МАТВИЕЦ Николай Диомидович, 1904 г.р.,
25 октября 1938 г.- 20 ноября 1939 г., 1954 г.
Описание документов бывших партийных архивов, переданных в августе 1991 г. в ведение Федеральной архивной службы России, также имеет свои особенности.
При описании документов партийных контрольных органов: Контрольных комиссий (КК) РКП(б)-ВКП(б), Комиссий партийного контроля, Комитетов партийного контроля (КПК) ВКП(б)- КПСС, Партийных комиссий КПСС, КК КПСС, КК КП РСФСР – следует учитывать их видовой состав, представленный документами трех групп, каждая из которых имеет свою специфику описания.
Первая группа документов, раскрывающих основную деятельность фондообразователей, содержит протоколы и стенограммы заседаний и совещаний органа партийного контроля, отчеты о его работе, записки в партийные инстанции о состоянии и ходе рассмотрения тех или иных вопросов и др. Заголовки единиц хранения к этим документам должны составляться также, как и заголовки единиц хранения, содержащих иную управленческую документацию.
Вторая группа документов – материалы обследований партийных организаций для выявления нарушений в выполнении решений ЦК партии, проверок, проводившихся а государственных учреждениях, на предприятиях, в других организациях для проведения в жизнь кадровой и хозяйственной политики партии, устранения бесхозяйственности, разбазаривания государственных средств, бюрократизма, пресечения преступности, взяточничества, волокиты и т.д.
Материалы каждой проверки составляют единицу хранения. Заголовком единицы хранения является заголовок решения контрольного органа (если оно состоялось) или записки, составленной по итогам проведенной проверки. При наличии в единице хранения нескольких решений или записок по данному вопросу в заголовке единицы хранения названия этих решений и записок либо обобщаются, либо перечисляются. Если название записки не отражает существенных сторон рассматривавшегося вопроса ( например, в нем отсутствуют указания на предмет или регион проверки, должность лица и пр.), при составлении заголовка единицы хранения необходимо восполнить, уточнить эти сведения по тексту записки. Заголовок должен включать также указание на наличие или отсутствие в единице хранения записки или решения контрольного органа.
При описании проверочных дел выявляются крайние даты (месяц и год) документов, находящихся в единице хранения. Начальной датой является дата поручения о проведении проверки, а при ее отсутствии – дата поступления инициативного документа, по которому была начата проверка (по регистрационному штампу учреждения-фондолообразователя) или даже самого документа, если он не регистрировался. Даты приложений или присланных в период проверки документов за более ранние временные отрезки не учитываются. Конечной датой единицы хранения является дата итогового документа, завершающего проверку. При наличии в единице хранения дополнительных документов, поступивших после окончания проверки, но связанных с ней, конечной датой является дата последнего дополнительного документа. На обложках единиц хранения, состоящих из нескольких томов, проставляются одинаковые крайние даты.
Третья группа документов – персональные дела, рассмотренные контрольным органом. Заголовком персонального дела является фамилия, имя, отчество (полностью) лица в именительном падеже, на которое оно заведено. Например:
Персональное дело
Иванова Татьяна Алексеевна
На обложку персонального дела выносятся начальная и конечная даты: начальной датой является дата инициативного документа, который послужил основанием для заведения дела (заявление, письмо, информация или др.). При этом берется самая ранняя дата – дата составления документа, а при ее отсутствии - дата регистрации или визирования документа. Конечной датой персонального дела является дата последнего по времени документа, которым дело было завершено. Даты более ранних приложений к документам дела не влияют на определение крайних дат единицы хранения.
Если по делу проходит несколько лиц, то все их фамилии, имена и отчества указываются в заголовке дела в алфавитном порядке.
Заголовок дела по приему в партию (комсомол) составляются также, как и заголовок персонального дела, но вместо крайних дат на обложке указывается дата (число, месяц, год) рассмотрения (приема). Например:
Дело по приему в члены КПСС
Сидоров Петр Алексеевич
12 апреля 1962 г.
Особым образом описываются учетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ, хранящиеся в архивах. За единицу хранения принимается картотечный ящик или папка с учетными карточками.
Единица хранения описывается на ярлыке, вкладываемом в ящик (в 1 экз.), затем ее описание переносится в опись. Заголовки единиц хранения с учетными карточками составляются с учетом специфики их организации в делопроизводстве бывших органов КПСС и ВЛКСМ.
Заголовки единиц хранения с карточками членов КПСС, состоявших на учете в РК, ГК партии, которые были систематизированы по первичным организациям, имевшим номера, содержат начальный и конечный номера партийных организаций. В пределах организаций карточки располагаются по алфавиту фамилий. Например:
Учетные карточки членов КПСС первичных партийных организаций
Бауманский РК КПСС, г. Москва
№№ ед.хр. Заголовок единицы хранения
(№№ парторганизаций)
1. №№ 1-10
2. №№ 11-15
Заголовки единиц хранения с карточками членов КПСС, состоявших на учете в РК, ГК, парткомах КПСС с правами райкомов, но систематизированных по алфавиту фамилий членов партии, содержат начальные буквы первой и последней фамилий, занесенных на учетные карточки. При необходимости набор указанных в заголовке единицы хранения начальных и конечных букв фамилий может быть увеличен до трех. Например:
1)Учетные карточки членов КПСС
Коломенский РК КПСС, Московская область
№№ ед.хр. Заголовок единицы хранения
1. Аба – Агу
2. Ада – Ам
и т.д.
2)Учетные карточки членов КПСС, состоявших на учете в парткомах с правами райкомов КПСС
Киевский район, г. Москва
Партком Министерства внешней торговли СССР с правами райкома КПСС
№№ ед.хр. Заголовок единицы хранения
1. Ава – Вас
2. Вел – Мос
Аналогичным образом составляются заголовки к единицам хранения с учетными карточками членов ВЛКСМ.
Заголовки единиц хранения с учетными карточками выбывших из партии в 1990-1991 гг. членов КПСС, не систематизированными в архивах по структуре партийных организаций и алфавиту фамилий коммунистов, содержат лишь указание на вид учетных карточек. Например:
Учетные карточки выбыших из партии членов КПСС, г. Москва
___________________________________________________________
№№ ед.хр. Заголовок единицы хранения
1.Погашенные учетные карточки членов КПСС парторганизаций
г.Москва.
2.То же
Отчетные и учетные карточки централизованного учета членов КПСС, хранящиеся в федеральных архивах, систематизированы не по алфавиту фамилий, а по номерам партийных билетов. В этом случае заголовок единицы хранения, за которую принимается картотечный ящик, содержит начальный и конечный номера партийных билетов.
Заголовки единиц хранения, содержащих документы прокуратуры, также имеют свою специфику, в том числе – дополнительные элементы описания. Например:
Надзорное производство по уголовному делу N 530 по обвинению Токарева И.В. по ст.191-1, ч.2; 198-2, ч.2 УК РСФСР (сопротивление работникам милиции и нанесение им телесных повреждений).
Надзорное производство по прекращенному следствием делу N 498 по обвинению Елютина В.Я. по ст.212-1,ч.2 УК РСФСР (хищение личного имущества граждан).
Надзорное производство N 77ж по жалобе Афониной Н.Е. (жилищный вопрос).
Раздел 3. Организация дел и документов в пределах описи
3.1. Схема систематизации единиц хранения и ее назначение. Признаки группировки единиц хранения.
По завершении описания единиц хранения составляется окончательная схема их систематизации внутри описи. Схема систематизации является каркасом внутренней организации документов фонда и закрепляется описью дел фонда.
Систематизация единиц хранения внутри описи проводится с учетом следующих признаков: структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, географического, авторского (см. подробнее п. 1.5.5.).
3.2. Выбор схемы систематизации. Особенности систематизации дел и документов по личному составу, личного происхождения и др.
Для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации применяется тот или иной признак систематизации, учитывается их совокупность.
Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется при систематизации документов действующих организаций, т.к. фонды этих организаций постоянно пополняются, а также к документам ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.
Структурно-хронологическая схема систематизации применяется при систематизации документов организаций, имевших стабильную структуру, или изменения которой происходили редко и не были сложными, а также при систематизации документов ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются, прежде всего, по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.
Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизиции единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит сначала по хронологическому признаку, а затем – по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.
При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются сначала по функциям фондообразователей, а затем – по хронологическому признаку.
Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются при систематизации единиц хранения, небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций. Тематические группы располагаются по их значимости. Обе эти схемы систематизации применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций.
При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:
- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
- планы, отчеты, сметы и прилагаемые к ним документы относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;
- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;
- в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости структурных частей фонда;
- личные дела систематизируются по датам увольнения лиц, документы которых образуют единицы хранения, и в алфавитном порядке их фамилий.
Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологии или в алфавитном порядке.
Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке единицы хранения, индексам, присваиваемым структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.
При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец - единицы хранения, датированные только годом.
Особенности систематизации документов по личному составу.
К документам по личному составу относятся: в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности: приказы (распоряжения) руководителя о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании работников; учетные документы: списки работников организации (личного состава); книги (журналы) учета приказов по личному составу, приема, перемещения и увольнения работников; алфавиты приказов по личному составу, карточки по учету личного состава (ф. Т-2); личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, дела командно-начальствующего и политического состава, персональные дела); трудовые соглашения, договора, заменяющие личные дела; бухгалтерские документы: лицевые счета работников по заработной плате (в том числе – табуляграммы) (при их отсутствии подлежат описанию расчетно-платежные ведомости заработной платы); документы об аттестации и тарификации; тарификационные ведомости (списки); документы о проведении аттестации и установлении квалификации; наградная документация; документы о несчастных случаях, связанных с производством: акты, протоколы, докладные записки; невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.).
Кроме того, к документам по личному составу относятся:
- в представительных органах власти и местного самоуправления: персональные карточки учета депутатов;
- в сельских администрациях: домовые книги для прописки граждан;
- на предприятиях сельского хозяйства: книги учета труда и расчетов с работниками;
- в негосударственных организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования: протоколы общих собраний учредителей, акционеров, работников, решавших кадровые вопросы;
- в комитетах, отделах администраций городов, районов по образованию: документы по патронированию и опеке;
- в центрах занятости населения и миграционных службах: личные дела безработных, карточки учета и обследования беженцев и вынужденных переселенцев.
Признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.
Основной признак систематизации – хронологически-структурный в описях фондов действующих организаций. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для бесструктурных учреждений – номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.
Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреждения (организации) или по степени значимости. Например:
Отдел кадров
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- алфавитные книги (списки) личного состава;
- личные карточки (формы Т-2) уволенных работников;
- личные дела уволенных работников;
- домовые книги для прописки граждан.
Бухгалтерия
- лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих ( при их отсутствии - ведомости начисления заработной платы); книги учета труда и расчетов с работниками;
- тарификационные списки.
Главный инженер
- акты о несчастных случаях, связанных с производством.
При малом объеме документов целесообразно формировать родственные виды документов одного структурного подразделения за несколько лет в одно дело. Если общий объем документов по личному составу ликвидированных предприятий (ИЧП, ТОО и др.) не превышает объема (ориентировочно) 5-10 листов, то допускается формирование их в одно дело.
Ниже приводятся образцы систематизации единиц хранения в описях дел и документов по личному составу в организациях и учреждениях, имеющих и не имеющих структуру. Например:
Организации, имеющие структуру
1) Фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному составу колхоза «Восход», Петровского сельсовета, Озерского района Тамбовской области за 1992 г.
№
п/п
|
Делопр.
индекс
|
Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.
|
Крайндаты
док-тов
ед. хр.
|
Кол-во
листов
ед.хр.
|
Срок хранения до 01.01.
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
03.Бухгалтерия
|
|
|
|
|
50.
|
03.06.
|
Книга учета труда и расчетов с членами колхоза
|
1992 г.
|
90
|
2068 г.
|
|
|
|
06. Главный инженер
|
|
|
|
|
51
|
06.07.
|
Журнал регистрации несчастных случаев.
|
1992 г.
|
|
|
переходящее
|
52
|
06.08.
|
Акты №№ 1-4 о расследовании
несчастных случаев.
|
1992 г.
|
10
|
2068 г.
|
|
|
|
09.Отдел кадров
|
|
|
|
|
53
|
09.01.
|
Книга учета членов колхоза и их семей.
|
1992 г.
|
75
|
2068 г.
|
| |
