ГЛОССАРИЙ
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.
Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бухгалтерские документы – документы необходимые для ведения бухгалтерского чета и являющиеся письменным доказательством совершенствования финансовых, хозяйственных операций.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ – документ, поступивший в организацию.
Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Республики Беларусь.
Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документ на машинном носителе – документ созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
Документация – совокупность документов по определенному предмету.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.
Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Индекс дела, номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения (по делопроизводству) – документ, регламентирующий правила приемы и процессы создания, документов и порядок работы с ними в учреждении.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).
Информационные продукты (продукция) – документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.
Информационные процессы – процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.
Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.
Общий бланк – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Республики Беларусь в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Табель унифицированных форм документов – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Типовой срок исполнения документов – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
ЛИТЕРАТУРА
Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. №357–З «Об электронном документе».
Закон Республики Беларусь «Об информатизации».// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь. 1997.
с. 8–22.
«Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», от 23.05.1995 г. №13, Мн.: БелНИЦДААД, 1995.–107с.
СТБ 1176.1–99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования».
СТБ 1176.2–99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи».
СТБ 1221–2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».
Гражданский кодекс Республики Беларусь Кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. №218–З (Ведамасці Нацыянальнага сходу Рэспублікі Беларусь, 1999 г., №7–9, ст.101)
ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. –М.: Изд–во стандартов, 1990. – 6 с.
ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. – М.: Изд-во стандартов, 1981. – 4с.
СТБ 6.38–95 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984. – 8 с.
Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: 1988. – 173 с.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. – 269 с.
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения./Авт.–сост. С.В.Жумарь, И.С.Гурина, Г.П.Краснокутская и др.– Мн., БелНИИДАД, 2001. – 182 с.
Быченков В.Ф. Документы и документооборот в автоматизированных системах организационного управления. Учебное пособие. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000.– 154 с.
Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.
Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240 с.
Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.: ТетраСистемс, 1999. –
288 с.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2001.– 59с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 2–е изд.испр. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.–328 с.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 2–е, испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа « Интел-Синтез», 2000.
Организация работы с документами: учебник / В.А.Кудряев и др. – М.: ИНФРА–М, 1998, – 575с.
Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999 – 304 с.
Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия. – М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000 –256с.
Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1998 – 208 с.
Учебное издание
Гваева Ирена Викторовна
Тепляков Анатолий Адамович
Делопроизводство
Курс лекций
Ответственный за выпуск О.Н. Солдатова
В авторской редакции
Художник обложки О.А. Стасевич
Компьютерная верстка Н.М. Азаревич
Подписано в печать 30.08.2005.
Бумага офсетная. Формат  /16.
Гарнитура Times. Печать трафаретная.
Усл.печ.л. 13,02. Уч.-изд.л.14,0. Тираж 100 экз. Заказ
Академия управления при Президенте Республики Беларусь
ЛИ № 02330/0056905 от 01.04.2004 г.
ЛП № 02330/0056837 от 11.05.2004 г.
Отпечатано в Редакционно-издательском центре Академии управления
при Президенте Республики Беларусь с оригинал-макета заказчика.
220007, г. Минск, ул. Московская, 17. |
