2.4. Требования к методике составления заголовка. Пути повышения его информативности в условиях функционирования ААТ.
Требования к методике составления заголовка базируются на основополагающих принципах теории описания. В архивоведении ведущим принципом теории описания является критерий историзма, который требует подхода к ретроспективной информации как к явлению, закономерно возникшему в определенной обстановке. Он предполагает правильное применение в заголовке единицы хранения понятий и терминологии исторической науки, терминов той или иной эпохи, блокирование тенденциозных характеристик и выражений. Он не допускает модернизации, искажающей объективный смысл документов, сохраняет термины, имевшие реальное историческое значение в соответствующей исторической обстановке.
Критерий достоверности раскрытия в заголовке состава и основного смыслового содержания единицы хранения предполагает достоверность описания на уровне внешней критики документов, которая представлена следующими свидетельствами: в данной единице хранения действительно имеются документы определенного происхождения, состава, содержания и т.п., отвечающие характеристикам описательной статьи.
При составлении заголовка единицы хранения должен учитываться один из частных принципов архивоведческой теории описания – конкретность архивного описания, которая заложена в самое существо описательных работ и вытекает из принципа историзма. В заголовке воспроизводятся названия учреждений и других социальных институтов, особенности времени, места, социальной среды, правовых отношений, географических наименований и т.д., существовавших в то время, когда создавались документы.
При составлении заголовка единицы хранения необходимо учитывать также критерий адекватности, который в теории описания выступает как общенаучный критерий истинности и применительно к архивному описанию имеет свою специфику: адекватность как соответствие реальной действительности в архивном описании приложима не к действительности, а к первичной информации об объектах, явлениях и фактах, зафиксированных в архивных документах. Адекватность в архивном описании означает соответствие вторичной информации, в данном случае – заголовка единицы хранения, первичной информации, содержащейся в описываемом объекте (документах единицы хранения).
Критерии необходимости и достаточности также следует учитывать при составлении заголовка единицы хранения. При этом под необходимостью понимается минимальный объем информации (минимальное количество элементов описания), без которого не может быть создана адекватная информационная модель описываемого объекта; под достаточностью понимается такой объем информации (такое количество элементов описания), превышение которого привнесет в создаваемую информационную модель искажения: избыточную, несущественную, дублетную информацию и др. При конкретном решении вопросов о структуре заголовка и элементах описания, используемых в нем, следует соотносить объем сведений с критериями необходимости и достаточности.
При составлении заголовка единицы хранения следует руководствоваться описательным методом, занимающим в теории описания главное место среди других методов. Описательный метод архивоведения существует в нескольких формах, из которых самая главная форма – метод информационного анализа и синтеза. Этот метод лежит в основе составления заголовка. Он заключается в расчленении ретроспективной документной информации на составные части и в последующем сжатии их в обобщающую характеристику. Являясь важнейшей частью описания, аналитико-синтетическая переработка первичной документной информации включает последовательно два этапа: первый – информационный анализ текста документов (комплекса документов), второй – свертывание документной информации. Пока содержание текстов документов единицы хранения не изучено, оно, как правило, не понято и не оценено, т.к. невозможно адекватно изложить при описании (составлении заголовка) (во вторичной информации) содержание первичной информации, не проанализировав его. Анализ и синтез как взаимосвязанные стороны изучения и оценки содержания документа (ов) единицы (единиц) хранения неотделимы друг от друга. Информационный анализ представляет собой изучение документа (комплекса документов) посредством расчленения текста на составные части для их раздельного изучения и оценки с целью отбора наиболее существенных элементов для включения их в заголовок единицы хранения.
Свертывание информации при составлении заголовка единицы хранения заключается в уменьшении исходного объема первичной документной информации при сохранении наиболее существенных элементов содержания, выявленных в процессе информационного анализа, для представления содержания документов в заголовке единицы хранения. Это ведет к использованию в заголовке обобщающих понятий, универсальных слов, стандартных словосочетаний. Лексические штампы снижают информативность заголовков и повышают уровень поисковых потерь, поэтому следует их избегать.
С другой стороны, сжатие исходного объема первичной информации, осуществляемое в ходе архивного описания, неизбежно ведет к потере ее части, поэтому уплотнение информации должно иметь разумный предел, несоблюдение которого может привести к обессмысливанию описания, потере информативности описательной статьи, когда она перестанет раскрывать состав и содержание исходного объема первичной информации. При этом краткость описания понимается как наиболее возможная, предельная для описания единицы хранения степень обобщения.
Повышение информативности заголовков единицы хранения может осуществляться с помощью внедрения структурированного распространенного (подробного) описания, которое в условиях функционирования автоматизированных архивных технологий может найти широкое распространение. Новые информационные технологии позволяют вводить наряду с минимальным числом признаков, характеризующих какое-либо явление, какой-либо объект и т.п. (в архивоведении эти признаки объединены в элементах заголовка единицы хранения), любое число дополнительных признаков, слов-признаков, характеризующих состав и содержание документов, что (для архивоведения) означает возможность создания развернутых характеристик документов единиц хранения, т.е. распространенных заголовков, которые можно определить как структурированные заголовки.
Структурированный заголовок представляет собой совокупность подзаголовков единицы хранения, более подробно раскрывающих состав и содержание ее документов путем структурирования информации по основным группам в предметно-аспектном разрезе.
Структурированные заголовки целесообразно создавать для единиц хранения, сформированных по номинальному признаку (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, стенограмм), содержание которых скрыто в так называемых “глухих” заголовках, а также для единиц хранения, содержащих разнообразные документы, содержание которых в заголовках отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок, докладных записок). Структурированные заголовки могут быть также использованы при описании единиц хранения, содержащих «Переписку».
Вслед за кратким заголовком, составление которого требуют “Основные правила работы государственных архивов”, вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание единиц хранения, структурируя его в предметно-аспектном разрезе по основным группам информации. Совокупность подзаголовков передаст информацию о составе и содержании документов единицы хранения более глубоко, детализированно. Например, в описи на документы Министерства угольной промышленности СССР за 1972 г. содержание единицы хранения, имеющей заголовок: Поручения Совета Министров СССР по капитальному строительству, проектно-изыскательским работам и материалы к поручениям (показатели плана, перечни объектов и др.), раскрывается в следующих подзаголовках:
Уточненные показатели плана капитального строительства на 1972 г.; лл.8-10.
О строительстве очистных сооружений в г. Ленинск-Кузнецком, Кемеровской области; лл.11-12.
О вводе в эксплуатацию гидроэлектростанции на шахте им. В.И. Ленина в г. Ткварчели; лл.13 и т.д.
Подобных подзаголовков, в совокупности составляющих структурированный заголовок, можно вводить столько, сколько необходимо для полного отражения основного предметно-вопросного содержания документов единицы хранения.
Таким образом, введение структурированного заголовка единицы хранения в архивной описи, позволит значительно увеличить информативность описей, усилить их значение в качестве базового архивного справочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи как учетного документа.
2.5. Методика составления структурированного заголовка.
Методика составления структурированного заголовка единицы
хранения должна быть ориентирована на описание документов как в традиционной описи, так и в описи в электронном формате. Это означает, что составление структурированного заголовка должно быть унифицировано, т.е. он должен иметь определенный набор элементов описания. Кроме того, должно быть регламентировано описание каждого вида (разновидности) документа с учетом его специфики.
Перед составлением структурированного заголовка необходимо проанализировать содержание документов для определения тем, вопросов, предметов содержания, выделив из них наиболее важные и проведя структурирование их по группам. В ходе анализа устанавливается номинальный признак документа, его автор, дата, административно-территориальная принадлежность. Каждая группа получает заголовок, состоящий из определенного набора элементов описания, различающихся в разных видах документов.
Если расчленение содержания единицы хранения по тематике или предметам невозможно, структурированный заголовок составляется из перечисления наиболее важных вопросов содержания.
Такие виды документов, как постановления, распоряжения, приказы-
высоко информативны. Эти документы отражают важные направления деятельности фондообразователей, поэтому они требуют более подробного описания с выделением наиболее значимых документов в отдельные группы.
Эти документы, как правило, имеют наименования, в которых обозначаются основные вопросы содержания. Просмотр текста этих документов должен подтвердить не только правильность формулировки наименования документов, но и полноту поставленных в нем вопросов. Если указанные документы имеют приложения, их следует подвергнуть такому же анализу, отразив в соответствующем пункте подзаголовка содержащуюся в приложениях информацию.
В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание
постановлений, распоряжений, приказов могут входить следующие элементы описания: название подзаголовка ( указание вида документов и их тем); автор постановления, распоряжения, приказа (наименование структурного подразделения); номер постановления, распоряжения, приказа; дата постановления, распоряжения, приказа (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания постановления, распоряжения, приказа; номера листов единицы хранения.
При необходимости в состав заголовка могут войти такие элементы описания: место издания; сеть учреждений, на которую распространяется постановление, распоряжение, приказ. Например:
Краткий заголовок:
Постановления, распоряжения Министерства культуры СССР №№ 1-90 за 1970 г.
Структурированный заголовок:
Постановления, распоряжения Министерства культуры СССР №№ 1-90 за 1970 г.
Музеи:
Постановление N 5 от 15 февраля 1970 г. об обеспечении сохранности собраний и коллекций государственных музеев, в т.ч. Государственного Эрмитажа, Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской галереи, Государственного музея изобразительных искусств им. А.С.Пушкина; л.7.
Распоряжение N 15 от 15 апреля 1970 г. о выставочной деятельности музеев г. Владимир и г. Суздаль; л.20.
Библиотеки:
Постановление N 20 от 15 мая 1970 г. об обеспечении сохранности книжных фондов и коллекций государственных библиотек, в т.ч. Государственной библиотеки им. В.И.Ленина; л.50.
Распоряжение N 40 от 1 августа 1970 г. о финансировании городских и районных библиотек РСФСР. Приложения: справки, информации местных учреждений культуры о состоянии библиотек; лл.90-110.
В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание протоколов с последовательной записью хода обсуждения вопросов повестки дня, могут входить следующие элементы (реквизиты) описания: название подзаголовка ( указание вида документов и их тем); автор ( учреждение, к которому относится протокол); номер и пункт протокола; дата (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания наиболее существенных пунктов повестки дня, номера листов единиц хранения. Например:
Краткий заголовок:
Протоколы заседаний бюро Краснопресненского РК КПСС №№ 1-20 за 1969 г. Подлинники.
Структурированный заголовок:
Протоколы заседаний бюро Краснопресненского РК КПСС №№ 1-20 за 1969 г. Подлинники.
Организационно-партийная работа:
Протокол N 5 заседания от 5 мая 1969 г., п.1, О проведении мероприятий по урегулированию роста и состава рядов КПСС; лл.2-10.
Протокол N 18 заседания от 15 ноября 1969 г., п.2, О подготовке к проверке и обмену партийных документов; лл.5-9.
Идеологической работа:
Протокол N 12 заседания от 30 сентября 1969 г., п.3. О работе лекторской группы РК КПСС в 1968-1969 учебному году; лл.10-15.
Протокол N 15 заседания от 18 ноября 1969 г., п.4. О работе кабинетов партийного просвещения научно-исследовательских институтов района; лл.20-23.
Если в протоколе содержатся записи выступлений, сообщений присутствовавших на них лиц, то в соответствующем месте подзаголовка называются фамилии, инициалы, должности, звания выступавших. При наличии в выступлениях нескольких вопросов, заслуживающих самостоятельного обозначения, их указывают в подзаголовке.
При составлении структурированного заголовка к стенограмме
заседаний съездов, конференций, совещаний и т.д. следует иметь в виду, что обсуждавшиеся на заседаниях конкретного органа вопросы, как правило, невозможно объединить по тематике, предмету. Поэтому в структурированном заголовке к стенограмме могут быть выделены наиболее важные вопросы повестки дня: Например:
Краткий заголовок:
Стенограмма заседаний конференции работников здравоохранения РСФСР. 20-23 февраля 1979 г.
Структурированный заголовок:
Стенограмма заседаний конференции работников здравоохранения РСФСР. 20-23 февраля 1979 г.
Борьба с инфекционными заболеваниями; лл.4-24.
Повышение положения и уровня заработной платы среднего медицинского персонала; лл.25-40..
Улучшение работы скорой медицинской помощи; лл.41-60.
В соответствующих пунктах структурированного заголовка указываются фамилии, инициалы, должности, звания выступавших на заседаниях и темы, вопросы их выступлений.
С помощью структурированных заголовков можно более полно раскрыть содержание таких видов документов, как отчеты, обзоры, доклады, справки, докладные записки. Информация этих документов, как правило, политематична. Поэтому перед составлением структурированного заголовка необходимо провести информационный анализ этих документов, вычленив основные темы, вопросы, предметы содержания. Например:
Краткий заголовок:
Доклад начальника инспекции по организации волостных земельно-водных комитетов в Туркестане Белоусова Д.Б о деятельности комиссара земледелия и водопользования Туркестанского края Каримова А.С.
Анализ доклада показал, что кроме вопроса, обозначенного в названии доклада, в нем имеется информация о ликвидации переселенческих управлений, о саботаже служащих этих управлений. Таким образом, в структурированном заголовке можно обозначить содержание доклада в предметно-вопросном аспекте:
Организация волостных земельно-водных комитетов в Туркестане.
Саботаж служащих переселенческих управлений.
Ликвидация переселенческих управлений.
|
