Методические рекомендации Москва 2007
Скачать 1.86 Mb.
|
| Раздел 2. Методика описания дел (единиц хранения) на основе стандартизированных элементов описания 2.1. Значение описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания. Регламентация описания при создании описей в условиях внедрения автоматизированных архивных технологий имеет большое значение. Описательная статья описи содержит такой набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания, который представляет собой формат описания для подготовки архивной описи как в традиционном, так и в электронном виде. Строгая регламентация описания единиц хранения, то есть четкая упорядоченность элементов описания, их унификация в пределах описи позволит в будущем четко формировать на их основе базы данных, получать на основе БД-описи другие типы и виды справочников в автоматизированном режиме, что приведет в дальнейшем к созданию интегрированной информационной системы в архивах. 2.2. Методика составления заголовка единицы хранения как основного элемента описания. Основным элементом описания единицы хранения является заголовок единицы хранения. При всем разнообразии видов и разновидностей документов состав элементов заголовков единиц хранения должен быть регламентирован и унифицирован, описание документов должно быть строго упорядоченным. Так, заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); если автор неизвестен, допустимо замечание: “автор не установлен”; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которым относится содержание документов единицы хранения; местонахождение автора, адресата или корреспондента документов; даты документов единицы хранения и указанных в них событий. Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, альбом, журнал, реестр, книга) или вид (разновидность) документов (протоколы, приказы, постановления, доклады, отчеты, акты, письма, записные книжки, воспоминания, статья, роман, опера и др.), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие “дело”. Например: Дело о финансировании строительства здания драматического театра. 1935 – 1937 гг. Чаще это понятие применяется при описании следственных, судебных, личных дел, а также дел, в которых объединены документы нескольких видов (протокольно-распорядительная, справочно-информационная, планово-финансовая и др. документация), отражающие деятельность учреждения. Например: Дело по иску Макаровой Л.И. к Макарову Г.Е. о взыскании алиментов. Личное дело. Сверчков Иван Петрович. Дело о работе Пензенской областной организации общества “Знание” (протоколы заседаний, решения, отчеты правления, финансовая документация и др.) за 1980 г. Понятие “Переписка” относится к письмам, отношениям, предписаниям, докладным запискам учреждений- фондообразователей или к письмам лиц- фондообразователей, направленным другим учреждениям и лицам и полученным от них. Например: Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управлениями культуры о работе местных отделений Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры за 1990 г. Переписка генерал-губернатора Западной Сибири кн. Горчакова П.Д. с Министерством государственных имуществ о недостатках в деятельности учреждений губернии за 1878 г. Переписка заместителя наркома просвещения РСФСР Крупской Н.К. с работниками народного образования по вопросам политехнизации школы за 1922 г. Понятие “документы” применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу (протоколы, планы, сметы, докладные записки, заключения), отражающие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства. В фондах личного происхождения это понятие употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу. В заголовках к таким единицам хранения указываются основные виды документов. Например: Документы о получении и расходовании ассигнованных средств Тверской губернской чертежной в 1875 г. (циркуляры Министерства юстиции, отчеты, ведомости и др.). Документы о работе Серафимовича А.С. в Союзе писателей СССР ( членский билет писателя, записи выступления Серафимовича А.С. на совещании писателей, проект устава Союза и др.). Понятие “альбом” в фондах личного происхождения используется для описания единиц хранения, содержащих различные по видовому составу документы: стихи, записи, письма, рисунки, фотографии разных лиц и др. Например: Альбом Голициных С.А., В.Н. и А.В. с письмами к ним и другим лицам писателей, художников, композиторов, государственных деятелей, официальными и др. документами. В заголовках используются такие названия видов единиц хранения, как “журнал”, “реестр”, “книга”. Например: Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица. Реестр для регистрации нотариальных действий. Книга учета членов колхоза и их семей. Земельная шнуровая книга. При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией, состоящих из разнообразных по видовому составу документов, следует соблюдать следующие правила: Приказы, постановления, протоколы описываются с проставлением их крайних номеров. Например: Приказы N№ 1- 95 директора института по основной деятельности за 1980 г. Подлинники. В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Отчеты отделов института о научно-исследовательской работе за 1987 г. Если в деле от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с перечисления видов документов. Например: Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки об их выполнении. Если в единице хранения более 3-х видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие “документы”, а в конце заголовка в скобках перечислить основные (не более 4-5) разновидности документов. Например: Документы о работе комиссии по выборам в поселковый Совет народных депутатов (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, анализы, информационные справки, аналитические обзоры). Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности. Например: Статистический отчет по труду за 1985 г. (ф.№ 1-т). Статистические отчеты планового управления по всем направлениям деятельности комбината за 1973 г. (формы №№ 1-т, 8, 9, 9-ср, 1-к). Содержание этих отчетов необходимо раскрыть в предисловии к описи. Если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) уточняется содержание каждого тома (части) в отдельности. Например: Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981г. Том I. Промышленность. Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981г. Том IV (последний). Сельское хозяйство. Вслед за указанием вида единицы хранения или видов (разновидностей) содержащихся в ней документов должны быть обозначены авторы документов: учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы. Например: Отчеты председателей профсоюзов учреждений культуры об организации летнего отдыха детей в 1985 г. Доклады и выступления наркома просвещения РСФСР Луначарского А.В. на собраниях в партийных организациях. 1921 г. Далее в заголовках единицы хранения должен быть обозначен адресат – учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которому адресованы документы. Например: Донесения Московского генерал-губернатора Дубасова Ф.В. министру внутренних дел Дурново П.Н. о волнениях на заводах и фабриках Москвы в октябре-ноябре 1905 г. Письма издательства “Детская литература” Чуковскому К.И. об издании его произведений. После обозначения вида единицы хранения и (или) видов (раз- новидностей) содержащихся в ней документов, их автора (авторов) указывается корреспондент – название учреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого получены документы. Корреспондент указывается в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица. Например: Переписка Министерства сельского хозяйства с академиком Лысенко Т.Д. о проводимых им экспериментах. Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке единицы хранения указывается общее видовое название корреспондентов. Например: Переписка губернского продовольственного комитета (Губпродкома) с местными продовольственными комитетами о ходе выполнения продовольственной разверстки в 1921 г. Важной частью заголовка является изложение вопроса, пред- мета, события, факта. При составлении заголовка необходимо обеспечить полное соответствие информации, заключенной в нем (вторичной информации), действительному содержанию информации документов описываемой единицы хранения (первичной информации). Смысловое содержание документов единицы хранения, отражаемое в заголовке, следует излагать кратко, четко, в обобщенной форме, не допуская при этом утраты конкретных характеристик описываемых объектов; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается. Выявлению содержания документов и составлению заголовков управленческой документации помогает изучение основных функций и направлений работы учреждений-фондообразователей. Содержание документов должно быть передано в заголовке современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов; следует сохранять отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для определенных исторических периодов и выражающие их особенности. Не допустимо употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких, например, как “разная переписка”, “общая переписка”, “бумаги к руководству” и т.д. При составлении заголовка специфические термины, титулы, чины, звания, соответствующие разным историческим периодам, должны применяться без каких-либо изменений, в том числе – без их модернизации, с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство, святейшество и т.п.). Местонахождение автора, адресата или корреспондента документов (названия населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) также вносится в заголовок единицы хранения. В состав заголовка единицы хранения в некоторых случаях вносятся даты содержащихся в ней документов. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов. Например: Телеграммы Реввоенсовета Южного фронта в РВСР о ходе военных операций в 1920 г. Подлинники (типографская лента); машкопии. Записки, информации, справки Экономического отдела ЦК КПСС, министерств Союза ССР о реализации предложений участников Апрельского (1985 г.) пленума ЦК КПСС. Подлинники; текст- машинопись. Если единица хранения состоит из одного документа, то в заголовке, помимо вида, автора, адресата, содержания документа, указывается его дата. Сообщение начальнитка Николаевской железной дороги Петрина П.З. в Министерство путей сообщения о крушении товарного состава 25 января 1890 г. Подлинник. В заголовок единицы хранения, имеющей приложения, выносятся их даты, не совпадающие с датами основных документов, указанных в крайних датах. Например: Протоколы заседаний областного Совета депутатов трудящихся №№ 1-6 (январь-март 1970 г.) с приложением информаций о работе промышленных предприятий области по 2-м полугодии 1969 г. 2.3. Применение дифференцированного подхода к составлению заголовка. Заголовок единицы хранения составляется на основе дифференцированного подхода, являющегося основным, универсальным методом преобразования первичной документной информации на всех этапах ее переработки. Дифференцированный подход к составлению заголовка означает учет различий в информативности документов единиц хранения, дифференциацию их описания , которая позволяет отразить состав и содержание единиц хранения с различной степенью детализации и глубины. Практическое осуществление дифференцированного подхода к составлению заголовков единиц хранения заключается в применении различной методики описания документов. К единицам хранения фондов организаций, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, и единицам хранения фондов личного происхождения, состоящим из особо ценных или уникальных документов, составляются заголовки, которые должны всесторонне обозначить содержание единиц хранения, обеспечить быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска информации. В заголовках к этим документам добавляются такие дополнительные элементы описания, как указание на подлинность/копийность, способ воспроизведения и др. Например: Записки Экономического отдела ЦК КПСС и информации ЦК компартий союзных республик, крайкомов, обкомов КПСС, Главного политического управления Советской Армии и Военно-Морского флота о ходе выполнения постановления ЦК КПСС от 17 августа 1985 г. “Об обсуждении, пропаганде и разъяснении проектов новой редакции Программы КПСС, изменений в Уставе партии и «Основных направлений экономического и социального развития СССР на 1986 –1990 гг. и на период до 2000 года». Подлинники; текст - машинопись. Резолюция Жданова А.А.… (содержание резолюции излагается) на докладной записке Отдела агитации и пропаганды Ленинградского горкома ВКП(б) “О борьбе с консервативным направлением в биологической науке в Ленинградском Государственном университете”, с приложением проекта постановления Секретариата ГК ВКП(б) по тому же вопросу. Резолюция: (лл…) – автограф, подпись (лл…) – факсимиле. Докладная записка и проект постановления – подлинники; текст-машинопись. К единицам хранения фондов организаций, обладающим меньшей информативностью, представляющим информацию, ограниченную одним направлением деятельности общества или отдельной отраслью этого направления, и единицам хранения фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, заголовки составляются более простыми по структуре и содержанию, при описании наряду с обязательными могут использоваться дополнительные элементы. Например: Справки, отчеты, докладные записки Министерства совхозов СССР по вопросам освоения целинных и залежных земель в 1954-1955 гг. Подлинники, копии, текст – машинопись. Переписка Литвинова М.М. с советскими государственными деятелями, учеными, артистами и отдельными гражданами (Бонч-Бруевичем В.Д., академиками Варгой Е.С. и Майским И.М., Коллонтай А.М., Качаловым В.И., Станиславским К.С, Тарасовой А.К. и др.) по вопросам общественной и частной жизни. Подлинники; автографы и машинопись. К единицам хранения фондов организаций, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, содержащим многостороннюю информацию, и единицам хранения фондов личного происхождения, не содержащим особо ценных документов или содержащим единичные особо ценные документы, составляются простые заголовки, способные обеспечить информационные запросы, при описании используются обязательные элементы. Например: Статьи, заметки, фельетоны, направленные в редакцию районной газеты “Металлург”. Подлинники; копии. Экономический анализ производственной деятельности Алтайского горно-обогатительного комбината Министерства цветной металлургии Российской Федерации за 1995 г. Подлинник. Лекции профессора Ястребова А.К., прочитанные им в Иркутском государственном университете в 1925-1930 гг. Подлинники; копии. Для единиц хранения, содержащих однородные документы или представляющих однородные учреждения, целесообразно составление типовых заголовков. Описание документов отдельных частей фонда, имеющих самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости документов, также осуществляется дифференцированно. |
Похожие:
 | Выбор выставки. Контрольные вопросы | | Методические рекомендации предназначены для преподавателей учреждений системы среднего профессионального образования и могут быть... |
 | Методические рекомендации утверждены на заседании Учебно-методического совета Института экономики, управления и права рггу, протокол... | | ... |
| Проведение до- и послетестового консультирования лиц, обследуемых на вич-инфекцию. Методические рекомендации (утв. Минздравсоцразвития... | | Оном от 19 марта 1997 г. №60-фз «Воздушный кодекс Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, №12,... |
| Методические рекомендации предназначены для руководителей пмсп, медико-санитарных частей, здравпунктов, специалистов службы медицинской... | | Методические материалы для председателей и членов предметных комиссий субъектов Российской Федерации |
| Методические материалы для председателей и членов предметных комиссий субъектов Российской Федерации | | Методические рекомендации центральной предметно-методической комиссии Олимпиады по проведению школьного этапа олимпиады 5 |