Курс лекций по дисциплине «бухгалтерский учёт» воронеж 2 0 1 4
Скачать 4.94 Mb.
|
9. Документация хозяйственных операций 1. Первичные документы и документация. 2. Реквизиты бухгалтерских документов. 3. Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации. 4. Классификация бухгалтерских документов. Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами. Первичный документ — письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена, или разрешение на ее проведение получено. Первичный документ подтверждает юридическую силу операции, устанавливает ответственность исполнителя. Ни одна операция не может быть учтена, если она не оформлена надлежащим образом документом. Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Каждый документ должен содержать общие показатели. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Реквизиты, обязательные для составления любого документа: – наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т.д.); – наименование организации; – содержание хозяйственной операции; – измерители хозяйственной операции; – подписи ответственных лиц и т.д. Кроме обязательных реквизитов, принимаются и дополнительные, которые уточняют или дополняют содержание операции, и т.д. Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации: • К учету принимаются только документы, составленные, по установленной форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. • Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания. • Все записи в документах производятся четко, разборчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники (принтеров и т.д.). Производить записи простым карандашом не разрешается. • В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачеркивают аккуратно, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено». • Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных за этот документ, с указанием даты внесения исправления. Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам: • по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные; • по времени составления: первичные, сводные; • по объему информации: разовые, накопительные; • по месту составления: внутренние, внешние; • по структуре: табличные, анкетные, комбинированные. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Пример: приемные акты, акты на прием-передачу основных средств, квитанции о приемке ценностей, отчеты материально ответственных лиц. Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах. Пример: бухгалтерские справки о допущенных ошибках. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается количество документов, снижается вероятность ошибок. Пример: авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость на оплату труда. К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции). Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате). Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (например, приходные (расходные) кассовые ордера, наряды), а накопительные (например, табель рабочего времени) составляются за определенный период времени и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки). Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах. При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке. В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд по табличной. Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций). 10. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов 1. Проверка документов. 2. Бухгалтерская обработка документов. 3. Хранение документов. Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам. • Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Проверка проводится по трем направлениям: Формальная — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты. Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом. Арифметическая — проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей. Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств. Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки В документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка). Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются: – индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии; – наименование дела (заголовок); – количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года); – срок хранения и номер папки по перечню; – примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов. После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет. 11. Учетные регистры бухгалтерского учета 1. Понятие учетных регистров. 2. Классификация учетных регистров. Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры. Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта. Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п. Основанием для записи в учетные регистры являются первичные документы. Запись ведется по назначению регистров в хронологическом порядке, начиная с 1-го числа до окончания месяца. Переписываются все реквизиты первичных документов. В конце месяца производится подсчет по строкам и графам, а также проверка данных. В случае обнаружения ошибок производятся исправления методами красного сторно (для аналитического учета) или обратной записью (для синтетического учета). Классификация учетных регистров: • По видам бухгалтерских записей регистры делят на: – хронологические — данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию без разноски по счетам (кассовая книга, регистрационный журнал); – систематические — производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам на счетах синтетического и аналитического учета (регистры учета затрат по объектам калькуляции, Главная книга); – комбинированные — сочетают хронологические и систематические записи (книга Журнал-Главная, журналы-ордера и ведомости). • По объему и содержанию регистры делятся на: – регистры синтетического учета — операции отражаются только в денежном измерении в обобщенном виде (оборотная ведомость); – регистры аналитического учета — операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении. • По форме построения регистры бывают: – односторонние — все записи производятся на одной стороне листа (различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей); – двусторонние — счет открывается на двух развернутых страницах книги (по дебету на левой странице, по кредиту — на правой); – шахматные — по строкам расписываются счета по дебету, по столбцам — по кредиту; – линейные — каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на ряд аналитических счетов. • По внешнему виду регистры делятся на: – бухгалтерские книги — скрепленные и сшитые в брошюру пронумерованные листы (кассовая книга, Главная книга); – карточки — отдельные листы стандартного размера; совокупность карточек однородного назначения называется картотекой; – свободные листы — таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учета (ведомости, журналы-ордера); – машинные носители информации — машинограммы. 12. Исправление ошибочных записей в документах 1. Способы выявления ошибок. 2. Исправление ошибок. 3. Отрицательные числа в сторнировочных записях. Записи в первичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах, в зависимости от формы и системы учетных записей. Записи должны быть сделаны аккуратно и четко, без подчисток и зачеркивания цифр и текста. Однако большой объем экономической информации в бухгалтерском учете обусловливает появление различных ошибок, которые допускаются как в первичных документах, так и в учетных регистрах. При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие — нет. Выборка — способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учетов. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета. При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем их просмотра и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки. После того как ошибки найдены, производят их исправление специальными способами. Среди последних наиболее распространены три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи. Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не читать». Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности. При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а так же если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи. В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответствует разнице между правильной и ошибочной суммой. Сторнировочная запись выполняется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции счетов. Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибочна корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание, и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов. В бухгалтерском учете не принято пользоваться отрицательными числами (бухгалтер не употребляет знак минус). Отрицательные числа в сторнировочных записях фиксируются красным цветом или обводятся квадратом. В западном учете отрицательные числа помещаются в круглые скобки, например (250 000). В настоящее время таким способом обозначают отрицательные числа и многие российские бухгалтера. |
Похожие:
 | Курс лекций разработан в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Основы архивного дела» для специальности 034702 «Документационное... | | Курс лекций по дисциплине «Технология обработки конструкционных материалов» составлен для студентов заочного отделения |
| Конспект лекций предназначен для самостоятельного изучения студентами дневного и заочного отделения специальности 080109 «Бухгалтерский... |  | Курс лекций для студентов специальности 080109 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» очной и заочной формы обучения |
| Налоги и налогообложение: Конспект лекций / Составитель Н. А. Леончик. – Кемерово, 2006. – 80 с | | Составлена в соответствии с Государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников для специальности... |
| Порядок выполнения курсовой работы по теме «Учёт материально-производственных запасов» | | Фонд оценочных средств составлен в соответствии с рабочей программой по учебной дисциплине «Бухгалтерский учет» по специальности... |
| Курс лекций по дисциплине «Маркетинговое управление каналами распределения и сбытом товаров»1 | | Ю. В. Посаднев, к ист н., доцент кафедры всеобщей истории Забггпу им. Н. Г. Чернышевского |