и прочих чествований (прижизненные), ученические тетради и студенческие конспекты (для выдающихся лиц); переписка с учреждениями по личным и бытовым делам. Документы служебной и общественной жизни группируются по видам деятельности и с учетом значения ее для данного лица. На первом месте должны располагаться документы по основному роду занятий фондообразователя, затем - документы, характеризующие другие занятия фондообразователя, располагаемые по степени важности для данного лица. Документы одного вида деятельности группируются по учреждениям и организациям, в которых работал фондообразователь, и располагаются по хронологии. Документы, относящиеся к одному месту работы, группируются по занимаемым должностям или объектам деятельности. Документы, собранные фондообразователем по вопросам, тесно связанным с его работой в определенном учреждении, помещаются с группой документов, относящихся к этому учреждению, независимо от того, что эти документы выходят за хронологические рамки деятельности фондообразователя в этом учреждении. Имеющиеся в фонде документы о деятельности фондообразователя в различных учреждениях систематизируются по группам, относящимся к работе фондообразователя в каждом учреждении. Группировка по учреждениям предпочтительнее, чем группировка по тематическому признаку. Единицы хранения в разделе “Документы к биографии фондообразователя” внутри подразделов систематизируются в хронологической последовательности. К документам имущественно-хозяйственного и бытового характера относятся документы о покупке и продаже фондообразователем имущества, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, вексели, долговые обязательства, счета и разного рода квитанции, решения судебных органов по имущественным делам фондообразователя, записи расходов, планы имений, заключения врачей о состоянии здоровья фондообразователя и другие медицинские документы. При незначительном количестве эти документы могут присоединиться к разделу “Документы к биографии фондообразователя”. Единицы хранения этой группы систематизируются по хронологии. К разделу “Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам” относятся художественные и научные труды, доклады, статьи и др. различных авторов в подлинниках и копиях, с пометками фондообразователя или тематически связанные с его трудами, подборки различных документов по интересующим фондообразователя вопросам, альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц. Единицы хранения в этом разделе систематизируются по темам. При невозможности установить связь с определенной темой или работой – по видам документов в следующем порядке: рукописи – по алфавиту фамилий авторов; письма – по алфавиту фамилий корреспондентов; другие документы – по хронологии. При незначительном количестве документов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии. К разделу “Документы о фондообразователе” относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, книги отзывов о выставках фондоообразователя, стихотворения, ему посвященные, протоколы обсуждений его произведений, некрологи, документы об увековечении памяти, переписка издательств о посмертном издании его произведений, стенограммы вечеров памяти о фондообразователе, письма к родным с выражением соболезнования по поводу его смерти, библиография работ о фондообразователе. При незначительном количестве дел в отдельном разделе описи, единицы хранения в этом разделе систематизируются по хронологии, при значительном – по группам: воспоминания, статьи – по алфавиту фамилий авторов, письма – по корреспондентскому признаку, другие документы – по хронологии. К разделу “Изобразительные документы” относятся фотографии и рисованные портреты ( в том числе – шаржи, карикатуры) фондообразователя, членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям фондообразователя; фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки и вырезки из газет и журналов с различными изображениями, собранные фондообразователем. Единицы хранения этого раздела систематизируются по хронологии, тематике, алфавиту фамилий художников или изображаемых лиц. К разделу “Документы членов семьи фондообразователя” относятся рукописи, письма и другие документы родственников фондообразователя. Единицы хранения, содержащие эти документы, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (жена, дети, родителя, братья, сестры). Внутри этих групп единицы хранения располагаются в соответствии со схемой систематизации фонда личного происхождения (рукописи, письма, материалы к биографии и т.д.). К разделу “Документы разных лиц, отложившиеся в фонде” относятся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые не могут быть отнесены к документам других разделов. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам. К разделу “Коллекции” относятся документы, собранные фондообразователем. В зависимости от состава они могут быть систематизированы по авторскому, номинальному, тематическому и другим признакам. Документы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, документы каждого фондообразователя – по разделам схемы систематизации фонда личного происхождения. В семейных фондах, объединяющих документы не более трех поколений, на первое место выносятся документы основного фондообразователя, за которыми следуют документы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети и т.д.). В родовых фондах, объединяющих документы не более трех поколений, документы располагаются в порядке генеалогической последовательности поколений и членов семьи. Документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) располагаются в начале всего фонда. При наличии в имущественно-хозяйственных документах большого количества документов, относящихся к определенным объектам хозяйственной деятельности (имениям, заводам и т.д.), допустима систематизация документов по каждому объекту в отдельности. Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения может быть создан лишь при наличии достаточного количества документов, относящихся к данному разделу. В небольших фондах (не свыше 30 единиц хранения) разделы не создаются, а единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации фонда личного происхождения. Единицы хранения, содержащие документы надзорных производств прокуратуры, систематизируются по номинально-хронологической схеме и состоят из следующих групп: - надзорные производства по уголовным делам;
- надзорные производства по жалобам. Единицы хранения, содержащие документы государственной налоговой инспекции, систематизируются по номинально-хронологической схеме и группируются по видам документов: 1. Список граждан, подлежащих налогообложению; 2. Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица; 3. Документы по налогообложению частных предпринимателей, лиц свободных профессий, лиц без гражданства (личные дела плательщиков налогов – физических лиц). Единицы хранения, содержащие документы Центра занятости населения, систематизируются по двум группам: 1. Приказы директора по вопросам, связанным с безработными (срок хранения – 75 лет); 2. Личные дела безработных, период безработицы которых включается в трудовой стаж. Схема систематизации единиц хранения – номинально-хронологическая. Единицы хранения, содержащие документы долговременного срока хранения (75 лет) по патронированию и опеке, систематизируются по хронологическо-номинальной схеме, по следующим видам документов: 1. Акты о передаче детей на патронат, опеку и усыновление; 2. Документы (справки, сводки, докладные записки, переписка) по вопросам патронирования, опеки и усыновления несовершеннолетних; 3. Книга записи усыновленных детей; 4. Личные дела на усыновленных детей и другие документы, не вошедшие в первые три группы. Систематизация единиц хранения, содержащих документы органов государственной безопасности, которые были переданы на хранение в государственные архивы, определяется составом этих документов. Переданные из архивов КГБ СССР документы состоят из трех групп: - историческая часть документов органов ЧК, ВЧК, ГПУ, ОГПУ, МГБ, КГБ СССР; - фильтрационно-проверочные дела и трофейные документы на репатриированных советских граждан и бывших военнопленных Советской армии; - прекращенные следственные дела на реабилитированных граждан. Историческая часть документов органов государственной безопасности систематизируется в соответствии с требованиями “Основных правил работы государственных архивов”. Фильтрационные документы систематизируются по их видам: 1. фильтрационно-проверочные дела репатриированных граждан; 2. фильтрационно-проверочные дела бывших военнопленных Советской армии; 3. журналы регистрации фильтрационно-проверочных дел; 4. фильтрационные карточки репатриированных граждан; 5. карточки немецких трофейных документов по учету военнопленных Советской Армии; 6. трофейные карты военнопленных Советской Армии;
Архивно-следственные дела на реабилитированных граждан систематизируются с учетом присущих им особенностей: сначала они распредляются по группам репрессий (репрессированных в одной отрасли производства, на одном предприятии и т.п.), по социальному признаку и др., затем – внутри этих групп – по алфавиту фамилий репрессированных. При систематизации церковных документов, находящихся на хранении в государственных архивах, необходимо учитывать, что существуют различные способы организации этих документов, которые представлены следующими фондами и коллекциями: 1. Фонды церквей, соборов, монастырей, архиерейских домов, духовных консисторий (управлений), духовных епархиальных правлений, управ благочиния, духовных академий, семинарий, училищ и др.; 2. Объединенные фонды церквей по станицам, округам, уездам; 3. Объединенные фонды церквей по городам и уездам; 4. Объединенные фонды церквей по городам, губерниям и епархиям; 5. Объединенные фонды церквей и духовных консисторий; 6. Коллекции церковных документов; 7. Коллекции метрических книг; 8. Фонды и коллекции документов личного происхождения церковных деятелей, служителей церкви и др. Целесообразно составлять отдельные описи на метрические книги, поскольку они содержат ценную генеалогическую информацию, которая широко используется в научных и справочных целях. Обязательным требованием к систематизации метрических книг является их систематизация по церквям одного и того же уезда, села, города, в пределах одного и того же года; в единице хранения должны быть метрические книги церквей одного уезда (города). Так как церкви не имели структуры, то наиболее удобной является номинально-хронологическая схема систематизации единиц хранения, содержащих церковные документы. Ее можно применять и при систематизации документов в объединенных фондах. При систематизации церковных документов, наряду с номинально-хронологическим признаком систематизации, должен учитываться географический признак, который необходимо применять как при систематизации документов в описях, содержащих разнообразную церковную документацию, так и при составлении описей на отдельные виды церковных документов. Систематизация единиц хранения, содержащих документы бывших партийных архивов, определяется структурой партийных органов и организаций и видовым составом документов. Систематизация единиц хранения по группам и подгруппам структуры партийных органов и организаций проводится с учетом общих признаков систематизации ( см. п. 1.5.). Единицы хранения систематизируются по структурным подразделениям (отделам, подотделам, секторам т.д.) фондообразователя в соответствии со структурой партийного органа. При этом необходимо уточнять структуру фондоообразователя за каждый год, т.к. она часто менялась. В рамках структурных подразделений единицы хранения организационно-распорядительной документации систематизируются по хронологии. Внутри разделов описи единицы хранения располагаются по видам документов с учетом иерархии партийных (комсомольских) органов и значимости видов документов. Например, внутри раздела описи “Общий отдел” единицы хранения могут располагаться в такой последовательности: - протоколы областных (районных, городских) партконференций и приложения к ним; - анкеты и списки делегатов областных (районных, городских) партконференций; - материалы к протоколам областных (районных, городских) партконференций; - протоколы пленумов, заседаний бюро, секретариатов партийного органа и приложения к ним; - материалы к протоколам пленумов, заседаний бюро, секретариатов партийного органа; - протоколы комиссий, собраний партийно-хозяйственного актива и приложения к ним; - материалы к протоколам комиссий, собраний партийно-хозяйственного актива; - решения, постановления пленумов, бюро, секретариатов партийных органов, их проекты, документы по контролю за их исполнением; - справки о выполнении постановлений конференций, пленумов, бюро ОК (КК), ГК, РК КПСС; - обзоры, информации, справки, записки, составленные отделами, комиссиями по профилю их деятельности; - планы работ, отчеты; - акты ревизионных комиссий;
- переписка партийных органов; - документы первичных партийных организаций; - документация советских и общественных организаций, предприятий, учреждений, совместные распорядительные документы партийных, советских, профсоюзных органов, их проекты. Документы фондов первичных партийных организаций систематизируются сначала по годам, а в пределах каждого года – по номинальному, предметно-вопросному и другим признакам, поскольку первичные партийные организации не имеют структурных подразделений. Если первичная партийная организация имеет в своем составе цеховые организации, то их документы в пределах года группируются по названиям цехов (в алфавитном порядке). Справки о выполнении постановлений партийных органов лучше систематизировать за каждый год отдельно. Единицы хранения, содержащие документы по личному составу, следует систематизировать по группам дел: - лицевые счета ( при их отсутствии – расчетно-платежные ведомости по заработной плате работников ОК (КК), ГК, РК КПСС и освобожденных секретарей партийных организаций); - личные дела номенклатурных работников; - дела по приему в члены КПСС, ВЛКСМ; - дела по приему кандидатами в члены КПСС, ВЛКСМ; - персональные дела членов КПСС, ВЛКСМ;
- дела по реабилитации членов КПСС;
Перечисленные документы могут составлять самостоятельные разделы описи или, в случае большого объема документов - формироваться в отдельные описи. Личные дела систематизируются по алфавиту фамилий с глубиной систематизации до трех первых букв фамилий. Дела по приему в партию (в кандидаты) и персональные дела систематизируются раздельно за каждый год, внутри года – по алфавиту фамилий, также, как личные дела. Дела на нескольких лиц относятся в конец группы персональных дел и располагаются по алфавиту начальных букв первой фамилии, вынесенной в заголовок единицы хранения. Персональные дела, дела по приему в члены партии относятся в фонде к тому году, в котором было принято решение по ним; дела по учету кадров относятся к тому году, в котором было принято решение органа, учреждения об освобождении лица от занимаемой должности. Выписки из протоколов собраний первичных партийных организаций с решениями об исключении из партии систематизируются в алфавитном порядке организаций, которые могут быть объединены по отраслевому признаку. Можно систематизировать документы по хронологическому признаку, в порядке номеров протоколов и др.признакам. Особую группу документов, находящихся на хранении в региональных архивах и несущих персональную информацию, представляют учетные карточки членов КПСС (ВЛКСМ) (картотеки), на которые следует составить самостоятельную опись. Исключение составляют карточки членов КПСС (ВЛКСМ) немногочисленных организаций (менее 100 человек). Их можно объединить с иными картотеками (номенклатурными, должностными и др.). За единицу хранения учетных карточек принимается картотечный ящик, внутри которого карточки должны располагаться в соответствии с их систематизацией в системе партийных органов, которая не была однородной. В зависимости от видов учета коммунистов карточки распредлелялись по трем группам: 1. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в РК(ГК) КПСС, систематизированные по первичным партийным организациям, имевшим номера; 2. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в парткомах, имевших права райкомов КПСС, и расположенные внутри парткомов по алфавиту фамилий, занесенных на карточки; 3. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в определенном РК(ГК) КПСС, систематизированные по алфавиту фамилий, занесенных на учетные карточки, вне зависимости от их принадлежности к конткретной первичной партийной организации. В первой группе карточки систематизируются по следующим подразделам: А – РК(ГК) КПСС (по первой букве наименования); Б – внутри первичных партийных организаций – в алфавитном порядке фамилий членов партии, занесенных на карточки (по первой букве или по первым двум-трем буквам). Во второй группе карточки систематизируются по следующим подразделам: А – район города (области) (по алфавиту названия); Б – партком с правами райкома КПСС (по алфавиту названий); В – внутри парткомов – в алфавитном порядке фамилий членов партии, занесенных на карточки (по первым трем буквам алфавита). В третьей группе карточки систематизируются по следующим подразделам: А – РК(ГК) КПСС (по первой букве наименования); Б – внутри РК(ГК) – в алфавитном порядке фамилий членов партии, занесенных на карточки (по первым трем буквам алфавита). Отдельную группу представляют учетные карточки членов КПСС, выбывших из партии в 1990-1991гг. Эти карточки следует сгруппировать с учетом видового признака, как погашенные учетные карточки членов КПСС определенных партийных организаций (городов, районов, областей) (См. раздел 2 Описание документов бывших партийных архивов). Карточки имеющихся в РК(ГК) КПСС других картотек: номенклатурной, должностной, статистических сведений о коммунистах (статкарточки), приема посетителей систематизируются внутри каждой из картотек по наименованиям РК(ГК) КПСС, партийных организаций, учреждений, фамилиям коммунистов и посетителей, занесенных на карточки. За единицу хранения систематизированных карточек также принимается картотечный ящик. Единицы хранения каждой картотеки могут быть объединены в одной описи. Если существовавшая в РК(ГК) КПСС систематизация карточек перечисленных выше картотек по каким-либо причинам была нарушена, карточки можно систематизировать по алфавиту занесенных на них фамилий. Отчетные и учетные карточки персонального учета членов КПСС, хранящиеся в федеральных архивах, систематизируются по номерам партийных билетов. 3.3. Систематизация единиц хранения в объединенных архивных фондах и коллекциях. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов: - однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории, например: колхозы, машинно-тракторные станции, первичные партийные организации научных учреждений; - руководящего органа и подчиненных ему учреждений,организаций, предприятий, действовавших (действующих) на определенной территории, например: управления строительства крупных объектов, городов и подчиненные им организации; - органов власти и состоящих при них организаций, например: райисполком и его отделы; - организаций, связанных объектом деятельности, например: предприятие и его профсоюзная организация; - последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам, например: министерства и комитеты по заготовкам сельскохозяйственных продуктов; - двух или нескольких фондов личного происхождения, фондообразователи которых связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями, например: Вяземские П.А., П.П. Систематизацию документов объединенного фонда следует проводить одновременно с экспертизой их научной и практической ценности, В процессе экспертизы должна быть выделена в макулатуру вся документация, утратившая практическое значение и не имеющая научной ценности, все дублетные документы. Поскольку составными частями объединенного архивного фонда являются документы конкретных учреждений, ранее учитывавшихся как самостоятельные фонды, то основная задача систематизации заключается в правильной группировке их внутри объединенного фонда. Расположение документации каждого учреждения в объединенном архивном фонде зависит от порядка, в соответствии с которым осуществляется объединение. Если объединенный фонд создается по объекту деятельности соответствующих организаций, то на первое место выносятся единицы хранения основного учреждения, а затем располагаются документы организаций (профсоюзной, спортивной и т.д.) по степени их научной ценности в общем объединенном фонде. В конце систематизационного ряда целесообразно располагать документы ликвидационной комиссии основного фондообразователя. Поскольку при создании объединенного фонда и систематизации входящих в него документов определяющим является фонд основного учреждения, то объединенному фонду присваивается его название (завод, трест, комбинат и т.д.). Если объединенный фонд создается по территориальному признаку из документов одноименных и однородных по целевому назначению учреждений, то систематизацию единиц хранения таких учреждений наиболее целесообразно проводить по алфавиту их названий. Названием фонда будет типовое название учреждений-фондообразователей с наименованием той административно-территориальной единицы, в пределах которой они действовали, например: волостные земельные комиссии Курской губернии. Если объединенный фонд создается путем присоединения документов нижестоящих учреждений к документации их руководящего органа, то систематизации подлежат документы именно этих учреждений. Схема систематизации зависит обычно от характера подчиненных учреждений. Так, при объединении единиц хранения, содержащих документы исполкома с единицами хранения, содержащими документы его отделов (управлений), единицы хранения последних могут располагаться: по степени важности, в порядке расположения их в нормативном акте (в Конституции, в решении органов власти об их образовании и т.д.), по хронологии образования, в зависимости от объема и крайних дат документов и т.д. При объединении документов руководящего органа с документами низовых учреждений его системы последние обычно располагаются по алфавиту их названий, в пределах конкретной территории. Если объединенный фонд создается из документов учреждений, последовательно сменявших друг друга, то их документация систематизируется в хронологической последовательности по датам деятельности соответствующих учреждений. Когда образованному учреждению передаются все основные функции его предшественника, то в объединенном фонде единицы хранения, начатые производством в учреждении-предшественнике, заканчиваются его преемником. Если учреждение было упразднено и через некоторое время восстановлено, то единицы хранения, содержащие его документы, в объединенном фонде за оба периода деятельности составляют единый комплекс. Документы учреждений, которым были переданы функции предшественника, и документы ликвидированных учреждений до момента их ликвидации составляют отдельные комплексы. Они располагаются в описи обычно по алфавиту названий ликвидируемых учреждений и помещаются после документов фонда восстановленного учреждения. Если одно учреждение является преемником функций нескольких упраздненных учреждений, то вслед за единицами хранения, содержащими документы организаций-предшественников, расположенных по алфавиту их названий, помещаются единицы хранения, содержащие документы учреждения-преемника. Если деятельность учреждения не прекращалась, а часть его функций передавалась существовавшему непродолжительное время учреждению-преемнику, то в начале систематизационного ряда располагаются документы первого из них, а за ними помещаются документы упраздненного преемника. Архивной коллекцией является совокупность документов разной фондовой принадлежности, объединенных по одному или нескольким признакам. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования. В названии коллекции обязательно отражается признак (признаки) объединения документов. Например: - Коллекции документов деятелей науки и культуры Липецкой области. - Коллекция буровых журналов (1880-1934) (Государственный архив Тамбовской области). - Коллекция документов “Становление местного самоуправления и муниципального образования “Кологривский район” (ЦДНИ Костромской области). - Коллекция документов граждан-участников боевых действий в Республике Афганистан, проживающих в Калужской области. - Коллекция документов репрессированных граждан. Систематизация единиц хранения коллекции определяется их тематикой и составом документов. При этом используются тематический (и его разновидность – авторский), номинальный, территориальный, хронологический или другие признаки систематизации. В пределах коллекции одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах тематической коллекции могут быть образованы тематические группы документов, единицы хранения которых могут располагаться в порядке их значимости или по хронологии. Систематизация единиц хранения внутри тематических подгрупп возможна по различным признакам, в зависимости от состава и объема документов единиц хранения. |
Похожие:
 | Выбор выставки. Контрольные вопросы | | Методические рекомендации предназначены для преподавателей учреждений системы среднего профессионального образования и могут быть... |
 | Методические рекомендации утверждены на заседании Учебно-методического совета Института экономики, управления и права рггу, протокол... | | ... |
| Проведение до- и послетестового консультирования лиц, обследуемых на вич-инфекцию. Методические рекомендации (утв. Минздравсоцразвития... | | Оном от 19 марта 1997 г. №60-фз «Воздушный кодекс Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, №12,... |
| Методические рекомендации предназначены для руководителей пмсп, медико-санитарных частей, здравпунктов, специалистов службы медицинской... | | Методические материалы для председателей и членов предметных комиссий субъектов Российской Федерации |
| Методические материалы для председателей и членов предметных комиссий субъектов Российской Федерации | | Методические рекомендации центральной предметно-методической комиссии Олимпиады по проведению школьного этапа олимпиады 5 |